Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25.03.2019 r. do 07.05.2019 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Współczesnym w Szczecinie przy Wałach Chrobrego 3 (zw. dalej Teatrem)w zakresie gospodarki finansowej w 2018 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8 maja 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 czerwca 2019 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Teatrze w zakresie gospodarki finansowej w 2018 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• nieprzestrzeganiu obowiązujących w Teatrze procedur kontroli i obiegu dokumentów oraz ujęciu w księgach dowodu księgowego niezgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor,
• nieuregulowaniu stosunku pracy kierownika technicznego,
• nieprowadzeniu centralnego rejestru umów zawartych przez Teatr,
• nieustaleniu cennika wynajmu sal i sprzętu w sposób umożliwiający przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży,
• nieuaktualnianiu zakresów czynności pracowników,
• nieaktualizowaniu procedur obowiązujących w Teatrze.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym także składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania należności i zobowiązań Teatru,
• rozliczania przychodów i kosztów zgodnie z miejscem ich powstawania w zakresie spektakli teatralnych,
• naliczania wynagrodzeń,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki środków trwałych, w tym zakupionych lub przyjętych z inwestycji w 2018 r.,
• przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych za 2018 r.

 II. Oceny cząstkowe

1. Przychody

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody własne instytucji za 2018 r. wyniosły ogółem 1.779.787 zł, w tym 1.311.654 zł – przychody z prowadzonej działalności, 56.644 zł – przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych i 411.490 zł – pozostałe przychody własne.

Kontroli poddano przychody w kwocie łącznej 177.881,96 zł, tj. 10% przychodów własnych instytucji, w tym:

• przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie ogółem 55.473,17 zł (18 faktur i 13 umów),
• przychody ze sprzedaży biletów w 2018 r. – 21 spektakli „Ania z Zielonego Wzgórza” w kwocie ogółem 122.408,79 zł, z tytułu sprzedaży 6.544 biletów (14,3% przychodów ze sprzedaży biletów ogółem w kwocie 854.409,42 zł).

W toku kontroli stwierdzono, że Teatr nie posiadał cennika wynajmu sal i sprzętu, który według kontrolującego pozwalałby na przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży.

Na stronie internetowej Teatru w zakładce „Wynajem” wymienione zostały jedynie sale teatralne podlegające wynajmowi, omówione zostały parametry techniczne wszystkich sal oraz rodzaj sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego sal, wskazano na opcję zwiedzania Teatru z przewodnikiem oraz wypożyczanie kostiumów, a także wymieniono osoby, którym przysługują bilety ulgowe oraz opisano stosowane ulgi.

Wszystkie utargi zaewidencjonowane zostały w kasie biletowej we właściwych kwotach.

We wszystkich przypadkach, przychody zaewidencjonowane zostały na właściwych kontach zespołu „7”, w prawidłowych kwotach oraz na właściwym koncie analitycznym.

 1.2. Należności

Kontroli poddano należności instytucji, które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2018 r. wyniosły ogółem 505.731,69 zł i dotyczyły:

• należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 14.051,28 zł,
• należności z tytułów budżetowych w kwocie 280.500,33 zł - podatek VAT,
• należności z innych tytułów w kwocie 211.180,08 zł – pożyczki z ZFŚS, płatności kartami płatniczymi i kaucja wniesiona na rzecz TBS.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. (sprawozdanie z dnia 22.01.2019 r., korekta z dnia 14.02.2019 r. i korekta z dnia 27.03.2019 r.), w którym należności ogółem wykazane zostały w łącznej kwocie 318.179,19 zł, w tym należności z tytułu gotówki i depozytów w kwocie 15.731,32 zł i pozostałe należności w kwocie 302.447,87 zł (w tym głównie rozliczenie z US z tytułu podatku VAT na kwotę 280.500,33 zł).

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”.

Teatr nie posiadał należności wymagalnych.

