Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 25.05.2017 r. do dnia 30.06.2017 r. przeprowadził kontrolę w Bursie Szkolnej Integracyjnej (zw. dalej bursą) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.08.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń i spraw kadrowych ustalono m.in., że:

• księgi rachunkowe były prowadzone w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwaną dalej uor, szczególnie w odniesieniu do stosowania zbiorczych dowodów księgowych, braku dekretowania wyciągów bankowych oraz ujmowania w koszty roku bieżącego dowodów dotyczących roku ubiegłego,
• błędnie w sprawozdaniu Rb-34S został wykazany stan należności netto,
• błędnie prowadzona była ewidencja konta 201 dot. rozrachunków z tytułu opłat za bursę i lokale mieszkalne,
• błędnie prowadzona była ewidencja konta 700 dot. należności z tytułu opłat za bursę i lokale mieszkalne,
• nieprawidłowo prowadzona była ewidencja kont: 132, 225 i 229,
• w 4. przypadkach notatki służbowe z analizy rynku sporządzone zostały niezgodnie z Zarządzeniami Prezydenta Miasta Nr 45/16 z dnia 8.02.2016 r. i Nr 303/16 z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• w 3. przypadkach nie zostały dotrzymane warunki umów w zakresie protokołów odbioru,
• w 2. przypadkach umowy nie zostały przedłożone do akceptacji radcy prawnego UM,
• w aktach osobowych pracowników bursy nie były gromadzone informacje o przyznanych nagrodach,
• nie było dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową,
• nie było dokumentacji potwierdzającej weryfikację kont rozrachunkowych na dzień 31.12.2016 r.,
• na dowodach księgowych brakowało kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora,
• plan kont był niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości,
• nie były przekazywane do WKiAW informacje o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w bursie, czego obowiązek wynikał z zapisów § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2016 r.,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 180 zł wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dochody zgromadzone na WRD w kwocie ogółem 738.080,16 zł stanowiły w 99,8% wpływy
z usług (§ 0830 – odpłatność za zakwaterowanie i wyżywienie w bursie oraz wpływy z najmu 12. lokali mieszkalnych), w 0,2% wpływy z otrzymanych odsetek (§ 0920). 

Kontrolą objęto dokumentację księgową oraz wpływy zrealizowane w bursie w miesiącu październiku 2016 r. dotyczące:

- opłat za bursę w wys. 23.700 zł za pobyt i 48.931,25 zł za wyżywienie,

- najem lokali mieszkalnych w wys. 6.087,86 zł.

Kontroli nie została poddana prawidłowość naliczania opłat za najem lokali mieszkalnych. Gospodarowanie mieniem w postaci przedmiotowych lokali było objęte kontrolą nr P/40/16.

 W przypadku 2. lokali mieszkalnych, zawiadomienia o zmianie wysokości opłat od dnia 1.11.2016 r. zawierały błędy matematyczne, tj. w zawiadomieniach wskazano wysokość opłat w kwotach: 835,88 zł i 467,71 zł, podczas gdy suma składników ww. opłat wymienionych ww. zawiadomieniach wynosiła odpowiednio: 824 zł i 467,41 zł.

Do ostatniego dnia kontroli kontrolujący nie otrzymał umowy regulującej zasady rozliczania się bursy z SEC-em, mimo że co miesiącówczesny główny księgowy wystawiał fakturę na rzecz SEC za energię elektryczną.

 Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu przychodów i dochodów bursy zostały opisane w dalszej części wystąpienia, w rozdziale 5 księgi rachunkowe.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli,o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za ewidencję był ówczesny główny księgowy.  

Najemcy pismami z dnia 20.12.2016 r. zostali poinformowani o stanie zaległości czynszowych oraz wezwani do ich zapłaty wraz z odsetkami.

Powstałe należności zostały zidentyfikowane i wykazane w sprawozdaniu Rb-34S i Rb-N.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2016 r. nie zostały wykazane należności wymagalne.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 16.447,80 zł tytułem nadpłat młodzieży za wyżywienie za XII 2016 r. (16.053 zł) i nadpłat tytułem czynszu za XII 2016 r. (394,80 zł), a także należności w kwocie 108.685,38 zł (SEC – 410 zł, czynsze lokatorów z odsetkami 107.167,78 zł, należności młodzieży 1.107,60 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. wykazano następujące należności:102.160,18 zł (należności netto wykazane w sprawozdaniu Rb-34S – niezapłacone czynsze), 410 zł z tytułu dostaw towarów i usług oraz 1.107,60 zł z tytułu należności młodzieży.

