Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 29.02.2016 r. - 30.03.2016 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Żłobków Miejskich w Szczecinie przy ul. Podhalańskiej 1-3 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.05.2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Żłobków Miejskich w Szczecinie (zw. dalej ŻM) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2015 r., stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• niezaewidencjonowania i nieprzekazania do Gminy dochodów z tytułu otrzymanych odszkodowań i zwrotów za zużyte media,
• przyznania dyrektorom żłobków dodatków funkcyjnych niezgodnie z obowiązującym w ŻM „Regulaminem wynagradzania”, w wyniku czego nadpłacono wynagrodzenia w kwocie łącznej 4.863,94 zł,
• wystąpienia przypadków bezpośredniej podległości służbowej osób spokrewnionych,
• niestosowania zasad naboru na stanowiska urzędnicze, co nie wypełniało zapisów zawartych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (zw. dalej ustawą o pracownikach samorządowych),
• błędnego ustalenia prawa do dodatku za wieloletnią pracę, w wyniku czego nadpłacono wynagrodzenia w kwocie łącznej 248,26 zł oraz dokonano w 2015 r. nieuzasadnionionej wypłaty nagrody jubileuszowej,
• niezawierania umów dotyczących usług remontowych w formie pisemnej,
• ewidencjonowania poszczególnych rodzajów wydatków niezgodnie ze wskazaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji),
• kwalifikowania zdarzeń gospodarczych niezgodnie z treścią ekonomiczną, co stało w sprzeczności z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),
• ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych niezgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości).

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• obciążania najemców za najem składników majątkowych ŻM,
• sporządzania notatek służbowych z postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych szkoły pozostałych środków trwałych zakupionych w 2015 r.,
• prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
• naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r.,
• terminowości regulowania płatności, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez ŻM w 2015 r. na kwotę ogółem 26.234 zł, tj. 1,2 % ogólnych dochodów jednostki na łączną kwotę 2.134.554,22 zł, w tym 100% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 – Dochody z najmu i dzierżawy i § 0970 – Wpływy z różnych dochodów oraz dochody § 083 – Wpływy z usług za październik 2015 r. na kwotę 19.676 zł.

Kontroli poddano także dochody otrzymane, ale niezaewidencjonowane na paragrafach dochodowych, w tym otrzymane odszkodowania na kwotę ogółem 5.263,47 zł oraz dochody uzyskane od najemców tytułem korzystania z mediów na kwotę ogółem 6.909,33 zł.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 3. najemcami, którym wystawiono 26 faktur na łączną kwotę 12.587,09 zł brutto. Kontrolę przeprowadzono w zakresie: zgodności zastosowanych stawek za najem z zawartymi umowami, prawidłowości wykonanych przeliczeń, zgodności terminów zapłaty wskazanych na fakturach z zapisami umownymi oraz kompletności podpisów osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

Kontroli poddano umowy o świadczenie usług opiekuńczych na łączną kwotę 22.747,50 zł, zawarte dla 106. dzieci korzystających ze Żłobka nr 7 przy ul. Podhalańskiej 1-3, a szczegółowej analizie poddano rozrachunki za październik 2015 r. Kontrolę przeprowadzono w zakresie: umocowania prawnego osób, które zawarły umowy ze strony ŻM, kompletności danych i podpisów, zgodności zapisów dotyczących odpłatności za świadczone usługi z zasadami wynikającymi z prawa miejscowego. W toku kontroli rozrachunków z tytułu ww. usług opiekuńczych sprawdzono, czy: przypisem objęte zostały wszystkie dzieci uczęszczające do Żłobka nr 7 w październiku 2015 r., zastosowanie odpisu z tytułu absencji dziecka we wrześniu 2015 r. nastąpiło w oparciu o prawidłową liczbę dni nieobecności, ewentualna nadpłata z okresu poprzedniego była zgodna ze stanem rzeczywistym, wpłaty tytułem odpłatności wprowadzone zostały poprawnie do raportu za październik, stan rozrachunków z tytułu opłat za żłobek na koniec miesiąca ustalony został prawidłowo.

Główny księgowy nie zaewidencjonował w §0970 dochodów z tytułu otrzymanych odszkodowań na kwotę ogółem 5.263,47 zł (7 wpłat)oraz dochodów z tytułu korzystania przez najemców z mediów na kwotę ogółem 6.909,33 zł w § 0750 (SEC, NiOL i mieszkanie służbowe). Ww. dochody nie zostały także odprowadzone na konto Gminy Miasto Szczecin. W przypadku odszkodowań, dochody wydatkowane zostały na zakupy remontowe lub odtworzeniowe majątku (za wyjątkiem faktury nr VAT/06/12/15 na kwotę 151,79 zł za zakup czekolad dla dzieci), a w przypadku zwrotu za korzystanie z mediów, dochody zwiększyły kwotę ogółem budżetu, która wykorzystana została w paragrafach wydatkowych 4260 i 4300.

Zastosowany przez głównego księgowego sposób ewidencjonowania i wykorzystania otrzymanych środków stał w sprzeczności z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. ŻM funkcjonujące w 2015 r. jako jednostka budżetowa „Żłobki Miejskie” na podstawie statutu stanowiącego załącznik nr 1 do Uchwały Nr VIII/123/11 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 maja 2011 r. ze zm., podlegały ww. definicji jednostki budżetowej.

Kontrola rozrachunków z tytułu najmu mieszkania służbowego, wykazała, że faktury wystawiane były najemcom niezgodnie z zawartą umową w zakresie terminu zapłaty. Termin zapłaty wskazywany był w wystawionych fakturach jako 14 dni od daty wystawienia faktury, awedług umowy najmu, najemca zobowiązany był do uiszczania opłat do 10 – go każdego miesiąca.

