Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 13.02.2017 r. do dnia 29.03.2017 r. przeprowadził kontrolę w Pałacu Młodzieży – Pomorskim Centrum Edukacji (zw. dalej PM) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4.05.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń i spraw kadrowych ustalono m.in., że:

• księgi rachunkowe były prowadzone w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwaną dalej uor,
• sprawozdania budżetowe i WRD były niezgodne z ewidencją księgową,
• błędnie prowadzona była ewidencja konta 201 w podziale na budżet i WRD, i błędnie została wykazana wartość należności wymagalnych w sprawozdaniu Rb-27S,
• dokonano płatności zaliczkowych za media na koniec roku budżetowego,
• w sprawozdaniu Rb-27Si Rb-N nie zostały wykazane płatności zaliczkowe,
• nie był prowadzony bieżący monitoring należności,
• nie uregulowano kwoty 1.164,27 zł tytułem składek ZUS,
• nie została sporządzona deklaracja DN-1 za 2016 r.,
• na dowodach księgowych brakowało kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora,
• w 4. przypadkach nie zostały sporządzone notatki służbowe z analizy rynku, których obowiązek sporządzenia wynikał z Zarządzeń Prezydenta Miasta Nr 45/16 z dnia 8.02.2016 r. i Nr 303/16 z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• nie było wewnętrznych regulacji dot. zasad użytkowania samochodu służbowego,
• nieprawidłowo zostały rozliczone delegacje zagraniczne,
• nieprawidłowo było naliczane wynagrodzenie za czas choroby,
• błędnie została naliczona odprawa emerytalna nauczyciela oraz średnie urlopowe nauczycieli za miesiąc sierpień 2016 r.,
• księgi inwentarzowe nie były prowadzone bieżąco,
• nie było dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie ksiąg inwentarzowych oraz tabel środków trwałych prowadzonych w programie Excel z zapisami na kontach księgowych 011, 013, 014 i 020,
• plan kont był niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości,
• nie zostały zrealizowane zalecenia po kontroli P/39/12,
• stosowane procedury nie były na bieżąco aktualizowane.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2016 r.,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentowania wpływów z organizacji imprez,
• prowadzenia akt osobowych pracowników PM,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w PM, zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 546 zł wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dochody zgromadzone na WRD w kwocie ogółem 119.289,86 zł stanowiły w 84% wpływy z usług (§ 0830 – organizacja imprez), w 13% wpływy z najmu i dzierżawy (§ 0750) oraz w 3% wpływy z różnych dochodów i otrzymanych odsetek (§ 0970 i § 0920). 

Dochody z najmu w 2016 r. wyniosły 15.460,24 zł.

Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w 2016 r. (3 umowy najmu) oraz faktury wystawione przez PM w II półroczu 2016 r. (27 faktur) na kwotę ogółem 8.317,67 zł, tj. 54 % dochodów WRD w § 0750 za 2016 r. Umowy zostały skontrolowane pod kątem realizacji zapisów umownych oraz akceptacji przez radcę prawnego UM.

W 2016 r. wpływy z usług wyniosły 96.524 zł brutto. Kontroli poddano dokumentację księgową i wpływy z organizacji dwóch imprez:

- Feriada 2016 – wpłaty w kasie PM oraz przelewy na konto WRD na łączną kwotę 19.019 zł,

- Akcja Lato 2016 – wpłaty w kasie PM oraz przelewy na konto WRD na łączną kwotę 47.880 zł.

Dochody budżetowe w wys. 546 zł, wykazane w § 097 sprawozdania Rb-27S, były zawyżone o 4 zł względem faktycznej kwoty wynagrodzenia płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego, które wyniosło 542 zł. Główny księgowy omyłkowo odprowadził na konto Gminy Miasto Szczecin kwotę 56 zł tytułem dochodów za miesiąc grudzień 2016 r. (WB 207), podczas gdy dochód wyniósł 52 zł.

W PM, w II półroczu 2016 r., bezumownie wynajęto sale 11. podmiotom i wystawiono z tego tytułu 15 faktur. PM, reprezentujący interes Gminy Miasto Szczecin i dysponujący mieniem gminnym, poprzez rezygnację z pisemnej formy umowy z najemcami, nie zadbał o terminowe wnoszenie opłat oraz utrzymanie wynajmowanego pomieszczeniaw należytym stanie przez cały okres trwania najmu.

Nie została sporządzona deklaracja DN-1 za 2016 r. i nie został naliczony podatek od nieruchomości od powierzchni wynajmowanej pod automat do sprzedaży przekąsek.Informacja o wysokości podatku nie została zawarta w umowie nr 01/2016 z dnia 2.01.2016 r., dotyczącej wynajmu powierzchni pod instalację ww. automatu.

Najemcy, będącemu stroną ww. umowy nr 01/2016,wystawiona została faktura za miesiąc sierpień 2016 r., mimo że wg zapisów § 5 tejże umowy, najemca zobowiązał się do opłacania miesięcznego czynszu za każdy miesiąc najmu z wyłączeniem miesiąca sierpnia z uwagi na przerwę wakacyjną.

W 9. przypadkach faktury za wynajem zostały uregulowane po terminie. W żadnym przypadku nie zostały naliczone ustawowe odsetki, co naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W związku z powyższym powstałe należności nie zostały zidentyfikowane i wykazane w sprawozdaniu Rb-34S i Rb-N.

Faktury za wynajem nie zawierały potwierdzenia dokonanej kontroli formalno rachunkowej i merytorycznej, co było niezgodne z zapisem pkt I.7 Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, wg którego kontrola formalno rachunkowa winna być wykonana przez głównego księgowego. Potwierdzeniem sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym jest podpis głównego księgowego na dokumencie lub zakwalifikowanie dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych. Wg pkt I.1 i 1.3 wymienionej instrukcji ogólne zasady obiegu dokumentów finansowo księgowych mają zastosowanie do wszystkich dokumentów finansowo – księgowych podlegających ewidencji księgowej.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Za zapewnienie prawidłowości umów pod względem finansowym w PM odpowiedzialny był główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.). Rozliczenia godzin najmu i wskazanie odpłatności w formie załączników do faktur wykonywał kierownik gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był starszy księgowy.