Należności bilansowe (za wyjątkiem kaucji i pożyczek z ZFŚS) rozliczone zostały
w styczniu i lutym 2019 r.

 2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

Kontrolą objęto koszty poniesione przez Teatr w 2018 r. na kwotę 1.878.546,21 zł, tj. 18,4% kosztów ogółem instytucji na łączną kwotę 10.228.647 zł, wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2018 r.” (koszty ogółem plus środki na działalność inwestycyjną). W toku kontroli, analizie poddano 46 dowodów źródłowych, stanowiących podstawę dokonania płatności oraz związane z nimi umowy, zamówienia, protokoły, decyzje i oferty, w tym także koszty związane z używaniem przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych na kwotę łączną 2.454,61 zł (19 dowodów źródłowych).

Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie i w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w instytucji procedur kontroli finansowej.

Szczegółowej kontroli poddano ponadto koszty w kwocie ogółem 286.541,48 zł, dotyczące spektaklu „Ania z Zielonego Wzgórza”, tj. spektaklu, na który poniesione zostały najwyższe koszty ze wszystkich spektakli wystawianych przez Teatr w 2018 r., stanowiące 12,4% kosztów spektakli w kwocie ogółem 2.308.927,33 zł. W toku kontroli, analizie poddano każde księgowanie analityczne, potwierdzone dokumentem źródłowym (254 księgowania).

W toku kontroli stwierdzono, że koszty odprowadzenia ścieków zawarte w fakturach wystawionych przez ZWiK były ewidencjonowane na nieprawidłowe konto kosztów. Koszty opłaty abonamentowej, dostarczenia wody oraz odprowadzenia ścieków były ewidencjonowane w całości na konto 419 – Zużycie energii, zamiast w podziale na konto 419 – Zużycie energii i konto 429 – Pozostałe usługi obce, w części dotyczącej kosztów innych niż dostarczenie wody.

Kontrola wykazała, że zapisy umowy zlecenia zawartej w dniu 01.10.2009 r. ze zm. na usługi bhp pokrywały się z czynnościami wymienionymi w zakresie obowiązków i odpowiedzialności kierownika technicznego z dnia 01.01.1992 r. (patrz pkt 3 Zatrudnienie i wynagrodzenia).

Koszty z tytułu opłaty za studia pracownika Teatru zaewidencjonowane zostały na podstawie niewłaściwego dokumentu źródłowego. Do ksiąg rachunkowych wprowadzona została faktura nr DZ.DYD/249/12/2018 z dnia 04.12.2018 r. na kwotę 1.050 zł tytułem usługi edukacyjnej semestralnej, wystawiona na pracownika. Do ww. świadczenia Teatr winien wystawić własny dowód wewnętrzny, np. dowód PK – Polecenie księgowania, wskazany w art. 20 ust. 2 pkt 3 uor, który służy dokumentowaniu w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane za pomocą innych dokumentów źródłowych.

Stwierdzono także, że umowy zawierane przez Teatr nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego wbrew obowiązującym w Teatrze procedurom wewnętrznym i zapisom zakresu czynności głównego księgowego. Według § 14 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych Teatru Współczesnego w Szczecinie” (Załącznik do Zarządzenia nr 13/2010 z dnia 15.12.2010 r. dyrektora Teatru w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych Teatru Współczesnego w Szczecinie), zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli, zakupy środków dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje kierownik jednostki i kontrasygnuje główny księgowy. Obowiązek dokonywania kontroli formalno – rachunkowej w zakresie zawieranych umów przez głównego księgowego wynikał ponadto z zapisów pkt 6 zakresu czynności pracownika. Według § 12 ust. 3 „Regulaminu Kontroli Zarządczej” (Załącznik do Zarządzenia nr 9/2011 z dnia 15.12.2011 r. dyrektora Teatru w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową teatru – Regulamin Kontroli Zarządczej), zw. dalej regulaminem kontroli zarządczej, kierownicy pełniący nadzór nad pracownikami, winni czuwać nad prawidłowością wykonywania przez nich czynności kontrolnych (w tym przypadku kontrola wstępna umów) i z tego tytułu ponoszą pełną odpowiedzialność służbową, a według § 32 ust. 1 ww. regulaminu udokumentowaniem przeprowadzonej wewnętrznej kontroli finansowej jest m.in. akceptacja projektu umowy cywilnoprawnej, aneksów do umów, porozumień związanych z gospodarką finansową Teatru. Bezpośrednim przełożonym głównego księgowego był dyrektor Teatru.

Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora w toku kontroli, kontrasygnata nie jest stosowana, ponieważ stoi to w sprzeczności z art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.), a co według dyrektora potwierdzają rozstrzygnięcia nadzorcze i wyroki sądów administracyjnych (np. rozstrzygnięcie Wojewody Dolnośląskiego NK-N.4131.70. 16.2015GD1).” W wymienionym rozstrzygnięciu nadzorczym, Wojewoda zakwestionował uchwałę Rady Miasta wprowadzającą do statutu instytucji zapis o kontrasygnacie głównego księgowego, czym ograniczono samodzielność dyrektora w zarządzaniu instytucją. Rozstrzygnięcie nadzorcze dotyczyło jednak statutu instytucji i przekroczenia zakresu upoważnienia ustawowego przez Radę Miejską, a nie procedur wewnętrznych instytucji i tym samym nie miało zastosowania do obowiązującej w Teatrze instrukcji obiegu i kontroli oraz zakresu czynności głównego księgowego. Należy także zaznaczyć, że na obowiązek wykonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym instytucji wskazano w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869),zw. dalej uofp.

W Teatrze nie prowadzono centralnego rejestru zawartych umów, a także nie wskazano formalnie miejsca gromadzenia umów i osoby odpowiedzialnej. Umowy gromadzone były przez pion księgowości, w oddzielnych segregatorach, w podziale na: umowy bieżące w TW – dotyczące realizacji w danym roku, umowy stałe w Teatrze Współczesnym – dotyczące realizacji w dwóch i więcej latach oraz umowy w Teatrze Małym – umowy bieżące i umowy stałe. Obowiązek przekazywania umów do pionu księgowości nie wynikał jednak z żadnej procedury wewnętrznej, a tym samym nie nakładał na pozostałych pracowników obowiązku przekazywania tych umów, a na pracowników pionu księgowości gromadzenia i nadzoru nad ich kompletnością. Według kontrolującego, prowadzenie centralnego rejestru umów Teatru zwiększyłoby przejrzystość działań w zakresie wydatkowania środków finansowych. W związku z nieprowadzeniem ww. rejestru nie można było także stwierdzić kompletności umów zawartych przez Teatr, przedstawionych w toku kontroli. Zasoby informacyjne w postaci umów wymienione zostały ponadto w § 8 ust. 1 pkt 5 obowiązującego w Teatrze regulaminu kontroli zarządczej, wśród dokumentów podlegających kontroli.

W opisach merytorycznych zamieszczanych na fakturach zakupu nie powoływano się na związek dokonywanych zakupów z konkretną umową lub zamówieniem, a szczegółowość tych opisów była w wielu przypadkach bardzo ograniczona. Nie wskazywano danych dotyczących umów (numer, data zawarcia, zakres), zamieszczając jedynie zapis np. o treści „umowa stała”. Opis merytoryczny powinien ponadto potwierdzać zgodność otrzymanej faktury np. z umową, zleceniem czy zamówieniem, a takiego stwierdzenia opisy faktur nie zawierały. Wzakresie kontroli dokumentów wykazano, że z 37. faktur zakupu: w opisach merytorycznych 8. faktur nie wskazano umowy, na podstawie której wystawiona została faktura,opis merytoryczny zamieszczony na 9. fakturach ograniczony był do zapisu o treści „umowa stała”,w opisie3. faktur nie wskazano na związek faktury z umową, a w 12. przypadkach, do faktur nie było załączonych stosownych zleceń.

