Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2016 r. przeprowadził w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego (zw. dalej ZDiTM lub jednostką), ul. Klonowica 5, 71-241 Szczecin w zakresie windykacji należności za nieopłacone przejazdy środkami komunikacji miejskiej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.03.2016 r.

1. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała nieprawidłowości i uchybienia w zakresie windykacji należności za nieopłacone przejazdy środkami komunikacji miejskiej.

Ustalono, że:

• pozwy do sądu wnoszono najwcześniej po około 8 miesiącach od dnia wysłania wezwania do zapłaty,
• wnioski o nadanie klauzuli wykonalności nakazom zapłaty wnoszono do sądu najwcześniej po około 8 miesiącach od wydania nakazu zapłaty,
• w przypadku 12 z 43 zweryfikowanych w toku kontroli spraw do dnia 31.01.2016 r. ZDiTM nie wystąpił do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności,
• z wnioskiem o wszczęcie egzekucji do dnia 31.01.2016 r. do komornika zostało przekazanych 970 z 3.316 wydanych przez sąd nakazów zapłaty.
• pracownicy Działu Kontroli Biletów nie zostali zapoznani z treścią Instrukcji windykacyjnej,
• obowiązująca w ZDiTM Instrukcja windykacyjna nie określała sposobu przesyłania dłużnikom wezwań do zapłaty.

Kontrolą objęto windykacje należności za nieopłacone przejazdy środkami komunikacji miejskiej w 2013 r. (tj. sprawy ujawnione w 2013 r.).

Według § 26 ust. 22 Regulaminu organizacyjnego ZDiTM prowadzenie windykacji i egzekucji należności z tytułu przejazdów bez ważnego biletu należało do zadań Działu Kontroli Biletów ZDiTM w Szczecinie.

W roku 2013 podjęto w pojazdach komunikacji miejskiej łącznie 94.359 kontroli biletów (w tym 62.963 - tj. 64,67% wszystkich kontroli - w autobusach oraz 34.396 - tj. 35,33% wszystkich kontroli - w tramwajach). W toku podjętych czynności kontrolnych w 2013 r. ujawnionych zostało łącznie 43.771 przypadków osób poruszających się komunikacją miejską bez biletu/dokumentu uprawniającego do przejazdu.

Kontrola ustaliła, że z ww. 43.771 osób - wg. stanu na dzień 25.01.2016 r. - opłatę dodatkową wyegzekwowano łącznie od 9.980 osób (tj. 22,80%) w tym:

- wpłaty w pojeździe 635 osób (tj. 1,45% wszystkich ujawnionych) – w łącznej kwocie 114.161,00 zł,

- wpłaty przed upływem 7 dni od dnia ujawnienia 7.075 (tj. 16,16% wszystkich ujawnionych) – w łącznej kwocie 921.059,61 zł,

- wpłaty po upływie 7 dni od ujawnienia - bez upomnienia – 394 (0,9% wszystkich ujawnionych) – w łącznej kwocie 49.888,00 zł,

- wpłaty po upływie 7 dni od ujawnienia – z upomnieniem – 1.876 (4,29% wszystkich ujawnionych) – w łącznej kwocie 514.070,55 zł.

Na dzień 25.01.2016 r. ZDiTM z tytułu opłat dodatkowych nałożonych w 2013 r. wyegzekwował łącznie kwotę 1.599.179,16 zł.

Na dzień 31.01.2016 r. w toku pozostawały 33.592 sprawy (w tym ratalne 431 i pozostające bez wpłaty 33.061).

W toku kontroli ustalono, że na dzień 25.01.2016 r. Dział Kontroli Biletów ZDiTM wysłał 33.787 „pierwszych wezwań do zapłaty” i 673 „drugich wezwania do zapłaty”. Kontrola stwierdziła ponadto, że na dzień 25.01.2016 r.: wysłano 3.341 pozwów do sądu o wydanie nakazu zapłaty (w odpowiedzi na które ZDiTM otrzymał 3.316 nakazów), wysłano 2.601 wniosków do sądu o nadanie nakazom zapłaty klauzuli wykonalności (w odpowiedzi na które ZDiTM otrzymał 2.526 nakazów zapłaty zaopatrzonych w klauzule wykonalności), do komornika zostało przekazanych 970 spraw.

