Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń - luty 2017 r. przeprowadził w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie (zw. dalej WGKiOŚ) w zakresie realizacji zadania polegającego na ograniczeniu problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu Szczecina w 2016 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.03.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie realizacji zadania polegającego na ograniczeniu problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu Szczecina w 2016 r. ustalono, że:

• w okresie 01-02.03.2016 r. oraz 16-18.04.2016 r. na terenie Gminy Miasto Szczecin nie obowiązywała żadna umowa na prowadzenie pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz ds. zwierząt chronionych,
• WGKiOŚ nie weryfikował wskazywanej przez Wykonawców w ofertach na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych w styczniu i w lutym 2016 r. (część II) stawki VAT.

II. Oceny cząstkowe

1. Zawieranie umów:

Kontrolą objęto 9 umów/zamówień zawartych/zleconych w ramach realizacji zadania polegającego na ograniczeniu problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu Szczecina w 2016 r., w tym:

1. Umowa nr CRU/16/0000158 z dnia 07.01.2016 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w styczniu i lutym 2016 r., wartość umowy: 5.455,65 zł (w tym: za miesiąc styczeń – 2.380,65 zł, za miesiąc luty – 3.075,00 zł). Ww. umowę zawarto w rezultacie udzielenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 w związku z art. 6a ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) (zw. dalej p.z.p.).
2. Umowa nr CRU/16/0000213 z dnia 07.01.2016 r., na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w styczniu i lutym 2016 r., wartość umowy 8.129,04 zł (w tym: za miesiąc styczeń – 3.629,04, za miesiąc luty – 4.500,00 zł). Ww. umowę zawarto w rezultacie udzielenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 p.z.p.
3. Zamówienie nr CRU/16/0000864 z dnia 02.03.2016 r., przedmiot zamówienia: realizacja interwencji (maksymalnie 15) dot. zwierząt chronionych lub łownych zgłaszanych Wykonawcy wyłącznie przez Straż Miejską z terenu prawobrzeżnej części Szczecina, w terminie od dnia podpisania zamówienia do dnia 15.04.2016 r., łączne maksymalne wynagrodzenie: 3.000,00 zł. Ww. zamówienie zostało podpisane na podstawie § 11 ust. 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 45/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 lutego 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem nr 45/16).
4. Zamówienie nr CRU/16/0000865 z dnia 02.03.2016 r., przedmiot zamówienia: realizacja interwencji (maksymalnie 15) dot. zwierząt chronionych lub łownych zgłaszanych Wykonawcy wyłącznie przez Straż Miejską z terenu lewobrzeżnej części Szczecina, w terminie od dnia podpisania zamówienia do dnia 15.04.2016 r., łączne maksymalne wynagrodzenie; 3.000,00 zł. Ww. zamówienie zostało podpisane na podstawie § 11 ust. 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 45/16.
5. Umowa nr CRU/16/0001381 z dnia 19.04.2016 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w roku 2016, w terminie do dnia 31.12.2016 r., wartość umowy 39.090,00 zł. W dniu 30.12.2016 r. do przedmiotowej umowy zawarto aneks nr 1, według którego realizację zamówienia przesunięto do dnia 15.02.2017 r., a wynagrodzenie Wykonawcy zwiększono do kwoty 45.605,00 zł. Ww. umowę zawarto w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w wyniku postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Ograniczanie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, Zadanie IV w roku 2016” – na podstawie art. 39 p.z.p.
6. Umowa nr CRU/16/0001383 z dnia 19.04.2016 r. na wykonywanie odłowów redukcyjnych dzików i odłowów innych zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w roku 2016, w terminie do dnia 31.12.2016 r., wartość umowy: 81.795,00 zł. Ww. umowę zawarto w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w wyniku postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Ograniczanie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, Zadanie IV w roku 2016” – na podstawie art. 39 p.z.p.
7. Umowa nr CRU/16/0001438 z dnia 19.04.2016 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w roku 2016, w terminie do dnia 31.12.2016 r., wartość umowy: 42.230,00 zł. W dniu 30.12.2016 r. do przedmiotowej umowy zawarto aneks nr 1, według którego realizację zamówienia przesunięto do dnia 15.02.2017 r., a wynagrodzenie Wykonawcy zwiększono do kwoty 49.268,00 zł. Ww. umowę zawarto w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w wyniku postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Ograniczanie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, Zadanie IV w roku 2016” – na podstawie art. 39 p.z.p.
8. Umowa nr CRU/16/0002997 z dnia 31.08.2016 r. na zbiórkę poza pasem drogowym padłych zwierząt w tym dzikich i ich transport do utylizacji na terenie Szczecina w 2016 r., w terminie do dnia 31.12.2016 r., wartość umowy: 10.885,50 zł. Ww. umowę zawarto w rezultacie udzielenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 p.z.p.
9. Umowa nr CRU/16/0003047 z dnia 01.09.2016 r. na wykonywanie odłowów redukcyjnych dzików na terenie miasta Szczecina, w terminie do dnia 31.12.2016 r., wartość umowy: 40.040,00 zł. Ww. umowę zawarto w rezultacie udzielenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 p.z.p. Przedmiotowa umowa stanowiła zamówienie uzupełniające do zamówienia podstawowego pn. „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016” w części III dot. odłowów redukcyjnych dzików i odłowów innych zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w roku 2016 (numer umowy podstawowej: CRU/16/0001383).

