Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 23.10.2006 r. do 20.11.2006 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Słowianin” (zwanym dalej Słowianin), w zakresie kontroli gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2005 r. oraz prawidłowości stosowania procedur związanych z ustawą prawo zamówień publicznych w 2005 r.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 11.12.2006r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.01.2007 r.

            Słowianin działa w formie samorządowej instytucji kultury, której siedziba znajduje się przy ulicy Korzeniowskiego 2 oraz filia klub „Jantar” przy ulicy Śląskiej 47 w Szczecinie. W 2005 r. przychody Słowianina wyniosły 1.019.445 zł (100,1% zaplanowanych przychodów), z czego dotacje z budżetu Gminy Miasto Szczecin wyniosły łącznie 642.840 zł (63,1% przychodów ogółem) oraz z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego 65.855 zł (6,6% przychodów ogółem). Koszty stanowiły kwotę 884.466 zł (98,3% zaplanowanych kosztów), na którą składały się przede wszystkim wynagrodzenia osobowe pracowników Słowianina na sumę 276.265,80 zł (31,2% kosztów ogółem) oraz wynagrodzenia bezosobowe (honoraria dla artystów, wynagrodzenia za sprzątanie pomieszczeń, obsługi gastronomicznej) na kwotę 186.765 zł (21,1% kosztów ogółem).

            W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające między innymi na nieprzestrzeganiu przepisów dotyczących rachunkowości, nie aktualizowaniu na bieżąco dokumentów kadrowych, zaniedbań w prowadzeniu ewidencji umów zleceń i umów o dzieło, braku unormowań w kwestii prowadzonej sprzedaży biletów oraz przyjmowania opłat za zajęcia, a także przekroczeniu limitu kosztów rozmów ze służbowego telefonu komórkowego i braku prowadzenia kalkulacji pod kątem rentowności zarówno organizowanych imprez, jak i prowadzonej działalności gastronomicznej.

            W toku kontroli ustalono, że pracownicy Słowianina nie mieli aktualnych zakresów czynności i obowiązków. Obowiązujące zakresy sporządzone i przyjęte przez nich do realizacji na przestrzeni lat 1991 r – 1994 r nie pokrywały się z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Słowianina. Ustalono również , że dopiero w październiku 2006 r. opracowano i powierzono Głównemu Księgowemu, na podstawie art.45 ust.1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zaktualizowany zakres czynności. Do tego czasu Głównego Księgowego w Słowianinie obowiązywał zakres czynności  opracowany na podstawie uchylonego z dniem 01.01.2001 r. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2.05.1991 r. w sprawie Głównych Księgowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 40, poz. 174).

            Kontrola wykazała, że na 137 zawartych umów zleceń i 143 umów o dzieło w dwóch przypadkach (umowy o dzieło nr 10/05 i nr 21/05) nie było określonej kwoty wynagrodzenia dla wykonawców. Wszystkie rachunki z wykonania umowy wystawione przez zleceniobiorców oraz wykonawców dzieła nie były ponadto zatwierdzone do wypłaty przez Panią, co naruszyło § 6 zarządzenia w sprawie obiegu dokumentów oraz pkt 4 procedur kontroli finansowej obowiązujących w Słowianinie.

            Kontrola ujawniła, że Słowianin nie posiadał aktualnej dokumentacji, dotyczącej przyjętych zasad prowadzania rachunkowości. W planie kont nie ujęto kont: 262 – rozliczenie wynagrodzeń, 411 – odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, 870 – podatek dochodowy CIT, podczas gdy na kontach tych dokonywano ewidencji księgowej. Powyższe było sprzeczne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont. W obowiązującej w Słowianinie polityce rachunkowości nie było także określonych zasad (częstotliwości) dokonywania odpisów amortyzacyjnych, co naruszyło art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Przy wyborze metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego jednostka powinna w szczególności określić zasady amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wraz z określeniem stawek amortyzacyjnych wynikających z okresu ekonomicznej ich użyteczności.

            W przyjętych zasadach rachunkowości nie było opracowanej instrukcji inwentaryzacyjnej. Prawidłowe przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji na podstawie art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości wymaga szczegółowych uregulowań wewnętrznych. Ustalono również, że nie ustalono w formie pisemnej dokumentacji odnoszącej się do komputerowego programu finansowo – księgowego wykorzystywanego w Słowianinie, pomimo że art.10 ust. 2  w związku z art. 1 ust. 3 lit. c ustawy o rachunkowości nakładał na kierownika jednostki taki obowiązek.

            Kontrola wykazała, że procedury kontroli finansowej obowiązujące w Słowianinie nie zawierały zagadnień związanych z udzielaniem zamówień publicznych, mimo iż zgodnie z art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (obecnie art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30.06.2005 r.), kontrola finansowa powinna obejmować badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych.