Według § 30 ust. 1 regulaminu kontroli zarządczej Teatru, „Obowiązkiem dokonującego kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli charakter operacji, zdarzenia gospodarczego nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie jego opisu na odwrocie dowodu. W przypadku braku miejsca na odwrocie dokumentu, opis ten należy załączyć do dowodu. Opis zdarzenia gospodarczego dokonuje osoba, która w nim brała udział, składając pod opisem własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu.”

Według § 16 instrukcji obiegu i kontroli, zlecenia powinny być przekazywane do księgowości wraz z rachunkami lub po zakończeniu okresu obowiązywania zlecenia.

Wszystkie dowody źródłowe zawierały podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz akceptacji.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych i zgodnie z terminami wskazanymi w fakturach / rachunkach / umowach/ obowiązujących przepisach.

W przypadku spektaklu „Ania z Zielonego Wzgórza” stwierdzono, że wszystkie koszty poniesione na spektakl zostały zaewidencjonowane prawidłowo i zgodnie z miejscem powstawania tych kosztów.

Wszystkie środki trwałe zakupione lub przyjęte z inwestycji w 2018 r. podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych Teatru.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania krótkoterminowe instytucji, które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2018 r. wyniosły ogółem 1.628.847,23 zł i dotyczyły:

• zobowiązań z tytułu dostaw i usług w kwocie 98.152,06 zł,
• zobowiązań z tytułów budżetowych w kwocie 641.374,79 zł,
• zobowiązań z tytułu wynagrodzeń w kwocie 189.961,31 zł
• zobowiązań z innych tytułów w kwocie 31.563,68 zł – tantiemy, potrącenia z wynagrodzeń i inne,
• zobowiązań z tytułu funduszy specjalnych w kwocie 667.795,39 zł - ZFŚS.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2018 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w Bilansie były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”.

Według kwartalnego sprawozdania Rb-Z (sprawozdanie z dnia 22.01.2019 r. i korekta z dnia 27.03.2019 r.), w instytucji nie wystąpiły żadne zobowiązania wymagalne.

Zobowiązania bilansowe uregulowane zostały w 2019 r. zgodnie z terminami zapłaty.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 7. z 100. pracowników zatrudnionych w 2018 r., tj. 7% ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 512.130,25 zł, tj. 11% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych w wysokości 3.865.413 zł wraz z honorariami pracowników Teatru w wysokości 770.590 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. i wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem kompletności dokumentacji potwierdzającej stosunek pracy oraz wykonywane czynności, przyznane wynagrodzenia i dodatki do nich oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrola wykazała, że w aktach osobowych kierownika technicznego nie było umowy o pracę od dnia 01.01.2017 r. Ostatnia umowa jaka znajdowała się w dokumentacji pracowniczej dotyczyła okresu 01.01.2014 – 31.12.2016 r. Według głównego księgowego, brak w aktach osobowych umowy o pracę wynikał z braku alertu w systemie kadrowo-płacowym KOMAX w momencie kiedy pracownik przeszedł na emeryturę i został ponownie zatrudniony.
W ocenie kontrolującego, do powyższej sytuacji doprowadził brak wystarczających mechanizmów kontrolnych wynikający z wykonywania przez tego samego pracownika czynności z zakresu spraw kadrowych, w tym sporządzanie dokumentacji kadrowej oraz naliczanie na tej podstawie wynagrodzeń, co nie wypełniało tzw. „zasady dwóch par oczu”.

Według zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności specjalisty ds. płac, kadr i księgowości, pracownik podlegał służbowo głównemu księgowemu, z wyłączeniem spraw kadrowych. Według jednego z podpunktów w pkt 2, do obowiązków pracownika należało m.in. sporządzanie wszelkich umów o pracę oraz dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunku pracy według wytycznych dyrektora, prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz naliczanie wynagrodzeń.