W sprawozdaniu Rb-34S należności netto wykazane zostały w kwocie łącznej z odsetkami, tj. 108.685,38 zł, podczas gdy wartość należności netto wynosiła 103.677,78 zł. W związku z powyższym odsetki w kwocie 5.007,60 zł zostały wykazane w sprawozdaniu dwukrotnie: zarówno rubryce W 020, jak i W 022.

W dziale C wykazuje się według stanu na początek i koniec okresu sprawozdawczego:

• w rubryce W 020– należności netto, tj. należności po pomniejszeniu o odpis aktualizujący oraz odsetki od należności niezapłaconych w terminie,

• w rubryce W 021– kwotę odpisu aktualizującego należności,

• w rubryce W 022– kwotę odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

Osobą odpowiedzialną w bursie za monitorowanie należności był ówczesny główny księgowy.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie były podejmowane czynności windykacyjne.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

Zaplanowane wydatki budżetowe bursy w wysokości 1.419.650 zł zrealizowane zostały w 100%.

Bursa w 2016 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 738.080,16 zł, co stanowiło 87% zaplanowanej kwoty.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 22 dowody księgowe na łączną kwotę 209.767,10 zł, co stanowiło 15% wydatków budżetowych ogółem,

- 30 dowodów księgowych na łączną kwotę 234.250,64 zł, co stanowiło 32% wydatków WRD ogółem,

- 8 umów stanowiących podstawę do wystawienia 12. dowodów księgowych,

- 16 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

W 5. przypadkach (listy płac nr 01/11/2016 i 02/11/2016 do umów zleceń, f-a nr 63111/8046/2016, f-y VAT nr: 00005/01/17/SEC, 00006/01/17/SEC, 00007/01/17/SEC) na łączną kwotę 7.072,72 zł, dowody księgowe nie były poddane kontroli merytorycznej.

W 4. przypadkach (f-a nr 63111/8046/2016, f-y VAT nr: 00005/01/17/SEC, 00006/01/17/SEC, 00007/01/17/SEC) na łączną kwotę 5.564,80 zł, dowody księgowe nie zostały zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora bursy.

Rachunek do umowy o dzieło nr 1/2016/B nie został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowych i nie został zatwierdzony do zapłaty. Lista płac sporządzona dla ww. umowy o dzieło również nie była sprawdzona pod względem merytorycznym ani zatwierdzona przez głównego księgowego i dyrektora.

Powyższe było niezgodne z zapisami obowiązującej procedury kontroli dokumentów księgowych, wg której dokumenty księgowe, przed zrealizowaniem wydatku, podlegają kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej. Dowodem dokonania kontroli merytorycznej jest data i podpis osoby, której powierzono odpowiedzialność za kontrolę merytoryczną. Zaciągnięte zobowiązania finansowe, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, kierowane są do dyrektora bursy oraz głównego księgowego celem zatwierdzenia ich do wypłaty. Dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis dyrektora i głównego księgowego, stanowi dyspozycję do wydania środków pieniężnych. 

Dowody źródłowe, stanowiące koszt budżetu, jak i WRD, gromadzone były kilkakrotnie w ciągu miesiąca i dekretowane zbiorczo za pomocą dowodu PK. Na każdym dowodzie widniało indywidualne wskazanie źródła finansowania (budżet lub WRD) oraz paragraf, do którego został zakwalifikowany dowód. Dokument PK stanowił zbiorczy dekret wszystkich dołączonych do niego dowodów źródłowych. Dowody źródłowe nie były w dokumencie PK osobno wskazane i zadekretowane. Dekret stanowił sumę kwot wskazanych na dowodach źródłowych i odnosił się zarówno do kont budżetowych, jak i WRD. Dla rozróżnienia, konta WRD łamane były cyfrą 01, np. konto 401 dla budżetu, a 401/01 dla WRD. Takie rozróżnienie kont przyjęte było w ewidencji prowadzonej ręcznie. Ewidencja komputerowa zawierała w rozwinięciu konta odpowiednią cyfrę (30 dla WRD).

