Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie sierpień - wrzesień 2017 r. przeprowadził w Wydziale Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WIM) kontrolę  w zakresie budowy krytej pływalni przy Szkole Podstawowej nr 10 w Szczecinie.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.10.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie budowy krytej pływalni przy Szkole Podstawowej nr 10 w Szczecinie ustalono, że Gmina Miasto Szczecin pomimo odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, nie miała możliwości wyegzekwowania sumy gwarancyjnej w wysokości 709.341,00 zł na poczet roszczenia z tytułu kary umownej. Powyższe było skutkiem braku – ze strony pracowników WIM - rzetelnej analizy przedłożonej przez Wykonawcę gwarancji należytego wykonania umowy.

II. Oceny cząstkowe

1. Realizacja umów

1. 1.  Realizacja umowy o roboty budowlane

W dniu 20.04.2015 r. Zamawiający zawarł z Wykonawcą umowę nr CRU/15/0001513 (zw. dalej umową nr CRU/15/0001513), przedmiotem której było wykonanie robót pn.: „Rozbudowa budynku Szkoły Podstawowej nr 10 przy ul. Kazimierza Królewicza 63 w Szczecinie o budynek basenu wraz z zapleczem oraz rozbiórką istniejącego basenu". Wykonawca zobowiązany był do wykonania całości robót w terminie 440 dni kalendarzowych liczonych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy dla realizacji prac (tj. do dnia 07.07.2016 r.). Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe brutto w wysokości 7.093,410,00 zł – zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy. Kontrolą objęto okres od dnia 19.01.2015 r. (tj. dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) do dnia 04.07.2016 r. (tj. do dnia sporządzenia przez Inżyniera kontraktu protokołu z inwentaryzacji i rozliczenia budowy).

Kontrola wykazała, że Zamawiający zawarł umowę nr CRU/15/001513 pomimo przedstawienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy niezgodnego z warunkami określonymi w SIWZ. Według zapisów pkt 2 ust. 1 rozdziału XIII SIWZ Wykonawca zobowiązany był wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy najpóźniej do dnia podpisania umowy, w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie (tj. na kwotę 709.341,00 zł). Wykonawca przedstawił ubezpieczeniową gwarancję należytego wykonania i właściwego usunięcia wad, w której wskazano m. in., że termin ważności gwarancji w zakresie odpowiedzialności Gwaranta z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania robót określonych w umowie obowiązywał jedynie od dnia 20.04.2015 r. do dnia 23.07.2015 r. (tj. 94 dni). Zgodnie z § 13 ust. 5 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ – Wykonawca zobowiązany był wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, którego termin obowiązywania nie mógł być krótszy niż termin wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane. Termin wykonania zamówienia według § 8 ust. 1 umowy ustalony został na 440 dni kalendarzowych liczonych od dnia przekazania terenu budowy tj. od dnia 24.04.2015 r. do dnia 07.07.2016 r.

 Z powodu pozostawania przez Wykonawcę w zwłoce z realizacją poszczególnych prac w sposób zagrażający terminowemu wykonaniu przedmiotu umowy, Zamawiający z dniem 31.03.2016 r. odstąpił od umowy nr CRU/15/0001513. Zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 3 umowy Wykonawca zobowiązany był zapłacić Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia umownego brutto (tj. 1.418.682,00 zł).

Od dnia 24.07.2015 r. Gmina nie posiadała zabezpieczenia należytego wykonania ww. umowy o roboty budowlane. W związku z powyższym pomimo odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, nie było możliwości wyegzekwowania sumy gwarancyjnej w wysokości 709.341,00 zł na poczet roszczenia z tytułu kary umownej. 

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy umożliwia zamawiającemu zaspokojenie jego roszczeń wynikłych z niewłaściwego wywiązania się wykonawcy ze zobowiązania określonego treścią umowy w sprawie zamówienia publicznego (w przedmiotowym przypadku roszczenie dot. naliczonej kary umownej), poprzez ich pokrycie z kwoty zabezpieczenia bez konieczności występowania na drogę sądową. Kontrola wykazała, że osobą bezpośrednio odpowiedzialną za kontrolę terminu ważności złożonej przez Wykonawcę gwarancji oraz za wyegzekwowanie od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z warunkami umownymi był Główny Specjalista WIM (ówcześnie zatrudniony na stanowisku Inspektora ds. umów). Natomiast za sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wnoszeniem przez wykonawców gwarancji z tytułu należytego wykonania w okresie zawarcia umowy nr CRU/15/0001513 był ówczesny Kierownik referatu ds. planowania i rozliczania inwestycji.

Według wyjaśnień Dyrektor WIM z dnia 30.08.2017 r. Gmina Miasto Szczecin jest w trakcie przygotowywania dokumentów do złożenia powództwa o zapłatę kary umownej.

Wykonawca od lipca 2015 r. opóźniał się z wykonaniem przedmiotu zamówienia w stosunku do złożonego harmonogramu, Zamawiający kilkukrotnie wzywał go do przyspieszenia tempa robót. Wykonawca - w okresie prowadzenia robót budowlanych - deklarował przyspieszenie prowadzonych prac budowlanych oraz zwiększenie zatrudnienia na budowie. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało jednak, że stan liczebny personelu robotniczego Wykonawcy nie zapewniał tempa prac, które pozwoliłyby na ukończenie budowy w terminie.

