Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 02 - 07 września 2005 r. przeprowadził kontrolę w Domu Dziecka nr 1 w Szczecinie  (zw. dalej DD1) w temacie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli w zakresie gospodarki finansowej za 2003 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w  wystąpieniu pokontrolnym z dnia  23 września 2005 r.  

        Kontrola wykazała, że DD1 zrealizował w większości zalecenia pokontrolne z kontroli w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2003 r. (zw. dalej kontrolą P/16/04) skierowane do Dyrektora DD1 w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2004 r. znak: WKiAW/II/AG/0914/364/2004. Mimo, iż w pismach z dnia 6 sierpnia 2004 r. znak: D.Dz07/071/119/04) oraz z dnia 17 lutego 2005 r. znak: D.Dz07/071/46/05 potwierdzono realizację wszystkich zaleceń, kontrola ich wykonania wykazała pewne uchybienia.

        Podczas kontroli przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników, na  6 akt osobowych poddanych kontroli, stwierdzono jeden przypadek  zatrudnienia pracownika na stanowisku dozorcy niezgodnie z tabelą stanowisk, stanowiącą załącznik do regulaminu wynagrodzenia dla pracowników administracji i obsługi oraz pedagogów zatrudnionych na podstawie Kodeksu Pracy w DD1, gdyż w tabeli tej nie było takiego stanowiska.

DD1 nie realizował w całości zalecenia w zakresie sporządzania notatki służbowej z rozeznania rynku przy udzielaniu zamówienia publicznego, którego wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, zgodnie z Zarządzeniem nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r., bowiem o ile w każdym przypadku sporządzano protokoły z wyboru wykonawcy na podstawie zbieranych ofert, to wartość zamówienia podawano według wartości brutto oraz nie przeliczano wartości zamówienia na euro według średniego kursu zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 08.03.2004 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. nr 40 poz. 356).

        Instrukcja obiegu dokumentów w DD1 mimo, że została uzupełniona w zakresie odpowiedzialności za sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, to nie została zaktualizowana o obowiązujące akty prawne, gdyż jako podstawę jej opracowania przyjęto nieobowiązującą ustawę z dnia 5 stycznia 1991 r. Prawo budżetowe.

Stwierdzono ponadto, że DD1 nie dokonał aktualizacji zasad prowadzenia rachunkowości, gdyż mimo prowadzenia komputerowej ewidencji nie opracował dokumentacji dotyczącej stosowanego programu finansowo-księgowego typu Vulkan Płace, użytkowanego od dnia 01.10.2002 r. i Vulkan Księgowość 2000 +, użytkowanego w pełnym zakresie od 01.2004 r., według art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.) obowiązek ustalenia w formie pisemnej zasad prowadzonej rachunkowości i jej aktualizacji spoczywał na kierowniku jednostki.

 

Pozostałe zalecenia pokontrolne zostały wykonane bądź są bieżąco realizowane a dotyczyły:

-         Wyegzekwowania zwrotu nadpłaconych pracownikom administracji wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych z tyt. dozoru budynku administracji w godzinach nocnych oraz nadpłaconych wynagrodzeń z innych tytułów. Dokonania  korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.

-         Nie dokonywania kompensowania wpływów z wydatkami, a więc sytuacja majątkowa i finansowa rzetelnie i jasno przedstawiana była w księgach rachunkowych zgodnie z art. 4, 6, 7 ustawy o rachunkowości.

-         Ewidencjonowania wydatków z tyt. zawieranych umów zleceń zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.09.2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków...(Dz. U. nr 209 poz. 2132 ze zm.).

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi DD1:

1.      Przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników.

2.      Przy udzielaniu zamówień publicznych stosować zasady określone przepisami  Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskimi jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej UM.

3.      Opracować dokumentację dotyczącą zasad prowadzonej ewidencji komputerowej oraz inne przepisy wewnętrzne.