Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 23.08.2016 r. do dnia 14.09.2016 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 6 im. Mikołaja Reja przy ul. Gen. J. Sowińskiego 3 w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2014-2015. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.10.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2014-2015 ustalono nieprawidłowości polegające na:

• nieuzyskaniu zgody organu nadzorującego na remont pomieszczeń budynku Internatu B w celu dostosowania ich do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych,
• zastosowaniu nieprawidłowej wysokości czynszu dla lokalu mieszkalnego,
• najmie lokali mieszkalnych w budynku Internatu B osobom niebędącym nauczycielami lub pracownikami zatrudnionymi w szkole,
• zastosowaniu niewłaściwej stawki czynszu za najem garażu komunalnego,
• zastosowaniu w latach 2014-2015 niewłaściwego współczynnika nagromadzenia odpadów komunalnych,
• zawarciu umów najmu lokali użytkowych z pominięciem procedury przetargowej,
• zawarciu 3. umowy najmu bez wymaganego uzgodnienia pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego,
• nieprzedłożeniu Prezydentowi Miasta rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06  Rady Miasta Szczecin,
• prowadzeniu wpisów do książki obiektu budowlanego z pominięciem danych identyfikujący osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

• w przypadku nieterminowych płatności za najem lokali użytkowych każdorazowo naliczano ustawowe odsetki,
• jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektów budowlanych,
• zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r.) udzielano w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

II. Oceny cząstkowe

1. Najem lokali wchodzących w skład budynku Internatu B z przeznaczeniem do zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych

Jednostka w latach 2014-2015 zawarła 4 umowy najmu lokali wchodzących w skład budynku internatu B z przeznaczeniem do zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych najemcy tj.:

• umowę nr 1/07/2014 z dnia 01.07.2014 r. zawartą z pracownikiem szkoły na czas określony od dnia 01.08.2014 r. do dnia 31.07.2015 r. oraz umowę nr 1/07/2015 z dnia 03.07.2015 zawartą z tym samym najemcą na czas określony od dnia 01.08.2015 r. do dnia 31.07.2016 r., których przedmiotem był najem lokalu składającego się z pokoju, przedpokoju oraz łazienki o łącznej powierzchni 27,4 m²(zw. dalej lokalem nr 1),
• umowę nr 3/09/2014 z dnia 01.09.2014 r. zawarta na czas określony od dnia 08.09.2014 r. do dnia 31.08.2017 r., wypowiedzianą przez najemcę w dniu 30.09.2015 r., której przedmiotem był najem lokalu składającego się z 3 pokojów, przedpokoju, kuchni, łazienki i wc o łącznej powierzchni 65,51 m²(zw. dalej lokalem nr 2),

W toku kontroli ustalono, że pomieszczenia lokalu nr 2 stanowiły do końca roku szkolnego 2012/2013 pracownię symulacyjną dla uczniów w zawodzie technik hotelarstwa. W 2013 roku przeprowadzony został remont, który sfinansowany był ze środków budżetowych, jednakże jednostka nie uzyskała zgody organu nadzorującego na powyższą adaptację, zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, według którego jednostka organizacyjna ma prawo do zabudowy, odbudowy, rozbudowy, nadbudowy, przebudowy lub remontu obiektu budowlanego na nieruchomości, zgodnie z przepisami prawa budowlanego, za zgodą organu nadzorującego. Ponadto ustalono, że oba lokale pozostające w zarządzie ZS nr 6 nie posiadały zaświadczenia Prezydenta Miasta Szczecin stwierdzające samodzielność lokalu mieszkalnego wydane na podstawie art. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Lokale mieszkalne wynajmowane były osobom niebędącym nauczycielami lub pracownikami zatrudnionymi w szkole, czym naruszono przepis art. 58 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, według którego mieszkania w budynkach szkolnych i użytkowanych przez szkoły mogą być zajmowane tylko przez nauczycielii pracowników zatrudnionych w szkołach.