Do końca marca 2016 r. (tj. do dnia odstąpienia umowy) wartość wykonanych przez Wykonawcę robót budowlanych wynosiła 1.872.994,69 zł co świadczyło o stopniu realizacji robót na poziomie 26,40%. Do chwili odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z Wykonawcą zafakturowano natomiast roboty budowlane o łącznej wartości 1.822.660,29 zł brutto (różnica pomiędzy wartością robót wykonanych, a wartością robót zafakturowanych wynikała z faktu nieprzedstawienia przez Wykonawcę faktur za część robót wykonanych w miesiącu wrześniu 2015 r., lutym 2016 r. oraz w marcu 2016 r.).

Ustalono ponadto, że na poczet kary umownej Zamawiający potrącił z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy 203.035,88 zł. W wyniku dokonanego potrącenia Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kwoty 1.215.646,12 zł z tytułu naliczonej kary umownej za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

1. 2. Realizacja umowy o pełnienie funkcji inżyniera kontraktu

W dniu 30.04.2015 r. Zamawiający zawarł z Inżynierem Kontraktu umowę nr CRU/15/0001621 (zw. dalej umową nr CRU/15/0001621), przedmiotem której było pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu przy realizacji projektu pn. „Rozbudowa budynku Szkoły Podstawowej nr 10 przy ul. Kazimierza Królewicza 63 w Szczecinie o budynek basenu wraz z zapleczem oraz rozbiórka istniejącego basenu”.  Wartość umowy została ustalona na kwotę 153.012,00 zł brutto. Jako przewidywany termin realizacji umowy wskazano lipiec 2016 r., ustalono jednak że obowiązki Inżyniera Kontraktu rozciągają się także na okres gwarancji i rękojmi na roboty budowlane zrealizowane przez Wykonawcę robót budowlanych pod nadzorem wynikającym z  przedmiotowej umowy.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli ustalono, że Inżynier Kontraktu realizował obowiązki wynikające z umowy nr CRU/15/0001621, w tym przede wszystkim: sprawował nadzór inwestorski zgodnie z wymogami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz.U. z 2017 r. poz. 1332 ze zm.) i warunkami pozwolenia na budowę, kontrolował w sposób ciągły jakość wykonywanych robót oraz wbudowywanych materiałów, archiwizował wszelkie atesty, deklaracje, certyfikaty jakości itp., informował Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach występujących podczas realizacji robót, które mogły mieć wpływ na wydłużenie czasu wykonania lub zwiększenia kosztów, monitorował postęp robót poprzez sprawdzanie rzeczywistego zaawansowania i zgodności realizacji z obowiązującym harmonogramem robót, dokonywał obmiaru wykonanych robót, dokonywał odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu, wydawał polecenia przyspieszenia tempa robót, prowadził dokumentację fotograficzną budowy.

2. Zamówienia publiczne

Kontrolą objęto 2 postępowania o udzielenia zamówienia publicznego tj.:

1.  „Rozbudowa budynku szkoły Podstawowej nr 10 przy ul. Kazimierza Królewicza 63 w Szczecinie o budynek basenu wraz z zapleczem oraz rozbiórka istniejącego basenu” o wartości szacunkowej 10.704.174,20 zł co stanowiło równowartość 2.533.592,32 euro - postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego,
2.  „Pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu przy realizacji projektu pn. Rozbudowa budynku szkoły Podstawowej nr 10 przy ul. Kazimierza Królewicza 63 w Szczecinie o budynek basenu wraz z zapleczem oraz rozbiórka istniejącego basenu” -o wartości szacunkowej 126.464,00 zł co stanowiło równowartość 29.933,02 euro - postępowanie przeprowadzone na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164  ze zm.)(zw. dalej p.z.p.) oraz na podstawie § 11 ust. 4 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania
   w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej Zarządzeniem nr 165/14 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2014 r.).

Niestwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W przypadku zamówienia publicznego dot. wykonania robót budowlanych stwierdzono, że procedura przeprowadzona została zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisami wykonawczymi do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Zamawiający przed zawarciem umowy na sprawowanie nadzoru inwestorskiego przeprowadził analizę rynku polegającą na przesłaniu zapytania ofertowego do czterech potencjalnych wykonawców. Zamawiający na dowód przeprowadzenia ww. analizy rynku sporządził notatkę służbową, do której załączono ww. zapytania ofertowe oraz oferty złożone przez potencjalnych wykonawców.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzeniaw sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. nie zawierać umów w sprawie zamówienia publicznego w sytuacji braku dokumentów wymaganych w SIWZ,
2. wzmożenie nadzoru nad weryfikacją przedstawianych przez wykonawców dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy,
3. wyegzekwować od Wykonawcy pozostałą kwotę należną Zamawiającemu z tytułu kary umownej,
4. dokonać prawnej analizy możliwości pociągnięcia Wykonawcy do odpowiedzialności z tytułu naruszenia przepisów ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny w zakresie przemilczenia przez niego istotnych okoliczności mających znaczenie dla zawarcia umowy.