Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.02.2017 r. do 14.03.2017 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczecinie przy ul. Sikorskiego 3, w zakresie prawidłowości zawierania umów cywilnoprawnych oraz ich rozliczania.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 20 marca 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 kwietnia 2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 Kontrola przeprowadzona w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie przy ul. Sikorskiego 3 w Szczecinie (zw. dalej MOPR) w zakresie prawidłowości zawierania umów cywilnoprawnych oraz ich rozliczaniawykazała m.in., że:

• prawidłowo rozliczono umowy cywilnoprawne, w tym udokumentowano wykonane czynności oraz naliczono i wypłacono wynagrodzenia,
• nie dublowano czasu wykonywania czynności wynikających z umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami MOPR na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym z czasem pracy wynikającym z obowiązującego w jednostce regulaminu pracy,
• nie dublowano zakresu merytorycznego umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami MOPR z zakresami czynności dotyczącymi umów ze stosunku pracy.

Stwierdzono jedynie drobne uchybienia natury formalnej, pozostające bez wpływu na prawidłowość zawierania i rozliczania ww. umów, dotyczące przede wszystkim:

• przypadków niepotwierdzenia przez głównego księgowego przeprowadzenia kontroli umów pod względem formalno – rachunkowym lub potwierdzenia bez wskazania daty tego potwierdzenia,
• przypadków niepotwierdzenia przez radcę prawnego przeprowadzenia kontroli aneksów do umów pod względem formalno – prawnym,
• nieujęcia w obowiązującym regulaminie organizacyjnym prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej,
• stosowania przez zleceniobiorców nieujednoliconych zasad w zakresie zliczania i przedstawiania danych w sprawozdaniach wewnętrznych MOPR, dotyczących pełnienia dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych. 

II. Oceny cząstkowe

 1. Zawieranie umów

Na 2016 r. MOPR zawarł 534 umowy, w tym 119 umów przechodzących z lat poprzednich.

Rejestry umów prowadzone były w MOPR przez Dział Kadr i Płac (94 umowy), Dział Organizacyjny (304 umowy) oraz Dział Pieczy Zastępczej (136 umów).

Na 304 umowy Działu Organizacyjnego, 135 umów dotyczyło mediów (59 umów – ENEA, 29 umów – PGNiG, 41 umów – UPC, Multimedia, ORANGE, 4 umowy – ZWiK, 2. umowy – SEC), a 32. umowy - najmu i użyczenia (ZBILK, STBS, TBS).

Kontroli poddano 46 umów, co stanowiło 8,6 % z 534. umów cywilnoprawnych zawartych na 2016 r., tj. 12,5 % z ww. 367. umów (po wyłączeniu umów na media oraz umów najmów i użyczeń).

Według sprawozdania Rb-28S za 2016 r., wykonanie wydatków budżetowych w §4170 – Wynagrodzenia bezosobowe wszystkich rozdziałów klasyfikacji budżetowej wyniosło łącznie 2.256.568,98 zł (w tym 58.962,97 zł – zadania powiatu), a wydatków budżetowych w §4300 – Usługi obce wyniosło łącznie 14.608.241,38 zł (w tym 304.390,81 zł – zadania powiatu).

Kontroli poddano wydatki z tytułu umów cywilnoprawnych w kwocie ogółem 616.222,56 zł brutto, co stanowiło 3,65 % ww. wydatków ogółem zaewidencjonowanych na ww. §4170 i 4300, w tym wydatki na kwotę 168.321,88 zł dotyczące §4170 (7,5 % wydatków na paragrafie) i wydatki na kwotę 447.900,68 zł dotyczące §4300 (3,1 % wydatków na paragrafie).

W zakresie prawidłowości zawierania umów sprawdzono zapisy dotyczące stron umowy, przedmiotu umowy, a w przypadku gdy umowa zawarta została na podstawie gminnego programu, zgodności z tym programem.