Kontroli poddano 43 losowo wybrane sprawy ujawnione w 2013 r. (liczba spraw poddanych kontroli ustalona została statystyczną metodą doboru próby).

Zasady stosowane przy egzekwowaniu wszelkich należności przypadających od dłużników na rzecz ZDiTM jako wierzyciela zostały określone w Instrukcji windykacyjnej, która stanowiła załącznik do Zarządzenia nr 43/2011 Dyrektora ZDiTM z dnia 09.11.2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji windykacyjnej (zw. dalej zarządzeniem nr 43/2011).

W toku kontroli ustalono, że pomimo zawartego w § 2 Zarządzenia nr 43/2011 zobowiązania do zapoznania się wszystkich pracowników ZDiTM z treścią Instrukcji windykacyjnej, pracownicy Działu Kontroli Biletów nie zostali z nią zapoznani. ZDiTM - poza dokumentacją potwierdzającą przekazanie kopii zarządzenia nr 43/2011 ówczesnemu kierownikowi Działu Kontroli Biletów - nie posiadał żadnej dokumentacji potwierdzającej zapoznanie się pracowników Działu Kontroli Biletów z Instrukcją windykacyjną.

W § 5 Instrukcji windykacyjnej wskazano, że czynności windykacyjne w zakresie całkowitego egzekwowania wszelkich należności powstałych w wyniku jazdy bez ważnego biletu po 2002 r. są prowadzone przez Dział Kontroli Biletów. Procedury wskazane w przedmiotowej Instrukcji winny więc stanowić dla pracowników Działu Kontroli Biletów podstawę wszelkich działań związanych z windykacją należności za przejazd pojazdami komunikacji miejskiej bez ważnego biletu. W opinii kontroli wyjaśnienie, że „z uwagi na czas jaki minął od dnia wydania Instrukcji windykacyjnej, pracownicy Działu Kontroli Biletów nie przypominają sobie aby zostali zapoznani z jej treścią” uznać należy za potwierdzenie braku znajomości treści Instrukcji windykacyjnej przez pracowników Działu Kontroli Biletów.

Kontrola wykazała ponadto, że Instrukcja windykacyjna w § 25 określała, że „(…) w przypadku stwierdzenia braku płatności pracownik Działu Kontroli Biletów w terminie 7 dni wysyła drugie wezwanie do zapłaty z pouczeniem, iż w przypadku nieuregulowania należności w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, a dane dłużnika zostaną umieszczone w Krajowym Rejestrze Dłużników”. Ww. przepis nie wskazywał natomiast sposobu, w jaki drugie wezwanie do zapłaty ma zostać przesłane dłużnikowi (np. listem poleconym, listem poleconym z potwierdzeniem odbioru). W toku kontroli ustalono, że ww. drugie wezwanie do zapłaty wysyłane było listem zwykłym lub listem poleconym bez potwierdzenia odbioru. Pracownicy Działu Kontroli Biletów nie byli więc w stanie określić kiedy wezwanie zostało doręczone a co za tym idzie nie mogli oni precyzyjnie ustalić terminu w jakim sprawa powinna zostać skierowana do sądu.

Pozwy do sądu we wszystkich poddanych kontroli przypadkach sporządzane były najwcześniej po około 8 miesiącach od dnia przesłania drugiego wezwania do zapłaty, podczas gdy według § 26 Instrukcji windykacyjnej w przypadku pasażerów, którzy mimo wezwań nie uregulowali należności, pracownik Działu Kontroli Biletów sporządza w terminie 14 dni pozew do sądu (…) w terminie trzech dni od przedłożenia, zanosi go do sądu. Kontrola ustaliła również, że wnioski o nadanie klauzuli wykonalności nakazom zapłaty przesyłane do sądu były najwcześniej po około 8 miesiącach od wydania nakazu zapłaty. W przypadku 12 z 43 poddanych kontroli spraw do dnia zakończenia kontroli ZDiTM nie przekazał do sądu wniosków o nadanie klauzuli wykonalności.