 W toku kontroli umów o świadczenie usług opiekuńczych stwierdzono jedynie 1 przypadek wykazania w umowie nr 5/2015 z dnia 01.09.2015 r. niewłaściwej kwoty opłaty (125 zł zamiast 135 zł) oraz 1. przypadek, że umowa nie zawierała numeru i daty zawarcia.

Kontrola raportu z rozliczenia wpłat za świadczenie usług opiekuńczych za październik 2015 r. wykazała, że w 1. przypadku, mimo dokonania wpłaty w kwocie 270 zł, dziecko nie zostało ujęte w ww. raporcie miesięcznym sporządzonym przez dyrektora Żłobka Nr 7.

Stwierdzono ponadto, że raport sporządzony przez dyrektora Żłobka nr 7 nie zawierał potwierdzenia kontroli w myśl realizacji tzw. „zasady dwóch par oczu”, a według § 6 obowiązującego w jednostce „Regulaminu wykonywania kontroli finansowej”, podział obowiązków dokonuje się zgodnie z zasadą, że jedna i ta sama osoba nie może jednocześnie wykonywać, rejestrować oraz kontrolować wykonanie zadania.

Czynsz za mieszkanie służbowe ustalony został jako iloczyn 51 punktów i wartości jednostkowej punktu w kwocie 8,23 zł, która wyliczona została w oparciu o wskaźnik przeliczeniowy kosztu odtworzenia 1 m² pow. użytkowej budynku dla miasta Szczecin w kwocie 3.800 zł oraz wskaźnik procentowy wartości odtworzeniowej 1 m² pow. użytkowej lokalu równy 2,6 %.

Na dzień 31.12.2015 r. wszystkie faktury wystawione za najem mieszkania służbowego oraz za korzystanie z mediów przez SEC i NiOL zostały uregulowane.

Wszystkie faktury wystawione najemcom zawierały podpis osoby upoważnionej.

Odpłatność za Żłobek nr 7 ustalana była na podstawie opłaty wynikającej z zawartych umów oraz absencji dzieci. Opłaty wynikające z umów pomniejszane były o 4,50 zł za każdy dzień nieobecności dziecka, zgodnie z dziennikiem zajęć, prowadzonym w żłobku odrębnie dla każdej grupy. We wszystkich przypadkach odpisy należności wykonane zostały o ilość dni nieobecności zgodną z ww. dziennikiem.

W trakcie trwania kontroli, kwota opłaty zawarta w umowie nr 5/2015 z dnia 01.09.2015 r. została poprawiona (korekta przekazana została opiekunowi dziecka), a dane w umowie, która nie zawierała numeru i daty zawarcia zostały uzupełnione (umowa nr 102/2015 z dnia 10.09.2015 r.).

WKiAW ocenił powyższy obszar negatywnie przede wszystkim z uwagi na fakt, że główny księgowy nie zastosował się do podstawowej zasady gospodarki finansowej obowiązującej w jednostkach budżetowych, dotyczącej pokrywania wydatków z budżetu i odprowadzania pobranych dochodów.

 1.2. Należności

Kontroli poddano sprawozdanie o stanie należności Rb-N, sporządzone według stanu na 31.12.2015 r.

Według sprawozdania o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2014 r. nie wystąpiły żadne należności, co było zgodne z ewidencją księgową.

W związku z niewystąpieniem należności na dzień 31.12.2015 r., WKiAW pozytywnie ocenił wymieniony obszar.

 2. Wydatki budżetowe

 2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 84 dowody księgowe (87 pozycji na paragrafach wydatkowych) na łączną kwotę 752.379,53 zł, co stanowiło 7,1 % ogólnych wydatków jednostki na kwotę ogółem 10.649.192,54 zł,
• 12 umów i aneksów dotyczących wydatków,
• 16 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrola postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro wykazała, że w 4. przypadkach nie było umów pisemnych, potwierdzających ustalone warunki wykonawstwa, w tym dotyczących:

1. remontu szatni i pomieszczenia gospodarczego w Żłobku nr 2 wykonanego na kwotę 30.171,90 zł brutto,
2. montażu i obróbek murarskich okien w Żłobku nr 7 wykonanego na kwotę 5.633,40 zł brutto,
3. remontu rozdzielni potraw w Żłobku nr 2 wykonanego na kwotę 26.838,60 zł brutto,
4. remontu korytarza i wymiany drzwi w Żłobku nr 2 wykonanego na kwotę 10.750,20 zł brutto.

W opinii kontrolującego, umowy niepotwierdzone formą pisemną w niedostatecznym stopniu zabezpieczały interes jednostki m.in. w zakresie terminowości wykonania prac, rodzaju wykorzystanych materiałów oraz warunków gwarancji i rękojmi. Obowiązek zawierania umów w formie pisemnej nie dotyczył umów o wartości do 30.000 euro jednakże na obowiązek taki wskazywał pośrednio § 7 ust 1 obowiązującego w ŻM „Regulaminu wykonywania kontroli finansowej”, według którego procedury kontroli pod względem legalności obejmują sprawdzenie, czy dokumenty potwierdzają działalność zgodną z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce i zawartymi umowami cywilnoprawnymi.

W badanym okresie jednostka zobowiązana była ponadto do stosowania wskazań zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej). Według standardu kontroli zarządczej nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, wśród szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych wymienione zostało m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Brak umów w formie pisemnej budził określone wątpliwości przede wszystkim w odniesieniu do wykonawcy, w przypadku którego ustalono, że był spokrewniony/spowinowacony z 3. pracownikami ŻM: głównym księgowym, głównym specjalistą podległym bezpośrednio głównemu księgowemu oraz starszym magazynierem w Żłobku nr 5.