W ocenie kontroli, dokument PK nie służy do zbiorczego dekretowania dowodów źródłowych. Polecenie księgowania to uniwersalny dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki, który służy dokumentowaniu w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane za pomocą dokumentów źródłowych.

Powyższe było niezgodne również z art. 20 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 uor, wg których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1)   zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)   zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)   wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.

Wyciągi bankowe również były dekretowane na dokumencie PK, nie zawierały potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach 130, 132, 135.

Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W 4. przypadkach (notatki z dnia: 13.01.2016 r., 8.04.2016 r., 12.10.2016 r. i 10.11.2016 r.) na łączną kwotę 93.424,88 zł, notatki służbowe, dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku, zawierały błędnie przeliczoną równowartość w euro szacunkowej wartości zamówienia (w 2. przypadkach od kwot brutto).

Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 - 3 Zarządzeń Prezydenta Miasta Nr 45/16 z dnia 8.02.2016 r. i Nr 303/16 z dnia 28.07.2016 r. a także z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.), wg których udzielając zamówienia, oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, zamawiający musi również przestrzegać niżej wymienionych zasad:

2) każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro,

3) zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

W 2. przypadkach (f-y VAT nr: P/P/10152168/0001/16i 58281/12/15/SEC) na łączną kwotę 29.547,36 zł, dowody księgowe dotyczyły roku 2015 a zostały ujęte w ewidencji kosztów roku 2016, co naruszało zapisy art. 6 ust 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W 3. przypadkach (f-y VAT nr: 00005/01/17/SEC, 00006/01/17/SEC, 00007/01/17/SEC), faktury zaliczkowe za energię cieplną, wystawione na kwoty: 2.783,29 zł i 2 x 497 zł,ujęte zostały na koncie 401-30-…-4260 zbiorczo w jednej kwocie 3.777,29 złi pod błędnym numerem dowodu (f-a nr 14/12/16), co naruszało ww. art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Kontrola umów wykazała, że:

- umowy: nr 8/2016 z dnia 20.04.2016 r. dot. wymiany instalacji elektrycznej na holu na parterze bursy i nr 9/2016 z dnia 19.04.2016 r. dot. remontu klatki schodowej na parterze z wejściem na półpiętro, nie były uzgodnione pod względem formalno - prawnym z radcą prawnym UM, co było niezgodne z wytycznymi przekazanymi dyrektorom, głównym księgowym i kierownikom administracyjnym jednostek oświatowych pismem z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty,

- protokół odbioru przedmiotu umowy nr 6/2016 z dnia 25.03.2016 r. dot. opracowania dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, kosztorysu inwestorskiego, uzyskania pozwolenia na budowę i pozwolenia konserwatora zabytków dla zadania pn. „Przebudowa sanitariatów w Bursie Szkolnej Integracyjnej (…) nie został podpisany przez strony umowy,

- protokół odbioru przedmiotu umowy nr 15/2016 z dnia 30.11.2016 r. dot. montażu przejścia kontroli dostępu wraz z dostarczeniem 200 kart dostępu, nie został podpisany przez Wykonawcę,

- w przypadku umowy nr 16/2016 z dnia 2.12.2016 r. dot. wykonania i montażu mebli do pokoi młodzieży, nie został sporządzony protokół odbioru przedmiotu umowy, co było niezgodne z § 3 ww. umowy, wg którego z przeprowadzonego odbioru końcowego zostanie sporządzony protokół.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w bursie za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był ówczesny główny księgowy. Kasę prowadził samodzielny referent.

Dowody źródłowe ujmowane były w kosztach i na koncie rozrachunkowym (201) osobno.

Zobowiązania finansowe regulowane były w bursie terminowo.

2.2. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 76.766,39 zł (dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego) uregulowane w 2017 r. w terminach ich wymagalności.

W rocznymsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2016 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 16.447,80 zł tytułem nadpłat młodzieży za wyżywienie za XII 2016 r. (16.053 zł) i nadpłat tytułem czynszu za XII 2016 r. (394,80 zł).

W kwartalnymsprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2016 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 3. z 26. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 126.076,10 zł, tj. 15 % wynagrodzeń osobowych wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S na dzień 31.12.2016 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 856.601 zł.

Pracownikowi nr 2, w miesiącu XI 2016 r., z uwagi na 10-dniowe zwolnienie lekarskie przyznano premię w wys. 10% (premia obniżona o połowę). Tytułem premii błędnie naliczono i wypłacono kwotę 58,24 zł. W toku kontroli ustalono, że pracownik powinien otrzymać premię w wys. 116,49 zł.

Pracownikowi nr 3 dodatek stażowy zwiększany był z każdym 1 września, natomiast wg świadectw pracy i dokumentów kadrowych zawartych w aktach osobowych pracownika, dodatek powinien być zwiększany wcześniej, tj. z każdym 1 stycznia. W związku z powyższym, w 2016 r., pracownikowi tytułem dodatku stażowego, naliczono za mało o 211,76 zł.

W aktach osobowych pracowników nr 1 i 2 nie było pism o przyznanych w 2016 r. nagrodach, co było niezgodne z § 13 ust. 2 obowiązującego regulaminu wynagradzania (Zarządzenie Nr 8 dyrektora bursy z dnia 13.12.2011 r.), wg którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody składa się do akt osobowych pracownika, a także z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz..U. z 2017 r. poz. 894), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.

Ww. nagrody zostały wypłacone pracownikom w formie gotówki, co pracownicy potwierdzili podpisami na listach płac. Było to niezgodne z zapisem § 38 obowiązującego w bursie regulaminu pracy (Zarządzenie Nr 9 dyrektora bursy z dnia 14.03.2012 r.), wg którego wypłaty wynagrodzeń dla pracowników pedagogicznych i administracyjno – obsługowych odbywają się przelewem na konto ROR.

Magazynier zatrudniony w bursie posiadał nieaktualny zakres obowiązków, wg którego prowadził on 3 magazyny: spożywczy, gospodarczy i pościelowy. W toku kontroli ustalono, że w bursie w 2016 r. nie funkcjonował magazyn pościelowy.

Osobą odpowiedzialną w bursie za naliczanie wynagrodzeń był samodzielny referent.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe, doraźne i dodatku za pracę w godzinach nocnych wychowawców naliczane były prawidłowo,

- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.

W trakcie kontroli dokonano korekty błędnie naliczonej i wypłaconej premii pracownika nr 2.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2016 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 67.135 zł, uregulowany w całości w 2016 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2016 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 327.863,42 zł i również w całości zostały uregulowane w 2016 r.

W deklaracji PIT-4R w miesiącu lutym 2016 r. nie wykazano wynagrodzenia płatnika w wys. 16 zł od podatku z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

W toku kontroli wysokości składek ZUS wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA i kwot przelanych na rachunek ZUS, stwierdzono na dzień 31.12.2016 r. nadpłatę tytułem zapłaconych składek w wys. 20,83 zł.

Osobą odpowiedzialną w bursie za naliczanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był samodzielny referent.

Kwoty podatku wykazane w deklaracji PIT-4R były zgodne z kwotami przelanymi na rachunek Urzędu Skarbowego tytułem podatku dochodowego.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2016 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2016 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).

W trakcie kontroli samodzielny referent złożył do I Urzędu Skarbowego w Szczecinie korektę deklaracji PIT – 4R za 2016 r. dotyczącą wynagrodzenia płatnika od podatku z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

5. Księgi rachunkowe

Kontroli poddane zostały księgi rachunkowe budżetu i WRD w postaci: ewidencji prowadzonej komputerowo za pomocą programu Progman (budżet i WRD) oraz ręcznie prowadzonej księgi głównej WRD wraz z ręcznie prowadzonymi kartotekami wydatków, dochodów i rozrachunków. Z uwagi na fakt, że ewidencja WRD prowadzona komputerowo nie była zgodna z ewidencją prowadzoną ręcznie, ówczesny główny księgowy oświadczył, że sprawozdawczość WRD prowadzona była na podstawie ewidencji ręcznej.