W przypadku umów najmu: 8/2015 z dnia 9.09.2015 r. i 7/2016 z dnia 1.09.2016 r. stwierdzono, że sporządzana dokumentacja i sposób realizacji były zgodne z zapisami umownymi.

Od 1.01.2017 r. w PM obowiązuje wzór umowy najmu sal zaakceptowany przez radcę prawnego UM.

W związku z organizacją dwóch kontrolowanych imprez pn. Feriada 2016 i Akcja Lato 2016 stwierdzono, że dokumentacja finansowo – księgowa była kompletna, raporty kasowe zawierały właściwie wystawione dowody KP i KW (w przypadku zwrotów), gotówka została odprowadzona do banku.

W 2016 r. przychody z tytułu najmu pomieszczeń wyniosły 12.300,14 zł netto. Podatek VAT wyniósł 2.828 zł. W związku z nadpłatą dokonaną przez kontrahenta I. Wąsowicz w miesiącu grudniu 2016 r., dochody z najmu w 2016 r. wyniosły 15.460,24 zł.

Wg wyciągu ze sprawozdania semestralnego za rok szkolny 2015/2016, uczestnicy pracowni brali udział w 445 przedsięwzięciach, z czego 254 to były imprezy wewnętrzne PM, 133 to imprezy zewnętrzne i 58 imprez zleconych. Na dzień 24.06.2016 r. pracownie tematyczne PM liczyły 1.089 uczestników.

Wg wyciągu ze sprawozdania semestralnego za I semestr roku szkolnego 2016/2017, uczestnicy pracowni brali udział w 214 przedsięwzięciach, z czego 128 to były imprezy wewnętrzne PM, 55 to imprezy zewnętrzne i 31 imprez zleconych. Na dzień 11.02.2017 r. pracownie tematyczne PM liczyły 1.295 uczestników.

W toku kontroli, zauważono liczne rozliczenia zachodzące między budżetem, WRD a Radą Rodziców. Były to między innymi refundacje wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi wykonujących prace na rzecz PM, których wynagrodzenie wypłacane było ze środków budżetowych, a następnie refundowane z konta Rady Rodziców, współfinansowanie remontów i inwestycji oraz przekazywanie w formie darowizny pozostałych środków trwałych (kupowanych przez Radę Rodziców), co zwiększało majątek PM. Zajęcia w pracowniach tematycznych prowadzone były przez PM nieodpłatnie, jednak w toku kontroli zwrócono uwagę, że informacje zamieszczone na stronie internetowej podane zostały w sposób wskazujący na obowiązek uiszczania opłat za zajęcia zgodnie z „cennikiem”. Niewniesienie ww. opłat – zgodnie z zapisami regulaminu Rady Rodziców i informacją zamieszczoną na stronie internetowej PM – mogło być podstawą ograniczenia lub odmowy udziału dziecka w imprezach finansowanych w całości lub w części z funduszy Rady Rodziców.

 W związku z powyższym wystąpił rozdźwięk między zastosowanym nazewnictwem i formą wnoszenia wpłat na Radę Rodziców, które powinny być z założenia dobrowolne a ich niewniesienie nie powinno skutkować żadnymi sankcjami. Należy zaznaczyć, że przeznaczanie funduszy zgromadzonych przez Radę Rodziców na wsparcie działalności statutowej PM było zgodne z art. 54 ust. 8 ustawy o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r. poz. 1943 ze zm.).

Nawiązując do powyższego, dokumentacja finansowa Rady Rodziców, nie była przedmiotem kontroli z uwagi na fakt, że prawo dokonywania kontroli działalności finansowej Rady Rodziców posiadają wyłącznie jej organy wewnętrzne wskazane w regulaminie (np. komisja rewizyjna) oraz organy kontroli skarbowej. Rada Rodziców bowiem, nie należy do sektora finansów publicznych i nie dotyczą jej zasady określone w tej ustawie, m.in. zasada jawności finansów publicznych.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2016 r. zostały wykazane należności w § 075 w kwocie 28.903,50 zł i w § 092 w kwocie 8.946,16 zł. Na kwotę 28.903,50 zł składały się należności z budżetu w łącznej kwocie 17.396,91 zł (należności powstałe w latach 1999 – 2004, dot. opłat za postój jachtów, wynajem sali, obóz, kolonie) oraz należności z WRD w łącznej kwocie 11.881,97 zł (należności powstałe w latach 2005 – 2007, dot. opłat za postój statku, wynajem sali, postój jachtu). Kwotę 8.946,16 zł stanowiły odsetki naliczone od ww. należności, odpowiednio: 6.570,78 zł - odsetki od należności budżetowych i 2.375,38 zł – odsetki od należności WRD.

W półrocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r. nie zostały wykazane należności niewymagalne i odsetki od należności niezapłaconych w terminie.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. wykazano następujące należności: 28.903,50 zł (należności wymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-27S) oraz 25,12 zł z tytułu dostaw towarów i usług (pozostałe należności wykazane jako BO konta 201 - ZWiK).

W sprawozdaniu Rb-27S w § 0750 wykazane zostały należności wymagalne dotyczące zarówno budżetu (17.396,91 zł), jak i WRD (11.506,59 zł). Analogicznie, w § 0920 wykazane zostały odsetki od należności wymagalnych dotyczące zarówno budżetu (6.570,78 zł), jak i WRD (2.375,38 zł). Mimo wyraźnego rozdzielenia źródeł pochodzenia należności, ówczesny główny księgowy przyjął całą wartość należności z WRD (należności główne wraz z odsetkami w łącznej kwocie 13.881,97 zł) jako BO budżetowego konta 201. Wg księgi głównej budżetu, należności i odsetki WRD stanowiły saldo konta 201 w budżecie a należności i odsetki budżetowe stanowiły saldo konta  221. Wg księgi głównej WRD, konto 201 na dzień 31.12.2016 r. nie wykazywało salda a konto 221 nie występowało. Należności WRD wraz z odsetkami powinny być ujęte w ewidencji WRD a następnie wykazane w sprawozdaniu Rb-34S.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie nie były podejmowane czynności windykacyjne.

