Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 28.01.2016 r. do dnia 03.03.2016 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej WSS oraz Biurze ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej BOPw zakresie realizacji Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii w latach 2014-2015. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.04.2016 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała nieprawidłowość polegającą na niezatwierdzeniu przez Dyrektora WSS w terminie, wynikającym z § 7 ust. 5 Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 499/12 z dnia 9 listopada 2012 r. (zw. dalej Zasadami współpracy) oraz § 10 ust. 6 zawartych umów, 5 sprawozdań końcowych z wykonania zadań publicznych przeprowadzonych w 2015 roku. Powyższe nieprawidłowości uniemożliwiały ostateczne rozliczenie wykonania Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii na 2015 roku. 

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów: ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (zw. dalej ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii), ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (zw. dalej ustawą o działalności pożytku publicznego), aktów wykonawczych, uchwał Rady Miasta Szczecin oraz postanowień zawartych umów, w szczególności:

• ogłoszenia otwartych konkursów ofert sporządzone zostały zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Gminnych Programach Przeciwdziałania Narkomanii,
• dokonywano wyboru organizacji zapewniających wymaganą  jakość wykonania danego zadania,
• sprawowano należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanych dotacji.

II. Oceny cząstkowe

1. Realizacja Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii w 2014 r.

W dniu 16 grudnia 2013 r. Rada Miasta Szczecin przyjęła uchwałę nr XXXVI/1075/13 w sprawie Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomani na 2014 rok (zw. dalej GPPN na 2014 r.). W związku z realizacją powyższego programu Dysponent środków przeprowadził 3 otwarte konkursy ofert, konkurs ofert dla zakładów opieki zdrowotnej oraz dofinansował 6 wniosków z zakresu przeciwdziałania narkomanii. W ramach otwartych konkursów złożono 8 ofert przyznając dofinansowanie na realizację działań wskazanych w 7 ofertach. Oferta organizacji pozarządowej, która nie otrzymała wsparcia finansowego, była przygotowana nieprecyzyjnie, przewidywała przeprowadzenie działań dużo droższych w porównaniu do działań zaproponowanych w pozostałych ofertach, ponadto organizacja nie posiadała doświadczenia w realizacji zadania. Rzeczywisty łączny koszt realizacji GPPN na 2014 r. wyniósł 407.694,00 zł z 460.735,00 zł zaplanowanych w budżecie Gminy Miasta Szczecin. Na realizację GPPN na poziomie 88,49 % wpływ miała mniejsza niż przewidywano liczba wniosków o dofinansowanie działań z zakresu zwalczania narkomanii złożonych przez potencjalnych beneficjentów Gminy Miasto Szczecin.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie realizację GPPN  przeprowadzono zgodnie z zasadami gospodarności, celowości oraz legalności (w tym z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego, przepisów wykonawczych do tej ustawy oraz Zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin) dysponowania środkami publicznymi, a w szczególności:

• ogłoszenia otwartych konkursów ofert sporządzone zostały zgodnie z wytycznymi wskazanymi w GPPN na 2014 r.,
• terminowo dokonywano czynności związanych z przeprowadzeniem otwartych konkursów ofert, 
• dokonywano wyboru organizacji zapewniających wymaganą jakość wykonania danego zadania,
• treść zawartych umów odpowiadała przepisom prawa,
• zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentówwynikające z Zasada współpracy, Zarządzenia Nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. (zw. dalej Zasadami prowadzenia rachunkowości) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, (zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie wzoru),
• Dysponent sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanych dotacji,
• dotacje udzielone na 2014 r. zostały prawidłowo rozliczone, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego oraz z § 31 Załącznika nr 2 do Zasad prowadzenia rachunkowości,
• w przypadku stwierdzenia uchybień w przedstawianych przez realizatorów sprawozdaniach Dysponent środków każdorazowo wzywał do ich uzupełnienia,
• umowy – zamówienie zawierane były zgodnie z procedurą wskazaną w Zasadach prowadzenia rachunkowości,
• sporządzono oraz przekazano sprawozdanie z wykonania GPPN na 2014 r. dla Rady Miasta Szczecin oraz dla Krajowego Biura do Spraw Przeciwdziałania Narkomanii.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze.

2. Realizacja Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii w 2015 r.

W dniu 13 stycznia 2015 r. Rada Miasta Szczecin przyjęła uchwałę nr IV/21/15 w sprawie Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomani na 2015 rok (zw. dalej GPPN na 2015 r.). W związku z realizacją powyższego programu Dysponent środków przeprowadził 3 otwarte konkursy ofert, konkurs ofert dla zakładów opieki zdrowotnej, dofinansował zadanie w formie tzw. małej dotacji oraz 7 wniosków z zakresu przeciwdziałania narkomanii. W ramach otwartych konkursów złożono 8 ofert przyznając dofinansowanie na realizację działań wskazanych w 7 ofertach. Oferta organizacji pozarządowej, która nie otrzymała wsparcia finansowego, nie odnosiła się do założeń i celów określonych w otwartym konkursie, ponadto organizacja nie posiadała wykwalifikowanej kadry mającej przeszkolenie z zakresu przeciwdziałania narkomanii. W budżecie Gminy Miasta Szczecin zaplanowano 460 735,00 zł na realizację GPPN na 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli Dysponent środków nie dokonał ostatecznego rozliczenia programu.

Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na niezatwierdzeniu przez Dyrektora WSS 5 sprawozdań końcowych z realizacji zadania publicznego (umowy: WSS-IV.10.2015.KT, WSS-IV.11.2015.KT, WSS-IV.12.2015.KT, WSS-IV.13.2015.KT, WSS-IV.16.2015.KT), w terminie wynikającym z § 7 ust. 5 Zasad współpracy oraz § 10 ust. 6 zawartych umów. Powyższe nieprawidłowości spowodowały niemożność terminowego rozliczenia udzielonych dotacji.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie realizację GPPN  przeprowadzono zgodnie z zasadami gospodarności, celowości oraz legalności (w tym z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego, przepisów wykonawczych do tej ustawy oraz Zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin) dysponowania środkami publicznymi, a w szczególności:

• terminowo dokonywano czynności związanych z przeprowadzeniem otwartych konkursów ofert,
• dokonywano wyboru organizacji zapewniających wymaganą jakość wykonania danego zadania,
• treść zawartych umów odpowiadała przepisom prawa,
• zostały zastosowane obowiązujące wzory i formularze dokumentówwynikające z Zasad współpracy, Zasad prowadzenia rachunkowości oraz Rozporządzenia w sprawie wzoru,
• dysponent sprawował należytą kontrolę nad sposobem wykonania przyznanych dotacji,
• w przypadku stwierdzenia uchybień w przedstawianych przez realizatorów sprawozdaniach Dysponent środków każdorazowo wzywał do ich uzupełnienia,
• umowy – zamówienie zawierane były zgodnie z procedurą wskazaną w Zasadach prowadzenia rachunkowości.

WKiAW pomimo stwierdzonej nieprawidłowości pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi

1. niezwłocznie zweryfikowanie oraz zatwierdzenie sprawozdań końcowych, 
2. terminowe rozliczanie udzielanych dotacji, zgodnie z § 7 ust. 5 Zasad współpracy.