W WRD – ewidencji ręcznej - nie były sporządzane miesięczne zestawienia obrotów i sald. Po zamknięciu każdego miesiąca następowało jedynie sumowanie obrotów. Powyższe naruszało art. 13 ust. 1, art. 14 ust. 3 oraz art. 18 ust. 1 uor, wg których księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1)   dziennik;

2)   księgę główną;

3)   księgi pomocnicze;

4)   zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5)   wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1)   symbole lub nazwy kont;

2)   salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3)   sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

W ewidencji konta 225 – rozrachunki z budżetami nie został ujęty podatek od wypłacanych świadczeń z funduszu socjalnego w łącznej wys. 6.729 zł. Podatek od świadczeń socjalnych księgowany był bezpośrednio na koncie 851 w korespondencji z kontem 135.

Wg obowiązującego opisu do konta 225 zawartego w Zakładowym Planie Kont bursy (ZPK),  po stronie Wn konta 225 księguje się przelewy należnego podatku od wynagrodzeń na rachunki urzędu skarbowego – w korespondencji z kontem 130, 132, 135. Ówczesny główny księgowy w opisie nie uwzględnił podatku dochodowego od świadczeń socjalnych zarówno po stronie Wn konta (jedynie wskazał konto 135), jak i po stronie Ma (wskazując jedynie podatek naliczony od wynagrodzeń pracowniczych).

W ewidencji konta 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, poza składkami ZUS ujmowane były potrącenia z wynagrodzeń m.in. tytułem pożyczek mieszkaniowych, składek KZP, należności komornicze, ubezpieczenie, a także przelewy z list płac. Do ewidencji rozrachunków z pracownikami służą konta 231 i 234.

Dekretacja na dowodach PK (pod którymi załączone były wyciągi bankowe) nie każdorazowo uwzględniała wpłaty do banku gotówki z kasy bursy i wypłaty z banku (czek). Każdy dokument księgowy, a jest nim również wyciąg bankowy powinien być zadekretowany w myśl ww. art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, a w przypadku wyciągu bankowego zadekretowana winna być każda ujęta w nim operacja finansowa.

Wg zestawienia obrotów i sald sporządzonego na dzień 31.12.2016 r., na kontach 202-19 i 202-30 nazwanych „sumy do wyjaśnienia” widniały obroty w wys. odpowiednio 2.710,95 zł i 320 zł, co do których obecny główny księgowy nie znalazł wyjaśnienia. Konta te nie wykazały sald na dzień 31.12.2016 r.

Ewidencja WRD - prowadzona ręcznie - zawierała zapisy zbiorcze wydatków: konto 401/01 §§ 4210, 4230 i 4240, konto 402/01 §§ 4300 i 4360, konto 405/01 §§ 4110, 4280 i 3020. W ręcznej ewidencji zarówno wydatki, jak i dochody nie były księgowane w podziale na każdy paragraf, co było niezgodne z opisem do konta 132, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 132 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych tytułów pozyskiwania dochodów (WRD) według działów, rozdziałów i paragrafów.

Suma kosztów w §§ 4210, 4230 i 4240 wyniosła 69.865,75 zł, a wydatków w tych samych paragrafach 68.595,70 zł, co świadczy o saldzie w wys. 1.270,05 zł stanowiącym zobowiązanie na dzień 31.12.2016 r. Suma kosztów w §§ 4300 i 4360 wyniosła 72.786,72 zł, a suma wydatków wyniosła 72.536,72 zł, co świadczy o saldzie w wys. 250 zł stanowiącym zobowiązanie na dzień 31.12.2016 r. Zobowiązania te nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-34S.

Koszty w § 4260 wyniosły 82.772,22 zł, a wydatki 83.309,69 zł, co świadczy o saldzie w wys. 537,47 zł stanowiącym należność na dzień 31.12.2016 r. W sprawozdaniu Rb-34S nie została wykazana ta należność.

Obecny główny księgowy nie potrafił wyjaśnić powyższych niezgodności.

Z uwagi na fakt, że wszystkie salda kont rozrachunkowych zostały ujęte w sprawozdaniach Rb-34S i Rb-N, powyższe rozbieżności świadczą o braku bieżącej weryfikacji i braku uzgadniania obrotów  i sald przez ówczesnego głównego księgowego.