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. nie została wykazana należność w kwocie 400 zł tytułem przedpłaty za wodę i ścieki. Nie została ona również ujęta w sprawozdaniu Rb-N.

Nieprawidłowość polegająca na wydatkowaniu środków przed terminami wynikającymi z zaciągniętych zobowiązań została opisana w części dot. innych płatności. 

Osobą odpowiedzialną w PM za monitorowanie należności był główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.).

Należność w wys. 28.903,50 zł została prawidłowo wykazana w sprawozdaniu Rb-N na dzień 31.12.2016 r.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

Zaplanowane wydatki budżetowe PM w wysokości 3.285.658 zł zrealizowane zostały w 98 %, tj. w kwocie 3.206.641,05 zł.

PM w 2016 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 119.291,37 zł, co stanowiło 55% zaplanowanej kwoty.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 44 dowody księgowe na łączną kwotę 300.353,23 zł, co stanowiło 9,4% wydatków budżetowych ogółem,

- 38 dowodów księgowych na łączną kwotę 60.106,15 zł, co stanowiło 50,4% wydatków WRD ogółem,

- 5 umów stanowiących podstawę do wystawienia 10. dowodów księgowych,

- 2 porozumienia stanowiące podstawę do wystawienia 4. dowodów księgowych,

- 19 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

W 2. przypadkach (F-a VAT nr 31/2016 i f-a korygująca nr 9/09/2016/KOR) na łączną kwotę 3.005,25 zł, dowody księgowe nie były poddane kontroli merytorycznej.

W 4. przypadkach (F-a VAT: nr 203/16, nr 31/2016, nr 6 i f-a korygująca nr 9/09/2016/KOR) na łączną kwotę 66.825,25 zł, dowody księgowe nie były poddane kontroli formalno - rachunkowej.

W 5. przypadkach (Umowy zlecenie nr PM/13/2016, PM/15/2016, PM/16/2016 i f-y VAT: nr FS 984/2016, nr 36/09/16F)na łączną kwotę 7.575,09 zł, dowody księgowe nie zostały zatwierdzone do zapłaty przez ówczesnego dyrektora PM.

W 5. przypadkach (F-a VAT: nr 11/PM/2016, nr 4/06/2016, nr 5/6/2016, nr 1/07/2016 i r-k nr 01/06/16)na łączną kwotę 7.295 zł, dowody księgowe nie zostały zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego.

Powyższe było niezgodne z pkt I ppkt r obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, wg którego każdy dokument finansowo – księgowy obcy podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Wg pkt I ppkt 5 i 6 załącznika nr 1 do ww. instrukcji, sprawdzony dokument podlega kontroli przez głównego księgowego. Potwierdzeniem dokonania przez niego kontroli jest zatwierdzenie dokumentu do wypłaty. Tak sprawdzony dokument podlega następnie zatwierdzeniu przez dyrektora placówki lub osobę przez niego upoważnioną.

W 2. przypadkach (F-a VAT nr 238/0/2016 i nr 018/16) na łączną kwotę 9.330,98 zł,  nie zostały sporządzone notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku.

W 2. przypadkach (F-a VAT nr 31/2016 i 34/2016) na łączną kwotę 6.672,75 zł, nie zostały sporządzone notatki służbowe uzasadniające odstąpienie od przeprowadzenia analizy rynku (awaria instalacji wodnej).

Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 - 5 Zarządzeń Prezydenta Miasta Nr 45/16 z dnia 8.02.2016 r. i Nr 303/16 z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego zamawiający powinien dokonać analizy rynku. Analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem Internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro. Powyższe zasady nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest celowe, w szczególności z następujących powodów:

a) zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,

b) zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.

W tych sytuacjach zamawiający zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2. Notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Raporty kasowe obrotu gotówkowego zarówno środków budżetowych, jak i WRD, sporządzane były z różną częstotliwością, co było niezgodne z zapisami pkt 14 obowiązującej instrukcji kasowej, wg którego raporty wpłaty i wypłaty gotówkowe zestawia się dekadowo.

W PM, w 2016 r. wydatkowano kwotę 240 zł tytułem doładowań telefonu komórkowego na kartę. Każdorazowo jako dowód księgowy przyjmowany i księgowany był kupon z numerem uzupełniającym, zakupiony w sklepie. W ocenie kontroli, taki kupon nie jest dowodem księgowym w myśl przepisów ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim z powodu braku identyfikacji nabywcy takiego kuponu. PM może finansować doładowania telefonu na kartę, pod warunkiem, że zakup będzie udokumentowany fakturą VAT.

W PM nie było żadnego dokumentu regulującego zasady użytkowania samochodu służbowego.

Karty drogowe za okres I – VI 2016 r. nie zawierały daty ich wystawienia, rozliczenia i zatwierdzenia. Karty drogowe co do zasady powinny być sporządzane na każdy wyjazd. W sytuacji natomiast, gdy w karcie wpisywane są wyjazdy z kilku dni kolejnych, w ocenie kontroli powinna być wskazana data jej zatwierdzenia.

Karty drogowe za okres VII – XII 2016 r. zawierały datę wystawienia, nie było natomiast daty rozliczenia i zatwierdzenia.

Karta drogowa sporządzona za okres 16.12.2015 r. – 7.01.2016 r. została rozliczona za cały okres, bez  podziału na rok 2015 i 2016.

W PM za prawidłową eksploatację samochodu, rzetelne prowadzenie i codzienne rozliczanie się z kart drogowych, rozliczanie stanu licznika, oszczędne gospodarowanie paliwem, dokonywanie przeglądów i napraw, odpowiedzialny był kierowca. Prowadzenie całokształtu gospodarki pojazdami samochodowymi – wg zakresu obowiązków – należało do kierownika gospodarczego.