Kontrola wykazała, że w odniesieniu do lokalu nr 2 w przypadku umów nr: 3/09/2014 z dnia 01.09.2014 r. oraz 1/11/2015 z dnia 04.11.2015 r. pobierano czynsz w wysokości wyższej niż wynikający z Zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu. Ustalono również, że do obliczania kosztu wywozu odpadów zastosowanoniewłaściwy współczynnik w wysokości 0,1 m³nagromadzenia odpadów miesięcznie na jednego mieszkańca. Według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok (0,2475 miesięcznie).

W latach 2014-2015 osobą odpowiedzialną za zawieranie umów oraz dokonywanie czynności związanych z zarządem mieniem Gminy Miasto Szczecin była Dyrektor ZS nr 6. Osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu i opłat z tytułu najmu przyszkolnych lokali mieszkalnych był Kierownik gospodarczy.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• punktacja lokali stanowiąca podstawę stawki czynszu została określona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin,
• dokumentacja księgowa ewidencjonująca należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych prowadzona była rzetelnie i terminowo,
• lokale mieszkalne zostały przekazane protokołem zdawczo-odbiorczym wraz z oświadczeniami o liczbie najemców zamieszkujących dany lokal.

2. Najem lokali użytkowych, garażu oraz pokojów mieszkalnych w budynku Internatu B

W okresie od stycznia 2014 r. do grudnia 2015 r. jednostka zawarła:

• 4 umowy, których przedmiotem był najem pracowni technologicznych oraz najem sal lekcyjnych,
• 2 umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej,
• 2 umowy najmu pokojów mieszkalnych w budynku internatu,
• umowę najmu garażu murowanego.

W toku kontroli stwierdzono, że wumowie najmu garażu murowanego o pow. 30m²zawartej na czas określony od 1.09.2014 r. do 31.08.2016 r. ustalono kwotę czynszu (tj. 60,00 zł) niezgodnie z zasadami najmu garaży komunalnych oraz związanymi z tym opłatami wynikającymi z Zarządzenia nr 646/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2005 r. w sprawie zasad gospodarowania komunalnymi garażami (zw. dalej zarządzeniem nr 646/05). Obowiązująca stawka czynszu najmu za korzystanie z garażu murowanego stanowiącego mienie komunalne należące do Gminy Miasto Szczecin za 1 m² zgodnie z § 11 pkt 1wynosiła 4,50 zł netto. W związku z powyższym miesięczny czynsz najmu dla garażu murowanego o powierzchni 30 m² wynieść powinien 135,00 zł netto (tj. 165,05 zł brutto). Nieprawidłowe zastosowanie stawki czynszu spowodowałow latach 2014-2015 uszczuplenie wpływów należnych jednostceod najemcy garażu w kwocie 1680,05 zł.

Zawarcie 4 umów najmu lokali użytkowych nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały z dnia 16 października 2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Stosowane przez ZS nr 6 stawki czynszu lokali użytkowych zależały m.in. od: ilości osób i zakresu wykorzystania pracowni technologicznych, w tym wykorzystania sprzętu, pomocy dydaktycznych i zużycia mediów, co nie znajdowało odzwierciedlenia w treści umów.

W treści 6 umów najmu oraz umowie użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej dnia 01.09.2014 r. nie wskazano, że przedmiotowe umowy zawierane były przez Gminę Miasto Szczecin reprezentowaną przez Dyrektora ZS nr 6 posiadającego stosowane upoważnienie. Wskazano natomiast Zespół Szkół Nr 6 (będącą jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej).

W toku kontroli stwierdzono, że 3 umowy najmu przed zawarciem nie zostały zaopiniowane przez radcę prawnego, czym naruszono wytyczne Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WOś) wskazane m.in. w piśmie dyrektora WOś z dnia 23.02.2009 r. skierowanym do dyrektorów jednostek oświatowych.

Kontrola wykazała, że jednostka nie przedłożyła Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały z dnia 16 października 2016 r., za lata 2014 i 2015 czym naruszono § 11 tejże uchwały.

