Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 18.08.2016 –14.09.2016 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie przy ul. Szymanowskiego 2 (zw. dalej BPPM) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2015 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 17.10.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2015 r. w BPPM stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób niezgodny z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), zwanej dalej uor;
• nieujęcia w polityce rachunkowości wykazu wszystkich programów współtworzących system finansowo – księgowy;
• nieprzeprowadzania kontroli wyciągów bankowych pod kątem  merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

    Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku;
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych;
• terminowości regulowania zobowiązań;
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych;
• sposobie prowadzenia akt osobowych;
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2015 r., nie zostały wykazane należności.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. nie zostały wykazane żadne należności.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

  Na koniec 2015 r. w jednostce nie wystąpiły żadne należności wymagalne i niewymagalne.

 2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 74. dowody księgowe na kwotę 227.568,57 zł, co stanowiło 5,5 % wydatków jednostki na łączną kwotę 4.202.302,25 zł..

Stwierdzono, że wszystkie dekrety księgowe sporządzone do wyciągów bankowych, w formie wydruku z systemu finansowo – księgowego, nie zawierały podpisu osoby dokonującej czynności dekretacyjnych. Na wyciągach bankowych nie było również adnotacji o sprawdzeniu ww. dokumentów pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Było to niezgodne z  zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Stało to również w sprzeczności z zapisami zawartymi w obowiązujących w jednostce procedurach (Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2014 Dyrektora BPPM z dn. 02 stycznia 2014 r., Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów), w których zapisano, że: „na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych pracownik dokonujący kontroli merytorycznej (…), formalnej i rachunkowej umieszcza na dowodzie  księgowym pieczęć z klauzulą: „sprawdzono pod względem merytorycznym”, „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

  Wszystkie rachunki i faktury zawierały: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania, potwierdzenie czynności kontrolnych oraz zatwierdzenie do zapłaty.

      We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3.000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13 z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14 z dnia 15 kwietnia 2014 r.), po uprzednim dokonaniu analizy rynku. Zawierały ponadto informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

2.2 Płatności

       W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 22 dowody księgowe na kwotę ogółem 227.568,57 zł, tj. 5,5 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 4.3202.302,25 zł.

       Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

    Wszystkie płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach.

 2.3 Zobowiązania

       W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2015 r. w sprawozdaniach: Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 273.429,20 zł, na które składały się dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 217.632,92 zł, składki ZUS w kwocie 40.405,26 zł i zobowiązania z tytułu dostaw i usług 15.391,02 zł.

       Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

   Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 50 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (10 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 415.554,77 zł, tj. 12,9% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.224.403,88 zł (zaewidencjonowanej w 2015 r. na § 4010 i § 4040).

   Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   Akta osobowe pracownika prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi.

   W wszystkich przypadkach poddanych kontroli wynagrodzenia naliczone zostały zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

   We wszystkich przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

   Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 278.110,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2015 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 1.193.781,90 zł, według deklaracji ZUS P DRA za dwanaście miesięcy 2015 r.

   Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2015 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

   Deklaracje ZUS P DRA za 12 miesięcy 2015 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

 5. Sprawozdawczość

    Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem  874,77 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r., na kwotę ogółem 4.202.302,25 zł, (zobowiązania niewymagalne – 273.429,20 zł),

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2015 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. – nie wykazano należności.

   Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

   W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

  W zakresie sprawozdania Rb-27S i Rb-28S kontroli poddano 4 zmiany do planu wydatków na kwotę ogółem 62.966,00 zł.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

   Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

   W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

   6. Inwentaryzacja

    W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2015 r.

   Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

   Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2015 r.

   Kontroli poddano 8 protokołów z inwentaryzacji kont potwierdzających wykonanie czynności inwentaryzacyjnych.

  Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

   Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku, w którym BPPM posiadało rachunki bankowe.

        W roku 2015 r. wykonana została inwentaryzacja roczna w drodze weryfikacji aktywów i pasywów. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

    W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

       W księdze inwentarzowej BPPM prowadzonej ręcznie, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób niezgodny z uor, tj.m.in. przy użyciu korektora oraz poprzez skreślenia błędnej treści i nadpisanie poprawnej bez wskazania daty dokonania poprawki, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Ponadto w księdze inwentarzowej dokonywano zapisów, w części „uwagi” w zakresie identyfikacji miejsca przechowywania środka, nieposiadających trwałego charakteru, tj. przy użyciu ołówka.

      Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał specjalista.

   W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym m.in.: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

   Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

   Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

   Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

   W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje  i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 1/2015 Dyrektora BPPM z dnia 02.01.2015 r. w sprawie zmian w zasadach prowadzenia rachunkowości, opisujące przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wraz z załącznikami:
   1. Załącznik nr 1 - Polityka rachunkowości - zawierający następujące elementy:

Wycena aktywów i pasywów, Szczególne zasady rachunkowości, Zasady działania mikrokomputerowego systemu ewidencji finansowo – księgowej – FK, Dopuszczenie programu do stosowania, Przechowywania i ochrona danych;

1. Załącznik nr 2 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów;
2. Załącznik nr 3  - Instrukcja inwentaryzacyjna;
3. Załącznik nr 4 – Zakładowy plan kont.
4. Zarządzenie nr 12/2010 Dyrektora BPPM z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w BPPM.
5. Zarządzenie nr 7/13 Dyrektora BPPM z dnia 5 września 2013 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych wraz z załącznikami.
6. Zarządzenie nr 2/16 Dyrektora BPPM z dnia 1 marca 2016 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych uaktualniające zapisy dotyczące aktów prawnych.
7. Zarządzenie nr 12/2012 Dyrektora BPPM z dnia 11 października 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu organizacyjnego w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta.

        Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

     W Polityce rachunkowości ujęto jedynie program Mikrokomputerowy System Ewidencji Finansowo-Księgowej – FK wersja V 7.51, nie podano natomiast numeru licencji powyższego programu. Ponadto w BPPM funkcjonowały programy: System Kadrowo-Płacowy, System Ewidencji Środków Trwałych ST oraz Płatnik, których nie ujęto w wykazie użytkowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in.: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

      Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

         W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w BPPM procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi.

9. Inne obszary

      W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2015 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

   Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 14.07.2015 r., a za II półrocze 2015 r. – pismem z dnia 05.01.2016 r.

   W 2015 r. w BPPM nie przeprowadzono kontroli zewnętrznych.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. potwierdzanie kontrolina wyciągach bankowych w sposób zgodny z obowiązującymi procedurami i przepisami oraz opatrywanie  dekretów wyciągów bankowych podpisem osoby odpowiedzialnej;
2. dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor, a zapisów w sposób trwały;
3. uzupełnienie wykazu programów o wszystkie użytkowane w jednostce programy współtworzące system finansowo – księgowy wraz ze wskazaniem numerów licencji i wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz daty ich wprowadzenia.