W toku kontroli 2. delegacji zagranicznych (PWS nr 57/2016 i 59/2016) stwierdzonoże ówczesny główny księgowy naliczając dietę uwzględnił wszystkie kraje, przez które przebiegała podróż. W przypadku obu delegacji krajem docelowym była Belgia. Niemcy i Holandia były jedynie krajami, przez które należało przejechać, by dotrzeć do celu. Rozliczenie było niezgodne z § 13 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), wg którego dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.W rozliczeniu główny księgowy przyjął ponadto kwotę diety w wys. 42 EUR za pobyt w Holandii mimo, że kwota taka nie występuje w załączniku do ww. rozporządzenia. Wg załącznika do rozporządzenia dieta w Niderlandach wynosi 50 EUR. Pracodawca nie ustalił większej liczby państw docelowych, przyjmując wiec Belgię jako kraj docelowy, rozliczenie delegacji powinno wynieść 609,86 zł. W związku z powyższym, tytułem diet została wypłacona pracownikom kwota wyższa łącznie o 166,60 zł.

Skontrolowane delegacje zagraniczne nie zostały poddane kontroli merytorycznej.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PM za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.).Kasę budżetu i WRD prowadził starszy księgowy.

64 dowody księgowe zostały poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach. Były one ponadto sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

2.2 Płatności inne

W dniu 29.12.2016 r. z rachunku budżetu dokonano przelewów zaliczek tytułem opłat za energię elektryczną, wodę i ścieki oraz telefon na łączną kwotę 4.009,16 zł.

W przypadku faktury za wodę i ścieki, faktura wpłynęła w dniu 15.02.2017 r., w związku z czym w roku 2016 powstała należność w rozrachunkach z kontrahentem w kwocie 400 zł. Należność ta nie została wykazana w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N. Została również niewłaściwie ujęta na koncie 201. Saldo rozrachunków z tym kontrahentem powinno więc wynieść 425,12 zł, a nie jak wskazano w punkcie 1.2. niniejszego wystąpienia - 25,12 zł.

W przypadku faktur za energię elektryczną i telefon, wpłynęły one w pierwszej połowie stycznia 2017 r. i obecny główny księgowy ujął je w ewidencji grudnia 2016 r. w wysokości przelanej zaliczki.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 185.956,74 zł, uregulowane w 2017 r. w terminach ich wymagalności. Do zapłaty pozostała kwota 75,30 zł wynikająca z błędnego naliczenia premii w miesiącu grudniu 2016 r.

W rocznymsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały zobowiązania w kwocie 106 zł tytułem rozliczenia VAT, uregulowane w dniu 19.01.2017 r. w terminie wymagalności.

W kwartalnymsprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2016 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 7. z 65. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 219.473 zł, tj. 10,5 % wynagrodzeń osobowych wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S na dzień 31.12.2016 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 2.095.184,91 zł.

W przypadku pracownika nr 124, przy naliczaniu wynagrodzenia chorobowego w miesiącu marcu 2016 r., został pomniejszony dodatek motywacyjny. Dodatek w wys. 200 zł został przyznany nauczycielowi od dnia 1.03.2016 r., natomiast pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim w terminie 17-19.02.2016 r. Składnik ten nie był więc brany pod uwagę przy liczeniu podstawy wynagrodzenia chorobowego.

Ww. pracownik z dniem 26.08.2016 r. przeszedł na emeryturę, w związku z czym otrzymał jednorazową odprawę pieniężną w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, liczoną wg zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.W ocenie kontroli nieprawidłowo został obliczony składnik zmienny wynagrodzenia - do naliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe przyjęto średnią za okres od IX 2015 r. do VI 2016 r., zamiast od IX 2015 r. do VII 2016 r. Pałac Młodzieży jest bowiem placówką nieferyjną a wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe nalicza się w wysokości uśrednionego wynagrodzenia z okresu roku szkolnego poprzedzającego miesiąc wypłaty wynagrodzenia / ekwiwalentu. W konsekwencji pracownik otrzymał odprawę wyższą o 68,28 zł.

Ten sam błąd został powielony przy naliczaniu średnich urlopowych za miesiąc sierpień 2016r.Wszystkieśrednie liczby godzin ponadwymiarowych zostały obliczone za okres od IX do VI zamiast od IX do VII. Starsza księgowa naliczyła średnie urlopowe dla nauczycieli nr 100, 124, 936, 886, 660, 890, 1023 w łącznej wysokości 2.093,29 zł. Średnie urlopowe dla ww. pracowników powinny wynieść łącznie 1.903,38 zł.

Za czas zwolnień lekarskich pracownikom nie była wypłacana wysługa w pełnej wysokości. Wysługa nie była wliczana do podstawy wynagrodzenia chorobowego i powinna być wypłacana w całości. W konsekwencji, w 2016 r. z powodu zwolnień lekarskich pracownicy nr 124 i 676 otrzymali wynagrodzenie niższe odpowiednio o 181,52 zł i 19,30 zł.

W przypadku pracownika nr 1093, za czas choroby w miesiącu lutym 2016 r. tytułem wynagrodzenia zasadniczego została wyliczona kwota 908,69 zł. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosiło 1.550,10 zł, a na zwolnieniu przebywał 12 dni. W związku z powyższym, jego wynagrodzenie zasadnicze powinno wynieść 1.550,10/30 dni x 18 dni = 930,06 zł.

Osobą odpowiedzialną w PM za naliczanie wynagrodzeń był starszy księgowy, którego wynagrodzenie było w całości refundowane ze środków Rady Rodziców.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe nauczycieli, których pensum wynosiło 18 godzin, naliczane były prawidłowo,

- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.

Głównemu księgowemu ówczesny dyrektor PM przyznał ekwiwalent pieniężny za 20 dni urlopu wypoczynkowego za 2016 r. Ekwiwalent w wys. 4.425,60 zł naliczony został prawidłowo.

W 2016 r. na rachunek podstawowy PM tytułem refundacji wynagrodzeń z rachunku Rady Rodziców wpłynęła łącznie kwota 24.080,69 zł.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2016 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 179.510 zł, uregulowany w całości w 2016 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2016 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 785.138,22 zł i również w całości zostały uregulowane w 2016 r.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT 4R i PIT 8AR oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego, wykazała na dzień 31.12.2016 r. nadpłatę przelanego podatku w wys. 130 zł.

W toku kontroli wysokości składek ZUS wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA i kwot przelanych na rachunek ZUS, stwierdzono na dzień 31.12.2016 r. niedopłatę tytułem zapłaconych składek w wys. 1.164,27 zł.

Osobą odpowiedzialną w PM za naliczanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był starszy księgowy. Pracownik w trakcie kontroli przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, w związku z czym kontrolujący nie otrzymał wyjaśnień w sprawie wyżej stwierdzonych niezgodności.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2016 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), zwanej dalej updof.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2016 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).

W trakcie kontroli główny księgowy wystąpił do Urzędu Skarbowego o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Wg zaświadczenia ZAS-W z dnia 15.03.2017 r., nie ujawniono zaległości podatkowych wg stanu na dzień 14.03.2017 r.

5. Księgi rachunkowe

Kontroli poddane zostały księgi rachunkowe budżetu i WRD w postaci: ręcznie prowadzonych ksiąg głównych, zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2016 r. dla kont syntetycznych w budżecie, ksiąg pomocniczych prowadzonych w programie Excel (kartoteki wydatków, dochodów, rozrachunki) oraz obroty roku 2016 na następujących kontach:

011 i 013 – środki trwałe i pozostałe środki trwałe,

014 – księgozbiór,

020 – wartości niematerialne i prawne,

071 i 072 – umorzenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych,

101/1 i 101/2 – kasa budżetu i WRD,

130 – rachunek bankowy budżet (dochody i wydatki),

132 – rachunek bankowy WRD (dochody i wydatki),

201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,

225 - rozrachunki z budżetami–ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne-ewidencja rozliczeń z tytułu ubezpieczeń oraz rozrachunki z pracownikami,

Karty dochodów i wydatków w podziale na rozdziały i paragrafy, dla budżetu i WRD prowadzone były w programie Excel.

W księdze głównej budżetu zapisy na kontach 101/1 i 130, w miesiącach I-X 2016 r. dokonywane były zbiorczo, obrotami z raportów kasowych i wyciągów bankowych.

Wg opisu do konta 101 – kasa, zawartego w rozdziale IV obowiązującej polityki rachunkowości, konto służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasach jednostki, a ewidencja szczegółowa prowadzona do konta winna umożliwić ustalenie m.in. wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

W plikach Excel nie było zestawień wszystkich operacji kasowych budżetowych i WRD. Raporty kasowe widniały jedynie na kartach wydatków dla poszczególnych rozdziałów i paragrafów.

W plikach Excel nie było zestawienia wszystkich operacji bankowych budżetowych i WRD. Wyciągi bankowe widniały na kartach wydatków dla poszczególnych rozdziałów i paragrafów. Nie była prowadzona ewidencja szczegółowa konta 130.

W programie Excel nie było ewidencji analitycznej do kont zespołu „0”, zespołu „1”. Rozrachunki z pracownikami (prawidłowo konto 234) prowadzone były w plikach: 229.3.Administracja-2016.xls, 229.3.Obsługa-2016.xls, 229.3.Pedagogiczni-2016.xls, 229.3.umowy-2016.xls, 229.różne-2016.xls.

Miesięczne zestawienia obrotów i sald w budżecie uzupełniane były ręcznie w pliku Excel, drukowane i wpinane do segregatora na zakończenie każdego miesiąca. Nie były uzgadniane z zapisami księgi głównej. Było to niezgodne z § 3 ust. 5 rozdziału I obowiązującej polityki rachunkowości, wg którego księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

W toku kontroli stwierdzono rozbieżności między zapisami na kontach księgi głównej budżetu a zapisami na kontach zestawień obrotów i sald sporządzanych dla budżetu w programie Excel.

W księdze głównej nie było wszystkich zapisów księgowych. Brakowało m.in.:

- kwoty 1.078 zł po stronie Ma konta 072,

- kwoty 681,51 zł po stronie Wn konta 014,

- kwoty 1.078 zł po stronie Wn i 539 zł po stronie Ma konta 800.

W zestawieniu obrotów i sald nie było ujętych kwot: 142,51 zł po stronie Wn konta 13 i 90 zł po stronie Wn konta 072.

Księga główna, prowadzona przez księgową zatrudnioną na umowę zlecenie, była niekompletna (nie zawierała zapisów wszystkich operacji gospodarczych), została ponadto błędnie podsumowana w  miesiącu październiku na kontach: 101/1, 130, 201, 225, 229 i 400.

Powyższe naruszało art. 6 ust 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, art. 20 ust 1 i 2 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" oraz art. 4 ust. 1 - 3 uor, według którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Według art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Księgowa odpowiedzialna była w 2016 r. za dekretowanie, księgowanie syntetyczne i analityczne oraz uzgadnianie wykonania z kosztami budżetu.  Powyższy zakres powinien zostać wykonany również w miesiącu listopadzie i grudniu 2016 r. – wg umów zlecenie: PM/33/2016 za okres 26.11.-26.12.2016 r. i PM/30/2016 za okres 27.10.-25.11.2016 r. Księgi rachunkowe były nieuzupełnione i nieuzgodnione za miesiące listopad i grudzień 2016 r., natomiast w poprzednich miesiącach wykazywały błędy. Pracownik mimo niewywiązania się ze swoich obowiązków otrzymał w listopadzie i grudniu wynagrodzenie w łącznej wysokości 2.555,30 zł.

W trakcie kontroli główny księgowy skorygował błędne sumy obrotów miesiąca października a brakujące operacje zostały zaksięgowane pod datą 31.12.2016 r. Do wyjaśnienia pozostały ww. kwoty rozbieżności wykazanych w miesiącu grudniu 2016 r.

W WRD nie były sporządzane miesięczne zestawienia obrotów i sald, co naruszało art. 13 ust. 1, art. 14 ust. 3 oraz art. 18 ust. 1 uor, wg których księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1)   dziennik;

2)   księgę główną;

3)   księgi pomocnicze;

4)   zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5)   wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1)   symbole lub nazwy kont;

2)   salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3)   sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

W 2016 r. księgi rachunkowe PM nie były prowadzone bezbłędnie i bieżąco. Zapisy księgowe nie były kompletne. Nie zostały ujęte wszystkie dowody księgowe. Nie były sporządzane zestawienia obrotów i sald WRD za poszczególne okresy sprawozdawcze.

Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 3 i 5 pkt 1 i 2uor, według których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1)   pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

2)   zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Na dzień 31.12.2016 r. wystąpiła niezgodność danych zawartych w sprawozdaniu budżetowym Rb-28S z danymi w ewidencji księgowej w rozdziale 85407 §§ 4300, 4410, 4420. Plan wydatków budżetowych w § 4300 został przekroczony o 2.646,07 zł (jednocześnie w dniu 30.12.2016 r. główny księgowy zwrócił na konto Gminy Miasto Szczecin kwotę 77.657,95 zł).

Na dzień 31.12.2016 r. wystąpiła również niezgodność danych zawartych w sprawozdaniu budżetowym Rb-34S z danymi w ewidencji księgowej w rozdziale 85407 §§ dochodowych 0830 i 0970 oraz §§ wydatkowych 4210 i 4300.

Wyżej stwierdzone nieprawidłowości polegające na niezgodnościach sprawozdań z ewidencją księgową zostały opisane w części dot. sprawozdawczości. 

Osobą odpowiedzialną w PM za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.).

Na koncie 760 – pozostałe przychody i koszty, w § 0830 – wpływy z usług, ewidencjonowane były dochody z organizacji imprez oraz zbiórki surowców wtórnych, w postaci wpłat gotówkowych lub bezgotówkowych. W ewidencji, jako dowód księgowy,widniał wyłącznie wyciąg bankowy lub raport kasowy. Wyciąg bankowy jest wyłącznie dowodem dokumentującym operacje na rachunkach bankowych (a RK dokumentuje obrót kasowy). Oba dowody nie są podstawą do ujęcia na koncie 760. Nie została wystawiona faktura wewnętrzna ani dokument PK jako dowód dokumentujący przychód.

Na koncie 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, poza składkami ZUS, ujmowane były potrącenia z wynagrodzeń m.in. tytułem pożyczek mieszkaniowych, składek PKZP, należności komornicze, ubezpieczenie, a także rozrachunki z pracownikami w podziale na każdego pracownika PM. Do ewidencji rozrachunków z pracownikami służy konto 234.

Zapisy w księdze głównej, w księgach inwentarzowych oraz na dowodach księgowych były poprawiane poprzez zamazywanie i użycie korektora, co naruszało art. 25 ust. 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

1)   przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub

2)   przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

W księdze głównej budżetu zapisy na kontach 101/1 i 130, w miesiącach XI-XII 2016 r. ewidencjonowana była każda operacja gotówkowa i bezgotówkowa.

 W księdze głównej WRD, na kontach 101/2 i 132, przez cały 2016 r.  ewidencjonowane były analitycznie wszystkie operacje kasowe i bezgotówkowe.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2016 r. – 2 sprawozdania: dochody na kwotę 546 zł, należności na kwotę 37.849,66 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2016 r. – 12 sprawozdań na kwotę ogółem 3.204.641,05 zł,
• z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.),zw. dalej uofp, (Rb-34S) na dzień 31.12.2016 r. na kwotę dochodów i wydatków w wysokości 119.291,37 zł

oraz kwartalne:

• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2016 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2016 r.),
• kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 28.928,62 zł z tytułu dostaw towarów i usług.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 600 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 3.283.658 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 793.060 zł (dokonano 95. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 216.200 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. (dokonano łącznie 8. przesunięć w planie).

Ewidencja wydatków w rozdziale 85407, w §§ 4300, 4410, 4420 – prowadzona w programie Excel - była niezgodna z wydatkami wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S.

W rozdziale 85407 § 4300 nastąpiło przekroczenie planu wydatków o kwotę 2.646,07 zł.

W §§ 4410 i 4420 wystąpiło odpowiednio przekroczenie i niewykonanie planu w kwocie 0,10 zł.

Ewidencja wydatków WRD w rozdziale 85407, w §§ 4210 i 4300 – prowadzona w programie Excel - była niezgodna z wydatkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S. W §§ 4210 i 4300 wystąpiło odpowiednio przekroczenie i niewykonanie planu w kwocie 1.665,73 zł.

Ewidencja dochodów WRD w rozdziale 85407, w §§ 0830 i 0970 – prowadzona w programie Excel - była niezgodna z dochodami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S. W §§ 0830 i 0970 wystąpiło odpowiednio niewykonanie i przekroczenie planu w kwocie 3.883,68 zł.

Osobą odpowiedzialną w PM za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.).

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

W dniu 30.12.2016 r. (WB 208), na rachunek bankowy Gminy Miasto Szczecin PM zwrócił kwotę 77.657,95 zł tytułem niewykorzystania środków w rozdziale 85407 i §§ 4010, 4110, 4120, 4260, 4280, 4410, 4420 i 4430 oraz kwotę 1.359 zł (w dniu 27.12.2016 r. WB 205) z § 4440 tytułem korekty odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2016 r., w tym zestawienia zobowiązań i należności, protokół z inwentaryzacji gotówkiwkasie: budżet i WRD oraz potwierdzenie sald rachunków bankowych, a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza.

W toku kontroli stwierdzono, że:

1. Ewidencja pozostałych środków trwałych PM prowadzona była w formie ręcznych ksiąg inwentarzowych, nieuzupełnianych na bieżąco. W  żadnej  księdze inwentarzowej nie było zapisów dot. 2016 r. Księgi inwentarzowe sumowały się do kwoty 865.403,84 zł, podczas gdy stan konta 013 na 31.12.2016 r. wyniósł 956.881,36 zł. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi inwentarzowe – w myśl zapisów art. 16 ust. 1 uor, są księgami pomocniczymi, stanowiącymi uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
2. Księga środków trwałych prowadzona była przez głównego księgowego w programie Excel, w formie tabel dla grup: 1-2, 4-8, w których ręcznie dodawane były kwoty zakupionych środków i odejmowane wartości likwidacji. Analogicznie prowadzona była ewidencja wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. Tabele uzupełniane były na potrzeby zamknięcia roku i stanowiły załączniki do bilansu.
3. W informacji o stanie mienia, stanowiącej załącznik do bilansu, wykazana została wartość majątku wyższa o 539 zł od wartości zaewidencjonowanej w księdze głównej na kontach 011, 013, 014 i 020.
4. Specjalista prowadził w programie Excel bieżący spis inwentarza w podziale na rodzaje środków, ze wskazaniem: nazwy środka, symbolu, nr fabrycznego, nr księgi, nr strony, nr pozycji, miejsca przechowywania środka i nazwiska osoby odpowiedzialnej, ceny, daty zakupu i daty likwidacji. Spis nie był jednak prowadzony chronologicznie, nie był również podsumowany za poszczególne lata. Nie stanowił księgi pomocniczej, nie był więc uzgadniany ani z księgami inwentarzowymi, ani z ewidencją księgową.
5. Specjalista prowadził w programie Excel wykaz sprzętu zlikwidowanego na podstawie dokumentów LT. Wykaz nie zawierał jednak kwot zlikwidowanych środków. Wykaz prowadzony był chronologicznie wg dat wystawiania LT, zawierał informację o rodzaju zlikwidowanego wyposażenia i pomieszczenia, w którym środek się znajdował.