Kontrolujący nie stwierdził przypadku, w którym nastąpił konflikt interesów jednak wskazać należy, że dowolność postępowania (raz jest to umowa na piśmie, a innym razem nie) oraz brak jawności postępowania w toku zbierania ofert, może stanowić mechanizm sprzyjający zjawiskom negatywnym. Podkreślić należy bowiem, że do konfliktu dochodzi nie tylko wtedy, gdy urzędnik w danej sprawie działa w osobistym interesie, ale także gdy istnieje choćby tylko teoretyczna możliwość, że interes ten przeważy nad troską o interes publiczny. Na powyższe uwagę zwróciła m.in. Rada Ministrów w uchwale nr 37 z dnia 1 kwietnia 2014 r. w sprawie Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014 - 2019.

Przypadki niezawarcia umów wystąpiły zarówno w okresie kierowania jednostką przez ówczesnego dyrektora jak i dyrektora ŻM.

Kontrola postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro wykazała ponadto: 2 przypadki niesporządzenia notatki służbowej potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku (przypadki bez umowy) na łączną kwotę 16.383,60 zł, 1 przypadek niesporządzenia notatki służbowej dotyczącej usunięcia awarii na kwotę 3.135,91 zł, 1 przypadek wskazania w notatce nieprawidłowej wartości zamówienia za 1 szt. kuchenki, a winno być za 2 szt. na kwotę 10.319,93 zł oraz 1 przypadek niepodpisania notatki przez ówczesnego dyrektora na kwotę 5.633,40 zł.

Odzież ochronna zakupiona dla pracowników ŻM (np. faktura nr: 10/M/15 na kwotę 1.230,98 zł, 12/M/15 na kwotę 1.439,99 zł, 114/M/15 na kwotę 1.658,95 zł), zaewidencjonowana została w § 4210 klasyfikacji budżetowej zamiast w § 3020, a zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, w § 3020 należało ewidencjonować m.in. wartość świadczeń w naturze, w tym wartość umundurowania, jeśli obowiązek jego noszenia wynikał z obowiązujących ustaw.

Wartość zakupionych znaczków pocztowych (np. faktura FV00227/N1401 /3256-000/G/10/15 na kwotę 469 zł) zaewidencjonowana została w § 4210 klasyfikacji budżetowej zamiast w § 4300, o czym stanowił opis do § 4300 zawarty w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.

Opłaty za ścieki zawarte w fakturach wystawionych przez ZWiK (np. faktura nr: 004237/2015 na kwotę 6.714,08 zł, 034091/2015 na kwotę 5.916,36 zł, 037340/2015 na kwotę 5.442,04 zł) zaewidencjonowane zostały w § 4260 klasyfikacji budżetowej zamiast w § 4300, a według opisu do § 4260 zawartego w ww. rozporządzeniu, paragraf ten obejmował opłaty za dostawę m.in. wody, a odprowadzenie ścieków stanowiło usługę.

Faktury za zakupione przez pracowników okulary korygujące wzrok wystawione zostały na ŻM zamiast na pracowników i zaewidencjonowane w księgach ŻM na § 4210 zamiast na § 3020 klasyfikacji budżetowej. Na podstawie ww. faktur pracownikom refundowano część poniesionego wydatku, tj. do kwoty 300 zł wymienionej w załączniku nr 6 do „Regulaminu pracy”. W opinii kontrolującego, faktury potwierdzające zakup dokonany przez pracownika, powinny być wystawiane na pracownika, a wypłata dokonana na rzecz pracownika do 300 zł, stanowiąca swego rodzaju świadczenie pracownicze wynikające z zapisów regulaminowych, winna zostać zaewidencjonowana w § 3020, tj. zgodnie z opisem do § 3020 zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.

Umowy wydatkowe zawierały w swoich preambułach wskazanego głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Upoważnienie do zawierania umów posiadał dyrektor, a główny księgowy powinien jedynie parafować wszystkie umowy w celu zapewnienia prawidłowości tych umów pod względem finansowym oraz ich zgodności z planem finansowym. Żadna z umów wydatkowych nie zawierała ponadto podpisu radcy prawnego, potwierdzającego kontrolę formalno – prawną.

Stwierdzono także, że w przypadku 2. Umów, stroną umowy nie były ŻM, tylko w 1. przypadku – Żłobek nr 3 (faktura nr 99/2015 na kwotę 5.793,30 zł), a w 2. przypadku – Żłobek nr 6 (faktura nr 1912/12/2015 na kwotę 46.299,96 zł). Powyższe stało w sprzeczności ze statutem ŻM, według którego, do 2015 r. jednostka funkcjonowała jako „Żłobki Miejskie”.

Faktura na kwotę 140,53 zł wystawiona tytułem usług telekomunikacyjnych ujęta została w księgach 2015 r., co nie wypełniło zapisów art. 6 ust. 1 uor, według których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Kontrola prawidłowości ewidencjonowania dowodów potwierdzających poniesione wydatki wykazała, że w przypadku 41. z 84. dowodów poddanych kontroli, dowody zaksięgowane zostały z pominięciem konta 201. Było to niezgodnie ze wskazaniami dekretacyjnymi zamieszczonymi na ww. dowodach oraz opisem do konta 201 zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i obowiązującym w jednostce planie kont, według którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.

Osobą odpowiedzialną w ŻM za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych stwierdzono, że we wszystkich pozostałych przypadkach sporządzone zostały stosowne notatki służbowe.

We wszystkich notatkach służbowych poddanych kontroli wartość zamówienia przeliczona została według kursu 4,2249 zł, tj. kursu obowiązującego w 2015 r. na podstawie rozporządzeniaPrezesa Rady Ministrówz dnia 23 grudnia 2013 r.w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

Wszystkie dowody zakupu zawierały potwierdzenie wykonania kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego i dyrektora.

