Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie maj - czerwiec 2016 r. przeprowadził w Wydziale Księgowości UM Szczecin (zw. dalej WKs) oraz w Wydziale Organizacyjnym UM Szczecin (zw. dalej WO) kontrolę w zakresie prawidłowości rozliczania delegacji służbowych krajowych.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.07.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie rozliczania delegacji służbowych krajowych ustalono, że:

• 11 z 76 poddanych kontroli delegacji zostało rozliczonych po wymaganym terminie,
• jedna delegacja została wystawiona na inny okres niż faktyczny czas trwania podróży służbowej,
• w przypadku 4 delegacji do rozliczenia przyjęto oświadczenie pracownika o niekorzystaniu z posiłków, podczas gdy były one zapewnione przez hotel lub danego organizatora,
• do rozliczenia jednej delegacji przyjęto bilet do opery,
• do rozliczenia jednej delegacji przyjęto rachunek za taksówkę wystawiony za przejazd z miejsca zamieszkania delegowanego pracownika na dworzec PKP,
• proces kontroli merytorycznej rachunku kosztów podróży przebiegał nieprawidłowo.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• ustalania należności przysługujących pracownikom w związku z krajowymi podróżami służbowymi z tytułu: diet, zwrotu kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów,
• kompletności danych (numerów, dat, podpisów, dekretacji) zawartych w dowodach księgowych pn. polecenie wyjazdu służbowego wraz z rachunkiem kosztów podróży,
• ewidencjonowania kosztów, wydatków i zwrotów związanych z rozliczaniem podróży służbowych.

II. Oceny cząstkowe

1. Rozliczanie delegacji

W roku 2015 do WO wpłynęły 384 wnioski o wystawienie poleceń wyjazdów służbowych, w tym:

• 136 delegacji jednoosobowych szkoleniowych,
• 236 delegacji jednoosobowych innych niż szkoleniowe,
• 12 delegacji grupowych szkoleniowych.

Kontroli poddano 76 losowo wybranych delegacji (w tym 48 delegacji szkoleniowych i 28 innych niż szkoleniowe). Wielkość próby została ustalona statystyczną metodą doboru próby.

Kontrola nie obejmowała delegacji grupowych szkoleniowych.

W toku kontroli ustalono, że w 11. przypadkach delegacje rozliczone zostały po terminie wynikającym z § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) (zw. dalej rozporządzeniem z dnia 29.01.2013 r.), wg którego pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Opóźnienie wynosiło odpowiednio:

-  delegacja nr 469/2015 – 42 dni,

-  delegacja nr 23/2015 – 21 dni,

-  delegacje nr: 31/2015 i 750/2015 – 20 dni,

- delegacje nr: 145/2015, 149/2015, 476/2015, 511/2015  i 714/2015 – 18 dni,

-  delegacja nr 140/2015 – 17 dni,

-  delegacja nr 442/2015 – 16 dni.

Obowiązujące zasady rozliczania podróży służbowych, stanowiące rozdział 6 Załącznika Nr 4 do Zarządzenia Nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej załącznikiem do zarządzenia nr 41/15), nie określały sankcji za uchybienie obowiązkom pracowniczym, do których należy m.in. nierozliczanie podróży służbowych w terminie wskazanym w powyższym rozporządzeniu.

Delegacja nr 225/2015 została wystawiona na czas 10-11.04.2015 r., podczas gdy faktycznie pracownik przebywał w podróży służbowej w terminie 9-12.04.2015 r. Czas trwania podróży służbowej, wg zapisów rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r., liczy się od momentu rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Pobyt w podróży krajowej obejmuje więc okres pozostawania w miejscowości docelowej podróży oraz czas przejazdu z miejsca rozpoczęcia podróży do miejscowości docelowej, oraz z miejscowości oddelegowania do miejsca zakończenia podróży.