Powyższe nieprawidłowości wskazują, że w 2016 r. księgi rachunkowe bursy nie były prowadzone bezbłędnie i bieżąco, co było niezgodne z art. 24 ust. 3 i 5 pkt 1 i 2 uor, według których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1)   pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

2)   zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

W ewidencji komputerowej WRD, jak i w sprawozdaniu Rb-34S, opłaty za najem lokali mieszkalnych wykazane zostały w § 0830, zamiast w § 0750 – dochody z najmu i dzierżawy.

Na kontach 201: § 0830-02 – wpłata za bursę i § 0830-04 – czynsz,po stronie Ma księgowane były wpływy w korespondencji z kontami 101 i 132 (wyciągi bankowe i raporty kasowe), a po stronie Wn zwroty oraz przypis w korespondencji z kontem 700 § 0830-03. Na koncie 700 § 0830-03 natomiast ujmowane były dowody PK, za pomocą których księgowane były wyciągi bankowe. Wzwiązku z powyższym konta: 201 § 0830-02 i 201 § 0830-04 nie wykazywały salda, gdyż obustronnie zaksięgowane były te same operacje. Ewidencja rozrachunków nie odzwierciedlała więc faktycznego stanu należności i zobowiązań z tytułu opłat za bursę i za lokale mieszkalne.

Na koncie 700 ewidencjonowana winna być wyłącznie należność tytułem opłat, natomiast faktyczne wpłaty powinny widnieć na koncie 132 w korespondencji z kontem 201.

Na koncie 700 § 0830-01 – przypis za wyżywienie,na koniec każdego miesiąca księgowany był przypis stanowiący różnicę między należnością naliczoną za dany miesiąc i odpisami w danym miesiącu, co było niezgodne z pkt 18 części I obowiązującego w bursie Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, wystawiania dowodów księgowych, metody wyceny aktywów i pasywów i ustalania wyniku finansowego, ochrony danych osobowych, zwanego dalej Sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych (…), wg którego odpisy za żywienie młodzieży zwracane są im po uiszczeniu przez nich pełnej odpłatności za dany miesiąc, ujmowane są na zmniejszenie wpływów miesiąca, w którym są wypłacane.

W bursie nie był ewidencjonowany rzeczywisty przypis tytułem opłat za pobyt w bursie i wyżywienie, należny za dany miesiąc. Na koniec miesiąca ewidencjonowane były wpłaty otrzymane w danym miesiącu tytułem opłat (dochód potwierdzony WB i RK) oraz należność za wyżywienie skorygowana już o odpisy.

Osobą odpowiedzialną w bursie za prowadzenie ksiąg rachunkowych był ówczesny główny księgowy.

Szczegółowe rozliczenia z tytułu opłat za bursę i wyżywienie prowadzone były w podziale na każdego wychowanka w programie Excel.

W miesiącu listopadzie 2016 r. nastąpiła zmiana w ewidencjonowaniu najemców. Każdemu najemcy został przypisany numer oraz indywidualne konto rozrachunkowe 201 z właściwym paragrafem: 0830 – dla ewidencji opłat, 0920 – dla ewidencji odsetek. Została zaksięgowana zaległość w opłatach czynszowych w łącznej kwocie 66.876,85 zł  oraz odsetki w łącznej wys. 3.535,62 zł.

Główny księgowy skorygowała księgowania ówczesnego głównego księgowego i począwszy od 1.01.2017 r. księgi rachunkowe w powyższym zakresie prowadzone są prawidłowo.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2016 r. – dochody na kwotę 180 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2016 r. – 7 sprawozdań na kwotę ogółem 1.419.650 zł,
• z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), zw. dalej uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2016 r. na kwotę dochodów i wydatków w wysokości 738.080,16 zł

oraz kwartalne:

• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2016 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2016 r.),
• kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 103.677,78 zł z tytułu niezapłaconych czynszów (102.160,18 zł), dostaw towarów i usług (410 zł) i należności młodzieży (nadpłaty na 1.107,60 zł).

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 300 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 1.419.650 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 216.544 zł (dokonano 32. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 852.500 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. (dokonano łącznie 12. przesunięć w planie).