Wszystkie pozostałe środki trwałe zakupione w 2015 r., podlegające ewidencji ilościowo - wartościowej wprowadzone zostały do inwentarza jednostki, czym wypełniono zapisy Zarządzenia nr 1 ówczesnego dyrektora z dnia 05.01.2011 r. w sprawie podziału wartości, od których uzależniony będzie sposób ewidencji środków o wartości poniżej 3.500 zł.

WKiAW, mimo nieprawidłowości w kwalifikowaniu poszczególnych rodzajów wydatków, pomijanie konta 201 w księgowaniach wbrew wskazaniom dekretacyjnym i opisowi konta w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości oraz stosowania „dowolności” w dokumentowaniu wzajemnych powiązań handlowych z wykonawcami, pozytywnie ocenił obszar dotyczący wydatkowania środków finansowych jednostki.

 2.2 Płatności

Kontrolą objęto płatności z tytułu 84. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności oraz 12 płatności zrealizowanych w dniu 30.11.2015 r. na kwotę ogółem 23.737,26 zł.

Główny księgowy zaewidencjonował w księgach rachunkowych na listopad 2015 r. i uregulował w dniu 30.11.2015 r. płatności za usługi, które nie zostały jeszcze wykonane, w tym :

1. monitoring obiektów - w momencie zapłaty, tj. w dniu 30.11.2015 r. ŻM były w posiadaniu jedynie faktury nr 3019/15/11/0223/4 na kwotę 885,60 zł, a zapłacono 1.711,20 zł; kwota 825,60 zł stanowiła w dniu 30.11.2015 r. nieudokumentowane zaliczkowanie.
2. prace konserwacyjne przy urządzeniach sygnalizacyjnych - faktury załączone do wyciągu bankowego nr 160/2015 z dnia 30.11.2015 r., w którym uregulowane zostały płatności wystawione zostały z datami grudniowymi na łączną kwotę 541,20 zł, podobnie jak protokół nr 4/2015 z wykonania prac konserwacyjnych.
3. serwis urządzeń dźwigowych - faktura nr 66/12/15 na kwotę 518,40 zł wystawiona została z datą 31.12.2015 r.

Główny księgowy ujął ww. wydatki w księgach rachunkowych ŻM wbrew zapisom art. 4 ust. 2 uor, według których zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną oraz art. 24 ust. 2 uor, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

W odniesieniu do ww. dowodów w momencie dokonania zapłaty nie zostały ponadto wypełnione obowiązujące w ŻM zasady dotyczące kontroli dokumentów księgowych. Podpisy osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje kontroli złożone zostały na dokumentach po 30.11.2015 r., co stało w sprzeczności z obowiązującą w ŻM „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”, według której wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.

Stwierdzono 2 przypadki nieprawidłowego zaewidencjonowania odsetek zapłaconych z tytułu nieterminowego regulowania płatności faktur za usługi telekomunikacyjne, tj. w § 4360, zamiast na koncie zespołu „7”, (faktury nr: 521953401115 – odsetki w kwocie 0,21 zł, 521843751215 – odsetki w kwocie 0,21 zł).

Płatności z tytułu wydatków poddanych kontroli regulowane były przed terminami wskazanymi w fakturach/rachunkach/umowach. Płatności te regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, bez względu na odroczony termin zapłaty wynikający np. z zawartych umów.

Płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z tytułu składek ZUS regulowane były w miesiącu, którego dotyczyło zobowiązanie.

WKiAW, mimo nieprawidłowości dotyczących płatności zrealizowanych w dniu 30.11.2015 r., pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań jednostki.

 2.3. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania wykazane w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31.12.2015 r. w łącznej kwocie 620.781,67 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 499.744 zł,
• składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 86.655,63 zł,
• składek na Fundusz Pracy na kwotę 8.605,26 zł,
• zakupu energii na kwotę 24.454,28 zł,
• zakupu usług remontowych na kwotę 1.322,50 zł.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonym na dzień 31.12.2015 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.

Zobowiązania wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

Na zobowiązania dotyczące zakupów składało się 9 faktur z tytułu zakupu energii (gaz, energia elektryczna, c.o.) oraz 2. faktury dotyczące konserwacji dźwigu.

WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję i monitoring zobowiązań w jednostce.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 19. z 218. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2015 r. (8,7 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia 7. pracowników na kwotę 307.433,43, tj. 4,9 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 6.239.236 zł, zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 25.791,24 zł, zaewidencjonowane w koszty 2015 r., do wypłaty w 2015 r.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe 7. pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Akta osobowe 12. pracowników skontrolowano w zakresie podległości służbowej, a akta osobowe 3. pracowników w zakresie zastosowanego procesu naboru na stanowiska.

W toku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w przypadku 1. pracownika dodatek za wieloletnią pracę wypłacany był od stycznia do maja 2015 r. w wysokości 19 % zamiast 18 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Staż pracy pracownika na dzień 01.01.2015 r. wynosił 18 lat, 7 miesięcy i 10 dni, a prawo do dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 19% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego przysługiwało pracownikowi dopiero począwszy od czerwca 2015 r., ponieważ nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca. W wyniku powyższego, nadpłacono pracownikowi wynagrodzenie w łącznej kwocie 123,35 zł (18,90 zł za styczeń, 18,90 zł za luty, 3,40 zł i 44,37 zł za marzec, 17,18 zł za kwiecień i 20,60 zł za maj).

