Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecina w okresie od dnia 23.06.2004 r. do dnia 06.07.2004 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGN UM) dotyczącej skargi na prawidłowość prowadzenia postępowania administracyjnego w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości położonej przy ul. Parkowej nr 2.

        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2005 r.  Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lipca 2005 r.

         Kontrola wykazała, że w trakcie postępowania prowadzonego przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości położonej przy ul. Parkowej nr 2 wystąpiły nieznaczne uchybienia ze strony pracowników Urzędu Miejskiego.

         Dnia 14.12.1998 r. użytkownicy wieczyści zamieszkali w Szczecinie przy ulicy Parkowej nr 2/6 złożyli wniosek o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości nr 100 o powierzchni 282 m² położonej przy ulicy Parkowej 2. Dopiero jednak dnia 27.07.1999 r. tj. po upływie 7 miesięcy kierownik zespołu ds. przekształceń prawa użytkowania wieczystego poinformował wnioskodawców pismem WGN/ZPW/49/22/AW/99, że wniosek z dnia 14.12.1998 r. nie mógł być rozpatrzony w terminie określonym w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) z uwagi na dużą liczbę wniosków, które zostały złożone w Urzędzie Miejskim. Nowy termin wyznaczono na październik 1999 r. Powyższe naruszyło obowiązujący wówczas przepis art. 36 § 1 k.p.a. według, którego o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35, organ administracji publicznej obowiązany był zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Zgodnie zaś z art. 35 § 3 k.p.a. załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

         W innej sprawie postanowieniem Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 02.12.2004 r. poinformowano użytkowników nieruchomości przy Parkowej 2 o wyznaczeniu dodatkowego terminu rozpatrzenia sprawy o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości położonej przy ulicy Parkowej 2 oznaczonej numerem działki 100 o łącznej powierzchni 282 m², na marzec 2005 r. Do końca marca 2005 r. sprawa nie została jednak rozpatrzona, ani też nie wyznaczono nowego terminu załatwienia sprawy, co naruszyło ww. przepis art. 36 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

         Do dnia zakończenia kontroli tj. 06.07.2005 r.  nie wskazano też nowego terminu załatwienia sprawy przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości położonej przy Parkowej nr 2.

         Dnia 22.05.2005 r. Referat Przekształceń Własnościowych WGN wezwał jednego z użytkowników wieczystych do uzupełnienia wniosku o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności lokalu nr 1 położonego przy ulicy Parkowej 2 o numer ewidencyjny PESEL. W wezwaniu wskazano § 2, pkt 2, ppkt d rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wniosku o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności  (Dz. U. z 1997 r. Nr 157, poz. 1037), według którego wniosek powinien zawierać numer ewidencyjny PESEL. Wniosek wpłynął do Urzędu Miejskiego 29.12.2000 r. W dokumencie potwierdzającym przyjęcie wniosku była uwaga dotycząca tylko braku odpisu z księgi wieczystej, nie było informacji o braku numeru PESEL.

        Zdaniem kontroli wezwanie do uzupełnienia numeru PESEL po ponad 4 latach od złożenia wniosku było wyraźnym niedopatrzeniem pracowników WGN zajmujących się przez ten okres sprawą przekształcenia użytkowania wieczystego nieruchomości przy Parkowej 2 w prawo własności.

        W toku kontroli postępowania w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości położonej przy ulicy Parkowej nr 2 nie stwierdzono natomiast naruszenia przez pracowników Urzędu Miejskiego przepisów postępowania administracyjnego, które mogłyby wpłynąć na rozstrzygnięcie sprawy.

Prezydent zalecił Dyrektorowi WGN UM aby zawiadamiać strony o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.