W latach 2014-2015 osobą odpowiedzialną za zawieranie umów oraz dokonywanie czynności związanych z obowiązkiem informacyjnym jednostki był Dyrektor ZS nr 6. Osobą odpowiedzialną za przygotowywanie umów najmu i naliczanie wysokości czynszu był Kierownik gospodarczy.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych umów była precyzyjna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• w przypadku nieterminowych płatności za najem lokali/powierzchni użytkowych każdorazowo naliczano ustawowe odsetki.

3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

ZS nr 6 był zarządcą 5 obiektów budowlanych: budynku głównego szkoły, budynku nr 1, budynku „B”, internatu „A”, internatu „B”. Dla każdego z ww. obiektów budowlanych została założona w dniu 24 września 2004 r.książka obiektu budowlanego.

Książka obiektu budowlanego nie zawierała danych identyfikujących osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi. Obowiązek zawarcia ww. informacji wynika z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MinistraInfrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego. Ponadto stwierdzono uchybienie o mniejszej wadze polegające na wpisaniu w książce obiektu budowlanego dla budynków: głównego oraz 1, w Tablicy nr 4 (wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu przeprowadzanych co najmniej raz w roku) protokołu z przeglądu 5-letniego.

W latach 2012-2014 osobą odpowiedzialną za prowadzenie książki obiektu budowlanego był Kierownik gospodarczy.

Dla wszystkich obiektów budowlanych jednostkaposiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (zw. dalej pbu).

Książkaobiektu budowlanego była zgodna ze wzorem wskazanym w  rozporządzeniuMinistra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (zw. dalej rozporządzeniem z 2003 r.). Fakt przeprowadzeniabadań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z § 5 pkt 4 rozporządzenia z 2003 r., wg którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 pbu.

W trakcie kontroli osoba upoważniona do dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego dokonała sprostowania błędów w zakresie charakterystyki obiektów: budynku B oraz internatu A zgodnie z procedurą wskazaną w § 6 ust. 4 rozporządzenia z 2003 r.

Jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektów budowlanych m.in. wykonano zalecenie z kontroli stanu technicznego budynku w zakresie oczyszczenia z rdzy i zabezpieczenia odkrytych belek stalowych stropu nad piwnicami budynku „B” oraz uzyskano  zabezpieczenie środków  w  projekcie budżetu Gminy na rok 2016-2017 na przebudowę internatu A w wysokości 3.155.000 zł.

4. Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14. 000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r.).

Kontroli poddano prawidłowość 4. z 74 (tj. 5,41%) przeprowadzonych w latach 2014 – 2015 postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których przedmiotem było: wykonanie w 2014 r. instalacji hydrantów wewnętrznych w budynku głównym ZS nr 6,  zakup i dostawa w 2014 r. tonerów i tuszy, zakup i dostawa w 2015 r. jaj oraz zakup i dostawa w 2015 r. ziemniaków.

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

W wyniku kontroli ustalono, że postępowania w sprawie udzielenia zamówień publicznych zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami rozdziału 5 załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia z dnia 17 lipca 2013 r.

W odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzano notatki służbowe, każdorazowo ustalano też wartość zamówienia z zastosowaniem aktualnego kursu euro.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS nr 6:

1. poinformowanie organu nadzorującego o dokonanym przystosowaniu pomieszczeń Internatu B do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, w celu uregulowania stanu prawnego przedmiotowych lokali.
2. Stosowanie prawidłowej wysokości czynszu do wynajmowanych lokali przeznaczonych do zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych.
3. Najmie lokali mieszkalnych w budynku Internatu B wyłącznie nauczycielom lub pracownikom szkolnym.
4. Stosowanie prawidłowego wskaźnika średniego zużycia odpadów komunalnych.
5. Stosowanie procedury przetargowej przy zawieraniu umów najmu.
6. Zawieranie wszelkich umów najmu po uprzednim uzgodnieniu pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
7. Przedkładanie Prezydentowi Miasta rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06  Rady Miasta Szczecin.
8. Stosowanie  prawidłowej wysokości czynszu do najmu garażu komunalnego.
9. Zapewnienie adekwatności zapisów zawieranych umów do stanu rzeczywistego.
10. Prowadzenie książki obiektu budowlanego w sposób odpowiadający przepisom prawa.