W toku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych głównego księgowego Teatru nie było powierzenia obowiązków, tj. potwierdzenia wypełnienia wymogów wskazanych dla tego stanowiska w art. 54 ust. 1 uofp. Wymogi te wpisane zostały do zakresu czynności pracownika, jednakże w niepełnym zakresie, tj. poza pkt 3 w zakresie dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Stwierdzono także, że w przypadku wszystkich pracowników, pomimo przyznania przez dyrektora nagród, do dokumentacji pracowniczej (do części B) nie zostały załączone pisma dotyczące ich przyznania. Powyższy obowiązek wynikał z zapisów § 6 ust.2 pkt 2 lit. g ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych. Powyższe wynika także z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), obowiązującego od 01.01.2019 r.

Kontrola wykazała, że w przypadku 2. z 7. pracowników poddanych kontroli, zakresy czynności pracowników były nieaktualne (kierownik techniczny, główny księgowy).

Zakres czynności kierownika technicznego z dnia 08.02.1980 r. obejmował ponadto m.in. czynności dotyczące bhp, które realizowane były przez kontrahenta zewnętrznego na podstawie umowy zlecenie zawartej przez Teatr. Zakres czynności głównego księgowego zawierał z kolei zapisy niezgodne ze stanem faktycznym, dotyczące kontroli formalno – rachunkowej umów. Kontrola umów nie była przez pracownika realizowana w związku ze stanowiskiem dyrektora w sprawie kontrasygnowania umów przez głównego księgowego (patrz: pkt 2.1 – Wykonanie kosztów).

Powyższe przypadki nie wypełniały zapisów pkt 4 w części III regulaminu kontroli zarządczej Teatru, według których zakresy obowiązków, uprawnień i kompetencji osób zarządzających i pracowników Teatru zostały określone pisemnie i podlegają zmianom stosownie do stanu faktycznego, a obowiązki i uprawnienia pracowników Teatru określone są w indywidualnych zakresach czynności (przyjętych podpisem pracownika).

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Zmiany do „Regulaminu wynagradzania pracowników Teatru Współczesnego w Szczecinie” (zw. dalej regulaminem wynagradzania) wprowadzane były zamiennie protokołami dodatkowymi (zgodnie z zapisami art. 4 ust. 2 regulaminu) lub aneksami do regulaminu. Według kontrolującego, nie ma znaczenia prawnego, jaką nazwę nosi dokument zmieniający wyrażający zgodną wolę stron, jednak stosowana powinna być jednolita nazwa, ze wskazaniem na nazwę przywołaną w treści regulaminu.

Regulamin wynagradzania zawierał zapisy dotyczące uchylonych aktów prawnych, w tym zapis w art. 6 pkt 2 o treści: „Zaszeregowania osobistego pracowników do określonych kategorii dokonuje się na podstawie taryfikatorów kwalifikacyjnych określonych w rozporządzeniu ministra Kultury i Sztuki z dnia 31.03.1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35 poz. 151)”. Według § 2 ust. 2 rozporządzenia przywołanego w regulaminie wynagradzania, stawki wynagrodzeń zasadniczych dla poszczególnych kategorii zaszeregowania oraz stawki dodatków funkcyjnych dla kolejnych szczebli dodatków określa tabela zakładowa, ustalona w regulaminie zakładowym. Regulamin wynagradzania obowiązujący w Teatrze nie zawierał wymienionych tabel.

W pozostałym zakresie, dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, a wynagrodzenia naliczone zostały prawidłowo.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2018 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 366.656 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.741.916,03 zł.

W 2018 r. Teatr nie skorzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Sprawozdania finansowe Teatru poddane zostały badaniu biegłego rewidenta.

W toku kontroli badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 318.179,19 zł,
• „Sprawozdanie z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”

Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2018 r.”:

1. Plan przychodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 8.475.677 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 446.377 zł.
2. Plan kosztów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 8.857.228 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 549.628 zł.