Ewidencja WRD - prowadzona ręcznie - zawierała zapisy zbiorcze wydatków: konto 401/01 §§ 4210, 4230 i 4240, konto 402/01 §§ 4300 i 4360, konto 405/01 §§ 4110, 4280 i 3020.W sprawozdaniu Rb-34S ww. paragrafy wydatkowe wykazane zostały osobno wraz z przypisaną wartością, niewynikającą wprost z ręcznej ewidencji konta 132.

Osobą odpowiedzialną w bursie za proces planowania i sprawozdawczość był ówczesny główny księgowy.

Suma: §§ 4210, 4230 i 4240, §§ 4300 i 4360 i §§ 4110, 4280 i 3020 była zgodna z ręczną ewidencją księgową.

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

7. Inwentaryzacja

 W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2016 r., w tym zestawienia zobowiązań i należności, protokoły z inwentaryzacji: gotówkiwkasie, stanu magazynu środków czystości, stanu magazynu żywnościowego oraz potwierdzenie sald rachunków bankowych, a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza.

W toku kontroli stwierdzono, że:

1. Dyrektor nie wydał zarządzenia powołującego skład komisji inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2016 r., co było niezgodne z § 1 obowiązującej w bursie Instrukcji inwentaryzacji, wg której inwentaryzację przeprowadza komisja powołana zarządzeniem wewnętrznym dyrektora placówki. Zarządzenie przywołane w protokołach z inwentaryzacji kasy i magazynów, jako podstawa powołania komisji inwentaryzacyjnej, odnosiło się do spisu z natury na dzień 31.12.2012 r.
2. Na dzień 31.12.2016 r. księgi inwentarzowe nie były podsumowane. Wartość środków trwałych i umorzeń na dzień 31.12.2016 r. wpisana została nietrwale (ołówkiem). Nie było dokumentu potwierdzającego uzgodnienie zapisów z ksiąg inwentarzowych z zapisami na kontach księgowych. Księgi inwentarzowe – w myśl zapisów art. 16 ust. 1 uor, są księgami pomocniczymi, stanowiącymi uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
3. W bursie nie było dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie na dzień 31.12.2016 r. weryfikacji sald kont rozrachunkowych 201, 225, 229. Powyższe było niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Według art. 27 ust.1 uor przeprowadzeniei wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
4. Przyjęcie środków trwałych i pozostałych środków trwałych na stan odbywało się w bursie na podstawie dowodów zakupu mimo, że wg działu II pkt 1 lit. c i e obowiązującego w bursie Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (…), dowodami księgowymi są w szczególności: dokument OT i LT. W bursie nie były wystawiane ww. dokumenty.

Osobą odpowiedzialną w bursie za proces inwentaryzacyjny był dyrektor. Księgi inwentarzowe prowadził ówczesny główny księgowy na podstawie pkt 12 zakresu obowiązków, który dotyczył wykonywania innych czynności zleconych przez dyrektora bursy nie wymienionych powyżej, a wynikających z organizacji pracy bursy.

Dowody zakupu środków trwałych i pozostałych środków trwałych zawierały adnotację o wpisie do ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

W toku spisu z natury kasy i magazynów: środków czystości i żywnościowegonie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

- Zarządzenie nr 3 z dnia 17.03.2011 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Kontroli Zarządczej wprowadzające: politykę rachunkowości, instrukcję kasową, procedury kontroli dokumentów księgowych i zaciągania zobowiązań, instrukcję magazynową, instrukcję inwentaryzacji, regulamin kontroli wewnętrznej, regulamin pracy komisji przetargowej, regulamin kontroli zarządczej,

• Zakładowy Plan Kont – zatwierdzony przez dyrektora i obowiązujący od 1.01.2011 r.
• Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych - zatwierdzona przez dyrektora i obowiązująca od 20.04.2001 r.

W Zakładowym Planie Kont nie zostały uwzględnione konta 014 i 140, na których w 2016 r. były obroty. W funkcjonującym systemie FK konto 140 pełniło funkcję właściwego konta 141 - środki pieniężne w drodze. Konto 141 również nie zostało ujęte w ZPK.