Kontrola wykazała ponadto, że z dniem 7 grudnia 2015 r. dyrektor przyznał ww. pracownikowi nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy w kwocie 2.150 zł (75% wynagrodzenia miesięcznego). Nieprawidłowe ustalenie miesiąca zmiany wysokości dodatku za wieloletnią pracę skutkowało także nieprawidłowym ustaleniem dnia nabycia uprawnienia do nagrody jubileuszowej, która powinna być wypłacona pracownikowi w maju 2016 r.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników w 2015 r. oraz przekazywanie do księgowości danych niezbędnych do naliczania wynagrodzeń odpowiedzialna był Inspektor ds. administracyjno – kadrowych.

Kontrola wykazała także, że 2. dyrektorom żłobków, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, ówczesny dyrektor przyznał od czerwca 2015 r. dodatki funkcyjne w kwotach 900 zł miesięcznie. Było to niezgodne z zapisami obowiązującego w ŻM regulaminu wynagradzania, według którego dodatek funkcyjny dla dyrektora żłobka winien wynosić maksymalnie 50% kwoty najniższego wynagrodzenia w XVIII kategorii zaszeregowania, tj. liczony od kwoty 1.650 zł powinien wynieść maksymalnie 825 zł. W wyniku powyższego zawyżenia dodatku funkcyjnego wynagrodzenia zostały nadpłacone w kwocie ogółem 1.050 zł (2 x 525 zł).

Kontrola wykazała 2 przypadki występowania bezpośredniej podległości służbowej osób spokrewnionych, w tym:

1. pracownik zatrudniony na stanowisku starszego magazyniera w Żłobku Nr 9 podlegał bezpośrednio Dyrektorowi Żłobka nr 9, z którym pozostawał w stosunku pokrewieństwa do II stopnia włącznie,
2. pracownik zatrudniony na stanowisku głównego specjalisty w administracji ŻM podlegał bezpośrednio głównemu księgowemu, z którym pozostawał w stosunku pokrewieństwa do II stopnia włącznie.

Powyższe stało w sprzeczności z art. 26 ustawy o pracownikach samorządowych, według którego małżonkowie oraz osoby pozostające ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia włącznie lub powinowactwa pierwszego stopnia oraz w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli nie mogą być zatrudnieni w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy, jeżeli powstałby między tymi osobami stosunek bezpośredniej podległości służbowej.

Kontrola wykazała, że główny księgowy wystąpił w piśmie z dnia 28.01.2011 r. z wnioskiem o zmianę stanowiska pracownika wymienionego w pkt 2 ze specjalisty na głównego specjalistę, w wyniku czego pracownik otrzymał podwyżkę w kwocie 950 zł (250 zł - wynagrodzenie zasadnicze, 700 zł - dodatek funkcyjny). W opinii kontrolującego powyższe działanie głównego księgowego wynikało z hierarchii służbowej jaka obowiązywała w ŻM, ale jednocześnie stało w sprzeczności z § 8 ust. 2 „Kodeksu etyki pracowników ŻM”, stanowiącego załącznik do „Regulaminu kontroli zarządczej” wprowadzonego Zarządzeniem Nr 3/2011 z dnia 01.03.2011 r. ówczesnego dyrektora, według którego na postępowanie pracowników nie może mieć wpływu interes osobisty lub rodzinny ani też presja polityczna. Pracownik nie może uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, w której on lub bliski członek rodziny, miałby jakikolwiek interes finansowy.

W toku kontroli ustalono ponadto, że wynagrodzenie zasadnicze ww. głównego specjalisty było na dzień 23.03.2016 r. wyższe od wynagrodzenia zasadniczego dyrektorów żłobków: w 5. przypadkach o 27,3 %, a w 2 przypadkach o 21,6 %.

 Kontrola wykazała także, że w ŻM nie było żadnej procedury wewnętrznej oraz dokumentacji potwierdzającej stosowanie w jednostce zasad naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, opisanych w ww. ustawie o pracownikach samorządowych, w tym: ogłoszenie o naborze i wynikach naboru oraz protokół z przeprowadzonego naboru. Tym samym, osoby zatrudnione przez ówczesnego dyrektora, w tym m.in. starszy magazynier w Żłobku nr 3, zatrudnione zostały wbrew zasadzie zapisanej w art. 11 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, według której nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny.

Zakres czynności zastępcy głównego księgowegozawierał nieaktualne zapisy o czynnościach dotyczących kasy, która w 2015 r. nie była prowadzona.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią m.in. dokumenty określające zakres obowiązków.

W trakcie trwania kontroli, dyrektor przekazał oświadczenie pracownika w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie potrącenia należności z wynagrodzenia za pracę w kwocie 248,26 zł, podpisanego przez pracownika w zakresie nadpłaconego dodatku stażowego. Do oświadczenia załączone było także pismo informujące pracownika o pomyłce przy obliczaniu stażu pracy i nagrody jubileuszowej i ponownym przeliczeniu nagrody po nabyciu do niej prawa w maju 2016 r. oraz aneks nr 1 z dnia 07.03.2016 r. do umowy o pracę w zakresie wysokości dodatku stażowego.

Dyrektor przekazał także 16 oświadczeń pracowników (dyrektorzy żłobków) w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie potrącenia należności z wynagrodzenia za pracę w łącznej kwocie 4.200 zł w zakresie nadpłaconych dodatków funkcyjnych oraz w łącznej kwocie 663,94 zł, w zakresie nadpłaconych dodatków zmiennych, które naliczone zostały od zawyżonych kwot dodatków funkcyjnych.

W trakcie trwania kontroli dyrektor zaktualizował zakres czynności zastępcy głównego księgowego.

Akta osobowe pracowników ŻM prowadzone były zgodnie z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W przypadku wszystkich pracowników, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2015 r. ustalone zostało prawidłowo.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2015 r. zawierały stosowne podpisy, potwierdzające wykonane kontrole oraz podpis głównego księgowego i dyrektora.