Sprawozdanie finansowe Teatru za 2018 r. poddane zostało badaniu przez biegłego rewidenta na podstawie art. 64 uor oraz § 8 ust. 5 Statutu Teatru, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/933/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. ze zm., którego tekst jednolity ogłoszony został w obwieszczeniu Nr 2/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r.(Dz.Urz. Woj. Zachodniopomorskiego, poz. 1667 z dnia 22 kwietnia 2013 r.),zw. dalej Statutem, według których roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem.Na dzień zakończenia kontroli, sprawozdanie nie zostało jeszcze zatwierdzone Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin na podstawie § 8 ust. 4 Statutu.

Sprawozdania zostały sporządzone i przekazane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Zmiany w planie instytucji wprowadzone zostały na podstawie informacji uzyskanych z Wydziału Kultury Urzędu Miasta Szczecin.

Na uzyskaną przez Teatr dotację celową na realizację zadania „Modernizacja w obiekcie Teatru Współczesnego w Szczecinie w roku 2018” zawarta została stosowna umowa na kwotę 1.880.000 zł (umowa nr WK/NW/U/66/2018).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono zgodność wartości majątku wykazanej w księgach rachunkowych z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: protokoły zbiorcze i weryfikacyjne, arkusze spisu z natury, oświadczenia, uzgodnienia i potwierdzenia sald oraz wydruki sald z systemu finansowo – księgowego, a także sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury.

Ostatni pełny spis z natury Teatru został przeprowadzony w IV kwartale 2016 r.

Stan majątku trwałego na 31.12.2018 r. wyniósł 8.148.389,76 zł i wzrósł o 1.588.944,98 zł w stosunku do stanu na 01.01.2018 r., który wyniósł 6.559.444,78 zł (1.600.151,67 zł – przychody, 11.206,69 zł – rozchody).

W dniu 22.10.2018 r. dyrektor wydał Zarządzenie Nr 7/2018 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej za 2018 r., czym wypełnił zapisy § 6 ust. 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” Teatru.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

 W toku kontroli stwierdzono, że w 2. przypadkach takie same zdarzenia gospodarcze ujęte zostały w różnych rejestrach:

• faktura nr 2018/1 zaewidencjonowana została w rejestrze SM – Sprzedaż – Teatr Mały jako sprzedaż materiałów, a faktura nr 2018/33 w rejestrze SU – Sprzedaż usług,
• z 10. faktur wystawionych przez wykonawcę tytułem uszycia kostiumów na miarę, 5 faktur zostało zaewidencjonowanych w rejestrze ZM – Zakup materiałów, a 5 faktur w rejestrze ZU – Zakup usług.

Zasady ewidencji powinny być w ww. przypadkach stosowane w sposób jednorodny.

Stwierdzono ponadto, że zwrot opłaty za studia pracownika Teatru zaewidencjonowany został na podstawie niewłaściwego dokumentu źródłowego. Do ksiąg rachunkowych wprowadzona została faktura wystawiona na pracownika, zamiast dowód wewnętrzny, np. dow. PK – Polecenie księgowania (patrz pkt 2.1 - Wykonanie kosztów).

Kontrola wykazała także, że dokumentacja składana przez pracowników celem rozliczenia przejazdów samochodem prywatnym do celów służbowych była zgodna z zapisami umownymi, jednak nie znajdowała uzasadnienia merytorycznego. Pracownicy składali za poszczególne miesiące 2018 r. dwa dokumenty dotyczące rozliczenia używania samochodów prywatnych do celów służbowych: oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych oraz ewidencję przebiegu pojazdu. Oświadczenie zawierało w swojej treści zapisy o należnym ryczałcie oraz pozycje dotyczące nieobecności (niewypełniane przez pracowników), które powinny być podawane i weryfikowane przy potrącaniu 1/22 za każdy dzień nieobecności lub niekorzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych w przypadku przyznania miesięcznego ryczałtu. W Teatrze przyjęto rozliczanie przejechanych kilometrów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, a nie miesięcznego ryczałtu, stąd oświadczenie składane przez pracowników nie znajdowało według kontrolującego uzasadnienia.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

W Teatrze prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa i organizacyjna

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w Teatrze procedury finansowo
– księgowe, procedury dotyczące kontroli zarządczej i wynagradzania pracowników oraz procedury dotyczące organizacji i pracy instytucji.