Jednocześnie kontrola wykazała, że nie przestrzegano terminu wynikającego z zapisu § 29 Instrukcji windykacyjnej, według którego po otrzymaniu z sądu nakazu zapłaty zaopatrzonego w klauzulę natychmiastowej wykonalności, pracownik Działu Kontroli Biletów w ciągu 7 dni wysyła do dłużnika ostateczne wezwanie do zapłaty.

W opinii kontroli jednak ww. obowiązek przesyłania ostatecznych wezwań do zapłaty narażał ZDiTM na ponoszenie dodatkowych, zbędnych kosztów. W sytuacji, gdy jednostka posiadała już nakaz zapłaty zaopatrzony w klauzulę wykonalności, sprawa powinna zostać przekazana bezpośrednio do egzekucji komorniczej.

W toku kontroli ustalono ponadto, że Dział Kontroli Biletów nie realizował obowiązku wynikającego z zapisu § 30 Instrukcji windykacyjnej, według którego „brak uregulowania zaległości w wyznaczonym terminie powoduje skierowanie sprawy na drogę egzekucji komorniczej. Wniosek egzekucyjny w terminie 7 dni przygotowuje pracownik Działu Kontroli Biletów, przedkłada go radcy prawnemu do podpisu i wysyła do komornika”. Na dzień 25.01.2016 r. do komornika zostało przekazanych 970 z 3.316 wydanych przez sąd nakazów zapłaty.

Kontrola wykazała, że wysyłane do dłużników „ostateczne wezwania do zapłaty” nie były zgodne z wzoremwynikającym z załącznika nr 10 do Instrukcji windykacyjnej. W przysyłanych do dłużników wezwaniach brak było informacji, że w przypadku nie uiszczenia należnej sumy w wyznaczonym terminie sprawa zostanie przekazana do egzekucji komorniczej a kosztami egzekucji zostanie obciążony dłużnik.

Ustalono ponadto, że nr rachunku bankowego - na który dłużnicy mieli dokonywać wpłaty z tytułu opłaty dodatkowej za przejazd komunikacja miejską bez ważnego biletu - wskazany w „wezwaniach do zapłaty” oraz „ostatecznych wezwaniach do zapłaty” wysyłanych do dłużników nie był tożsamy z nr rachunku wskazanym we wzorach ww. wezwań stanowiących załączniki nr 9 i 10 do Instrukcji windykacyjnej. Powyższe wynikało z braku aktualizacji Instrukcji windykacyjnej po zmianie w dnia 01.06.2013 r. banku obsługującego Urząd Miasta Szczecin i podległe mu jednostki.

W toku kontroli ustalono, że Instrukcja Windykacyjna w swej treści zawiera nieaktualne podstawy prawne. W załączniku nr 9 powołano się na ustawę z dnia 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych podczas gdy utraciła ona swą moc w dniu 14 czerwca 2010 r. tj. ponad rok przed wejściem w życie Instrukcji. Do dnia zakończenia kontroli nie dokonano aktualizacji Instrukcji windykacyjnej

Podkreślić należy również, że pomimo nieprzestrzegania przez pracowników Działu Kontroli Biletów określonego w § 26 Instrukcji windykacyjnej terminu na wniesienie pozwu do sądu, żadna z poddanych kontroli spraw nie uległa przedawnieniu. Zgodnie bowiem z art. 778 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (zw. dalej k.c.) roszczenia z umowy przewozu osób przedawniają się z upływem roku od dnia wykonania przewozu, a gdy przewóz nie został wykonany - od dnia, kiedy miał być wykonany.

2. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Aktualizację Instrukcji windykacyjnej w zakresie: sposobu przesyłania wezwań do zapłaty, przywoływanych w niej podstaw prawnych, numeru rachunku bankowego ZDiTM,
2. przesyłać do sądu wnioski o nadanie klauzuli wykonalności bezzwłocznie po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty,
3. przestrzegać terminów określonych w Instrukcji windykacyjnej dot.: przesyłania wezwań do zapłaty, przesyłania pozwów do sądu, przesyłania wniosków do komornika