            Kontrola ustaliła, że nie uaktualniono obowiązującej w Słowianinie od 21.10.1996 r. instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych. W instrukcji tej, stanowiska pracowników Słowianina, uczestniczących w procesie obiegu dokumentów nie pokrywały się z Regulaminem Organizacyjnym obowiązującym w 2005 r. oraz procedurami kontroli finansowej.

W toku kontroli ustalono, że w Słowianinie funkcjonowały zarządzenia o tych samych numerach, np. dwa zarządzenie nr 53 z dnia 7.01.2005 r. i 27.06.2005 r. 
            W pierwszym przypadku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej, w drugim w sprawie powołania zespołu spisowego do przeprowadzenia inwentaryzacji. Również plan kont został wprowadzony dwoma zarządzeniami, z czego obowiązywał plan wprowadzony wcześniejszym zarządzeniem. Przyczyną powyższego był brak prowadzenia w Słowianinie rejestru zarządzeń Dyrektora.

            Stwierdzono również, że nie określono wysokości funduszu premiowego, co było niezgodne z §18 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. nr 45, poz. 446 ze zm.), według którego wysokość funduszu premiowego ustala regulamin zakładowy.

            Kontrola przychodów wykazała, że w Słowianinie nie funkcjonował cennik opłat za zajęcia (plastyczne, muzyczne), a wysokość opłat z tytułu prowadzonych zajęć ustalana była przez Panią dyrektor, a następnie ustnie przekazywana instruktorowi ds. działalności podstawowej, odpowiedzialnemu za organizowanie tych zajęć. Kontrola ewidencji wpływów ze sprzedaży biletów za organizowane imprezy w Słowianinie, wykazała ponadto, że nie prowadzono dokumentacji, która umożliwiałaby ustalenie rodzaju imprezy, liczby sprzedanych biletów oraz ceny jednostkowej biletów. Cena biletu uzależniona była od ustnej decyzji Pani dyrektor. Sprzedaż biletów prowadzona była przez starszego specjalistę ds. działalności podstawowej oraz przez pozostałych pracowników Słowianina i osobę niezatrudnioną w Domu Kultury. W ocenie kontroli nieustalenie procedur dotyczących wysokości opłat za zajęcia, ceny biletów oraz brak dokumentowania ich sprzedaży poprzez czytelny opis dowodów księgowych, mogło mieć wpływ na wielkość uzyskiwanych z tego tytułu przychodów.  

            Kontrola ustaliła, że organizacja programu artystycznego z okazji Świąt Bożego Narodzenia zrealizowana przez Słowianin, na zlecenie Komendy Wojewódzkiej Policji, przyniosła stratę. W dniu 15.12.2005 r. Pani dyrektor zawarła umowy z wykonawcami programu świątecznego na łączną kwotę 5.500 zł pomimo, że zleceniodawca (KW Policji) sfinansowała ją tylko w wysokości 5.000 zł. Przyczyną nieprawidłowości było nie przeprowadzenie wstępnej kalkulacji na zleconą imprezę, a skutkiem niegospodarne wydatkowanie środków finansowych.

            Kontrola stwierdziła, że Słowianin zawarł ustną umowę z Carlsberg Polska S.A. za reklamę podczas organizowanego w domu kultury festiwalu „Szantrapa”, na kwotę 1.500,60 zł brutto. Słowianin jako samorządowa instytucja kultury gospodarująca środkami publicznymi zgodnie ze standardami kontroli finansowej był zobowiązany do rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych, tj. zawierania umów w formie pisemnej.

            W toku kontroli stwierdzono, że Główny Księgowy Słowianina nie naliczył do dnia zakończenia kontroli odsetek za przeterminowaną należność w kwocie 15,02 zł (faktura na 7/G/2005 z dnia 8.08.2005 r. na kwotę 1.400,15 zł za towary gastronomiczne).

            Kontrola stwierdziła, że z tytułu prowadzonej w Słowianinie działalności gastronomicznej (bufet) w 2005 r. odnotowano stratę finansową w wysokości 4.951 zł. Strata nie obejmowała kosztów zużycia energii i wody, pobieranych w trakcie prowadzonej działalności gastronomicznej, z powodu nie wyliczenia przez Słowianin wysokości tych kosztów. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy było nie przeprowadzanie przez Panią dyrektor kalkulacji opłacalności prowadzenia bufetu.