Wg zapisów § 14 ust. 2 i § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Konta wskazane w planie kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.

Wg art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację systemu rachunkowości, w tym ZPK.

Osobą odpowiedzialną w bursie za dokumentację finansowo - księgową był dyrektor.

Wszystkie ww. procedury były przyjęte do stosowania przez pracowników bursy, co zostało potwierdzone ich podpisami.

9. Inne obszary

Pismami z dnia 5.07.2016 r. oraz z dnia 5.01.2017 r., podpisanymi przez dyrektora i głównego księgowego, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że nie stwierdzono transakcji podejrzanych oraz pracownicy bursy nie uczestniczyli w szkoleniach z tego zakresu.

W oświadczeniu z dnia 27.06.2017 r., dyrektor bursy podał, że w 2016 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w bursie jedną kontrolę (w dniu 14.10.2016 r.).

Bursa działała w oparciu o statut uchwalony i zatwierdzony przez Radę Pedagogicznąw dniu 10.05.2005 r. z późniejszymi modyfikacjami.

W wyniku kontroli ustalono, że Dyrektor poinformował WKiAW owynikach kontroli zewnętrznej, czego obowiązek wynikał z § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1.03.2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w § 1 ust. 6 statutu, jako organ prowadzący bursę wskazana została Rada Miasta Szczecina podczas, gdy organem prowadzącym jednostki oświatowe jest Gmina Miasto Szczecin.

Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.

W trakcie kontroli sporządzony został aneks do statutu, który, z uwagi na okres wakacyjny, zostanie wprowadzony uchwałą Rady Pedagogicznej w sierpniu 2017 r.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Uporządkować dokumentację dot. rozliczeń bursy z SEC.
2.  Skorygować zawiadomienia, w których stwierdzono błędną wysokość opłat za najem lokali mieszkalnych.
3.  Księgować dowody źródłowe zgodnie z zapisami  art. 20 ust. 1 uor.
4.  Dowody źródłowe ujmować w okresach sprawozdawczych, których dotyczą, ze szczególnym uwzględnieniem miesiąca grudnia.
5.  Prowadzić ewidencję szczegółową konta 132, w szczegółowości planufinansowego dochodów i wydatków WRD.
6.  Opłaty za najem lokali mieszkalnych ewidencjonować na § 0750.
7.  Doprowadzić plan kont do zgodności z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości i ujmować zapisy księgowe na właściwych kontach, ze szczególnym uwzględnieniem rozrachunków.
8.  Co miesiąc sporządzać zestawienia obrotów i sald dla wszystkich ksiąg rachunkowych prowadzonych w bursie.
9.  Skorygować sprawozdanie Rb-34S o kwotę należności netto.
10.  Każdorazowo przedkładać projekty umów do akceptacji radcy prawnego UM.
11.  Bezwzględnie realizować zapisy umowne dot. protokołów odbioru przedmiotu umowy.
12.  Naliczyć i wypłacić pracownikowi nr 3 należny dodatek stażowy.
13.  Uzupełnić akta osobowe pracowników o pisma informujące o przyznanych nagrodach.
14.  Wypłacać pracownikom wynagrodzenia przelewem na konto ROR, zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy.
15.  Zaktualizować zakres obowiązków magazyniera.
16. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych.
17. Każdorazowo zatwierdzać dowody księgowe do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora.
18. Sporządzać notatki służbowe z analizy rynku zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta.
19. Na koncie 700 ujmować dowody dokumentujące przychód (naliczoną należność).
20. Powoływać zarządzeniem skład komisji inwentaryzacyjnej w celu dokonywania inwentaryzacji rocznych.
21. Podsumować księgi inwentarzowe, uzgodnić je z ewidencją księgową i sporządzić odpowiedni protokół.
22. Każdorazowo dokumentować przeprowadzenie weryfikacji kont rozrachunkowych na dzień 31 grudnia.
23. Ustalić zasady przyjmowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych na stan bursy.
24. Każdorazowo informować WKiAW o wynikach kontroli zewnętrznych.
25. Zaktualizować statut bursy w kwestii organu prowadzącego.
26. Zaktualizować ZPK oraz obowiązujące procedury pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce.