Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23.11.2017 r. do 19.01.2018 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 42 w Szczecinie przy ul. Hożej 25 (zw. dalej SP 42), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 26 stycznia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 42 w Szczecinie (zw. dalej SP 42) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2016 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej zbiorów bibliotecznych,
• nieujęciu w księgach rachunkowych zdarzeń dotyczących nadpłaty za rozliczenie opłat za wodę i ścieki,
• naliczeniu i wypłacie dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego w zaniżonej wysokości,
• nienaliczaniu odsetek od nieterminowych wpłat,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/aneksów pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach skutkujących postaniem zobowiązań pieniężnych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów, 
• nieprzestrzeganiu wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji, udzielania zamówień publicznych oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki środków trwałych zakupionych lub przyjętych z inwestycji w 2016 r. i pozostałych środków trwałych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
  • wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

 Kontroli poddano wszystkie umowy najmu, dzierżawy i użyczenia obowiązujące w 2016 r. i skutkujące osiągnięciem dochodu (12 umów, 3 aneksy, umowa najmu mieszkania służbowego z aneksem).

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 3 kontrahentami (z 9) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez SP 42 w 2016 r. na kwotę ogółem 19.486,34 zł, tj. 10,17 % ogółem dochodów wydzielonego rachunku dochodów jednostki na łączną kwotę 191.533,63 zł. 

Za zawieranie umów w SP 42 odpowiedzialny był kierownik gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był główny księgowy.

Kontroli poddano także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 585 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

Na podstawie porozumienia z dnia 12.05.2014 r., zawartego z Najemcą mieszkania, dokonano w latach 2014-2016 rozliczenia nadpłaty, powstałej w związku z błędnie naliczaną w okresie 01.03.2002 r. - 01.02.2012 r. należnością za wodę i ścieki. W toku kontroli ustalono, że nie dokonano ewidencji w księgach rachunkowych za 2016 rok ww. nadpłaty za wodę
i ścieki w kwocie 509,08 zł. W związku z tym nie została również wystawiona Najemcy faktura dotycząca czynszu za mieszkanie (404,33 zł) i zużyte media za styczeń 2016 r. (104,75 zł). Rozliczenie nadpłaty i ww. należności dokonane zostało przez głównego księgowego poza ewidencją, w postaci informacji o rozliczeniu wody i ścieków z dnia 03.02.2016 r. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W 8. przypadkach (na 12. objętych kontrolą) główny księgowy nie naliczył odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania należności (dotyczy mieszkania służbowego i zużytych przez Najemcę mediów). Było to niezgodne z zapisami § 8 ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się
w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Naruszało to ponadto postanowienia art. 42 ust. 5  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Stwierdzono ponadto, że w 15. przypadkach na 46 skontrolowanych na fakturach dochodowych wskazano inny termin zapłaty niż określony w umowie.

W wyniku kontroli ustalono, że w cenniku wynajmu pomieszczeń, stanowiącym załącznik do obowiązującej w SP 42 „Procedury wynajmu pomieszczeń dydaktycznych, obiektów sportowych i terenów zielonych” nie uwzględniono stawki za wynajem małej sali gimnastycznej. W związku z powyższym ww. stawka wynajmu została ustalona w 2. skontrolowanych umowach w innej wysokości tj. w umowie z dnia 20.09.2016 r. w kwocie 30 zł/h, a w aneksie nr 2 z dnia 16.11.2015 r. do umowy z dnia 21.09.2015 r. w kwocie 15 zł/h.

 Stwierdzono również, że w 4. przypadkach na 17 poddanych kontroli, umowy dochodowe i aneksy do umów nie zostały zaopiniowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

W przypadku pozostałych 13 umów/aneksów stwierdzono, że stawki w nich uwzględnione były zgodne z obowiązującym cennikiem.

Kontrola 52. dowodów księgowych (faktury, korekty faktur i noty odsetkowe) wykazała, że zostały one sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Czynsz i pozostałe składniki czynszu (media) za mieszkanie zostały naliczone prawidłowo. Nie objęto kontrolą prawidłowości ustalenia punktacji dotyczącej wartości użytkowej lokalu.

1.2. Należności

 W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2016 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 1.266,16 zł, w tym należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 1.121,99 zł i pozostałe należności w kwocie 144,17 zł.

Należności ogółem SP 42 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 38.725,08 zł oraz kwoty 3.105,80 zł stanowiącej odpis aktualizujący należności (w tym należność główna 1.121,99 zł i odsetki 1.983,81 zł), wyniosły na dzień 31.12.2016 r. – 38.869,25 zł.

Główny księgowy naliczył w 2016 r. odsetki z tytułu nieuregulowanych w terminie należności za wynajem pomieszczenia na sklepik szkolny w łącznej kwocie 78,75 zł. Powyższa kwota odsetek dotyczyła całego 2016 roku i została ujęta w ewidencji z datą 31.12.2016 r., mimo że zgodnie z zapisami § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Ustalono ponadto, że główny księgowy nie sporządził noty odsetkowej dotyczącej ww. kwoty odsetek, mimo że zgodnie z zapisami art. 20 ust. 2 pkt 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym dowody zewnętrzne własne tj. noty odsetkowe.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

  Zaplanowane wydatki SP 42 w wysokości 3.417.669,61 zł zrealizowane zostały w 98,49 %, tj. w kwocie 3.365.925,11 zł (środki budżetowe na kwotę 3.174.365,86 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 191.559,25 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 27 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 213.452,29 zł, co stanowiło 6,34 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 195.308,40 zł i z środków wrd w kwocie 18.143,89 zł),
• 22 wyciągi bankowe, 3 dowody „OT” i 1 polecenie księgowania,
• 5 umów dotyczących wydatków, 5 zamówień/zleceń, 18 protokołów odbioru/przekazania przedmiotu umowy, 2 protokoły przekazania terenu i placu budowy,
• 8 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami lub uzasadniających odstąpienie od tej analizy.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w 3. przypadkach zamówień, których wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 11 skontrolowanych) nie dokonano analizy rynku (dotyczy zakupu zestawu komputerowego, skanera i drukarki, sprzętu sportowego oraz tablicy interaktywnej). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego przy udzielaniu takich zamówień zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia. 

Ustalono dodatkowo, że w 1. przypadku (na 11) dokonano analizy rynku w trybie rozeznania cenowego (dotyczy zakupu ławek). Naruszało to postanowienia ust. 5 regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości 30.000 euro, wprowadzonego zarządzeniem nr 6/2015 dyrektora z dnia 25.02.2015 r. (zw. dalej regulaminem udzielania zamówień), według których dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej kwoty 1.500 euro netto do kwoty nieprzekraczającej równowartości 30.000 euro stosuje się tryb udzielania zamówień  - zapytanie ofertowe.

Kontrola wykazała ponadto, że w 3. przypadkach (dotyczy zakupu obieraczki do ziemniaków, patelni elektrycznej i ławek) dokumentacja dotycząca analiz rynku w trybie rozeznania cenowego nie zawierała wniosków kierownika gospodarczego, zaakceptowanych przez dyrektora lub osobę upoważnioną, ani notatek służbowych z przeprowadzonego rozpoznania cenowego o wartości nieprzekraczającej równowartości 1.500 euro netto sporządzonych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu udzielania zamówień, a w 4. przypadkach (dotyczy wykonania zasilenia pieca, opracowania projektu wymiany instalacji elektrycznej, wykonania pomiarów elektrycznych i remontu podłogi) dokumentacja dotycząca analiz rynku w trybie zapytania ofertowego nie zawierała wniosków kierownika gospodarczego, zaakceptowanych przez dyrektora lub osobę upoważnioną, ani protokołów z przeprowadzonego zapytania ofertowego. Było to niezgodne z zapisami regulaminu udzielania zamówień, według których podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonania robót budowlanych w powyższych trybach stanowi wniosek ds. administracyjno
-gospodarczych, zaakceptowany przez dyrektora lub osobę upoważnioną (ust. 6-7 i 11-12), z rozeznania cenowego kierownik ds. administracyjno-gospodarczych sporządza notatkę służbową (wzór stanowi załącznik nr 2 do regulaminu) – ust. 8, a z zapytania ofertowego kierownik ds. administracyjno-gospodarczych sporządza protokół – ust. 18.