            Kontrola wydatków za służbowy telefon komórkowy i przeprowadzone wyliczenia kontrolujących wykazały, że nie została Pani dyrektor obciążona kwotą 421,03 zł z tytułu przekroczenia kosztów rozmów za 2005 r. Zastępca Prezydenta Miasta Pani Anna Nowak wyraziła zgodę na korzystanie ze służbowego telefonu komórkowego i pokrywanie związanych z tym kosztów tylko do wysokości 100 zł miesięcznie ze środków Słowianina. Według wyjaśnień Głównego Księgowego Słowianin uznawał jednak rachunki w wysokości abonamentu plus 100 zł, a Pani pokrywała dopiero kwotę przekraczającą tą wartość.

            W toku kontroli stwierdzono, że Słowianin nie był w posiadaniu dokumentu stwierdzającego podstawę najmu dwóch lokali znajdujących się przy ul. Śląskiej 47, w których znajduje się filia Słowianina – Klub Jantar. Kontrolującym nie przedstawiono umowy ze Szczecińskim Centrum Renowacyjnym (zwanym dalej SCR), które było zarządcą nieruchomości. Słowianin płacąc czynsz naliczony przez SCR, zobowiązany był zawrzeć stosowną umowę najmu. 

            W zakresie przeprowadzanych w Słowianinie przetargów w trybie zamówień publicznych, kontrola stwierdziła uchybienia, nie ważące na przebieg powyższych. 
            W toku przeprowadzania przetargów na pracownię multimedialną i nagłośnienie - Członkowie Komisji Przetargowej oraz kierownik zamawiającego, złożyli oświadczenia na podstawie art.17 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 164,  poz. 1163 ze zm.) m.in. o niepozostawaniu w stosunku formalnym, prawnym lub faktycznym z wykonawcą jeszcze przed ogłoszeniem przetargów, tj. nie znając wykonawców biorących udział w postępowaniach. Przewodniczącym obu Komisji Przetargowych był instruktor ds. działalności podstawowej.

            Kontrola stwierdziła ponadto uchybienia przy prowadzeniu rejestrów umów o dzieło i umów zleceń, polegające na zamazywaniu, poprawianiu i wykreślaniu wpisów w rejestrze bez wskazania daty i osoby, która ich dokonała, wpisywania umów bez określenia zakresu umowy i wysokości wynagrodzenia. Mogło to powodować uniemożliwienie identyfikacji osób oraz danych zawartych w umowach w przypadkach ewentualnego zaginięcia powyższych dokumentów. Poza tym ustalono błędne wpisywanie umów zleceń do rejestru umów o dzieło. Wpisów w rejestrach, oprócz Pani dyrektor, dokonywali: starszy specjalista ds. działalności podstawowej, starszy referent ds. administracyjnych  instruktor ds. działalności podstawowej.

 

Prezydent zalecił Pani dyrektor, aby:

1.        Sporządzać aktualne zakresy czynności i obowiązków pracowników zatrudnionych w Słowianie.

2.        Prowadzić rejestry umów zlecenia i umów o dzieło z należytą starannością.

3.        Przestrzegać obowiązujących procedur kontroli finansowej oraz zasad obiegu dokumentów – w szczególności dotyczących zatwierdzania dokumentów księgowych.

4.        Opracować zasady prowadzenia rachunkowości w Słowianinie, zgodnie z aktualnymi przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

5.        Uaktualnić zakładowy plan kont o wszystkie konta, na których dokonywano ewidencji księgowej.

6.        Opracować instrukcję inwentaryzacyjną.

7.        Uzupełnić procedury kontroli finansowej o zagadnienia związane z udzielaniem zamówień publicznych.

8.        Wprowadzić rejestr zarządzeń Dyrektora.

9.        Określić wysokość funduszu premiowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

10.    Uregulować w formie pisemnej kwestię pobierania opłat za organizowane zajęcia w Słowianinie.

11.    Powierzyć sprzedaż biletów w Słowianinie wyłącznie osobom do tego upoważnionym.

12.    Ustalić w formie pisemnej procedury dotyczące wysokości cen biletów oraz sposobu dokumentowania ich sprzedaży.

13.     Przeprowadzać kalkulację rentowności imprez zleconych przez podmioty zewnętrzne.

14.    Zawierać umowy, skutkujące poborem lub wydatkiem środków finansowych, wyłącznie w formie pisemnej.

15.     Naliczać i ewidencjonować odsetki od faktur nieuregulowanych w terminie wymagalności.

16.    Przeprowadzać analizę opłacalności prowadzonego bufetu, ewentualnie rozważyć możliwość przekazania go w ajencję.

17.    Rozliczać koszty użytkowania służbowego telefonu komórkowego zgodnie z przyznanym limitem oraz uregulować kwotę 421,03 zł z tytułu przekroczenia kosztów rozmów za 2005 r.

18.    Uregulować sprawę umowy najmu ze Szczecińskim Centrum Renowacyjnym.

19.    Przestrzegać przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.