W dniu 07.01.2016 r. WGKiOŚ zawarł umowę nr CRU/16/0000158 na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w styczniu i lutym 2016 r., oraz umowę nr CRU/16/0000213 na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w styczniu i lutym 2016 r. Według § 5 ww. umów termin ich realizacji upływał z dniem 29.02.2016 r. Zamówienia na realizację ww. interwencji w miesiącu marcu 2016 r. WGKiOŚ podpisał dopiero w dniu 02.03.2016 r. (zamówienia nr CRU/16/0000864 oraz CRU/16/0000865), a w dniu 29.03.2016 r. wydłużył termin realizacji zamówień z pierwotnie ustalonego dnia 31.03.2016 r. na dzień  15.04.2016 r. Umowy na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w roku 2016 (odpowiednio nr CRU/16/0001381 oraz nr CRU/16/0001438) zawarto w dniu 19.04.2016 r. Z powyższego wynika, że w okresie 01-02.03.2016 r. oraz 16-18.04.2016 r. na terenie Gminy Miasto Szczecin nie było podmiotu realizującego usługi dot. prowadzenia pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz ds. zwierząt chronionych. W toku kontroli ustalono, że za ww. interwencje związane z dzikimi zwierzętami w okresie: 1-2.03.2016 r., 16-18.04.2016 r. odpowiedzialni byli: Kierownik zespołu WGKiOŚ (zwierzęta łowne) oraz Inspektor WGKiOŚ (zwierzęta chronione). Ww. pracownicy nie posiadali jednak wymaganych uprawnień ani odpowiedniego sprzętu do wykonywania interwencji (w tym przede wszystkim zezwoleń na transport zwierząt, zezwoleń na chwytanie i przemieszczanie zwierząt). Zadaniem pracowników było jedynie przyjmowanie zgłoszeń dotyczących zwierząt łownych lub chronionych drogą telefoniczną bądź e-mailową bezpośrednio od mieszkańców lub Straży Miejskiej – Dyżurnego Technicznego Miasta. W toku kontroli ustalono, że w dniach 01.03.2016 r. i 18.04.2016 r. Straż Miejska otrzymała 3 zgłoszenia dot. dzikich zwierząt.

Kontrola wykazała ponadto, że w przypadku zamówień nr CRU/16/0000864 z dnia 02.03.2016 r. oraz nr CRU/16/0000865 z dnia 02.03.2016 r., jako ich przedmiot wskazano realizację interwencji dot. zwierząt chronionych lub łownych zgłaszanych Wykonawcy wyłącznie przez Straż Miejską. Z powyższego zapisu wynikało, że Wykonawcy nie powinni wykonywać interwencji zgłaszanych przez inne podmioty np. Policję, Straż Pożarną itp. W opinii kontrolera takie ograniczenie podmiotów groziło nie podjęciem interwencji w sytuacji jej zgłoszenia przez podmiot inny niż Straż Miejska lub w przypadku jej podjęcia roszczeniem Wykonawcy o dodatkową zapłatę. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że w okresie od dnia 02.03.2016 r. do dnia 15.04.2016 r. zrealizowano łącznie 4 interwencje zgłoszone przez inne podmioty niż Straż Miejska tj. Policję, ochronę Cmentarza Centralnego, osobę prywatną, Centrum Powiadamiania Ratunkowego.