Kontrola wykazała, że do rozliczenia 4 niżej wymienionych delegacji przyjęto oświadczenie pracownika o niekorzystaniu z posiłków, podczas gdy były one zapewnione przez hotel lub danego organizatora:

• w przypadku delegacji nr 135/2015, do rozliczenia przyjęto oświadczenie pracownika o niekorzystaniu z obiadu w dniu przyjazdu, podczas gdy organizator (wg harmonogramu szkolenia) zapewnił obiad w godzinach 12:30 – 14:30, a przyjazd pracownika miał miejsce o godz. 13:08,
• w przypadku delegacji nr: 447/2015, 448/2015, do rozliczenia przyjęto oświadczenie pracownika o niekorzystaniu ze śniadań, podczas gdy hotel w obu przypadkach oferował noclegi ze śniadaniem,
• w przypadku delegacji nr 688/2015, do rozliczenia przyjęto oświadczenie pracownika o niekorzystaniu z obiadu w dniu wyjazdu, podczas gdy organizator (wg harmonogramu szkolenia) zapewnił w godzinach 14:00-15:00 obiad, a wyjazd pracownika miał miejsce dopiero o godz. 16:23.

WKs rozliczył delegacje przyjmując oświadczenia pracowników, natomiast WO – w ramach kontroli merytorycznej – nie zweryfikował faktycznego zaistnienia udokumentowanej operacji.  Oświadczenie pracownika, przedstawiane do rozliczenia delegacji, staje się dokumentem, który może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności w razie, gdy pracodawca ustali, że zawiera ono nieprawdę.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w przypadku ww. delegacji nie dokonano rzetelnej weryfikacji poprawności dokonanego przez pracownika rozliczenia wyjazdu służbowego. Weryfikacja powinna dotyczyć nie tylko rachunkowej poprawności dokonywanych rozliczeń, ale przede wszystkim merytorycznej zgodności rozliczenia dokonanego przez pracownika z wytycznymi pracodawcy zawartymi w poleceniu wyjazdu służbowego. Kontrola pod tym kątem może dotyczyć np.: czasu podróży służbowej, rodzaju środka transportu, zasadności poniesienia innych wydatków.

Powyższe postępowanie było niezgodne z § 10 ust. 6 załącznika do zarządzenia nr 41/15, wg którego polecenie wyjazdu służbowego merytorycznie sprawdza wyznaczony pracownik Wydziału/Biura delegującego – WO.

W toku kontroli wykazano ponadto, że w przypadku ww. delegacji nr 688/2015, do rozliczenia przyjęto bilet do opery na kwotę 20 zł, podczas gdy według § 2 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r. z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Harmonogram konferencji w dniu 20.10.2015 r. przewidywał wprawdzie wyjście do opery, jednak była to opcja „dla chętnych” za dodatkową odpłatnością i w opinii WKiAW ww. wydatku nie można uznać za niezbędny,  uzasadniony, ani związany z celem wyjazdu służbowego. Pracownik skorzystał z udostępnionej atrakcji, która nie powinna stanowić, w tym przypadku, wydatku Gminy Miasto Szczecin.

Kontrola ustaliła, że do rozliczenia delegacji nr 748/2015 przyjęto rachunek za taksówkę w wys. 12,19 zł, wystawiony za przejazd w Szczecinie (tj. w miejscowości zamieszkania pracownika), w dniu wyjazdu, na trasie z ul. 26 Kwietnia na dworzec PKP. Według art. 77⁵§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Delegacja polega więc na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowo­ścią, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa. Dojazd na dworzec z mieszkania pracownika, które leży w obrębie tej miejscowości, nie jest jeszcze delegacją. Wskazany koszt dojazdu na dworzec nie jest więc objęty pojęciem podróży służbowej, a za­tem nie powinien być rozliczany w ramach świadczeń delegacyjnych.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe przypadki stwierdzono, że proces kontroli i zatwierdzania dokumentu „polecenie wyjazdu służbowego”, po powrocie pracownika z podróży służbowej (kontrola merytoryczna i formalno – rachunkowa) przebiegał nieprawidłowo. Dokument, wypełniony przez pracownika, zgodnie z określonym w załączniku do zarządzenia nr 41/15 drukiem pn. „polecenie wyjazdu służbowego”, w pierwszej kolejności przekazywany był do Wydziału Księgowości, gdzie rozliczane były koszty podróży służbowej – stanowiło to kontrolę formalno – rachunkową. Dopiero w dalszej kolejności rozliczony dokument przekazywany był do Wydziału Organizacyjnego, gdzie pracownik akceptował go pod względem merytorycznym, a dysponent (Dyrektor WO) zatwierdzał poniesione wydatki.