Kontrolą objęto także prawidłowość zapisów umownych m.in. w zakresie sposobu wykonania czynności umownych, dokumentowania i rozliczania czynności wynikających z umowy oraz kompletność podpisów (strony umowy, osoby odpowiedzialne w MOPR za stosowne kontrole i akceptacje).

W toku kontroli ustalono, że obowiązujący w MOPR od 21 marca 2016 r. Regulamin Organizacyjny stanowiący Załącznik do Zarządzenia Nr 14/16 dyrektora MOPR z dnia 21 marca 2016 r. (zw. dalej regulaminem organizacyjnym) nie zawierał zapisów w zakresie prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej pomimo, że w 2016 r. roku zawarto w ww. Dziale ogółem 136 umów. Czynności dotyczące prowadzenia rejestrów umów przypisane zostały jedynie do zadań Działu Organizacyjnego na podstawie § 30 ust. 1 ww. regulaminu i jako jedno z zadań Działu Kadr i Płac na podstawie § 37 ust. 9 tegoż regulaminu.

Stwierdzono, że w 8. przypadkach poddanych kontroli (umowy nr: 38/2016, aneks nr 1 do umowy nr 32/2016, aneks nr 1 do umowy nr 71/2016, 16/PR/2016, 18/PR/2016, 2/RDDz/2016, 17/RDDz/2016, 25/RDDz/2016 + Aneks nr 1), umowy lub aneksy do nich nie zawierały potwierdzenia wstępnej kontroli wykonanej przez głównego księgowego, a według art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki(MOPR posiadał jedynie wzory umów zawierające podpis głównego księgowego).

Drobne niedociągnięcia dotyczyły też 3. spośród 46. umów poddanych kontroli (umowy nr: 60/2016, 61/2016, 63/2016), które - przez przeoczenie - nie zawierały daty przy potwierdzeniu wykonania kontroli przez głównego księgowego, co uniemożliwiało ustalenie, czy umowa została poddana kontroli przed, czy po jej podpisaniu.

W 1. przypadku dotyczącym aneksu nr 2 do umowy nr 32/2016 przywołano § 5 ust. 1 zamiast § 5 ust. 2 umowy.

Stwierdzono ponadto, że aneks nr 1 do umowy nr 32/2016 oraz aneks nr 1 do umowy nr 71/2016 nie zawierały potwierdzenia kontroli formalno – prawnej, a zgodnie z § 43 pkt 2 obowiązującego w MOPR regulaminu organizacyjnego, do zadań stanowisk ds. Obsługi Prawnej należało opiniowanie pod względem formalno – prawnym m.in. projektów umów i innych dokumentów objętych zakresem działalności.

W toku kontroli ustalono także, że przywołując w umowach podstawę prawną w postaci aktów prawa materialnego, w 4. z 46. umów (umowy nr: 10/2016, 18/2016, 20/2016, 21/2016) zastosowano nieaktualny zapis dotyczący numerowania tych aktów np. Dz. U. z 2015 r., Nr 581 ze zm. W 2016 r. obowiązywał sposób numerowania, według którego powyższy zapis powinien mieć postać: Dz. U. z 2015 r., poz. 581 ze zm.

W ramach zadań zleconych gminie na mocy art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych MOPR zawarł umowy (umowy nr: 10/2016, 18/2016, 20/2016 i 21/2016) na wykonanie wywiadów środowiskowych, przygotowanie projektów zawiadomień przekazującego wywiad do właściwej miejscowo gminy orazprzygotowanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej. Wywiady przeprowadzone zostały zgodnie z informacjami przekazanymi jednostce przez Wydział Spraw Społecznych UM.

Zakres umów zawartych przez MOPR na prowadzenie wywiadów środowiskowych zleconych przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (zw. dalej GKRPA), pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym przez pracowników MOPR, prowadzenie szkoleń, realizację programu „Złość nie jest zła – czyli jak radzić sobie z negatywnymi emocjami” oraz zatrudnienie koordynatorów lokalnych był zgodny z „Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2016 r.” (zw. dalej GPPiRPA), stanowiącym załącznik do uchwały Nr XIV/337/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r.

 2. Rozliczanie umów

Kontrolą objęto wypełnienie przez zleceniobiorców lub wykonawców zapisów umownych dotyczących terminów i sposobu dokumentowania wykonanych czynności oraz prawidłowości zastosowanych stawek i wykonanych obliczeń.

Zweryfikowano ponadto zgodność dokonanych wypłat w kwocie ogółem 616.222,56 zł z dokumentacją źródłową m.in. w postaci rachunków/faktur wystawionych przez zleceniobiorców /wykonawców i zestawień zbiorczych sporządzonych przez MOPR oraz wypełnienie obowiązków w zakresie kontroli i akceptacji, wynikających z obowiązujących w MOPR procedur dotyczących obiegu i kontroli dokumentów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w zakresie rozliczania umów.

Wszystkie faktury i rachunki wystawione przez zleceniobiorców, wykonawców, rodziny pomocowe i osoby wyznaczone do prowadzenia rodzinnego domu dziecka (193 dowody na łączną kwotę 569.034,84 zł) oraz inne dokumenty dotyczące realizacji wydatków (wnioski, zestawienia, listy płac) zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli i akceptacji, zgodnie z obowiązującą w MOPR „Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie” (zw. dalej instrukcją kontroli i obiegu dowodów), wprowadzoną Zarządzeniem Nr 19B/16 dyrektora z dnia 01.04.2016 r.

Wydatki związane z realizacją poddanych kontroli umów Działu Kadr i Płac w łącznej kwocie 168.321,88 zł zostały zaewidencjonowane prawidłowo w § 4170 – Wynagrodzenia bezosobowe, a przychody pracowników z tytułu badanych umów zleceń podlegały stosownemu opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowaniu składkami ZUS.

 3. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli sprawdzono zgodność danych zawartych w dokumentacji źródłowej sporządzanej przez zleceniobiorców na podstawie zapisów umów zawartych na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym (zestawienia stanowiące załączniki do 89 rachunków) ze sprawozdaniami miesięcznymi i półrocznymi za 2016 r., sporządzanymi przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego na potrzeby wewnętrzne MOPR.

Kontrolą objęto także czas pracy pracowników, z którymi zawarte zostały umowy zlecenia oraz obowiązujące ich zakresy czynności. Zweryfikowano ponadto, czy czynności wynikające z umów cywilnoprawnych były wykonywane poza czasem pracy wykazanym w dokumentacji kadrowej MOPR oraz, czy zakresy merytoryczne czynności wynikających z umów cywilnoprawnych nie dublowały się z zakresami czynności pracowników dotyczącymi umów ze stosunku pracy.

Dane zbiorcze wynikające z miesięcznych sprawozdań z dyżurów pełnionych w Punkcie Konsultacyjnym, sporządzanych przez zleceniobiorców na podstawie zapisów § 4 ust. 4 pkt 3 umów zleceń (umowy nr: 38/2016, 39/2016, 40/2016, 42/2016, 43/2016, 46/2016, 48/2016, 65/2016, 66/2016, 68/2016, 69/2016, 70/2016) były niezgodne z analogicznymi danymi zawartymi w sprawozdaniach miesięcznych sporządzanych przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego we wszystkich miesiącach 2016 r.

Na podstawie zapisów § 5 ust. 8 „Regulaminu Punktu Konsultacyjnego ds. Uzależnień i Przemocy w Rodzinie” wprowadzonego załącznikiem do Zarządzenia nr 3/14 z dnia 2 stycznia 2014 r., koordynator Punktu Konsultacyjnego sporządzał półroczne sprawozdania wewnętrzne, w których powielane były powyższe niezgodności, a które według wyjaśnień zastępcy dyrektora, były wynikiem analizy i korekty miesięcznych sprawozdań zleceniobiorców przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego. W opinii kontrolujących, dokonanie jakichkolwiek zmian w danych wykazanych przez zleceniobiorców powinno być potwierdzone podpisem i datą wystawcy dokumentu źródłowego, tj. zleceniobiorcy.