Biorąc pod uwagę powyższe, stan BO środków trwałych, pozostałych środków trwałych, WNiP i księgozbioru nie wynika z dokumentacji inwentarzowej prowadzonej chronologicznie i bieżąco.

Powyższe naruszało ww. art. 16 ust.1 i art. 18 ust. 2 uor, według którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Według art. 19 ust. 1 uor rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

W PM nie było dokumentu potwierdzającego uzgodnienie zapisów z ksiąg inwentarzowych i tabel prowadzonych w programie Excel z zapisami na kontach księgowych, co było niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Według art. 27 ust.1 uor przeprowadzeniei wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Główny księgowy, który przejął  obowiązki z dniem 7.11.2016 r., przyjął, że stan BO wykazany na kontach 011, 013, 014, 020, 071 i 072 jest prawidłowy i po uwzględnieniu zakupów wykonanych w 2016 r. oraz przeprowadzonych likwidacji (protokoły i dowody LT), ustalił stan środków trwałych i pozostałego inwentarza na dzień 31.12.2016 r.

Osobą odpowiedzialną w PM za proces inwentaryzacyjny był ówczesny dyrektor. Księgę środków trwałych prowadził główny księgowy: ówczesny (do dnia 30.09.2016 r.) i obecny (od 7.11.2016 r.). Za prowadzenie ewidencji wyposażenia, przeprowadzanie likwidacji zużytego sprzętu i udział w spisie majątku (inwentaryzacji) odpowiedzialny był specjalista.

Specjalista prowadził w programie Excel wykaz sprzętu przyjętego na podstawie dokumentów OT.Wykaz prowadzony był chronologicznie wg dat wystawiania OT, zawierał informację o wartości, osobie odpowiedzialnej i ilości zakupionego wyposażenia.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

W toku spisu z natury kasy nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – Zarządzenie nr 6/2010  z dnia 16.04.2010 r.,
• Instrukcja obiegu dokumentów finansowo - księgowych – Zarządzenie nr 19/2010 z dnia 5.10.2010 r. i Zarządzenie nr 19/2013 z dnia 16.10.2013 r.,
• RegulaminGospodarowania Majątkiem Trwałym orazInstrukcja inwentaryzacyjna – Zarządzenie nr 3/2010 z dnia 8.03.2010 r.,
• Instrukcja kasowa – Zarządzenie nr 18/2010  z dnia 5.10.2010 r.,
• Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania– Zarządzenie nr 20/2010 z dnia 5.10.2010 r.,
• Regulamin Kontroli Wewnętrznej– Zarządzenie nr 17/2010 z dnia 5.10.2010 r.,
• Regulamin Zamówień Publicznych – Zarządzenie nr 3/2013 z dnia 14.01.2013 r.,
• Zarządzenie nr 6/2016 z dnia 29.01.2016 r. ws. powołania komisji przetargowej na rok 2016,
• Zarządzenie nr 3/2015 z dnia 23.02.2015 r. i nr 9/2016 z dnia 19.02.2016 r. ws. funkcjonowania kontroli zarządczej.

Regulamin Zamówień Publicznych odnosił się do postępowań, których wartość przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro oraz wydatków nieprzekraczających tej kwoty, do których należy sporządzić notatkę służbową z analizy rynku. Od dnia 16.04.2014 r. obowiązuje Zarządzenie Nr 165/14 Prezydenta Miasta Szczecin zmieniające zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, którym podwyższono do 30 tys. euro wartość zamówień, poniżej której należy sporządzić notatkę służbową z analizy rynku. 

Zakładowy Plan Kont (ZPK), który stanowił rozdział IV polityki rachunkowości,zawierał konta nr 257 – należności z tytułu prefinansowania i 268 - zobowiązania z tytułu prefinansowania, które nie występują w obowiązującym rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.

Opis kont: 137, 138, 224, 227, 228, 810, 820, 853, 860 zawarty w ZPK był niezgodny z opisem tych kont zawartym w ww. rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.

Numerom kont: 138.1, 138.2, 330.1, 750, 760 przypisany został opis, który zgodnie z  ww. rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości odpowiada opisowi właściwych kont: 139, 140, 340, 750, 751, 760 i 761.

Wg zapisów § 14 ust. 2 i § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie rachunkowości, plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Konta wskazane w planie kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.

Wg art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje politykę rachunkowości.

Konto 101 – Kasa wskazane w obowiązującym w PM ZPK nie zawierało analityki na poszczególne kasy funkcjonujące w jednostce (budżet i WRD).

Wg pkt 8 obowiązującej w PM Instrukcji kasowej, ustalony został zapas gotówki w kasie (tzw. pogotowie kasowe). Nie została jednak wskazana wysokość pogotowia kasowego w podziale na funkcjonujące w PM kasy.

Osobą odpowiedzialną w PM za dokumentację finansowo - księgową był ówczesny dyrektor.

W PM, mimo nieaktualnego Regulaminu Zamówień Publicznych, stosowane były zapisy Zarządzeń Prezydenta Miasta Nr 45/16 i 303/16.

Wszystkie ww. procedury były przyjęte do stosowania przez pracowników PM, co zostało potwierdzone ich podpisami w księdze zarządzeń.

W 2016 r. prowadzona była ewidencja analityczna konta 101/1 dla budżetu i 101/2 dla WRD.