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie postępowań o zamówienia publiczne, analiz rynku oraz sporządzanie stosownej w tym zakresie dokumentacji był kierownik gospodarczy.

W wyniku kontroli ustalono, że w 2. przypadkach na 27. skontrolowanych faktura nie została ujęta w dzienniku korespondencji, co było niezgodne z zapisami części VIII pkt 2 obowiązującej w SP 42 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 22/2014 dyrektora z dnia 05.08.2014 r., według których wszystkie faktury płatne przelewem rejestruje się w księdze korespondencji w sekretariacie szkoły. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji był główny specjalista ds. sekretariatu i kadr.

Dodatkowo w 7. przypadkach na 12 objętych kontrolą nie sporządzono zamówienia/zlecenia, mimo że obowiązek ten wynikał z zapisów części III pkt 1-2 ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

Stwierdzono ponadto, że wszystkie skontrolowane umowy skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie zamówień/zleceń oraz zawieranie umów w SP 42 był kierownik gospodarczy.

W toku kontroli realizacji postanowień zarządzeń dotyczących udzielania zamówień stwierdzono, że w 8. przypadkach (na 11 objętych kontrolą) przeprowadzona została analiza rynku i sporządzone zostały stosowne notatki służbowe. Wszystkie notatki służbowe poddane kontroli zawierały informacje dotyczące wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej
w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego w 2016 r. kursu euro.

Wszystkie skontrolowane faktury (27) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, przed terminami wskazanymi w fakturach.

Wszystkie objęte kontrolą środki trwałe zakupione lub przyjęte z inwestycji i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2. Zobowiązania

 Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2016 r., w łącznej kwocie 191.244,87 zł,uregulowane w 2017 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwotywchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 158.799,37 zł,
• jednorazowego dodatku uzupełniającego na kwotę 15,74 zł,
• składek ZUS na kwotę 30.421,10 zł,
• zużycia mediów na kwotę 2.008,66 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2016 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

 Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 61. pracowników zatrudnionych w 2016 r., tj. 8,2 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 162.382,41 zł, tj. 7,95 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 2.042.362,28 zł, zaewidencjonowanych w 2016 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 6.165,49 zł, tj. 4,21 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 146.569,48 zł.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

 W przypadku 1. z 5. pracowników wynagrodzenie z tytułu dodatku specjalnego za styczeń 2016 r. ustalone zostało w nieprawidłowej wysokości, tj. naliczono 341,76 zł, a powinno być 359,75 zł. W związku z powyższym nie naliczono należnego wynagrodzenia w kwocie
17,99 zł. Przyczyną powyższego było ustalenie podstawy naliczenia dodatku poprzez podzielenie stawki wynagrodzenia zasadniczego przez 30, zamiast przez 19 (wymiar czasu pracy w danym miesiącu). Naruszało to przepis § 10 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, według którego stawkę godzinową wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką miesięczną ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

W 1. przypadku naliczono pracownikowi w okresie maj-lipiec 2016 r. dodatek za wieloletnią pracę w wysokości niższej niż to wynikało z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (15% zamiast 16%). Skutkiem powyższego było nienaliczenie należnego wynagrodzenia
w łącznej kwocie 34,50 zł. Przyczyną nieprawidłowo naliczonego dodatku w okresie maj-czerwiec 2016 r. było błędne ustalenie przez głównego specjalistę ds. sekretariatu i kadr stażu pracy pracownika. 

Osobami odpowiedzialnymi za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie byli: główny księgowy od 01.01.2016 r. do 26.04.2016 r. i specjalista ds. płac w okresie od 27.04.2016 r.

W aktach osobowych 2. z 5. pracowników nie zamieszczono potwierdzeń zapoznania się z obowiązującym regulaminem wynagradzania, mimo że taki obowiązek wynikał z zapisów rozdziału VI ust. 3 regulaminu wynagradzania pracowników, wprowadzonego zarządzeniem nr 51/2011 dyrektora z 12.12.2011 r.

Dodatkowo w aktach osobowych wszystkich 5. objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzeń zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Ustalono jednak, że pracownicy zostali zapoznani z treścią ww. regulaminów.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych był główny specjalista ds. sekretariatu i kadr.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, a wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

We wszystkich skontrolowanych przypadkach zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Wg deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2016 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 194.074 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2016 r. oraz korekt, sporządzonych w tym okresie, składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 804.525,72 zł.

 Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2016 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2016 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2016 r. SP 42 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 506 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin. Powyższa możliwość wynikała z zapisów §1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, wg którego płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.

 5. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r.: 2 sprawozdania na kwotę ogółem 506,00 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r.: 28 sprawozdań na kwotę ogółem 3.174.365,86 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 191.559,25 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2016 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 1.266,16 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 500,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 3.174.469,61 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. o 698.453,61 zł (dokonano 21 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 243.200 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. (dokonano łącznie 5 przesunięć w planie).

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

 6. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: harmonogram czynności inwentaryzacyjnych, protokół inwentaryzacji kasy, 2 polecenia przeprowadzenia spisu z natury, 2 sprawozdania zespołu spisowego, 2 protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie spisu z natury, 14 protokołów z weryfikacji sald kont, 2 protokoły z uzgodnienia sald kont, 9 potwierdzeń sald.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej zbiorów bibliotecznych – różnica 34,56 zł. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Ewidencji analitycznej zbiorów dokonywała pracownik biblioteki, a osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji syntetycznej był główny księgowy.

Sporządzone ponadto w toku czynności inwentaryzacyjnych sprawozdania z przebiegu spisu z natury, protokoły z inwentaryzacji drogą spisu z natury i protokoły weryfikacji sald kont nie zostały sporządzone na wzorach dokumentów, określonych w obowiązującej w SP 42 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 20/2014 dyrektora z dnia 05.08.2014 r.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2014. W celu wypełnienia zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie terminów i częstotliwości inwentaryzacji, kolejny taki spis powinien zostać przeprowadzony w 2018 r.

Dyrektor wydał zarządzenie nr 17 z dnia 21.11.2016 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wg stanu na 31.12.2016 r. W ramach czynności inwentaryzacyjnych wykonana została inwentaryzacja kont księgowych na dzień 31.12.2016 r.

Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

 W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur, wyciągów bankowych, dowodów „OT” i „PK” wykazała:

- w 7 przypadkach brak wskazania daty dokonania operacji gospodarczej,

- w 9 przypadkach brak wskazania daty wystawienia dowodu i daty dokonania operacji gospodarczej,

- w 5 przypadkach brak wskazania numeru dowodu księgowego.

Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych SP 42 był główny księgowy.

  W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

 W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 13/2012 z 16.03.2012 r., zmiany: zarządzenie nr 15/2016 z 29.09.2016 r. i zarządzenie nr 18/2016 z 14.12.2016 r.
2. Zakładowy Plan Kont – zarządzenie nr 21/2014 z 05.08.2014 r., zmiany: zarządzenie nr 15/2016 z 29.09.2016 r. i zarządzenie nr 18/2016 z 14.12.2016 r.
3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych – zarządzenie nr 22/2014 z 05.08.2014 r.
4. Wartości progowe inwentarza z 01.01.2010 r.
5. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego z 26.02.2010 r.
6. Wzory podpisów osób uprawnionych do składania podpisów na pieczątce dekretacyjnej.
7. Instrukcja kasowa – zarządzenie r 23/2014 z 05.08.2014 r.
8. Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 20/2014 z 05.08.2014 r.
9. Sprawozdania finansowe – sprawozdawczość budżetowa – zarządzenie nr 24/2014 z 05.08.2014 r.
10. Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – zarządzenie nr 27/2012 z 14.06.2012 r.
11. Kontrola wewnętrzna w zakresie finansów (bez daty).
12. Regulamin pracy komisji przetargowej – zarządzenie nr 27/2014 z 05.08.2014 r.
13. Regulamin udzielania zamówień publicznych powyżej 30.000 euro – zarządzenie nr 26/2014 z 05.08.2014 r.
14. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości 30.000 euro – zarządzenie nr 6/2015 z 25.02.2015 r.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

 W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja SP 42 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych ani opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie ustalono ponadto zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont pozabilansowych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a-c uor.

Zakładowy plan kont nie stanowił części obowiązujących w SP 42 zasad (polityki) rachunkowości, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor. W Zakładowym planie kont wskazano, że księgi rachunkowe jednostki prowadzone są zapisem odręcznym, mimo że prowadzone były przy użyciu komputera, a dodatkowo nieprawidłowo określono sposób prowadzenia analityki do kont 130 i 132. 

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych nie opisano przyjętego sposobu dekretacji dowodów księgowych oraz stosowanego w praktyce sposobu ujmowania w księgach rachunkowych dowodów księgowych dotyczących danego roku, które wpłynęły do jednostki w roku następnym. W instrukcji inwentaryzacyjnej nie uwzględniono natomiast obowiązku składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń przed i po inwentaryzacji.

Ustalono ponadto, że wartości progowe inwentarza, od których dokonuje się ewidencji wartościowej pozostałych środków trwałych zostały ustalone w 3 procedurach na różnym poziomie: w polityce rachunkowości w kwocie 1500 zł, w wartościach progowych inwentarza w kwocie 1000 zł, a w zakładowym planie kont w wysokości poniżej 3500 zł. W praktyce ewidencji ilościowo-wartościowej pozostałych środków trwałych dokonywano z uwzględnieniem progu w wysokości 1000 zł. 

Stwierdzono również, że zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego zostały opisane w dwóch procedurach: „zasadach wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego” i polityce rachunkowości, mimo że w praktyce stosowane były zapisy ujęte w polityce rachunkowości.

Według zapisów regulaminu organizacyjnego, wprowadzonego zarządzeniem nr 1/2012 dyrektora z 03.01.2012 r. (zw. dalej regulaminem organizacyjnym) za opracowywanie projektów procedur wewnętrznych i przepisów w zakresie obsługi finansowo-księgowej odpowiadał główny księgowy.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w SP 42 nie prowadzono rejestru zarządzeń dyrektora. Powyższe nie sprzyjało przejrzystości działań podejmowanych przez dyrektora oraz utrudniało ustalenie kompletności zarządzeń przedstawionych do celów kontrolnych. Było to niezgodne z zapisami ust. 7 i 15 obowiązującego w SP 42 regulaminu organizacyjnego, według których zbiór i ewidencję m.in. zarządzeń dyrektora prowadzi główny specjalista ds. sekretariatu i kadr.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 42 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 08.12.2017 r., w 2016 r. przeprowadzonych zostało w jednostce 5 kontroli przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Szczecinie.

 Ustalono, że za 2016 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych, a ponadto o wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce poinformowano niezwłocznie WKiAW.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP 42:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem numeru dowodu księgowego, daty jego wystawienia oraz daty dokonania operacji gospodarczej.
2. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej zbiorów bibliotecznych.
3. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie ustalonych wzorów dokumentacji.
4. Wypłatę pracownikowi wyrównania dodatku specjalnego i dodatku za wieloletnią pracę.
5. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy i regulaminem wynagradzania.
6. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
7. Każdorazowe naliczanie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości oraz sporządzanie not odsetkowych.
8. Uwzględnienie w cenniku wynajmu pomieszczeń stawki za wynajem małej sali gimnastycznej.
9. Każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
10. Ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
11. Wskazywanie na fakturach dochodowych terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
12. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych dotyczących sporządzania zamówień/zleceń i ujmowania faktur w dzienniku korespondencji.
13. Każdorazowe dokonywanie analizy rynku w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto.
14. Przestrzeganie zapisów obowiązującego regulaminu udzielania zamówień publicznych w zakresie stosowanych trybów udzielania zamówienia oraz sporządzanej dokumentacji.
15. Prowadzenie rejestru zarządzeń dyrektora SP 42.