W aktach osobowych i dokumentacji płacowej przechowywane były wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowników do poszczególnych składników wynagrodzeń.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaszeregowania, zajmowanego stanowiska oraz posiadanego wykształcenia.

Karty wynagrodzeń pracowników prowadzone były w programie kadrowo – płacowym UNIKAP oraz dodatkowo ręcznie, co w opinii kontrolującego było czynnością nieuzasadnioną zwłaszcza w kontekście omyłek pisarskich jakie miały miejsce w kartotekach ręcznych.

WKiAW, pomimo przypadku błędnego naliczenia dodatku za wieloletnią pracę pozytywnie ocenił prowadzenie dokumentacji pracowniczej i naliczanie wynagrodzeń. Nieprawidłowości dotyczące występowania bezpośredniej podległości służbowej osób spokrewnionych oraz niestosowanie w ŻM zasad naboru pracowników zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, to działania ówczesnego dyrektora, które WKiAW ocenił negatywnie.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Według deklaracji PIT-4R za 2015 r. podatek dochodowy naliczony został w kwocie ogółem 555.791 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2015 r. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Funduszu Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 2.206.798,71 zł.

W 2015 r. główny księgowy nie skorzystał z możliwości pomniejszenia zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych o wynagrodzenie płatnika. Powyższa możliwość wynikała z zapisów §1 ust. 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.

Deklaracje miesięczne ZUS P DRA nie zawierały podpisów osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów, co nie wypełniło zapisów obowiązującej w ŻM „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”, według których sporządzone dokumenty ZUS i US przedkładane są upoważnionemu kierownikowi do sprawdzenia i zatwierdzenia, a potwierdzeniem dokonania ww. kontroli są podpisy kierownika ŻM i głównego księgowego.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2015 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ZUS za poszczególne miesiące 2015 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13 pażdziernika1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

WKiAW poza ww. uwagami pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R za 2015 r.

 5. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 2.134.554,22 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. na kwotę ogółem 10.649.192,54 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. - brak należności.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 2.162.937 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2015 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 10.656.135 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2015 r. o 1.656.135 zł (dokonano 43. zmiany planu).

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

We wszystkich przypadkach jednostka wystąpiła z wnioskiem o dokonanie zmian w planie, przedstawiając stosowne uzasadnienie. Zmiany w planie jednostki wprowadzone zostały na podstawie 8. zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin, o czym wydział nadzorujący każdorazowo informował jednostkę, przedstawiając jednocześnie plan po zmianach.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. sprawozdania budżetowe sporządzone przez jednostkę.

 6. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 36 arkuszy spisu z natury, 35 oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, 17 sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury, 1 protokół z inwentaryzacji kasy, 22 potwierdzenia sald otrzymane od kontrahentów oraz „Zestawienie obrotów i sald” (weryfikacja sald).

Za prawidłową realizację inwentaryzacji w drodze spisu z natury odpowiedzialny był dyrektor jednostki.

Księgi inwentarzowe prowadzone były przez dyrektorów żłobków i zastępcę głównego księgowego.

Prowadzenie ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych dla poszczególnych żłobków nie zostało uregulowane w żadnej z procedur obowiązujących w ŻM ani też w zakresach czynności dyrektorów żłobków, którzy księgi te prowadzili.

Ww. księgi inwentarzowe (prowadzone w wersji papierowej) w wielu przypadkach nie zawierały wskazania dotyczącego numeru dowodu źródłowego dla wpisanego majątku, ceny jednostkowej lub/i numeru fabrycznego. Księgi zawierały niewykreślone zapisy dotyczące omyłkowo wprowadzonych do ksiąg środków trwałych, opatrzone jedynie adnotacją, że są to środki trwałe. Zapisy dokonywane w księgach poprawiane były ponadto przy użyciu korektora, poprzez zamazywanie, a przekreślenia nie były opatrzone stosownym podpisem i datą. Według art. 13 ust. 1 uor, na księgi rachunkowe składają się m.in. księgi inwentarzowe, które powinny być prowadzone rzetelnie, w tym m.in. korygowanie zapisów powinno być wykonywane w sposób opisany w art. 25 uor. Według § 9 obowiązującego w ŻM „Regulaminu organizacyjnego”, do zadań działu finansowo – księgowego należał w szczególności m.in. nadzór nad prowadzeniem ewidencji środków trwałych i wyposażenia.

Kontrola wykazała, że nie wszystkie arkusze spisowe zawierały wycenę, w tym arkusze nr: 8/15 (żłobek nr 9), 10/15 (żłobek nr 1), 12/15 (żłobek nr 2), 14/15 (żłobek nr 3), 16/15 (żłobek nr 5), 18/15 (żłobek nr 6), 20/15 (żłobek nr 7), 23/15 (żłobek nr 8), 25/15 (żłobek nr 9), 28/15 (administracja), a w pozostałych przypadkach wycena wprowadzana była na arkusze spisowe przez Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, co stało w sprzeczności z zapisami pkt VII obowiązującej w ŻM „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według których dokonanie wyceny spisanych z natury składników majątkowych należało do zastępcy głównego księgowego.

Stwierdzono ponadto, że w przypadku spisu z natury w Żłobku nr 6 (arkusz spisu nr 37/15) funkcja przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej łączyła się z odpowiedzialnością materialną pracownika za dane pole spisowe, oraz czynnościami wyceny, która również wykonana została przez przewodniczącego. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami pkt IX.2 obowiązującej w ŻM „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według których do komisji nie powinno powoływać się m.in. osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek.