9. Inne obszary

Pismem z dnia 8.07.2016 r. podpisanym przez głównego księgowego oraz pismem z dnia 16.01.2017 r., podpisanym przez p.o. dyrektora PM i głównego księgowego, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w PM nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 16.03.2017 r., p.o. dyrektora PM podał, że w 2016 r. organy kontroli zewnętrznej czterokrotnie przeprowadziły kontrole w placówce.

W dniach 7-30.11.2012 r. w PM została przeprowadzona kontrola nr P/39/12 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.01.2013 r. znak: WKiAW-II.1711.30.2013.MŻ.

Prezydent Miasta zalecił m.in:

1. Wprowadzenie zmian do Zakładowego Planu kont w zakresie: spójności planu kont z opisem kont, likwidacji błędnej numeracji kont, rozdzielenia przychodów i kosztów na koncie 750 i 760, utworzenie konta 141, likwidacji kont służących do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
2. Ewidencję rozrachunków z kontrahentami na koncie 201 i ewidencję rozrachunków z pracownikami na koncie 234, w podziale na pracowników i na poszczególne tytuły.
3. Rzetelne prowadzenie ewidencji analitycznej.
4. Ustalenie wysokości zapasu gotówki w kasie.
5. Ponowne przeliczenie godzin ponadwymiarowych pozostałych pracowników w celu wyeliminowania zastosowanych zaokrągleń godzin.
6. Uzupełnienie, zaktualizowanie i doprowadzenie do zgodności zapisów procedur obowiązujących w jednostce w zakresie wskazanym w wystąpieniu.

W toku niniejszej kontroli stwierdzono niewykonanie ww. zaleceń mimo, że w pismach znak: PM-PCE-09/37/2013 z dnia 20.02.2013 r. i PM-PCE 09/173/2013 z dnia 16.09.2013 r. ówczesny dyrektor PM zapewnił Prezydenta o:

• wprowadzeniu od 1.01.2013 r. zmian w polityce rachunkowości – dostosowanie struktury i opisu Zakładowego Planu Kont do rozporządzenia MF, dostosowanie ewidencji rozrachunków z kontrahentami na koncie 201 oraz rozrachunków z pracownikami na koncie 234 do opisu zawartego w zał. nr 3 do rozporządzenia MF,
• wprowadzeniu od 1.01.2013 r. zmian w Instrukcji kasowej – dodanie zapisu ustalającego wysokość zapasu gotówki w kasie,
• wprowadzeniu od 1.01.2013 r. zmian w Instrukcji obiegu dokumentów – w zakresie przekazywania pracownikowi odpowiedzialnemu za wystawianie faktur sprzedaży kalkulacji kwoty najmu do fakturowania i rozgraniczenia dowodów dot. należności i zobowiązań, tj. faktury sprzedaży wyłączono z kontroli formalno rachunkowej przez głównego księgowego,
• rzetelnym prowadzeniu ewidencji analitycznej,
• ponownym przeliczeniu wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe.

O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce ówczesny dyrektor PM poinformował WKiAW.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Wprowadzić do ewidencji wszystkie brakujące dowody księgowe.
2. Skorygować błędne księgowania dot. przychodów, dochodów, kosztów i wydatków.
3. Uzgodnić księgi rachunkowe na dzień 31.12.2016 r. z dowodami księgowymi (wszystkie konta, w tym rozrachunkowe).
4. Prowadzić ewidencję szczegółową konta 130 w szczegółowości planufinansowego dochodów i wydatków budżetowych.
5. Doprowadzić plan kont do zgodności z rozporządzeniem i ujmować zapisy księgowe na właściwych kontach, ze szczególnym uwzględnieniem rozrachunków.
6. Co miesiąc sporządzać zestawienia obrotów i sald dla wszystkich ksiąg rachunkowych stosowanych w PM.
7. Skorygować sprawozdanie Rb-27S pod kątem kwoty uzyskanych dochodów oraz wykazanych należności i odsetek,
8. Skorygować sprawozdanie Rb-34S o kwotę należności i odsetek,
9. Zweryfikować informacje zawarte w sprawozdaniach rocznych Rb-28S oraz złożyć do Gminy stosowne korekty.
10. Skorygować sprawozdanie Rb-N o wartość  zapłaconych zaliczek.
11. Zweryfikować dane zawarte w informacji o stanie mienia oraz złożyć do Gminy stosowną korektę.
12. Zweryfikować wysokość składek ZUS za 2016 r. i uregulować zaległe płatności.
13. Każdorazowo zawierać umowy najmu.
14. Sporządzić deklarację DN-1 za 2016 r.
15. Wystawiać faktury za najem zgodnie z zapisami umownymi.
16.  Naliczać i obciążać najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności oraz wprowadzić mechanizmy mające na celu terminowe egzekwowanie należności.
17.  Podjąć czynności windykacyjne w stosunku do należności wymagalnych.
18. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych.
19. Każdorazowo zatwierdzać dowody księgowe do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora.
20. Każdorazowo sporządzać notatki służbowe z analizy rynku.
21. Ustalić częstotliwość sporządzania raportów kasowych i wysokość pogotowia kasowego a następnie ująć tę informację w Instrukcji kasowej.
22. Każdorazowo dokumentować wydatki fakturami VAT bądź rachunkami.
23. Na koncie 760 ujmować dowody dokumentujące przychód.
24. Opracować zasady użytkowania samochodu służbowego i obiegu kart drogowych.
25. Rozliczać delegacje zagraniczne zgodnie z rozporządzeniem.
26. Zweryfikować naliczenia wynagrodzeń chorobowych za 2016 r. i skorygować stwierdzone błędy.
27. Naliczać średnie urlopowe jak dla nauczycieli placówki nieferyjnej.
28. Skorygować metodę naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, doraźne lub zastępstwa dla nauczycieli z niepełnym pensum.
29. Uzgodnić księgi inwentarzowe środków trwałych, pozostałych środków trwałych, WNiP i księgozbioru z ewidencją księgową i sporządzić odpowiednie protokoły.
30. Dowody oraz zapisy księgowe korygować zgodnie z art. 25 ust. 1 i 2 uor.
31. Zaktualizować obowiązujące procedury pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz zgodności z przepisami prawa.