Ww. zamówienie nr CRU/16/0000864 z dnia 02.03.2016 r. zostało podpisane przez – Zastępcę Dyrektora WGKiOŚ natomiast zamówienie nr CRU/16/0000865 z dnia 02.03.2016 r. przez Zastępcę Dyrektora WGKiOŚ.

W toku kontroli ustalono również, że WGKiOŚ nie zweryfikował wskazanej przez Wykonawców w ofertach na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych w styczniu i w lutym 2016 (część II) stawki VAT. W dniu 30.12.2015 r. do WGKiOŚ wpłynęły oferty na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych w styczniu i w lutym 2016 (część II). Oferent nr 1 wskazał w swojej ofercie, że cena za realizację przedmiotu zamówienia wynosić będzie 8.000,00 zł w tym 8% VAT, oferent nr 2 określił z kolei, że przedmiot zamówienia zrealizuje za cenę 3.075,00 zł w tym 23% VAT. Według PKWiU działalność pogotowia dla zwierząt sklasyfikowano w podklasie 75.00.Z i objęto ją stawką VAT w wysokości 8%.

Notatka służbowa dot. udzielenia ww. zamówienia została podpisana przez Zastępcę Dyrektora WGKiOŚ.

W przypadku zamówienia publicznego pn.: „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016” stwierdzono, że procedura przeprowadzona została zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisami wykonawczymi do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Na realizację części IV ww. zamówienia do Zamawiającego wpłynęły 2 oferty. Pierwsza z ww. ofert została odrzucona z powodu rażąco niskiej ceny (na podstawie ówcześnie obowiązującego art. 89 ust. 4 p.z.p.), drugą natomiast odrzucono z powodu braku podpisu oferenta (na podstawie ówcześnie obowiązującego art. 89 ust. 1 pkt 1 i 8 p.z.p.).

Kontrola ustaliła ponadto, że umowa nr CRU/16/0003047 z dnia 01.09.2016 r. została zawarta w związku z wykonaniem założonego limitu odłowu dzików w liczbie 250 sztuk w ramach umowy nr CRU/16/0001383 i koniecznością prowadzenia dalszych odłowów (130 sztuk dzików). Było to zamówienie uzupełniające, które spełniało warunki określone w ówcześnie obowiązującym art. 67 p.z.p.

W toku kontroli ustalono, że umowy były przekazywane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy prawnego na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że umowy były przekazywane do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe było zgodne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446 ze zm.), według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

WGKiOŚ przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączał do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe wypełniało obowiązek wynikający z § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 41/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11.02.2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. 

W sytuacji, gdy wartość umowy nie przekraczała kwoty 30.000,00 euro, przed zawarciem umowy WGKiOŚ dokonywał analizy rynku oraz sporządzał notatkę służbową dokumentującą fakt jej przeprowadzenia. Powyższe wyczerpywało dyspozycję § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (Z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 165/14), od dnia 8 lutego 2016 r. § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Zarządzenia nr 45/16, a od dnia 28 lipca 2016 r. § 11 ust. 4 pkt 1 i 2  Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r.

2. Realizacja umów

2. 1. Pogotowie interwencyjne ds. zwierząt łownych (część I zamówienia publicznego pn.: ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016)

Usługi dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych w roku 2016 realizowane były na podstawie: umowy nr CRU/16/0000158, zamówienia nr CRU/16/0000864 oraz nr CRU/16/0000865, umowy nr CRU/16/0001381. 