Wyjaśnienia głównego księgowego, że powyższe służyło usprawnieniu prac inwentaryzacyjnych, a czynności wykonane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej stanowiły jedynie czynność wpisową, stały w sprzeczności z podstawową zasadą jaka winna być stosowana w odniesieniu do ww. procesów, dotyczącą rozdzielenia funkcji wykonawczych od funkcji kontrolnych.

W toku kontroli stwierdzono także, że w stosowanym w ŻM wzorze sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury nie było wpisywanych numerów arkuszy tylko numery stron lub nie było wpisywanych żadnych z wymienionych danych, tj. ani numerów arkuszy, ani numerów stron.

W pomieszczeniach ŻM brak było spisów inwentarza, a według zapisów pkt V obowiązującej w ŻM „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, za uaktualnianie ww. spisów odpowiedzialni byli kierownicy żłobków.

 Przeprowadzenie spisu z natury w 2015 r. wypełniło zapisy art. 26 ust. 3 uor w zakresie terminów i częstotliwości inwentaryzacji.

Dyrektor wydał Zarządzenie Nr 3/2015 z dnia 09.10.2015 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.12.2015 r.

Na koniec 2015 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji główny księgowy wykorzystał wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Salda 12. kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda PKO BP Oddział 1 w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.

WKiAW, mimo nieprawidłowości stwierdzonych w dokumentacji, pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji za 2015 r., w tym zgodność majątku wykazanego w księgach inwentarzowych z wartością majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

 W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

Rozliczenia z pracownikami, w tym z tytułu zwrotu pracownikom wydatków poniesionych na zakupy na rzecz ŻM oraz na zakup okularów korygujących wzrok, nie były ewidencjonowane za pośrednictwem konta 234, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i obowiązującym w ŻM planie kont, według którego konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

W obowiązujących w ŻM zasadach (polityce) rachunkowości wprowadzonych Zarządzeniem Nr 11 ówczesnego dyrektora z dnia 27.12.2011 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (zw. dalej polityką rachunkowości), nie zostało opisane uproszczenie zastosowane do ewidencjonowania faktur/rachunków potwierdzających wydatkowanie środków finansowych (dowody źródłowe), polegające na księgowaniu ww. dowodów na konto 201 kwotami zbiorczymi, tj. po kilka faktur i odpowiadających im zapłat, zamiast każdy dowód i zapłata odrębnie. Powyższy sposób ewidencjonowania stanowił uproszczenie, zastosowane na podstawie zapisów art. 4 ust. 4 uor, według którego jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1 uor, tj. stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowane były w ŻM z pominięciem konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, a jedynie na koncie 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych. Konto 221 nie zostało również wprowadzone do „Komentarza do planu kont” jednostki, stanowiącego załącznik do polityki rachunkowości, mimo że konto zostało wymienione wśród kont, do stosowania których jednostka była zobowiązana według rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

Wskazania dekretacyjne zamieszczone na wyciągach bankowych i fakturach nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co nie wypełniło zapisów art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy winien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne. Obowiązująca w ŻM polityka rachunkowości nie zawierała żadnych zapisów dotyczących ww. kwestii.

Na fakturach/rachunkach wpisywany był nr dowodu księgowego w postaci numeru wyciągu bankowego, w którym płatność została uregulowana, a nie numeru dowodu, pod którym dana faktura/rachunek zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych. Stosowana technika rejestracji i numerowania dowodów księgowych nie została opisana w obowiązującej w ŻM polityce rachunkowości.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących sposobu ewidencjonowania rozrachunków z pracownikami i kontrahentami, pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

 W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Polityką rachunkowości.
2. Regulamin wykonywania kontroli finansowej z dnia 01.05.2011 r.
3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
4. Instrukcja inwentaryzacyjna.
5. Zarządzenie Nr 1 ówczesnego dyrektora z dnia 05.01.2011 r. w sprawie podziału wartości, od których uzależniony będzie sposób ewidencji środków o wartości poniżej 3500 zł.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Polityka rachunkowości ŻM nie wypełniała zapisów art. 10 ust. 1 uor w następujących obszarach:

1. Okresy sprawozdawcze wymienione zostały w postaci poszczególnych miesięcy w roku obrotowym, gdy tymczasem jednostka sporządzała także sprawozdania kwartalne i półroczne, a ponadto za inne okresy sporządzane były sprawozdania budżetowe a za inne sprawozdania finansowe, w tym bilans.
2. Polityka rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
3. Opis systemu przetwarzania danych zawarty w polityce rachunkowości zawierał m.in. datę rozpoczęcia eksploatacji systemu Sfinks (styczeń 2003 r.) oraz przykładowe cechy programu, ale nie zawierał wykazu funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz wersji oprogramowania. Polityka rachunkowości nie zawierała ponadto opisu użytkowanego w jednostce programu kadrowo - płacowego UNIKAP.
4. Opis systemu przechowywania i ochrony danych zawierał w pkt 3 – Udostępnianie danych i dokumentów, niepoprawne zapisy („prezesa zarządu”).

Od 2011 r., tj. od daty sporządzenia zarządzenia wprowadzającego politykę rachunkowości nie zostały zaktualizowane podstawy prawne, w tym m.in. ustawa o rachunkowości.

„Wykaz planu kont” stanowiący załącznik do polityki rachunkowości zawierał jedynie konta syntetyczne, bez ich analitycznego rozwinięcia, a analityka kont przywołana została jedynie w „Komentarzu do planu kont”, stanowiącym kolejny załącznik do polityki rachunkowości. Plan kont zawierał ponadto konta, które nie funkcjonowały w ŻM, w tym m.in.: 014, 015, 016, 017, 030, 077, 131, 136, 137, 138, 226, 227, 230, 330, 500, 530, 550, 580, 600, 620, 640, 720, 730, 740, a według §15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, liczba kont mogła być ograniczona o konta służące księgowaniu operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. W opinii kontrolującego trudno uznać, że np. konto 017 – Uzbrojenie i sprzęt wojskowy i konto 077 – Umorzenie uzbrojenia i sprzętu wojskowego będą kiedykolwiek wykorzystywane w ŻM, więc zachowanie ich w planie kont ŻM nie znajdowało uzasadnienia.