Według szczegółowego zakresu zadań oraz czynności wykonywanych na stanowisku należało m.in. organizowanie i monitorowanie wykonywania czynności osób dyżurujących w Punktach Konsultacyjnych oraz przedkładanie dyrektorowi uwag i wniosków oraz innych dokumentów dotyczących GPPiRPA.

Na podstawie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy pracowników MOPR stwierdzono, że w przypadku umów zawartych na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym, czynności wynikające z zawartych umów wykonane zostały poza obowiązującym zleceniobiorców czasem pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę, a ustalonym w obowiązującym w MOPR regulaminie pracy, czym wypełnione zostały zapisy §4 ust. 1 umów, według których czynności wynikające z zawartej umowy powinny być wykonywane poza obowiązującym zleceniobiorcę czasem pracy wykonywanej na podstawie odrębnej umowy. Powyższe dotyczyło zarówno pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy podstawowym jednozmianowym (wykonywanie czynności zleconych od godz. 16.00) jak i zatrudnionych w systemie zmianowym w równoważnym systemie czasu pracy (wykonywanie czynności zleconych poza godzinami pracy ustalonymi w harmonogramie czasu pracy).

Według 3. rocznych kart ewidencji czasu pracy pracowników MOPR za rok 2016, wszystkie szkolenia przeprowadzone zostały w dniach wolnych od pracy lub w dniach roboczych, po godzinach pracy obowiązujących zleceniobiorców na podstawie ww. regulaminu pracy (umowa nr 56/2016, 57/2016, 59/2016, 60/2016, 61/2016, 71/2016, 72/2016, 75/2016).

Na podstawie dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia wywiadów środowiskowych na potrzeby GKRPA w ramach GPPiRPA oraz dotyczącej prawa do świadczeń opieki zdrowotnej nie można było ustalić dni i godzin przeprowadzenia wywiadów. Według §4 ust. 1 umów zawartych ze zleceniobiorcami,czynności umowne powinny zostać wykonane poza obowiązującym zleceniobiorców czasem pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez zastępcę dyrektora, przełożeni pracowników, z którymi zawierane są umowy zlecenia, prowadzą na bieżąco kontrolę czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy w ramach umowy o pracę, w taki sposób, aby był on wykorzystywany wyłącznie na pracę zawodową, określoną w zakresach czynności pracowników.

W toku kontroli ustalono, że od 1 stycznia 2017 roku MOPR nie zawiera już umów cywilnoprawnych z pracownikami na realizację wywiadów środowiskowych w zakresie potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej w związku ze zmianą sposobu finansowania ww. zadania. Stwierdzono także, że GKRPA zaprzestała zlecania realizacji wywiadów środowiskowych dla pracowników MOPR w ramach GPPiRPA.

Kontrola wykazała, że zakresy czynności stanowiące przedmiot umów zleceń nie pokrywały się z merytorycznymi zakresami czynności, obowiązującymi pracowników przy wykonywaniu pracy na podstawie umowy o pracę, określonymi w indywidualnych zakresach czynności, przyjętych przez pracowników do wiadomości.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi MOPR:

1. Zaktualizowanie zapisów regulaminu organizacyjnego o zapisy dotyczące prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej.
2. Każdorazowe zamieszczanie na umowach podpisu głównego księgowego, potwierdzającego wykonanie wstępnej kontroli zgodności zobowiązania wynikającego z umowy z planem finansowym jednostki (podpis, data).
3. Usprawnienie i ujednolicenie procesu zbierania informacji w Punktach Konsultacyjnych celem sporządzania rzetelnej informacji wewnętrznej.