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że wykonawcy całodobowo przyjmowali zgłoszenia i podejmowali interwencje w zakresie dotyczącym zdarzeń z udziałem zwierząt łownych, doraźnie wypłaszali i odstraszali zwierzęta, które bezpośrednio zagrażały terenom komunalnym lub przebywały w obrębie zabudowań, przemieszczali schwytaną zwierzynę ranną bądź osłabioną w miejsce bezpieczne dla zwierzęcia i niezagrażające ludziom, zapewniali doraźną pomoc weterynaryjną zwierzynie w trakcie podejmowanych działań w przypadku wystąpienia takiej konieczności. Pozyskana w wyniku interwencji z dnia 09.01.2016 r. tusza dzika została  zabezpieczona, wypatroszona a następnie przekazana do punktu skupu, a środki finansowe z tego tytułu przekazane na rachunek bankowy Gminy Miasto Szczecin. Wykonawcy przedkładali Zamawiającemu miesięczne  sprawozdania/notatki służbowe z wykonania zadania.

2. 2. Pogotowie interwencyjne ds. zwierząt chronionych (część II zamówienia publicznego pn.: ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016)

Usługi dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych w roku 2016 realizowane były na podstawie:umowy nr CRU/16/0000213, zamówienia nr CRU/16/0000864  oraz nr CRU/16/0000865 umowy nr CRU/16/0001438.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Kontrola wykazała, że wykonawcy ww. umów/ zamówień podejmowali interwencje w zakresie dotyczącym zdarzeń z udziałem chorych i rannych zwierząt chronionych przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, przemieszczali schwytaną zwierzynę ranną bądź osłabioną w miejsce bezpieczne dla zwierzęcia i niezagrażające ludziom, rehabilitacja zwierząt - w przypadku takiej konieczności - odbywała się w oparciu o ośrodek rehabilitacyjny zwierząt. Wykonawcy zapewniali doraźną pomoc weterynaryjną zwierzynie w trakcie podejmowanych działań w przypadku wystąpienia takiej konieczności. Wykonawcy przedkładali Zamawiającemu miesięczne  sprawozdania/notatki służbowe z wykonania zadania.

2. 3.  Odłowy redukcyjne dzików i innych zwierząt łownych (część III zamówienia publicznego pn.: ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016)

Usługi odłowów redukcyjnych dzików i innych zwierząt łownych w roku 2016 prowadzone były na podstawie umowy nr CRU/16/0001383 oraz umowy nr CRU/16/0003047. 

Niestwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca zgodnie z zapisami § 2 umowy nr CRU/16/0001383 oraz nr CRU/16/0003047: dokonywał bieżącej inwentaryzacji dzików, dokonywał odłowu redukcyjnego dzików oraz innych gatunków łownych w ilościach wynikających z zawartych umów, odłowione dziki były przewożone do ośrodka hodowli zwierzyny, a w przypadku innych zwierząt łownych transportowano je do miejsca ich naturalnego bytowania, każdorazowo fakt przekazania odłowionych dzików do ośrodka hodowli zwierzyny potwierdzano protokołem zdawczo – odbiorczym podpisanym przez Wykonawcę i przedstawiciela ośrodka, a w przypadku innych zwierząt łownych fakt ich uwolnienia potwierdzano protokołem podpisanym przez Wykonawcę i przedstawiciela zarządcy (administratora) terenu.

2. 4. Zbiórka poza pasem drogowym padłych zwierząt i ich transport do utylizacji (część IV zamówienia publicznego pn.: „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina. Zadanie I, Zadanie II, Zadanie III, zadanie IV w roku 2016”)

Usługa zbiórki poza pasem drogowym padłych zwierząt i ich transportu do utylizacji w roku 2016 prowadzona była w okresie od 01.01.2016 r. do 31.08.2016 r. przez firmę, natomiast od dnia 01.09.2016 r. na podstawie zawartej w dniu 31.08.2016 r. umowy nr CRU/16/0002997.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca umowy nr CRU/16/0002997 zrealizował wynikający z § 2 ust. 1 umowy przedmiot zamówienia, który obejmował zbiórkę poza pasem drogowym padłych zwierząt w tym dzikich i ich transport do utylizacji na terenie miasta Szczecina w roku 2016.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. W celu zagwarantowania ciągłości obowiązywania umów dot. pogotowia interwencyjnego ds. dzikich zwierząt procedurę udzielenia zamówienia planować z odpowiednim wyprzedzeniem.
2. Dokonywać weryfikacji wskazywanej przez Wykonawców w ofertach stawki VAT.