W opinii WKiAW niewłaściwym jest przeprowadzanie przez WO kontroli merytorycznej po rozliczeniu przez WKs poniesionych przez delegowanego wydatków. To właśnie kontrola merytoryczna rachunku kosztów podróży jest kluczowa w procesie rozliczania delegacji. Złożenie podpisu w ramach kontroli merytorycznej jest przejawem powzięcia odpowiedzialności za treść dokumentu, załączonych dowodów księgowych oraz stanowi potwierdzenie zasadności wydatkowanych środków.        

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• każdorazowo pracownicy otrzymywali zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami, fakturami wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, a w sytuacji gdy podróż odbywała się samochodem niebędącym własnością pracodawcy pracownik otrzymywał zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzanie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462) (zw. dalej rozporządzeniem z dnia 23.10.2007 r.).
• Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r. pracownicy do rozliczenia załączali rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W sytuacji braku możliwości  przedstawienia dokumentu, pracownik składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
• Diety naliczano zgodnie z zasadami wskazanymi w § 7 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r., tj. należności z tytułu diet obliczano za czas od rozpoczęcia podróżykrajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, kwotę diety zmniejszano o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.
• Na wniosek pracownika pracodawca przyznawał zaliczkę na niezbędne koszty podróżykrajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, co było zgodne z zapisami § 11 rozporządzenia z dnia 29.01.2013 r.

2. Ewidencja księgowa delegacji

Opis stanu faktycznego    Kontrolipoddano ewidencję księgową ww. delegacji, tj. obroty na koncie 234-01-101 – rozliczenia z pracownikami z tyt. podróży służbowych, 409-01-000 – pozostałe koszty rodzajowe (§ 4410 – podróże służbowe krajowe), 130-01-100 – rachunek bieżący (§ 4410).

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dowody księgowe w postaci wystawionych i rozliczonych delegacji, wraz z załączoną metryką kontroli płatności i dekretacją spełniały wymogi określone w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), wg których dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Ewidencja kosztów, wydatków i zwrotów, związanych z rozliczeniem podróży służbowych, prowadzona była zgodnie z  art. 20 ust. 1 i art. 23 ust. 2 ww. ustawy, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Uzupełnić rozdział 6 załącznika do zarządzenia nr 41/15 o zapisy określające odpowiedzialność pracowników za naruszenie terminu rozliczenia delegacji.
2. Wystawiać dokumenty „Polecenie wyjazdu służbowego” na czas trwania podróży służbowej (zakres dat od wyjazdu do przyjazdu).
3. Przeprowadzać kontrolę merytoryczną rachunku kosztów podróży przed jego finansowym rozliczeniem przez WKs.
4. W ramach kontroli merytorycznej rachunku kosztów podróży, weryfikować składane przez pracowników oświadczenia dotyczące zapewnionego wyżywienia.
5. Wyegzekwować od pracownika zwrot kwoty 20 zł tytułem nieprawidłowo uznanego biletu do opery.
6. Wyegzekwować od pracownika zwrot kwoty 12,19 zł tytułem nieprawidłowo uznanego przejazdu taksówką.