Według tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, stanowiącej Załącznik Nr 2 do obowiązującego w ŻM „Regulaminu pracy”, na stanowiskach administracyjnych przewidziane zostało wyposażenie w postaci obuwia profilaktycznego (czas użytkowania 12 m-cy, cena rynkowa 65 zł). Pracodawca miał prawo do przyznania ww. obuwia na mocy przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy jednakże w opinii kontrolującego, powyższy zapis nie znajdował uzasadnienia ze względu na warunki pracy pracowników administracji (wydzielona część administracyjna).

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był w 2015 r. dyrektor ŻM.

Dokumentacja zasad rachunkowości ŻM wypełniała pozostałe zapisy art. 10 uor.

W pozostałych procedurach obowiązujących w ŻM nie stwierdzono nieprawidłowych zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości w obowiązującej w ŻM polityce rachunkowości, polegających głównie na niewypełnieniu art. 10 uor, pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki.

 9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze w dniu 30.06.2015 r., a za II półrocze 2015 r. w dniu 04.01.2016 r.

W 2015 r. w jednostce nie zostały przeprowadzone żadne kontrole zewnętrzne.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

 III. Uwagi i zalecenia

 Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi:

1. zwrot na konto Gminy kwoty 248,26 zł dotyczącej nadpłaconego dodatku za wieloletnią pracę wraz z pochodnymi wynagrodzenia, po jej potrąceniu z wynagrodzenia pracownika,
2. ponowne przeliczenie nagrody jubileuszowej w maju 2016 r., celem ustalenia kwoty nadpłaty podlegającej zwrotowi na konto Gminy lub niedopłaty należnej pracownikowi,
3. zwrot na konto Gminy nadpłaconych dodatków funkcyjnych wraz z pochodnymi wynagrodzeń w łącznej kwocie 4.863,94 zł, po ich potrąceniu z wynagrodzeń pracowników,
4. przeanalizowanie zatrudnienia w ŻM i podjęcie działań likwidujących bezpośrednią podległość służbową pracowników spokrewnionych / spowinowaconych,
5. stosowanie w ŻM zasad naboru na wolne stanowiska urzędnicze, zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych,
6. ewidencjonowanie i odprowadzanie dochodów na konto Gminy zgodnie z definicją jednostki budżetowej, zawartą w art. 11 ust. 1 uofp,
7. ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami przy wykorzystaniu konta 234, należności budżetowych i ich rozliczenia przy wykorzystaniu konta 221 i 222, a dowodów zewnętrznych obcych i własnych na koncie 201, według poszczególnych kontrahentów, tj. zgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości,
8. ewidencjonowanie wydatków dotyczących zakupu znaczków pocztowych, odzieży ochronnej i okularów korygujących wzrok oraz usług związanych z odprowadzaniem ścieków, zgodnie z opisami do paragrafów klasyfikacji budżetowej zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji,
9. zawieranie wszystkich umów w formie pisemnej w celu należytego zabezpieczenia interesów jednostki,
10. przyjmowanie faktur za zakup przez pracowników okularów korygujących wzrok wystawionych na pracownika, a nie na ŻM,
11. naliczanie i ewidencjonowanie wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatków,
12. wprowadzenie dwustopniowej kontroli raportów z rozliczenia wpłat za świadczenie usług opiekuńczych i obowiązku uzgadniania raportów z obrotami na rachunkach bankowych,
13. wskazywanie w umowach dotyczących wydatkowania środków ŻM jako strony umowy, a nie poszczególnych żłobków,
14. ujmowanie faktur w kosztach roku obrotowego, którego dotyczą, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 uor, a zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych w miesiącu, którego dotyczą,
15. przegląd zakresów czynności pracowników w celu ich aktualizacji, w tym uwzględnienie czynności dotyczących prowadzenia ksiąg inwentarzowych,
16. realizowanie przez dział finansowo – księgowy zadań wynikających z „Regulaminu organizacyjnego” ŻM w zakresie kontroli ksiąg inwentarzowych,
17. rozdzielenie w praktyce procesu inwentaryzacji czynności dotyczących spisu z natury od czynności dotyczących wyceny,
18. respektowanie zapisów obowiązującej w ŻM „Instrukcji inwentaryzacyjnej” w zakresie wyłączania ze składu komisji inwentaryzacyjnej osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek,
19. sporządzanie sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury zgodnie z ich treścią,
20. sporządzenie spisów inwentarza dla poszczególnych pomieszczeń ŻM,
21. wystawianie faktur za najem zgodnie z zapisami umownymi w zakresie terminu płatności,
22. zawieranie umów jednoosobowo przez dyrektora ŻM, na podstawie posiadanych upoważnień oraz przedstawianie ich do kontroli formalno – prawnej oraz do kontroli głównego księgowego ŻM,
23. sporządzanie notatek służbowych z postępowań dotyczących zamówień publicznych do 30.000 euro zgodnie z zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin,
24. ewidencjonowanie ewentualnych odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności na kontach zespołu 7,
25. przeanalizowanie zasadności przyznania pracownikom administracji prawa do obuwia profilaktycznego w kontekście warunków pracy ww. pracowników,
26. uzupełnienie obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości o opis dotyczący elementów wymienionych w art. 10 uor oraz o opis uproszczeń stosowanych w jednostce, a także zaktualizowanie przywołanych w procedurach podstaw prawnych.