Kontrola wykazała, że „Regulamin organizacyjny” obowiązujący od 01.07.2006 r. (zw. dalej regulaminem organizacyjnym), pozytywnie zaopiniowany przez Organizatora (pismo znak: WKiDK-II/CC/4015/74/06 z dnia 05.06.2006 r.) zawierał nieaktualne w 2018 r. zapisy w zakresie:

• częstotliwości badania rocznego sprawozdania finansowego - według § 31 ust. 4 regulaminu organizacyjnego, roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu nie rzadziej niż trzy razy na pięć lat (pierwsze badanie w 2008 r. za 2007 rok), a według § 8 ust. 5 Statutu, roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem,
• formy działania Teatru – według § 3 regulaminu, Teatr działa w formie komunalnej instytucji kultury; zastosowany synonim był niezgodny z § 2 ust. 1 Statutu Teatru, według którego Teatr jest samorządową instytucją kultury oraz instytucją artystyczną,
• aktu normatywnego wskazanego w § 1 regulaminu dla podstawy prawnej działania instytucji.

Według § 41 regulaminu organizacyjnego, „Zmiany regulaminu organizacyjnego mają formę aneksów, wprowadzonych w trybie Zarządzenia dyrektora naczelnego, po zasięgnięciu działających w Teatrze organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców”. W powyższym zapisie pominięty został Organizator, co stało w sprzeczności z zapisami § 7 ust. 4 Statutu Teatru, według którego organizację wewnętrzną Teatru określa regulamin organizacyjny nadany przez dyrektora naczelnego, po zasięgnięciu opinii m.in. Organizatora.

Regulamin organizacyjny zawierał ponadto w § 33 ust. 3 zapis, według którego „szczegółowy zakres obowiązków kierownika pionu Teatru Małego określa umowa o pracę”, a w § 40 zapis o treści „Szczegółowy zakres praw i obowiązków (…) określa Regulamin pracy i umowy o pracę na poszczególnych stanowiskach”. W rzeczywistości zakres obowiązków kierownika Teatru Małego ustalony został w „Zakresie czynności i obowiązków służbowych” pracownika, a nie w umowie o pracę, podobnie jak w przypadku pozostałych pracowników.

Obowiązujący w Teatrze „Regulamin pracy”, zawierał zapisy niespójne z regulaminem kontroli zarządczej Teatru i niezgodne ze standardami kontroli zarządczej. Według § 1 ust. 5 ww. regulaminu, przed przystąpieniem do pracy nowo przyjmowany pracownik powinien m.in. zostać zapoznany z zakresem czynności w formie ustnej, a w szczególnych przypadkach w formie pisemnej. Według § 22 regulaminu kontroli zarządczej, zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników określa się w formie pisemnej, tj. w formie wskazanej także w standardzie kontroli zarządczej nr 3 zawartym w grupie A – Środowisko wewnętrznekomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

W toku kontroli zapisów „Zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2018 r.” w zakresie stosowanych kont księgowych z wykazem kont księgi głównej stanowiącym załącznik nr 2 do zasad rachunkowości ze zm. oraz zasadami funkcjonowania kont zawartymi w załączniku nr 3 do zasad rachunkowości ze zm., stwierdzono 22 przypadki kont, w których nazwy tych kont stosowane w ww. dokumentach były niespójne lub brak było opisu do konta.

W przypadku pozostałych procedur finansowo – księgowych obowiązujących w Teatrze stwierdzono ponadto, że:

1.  Instrukcja obiegu i kontroli zawierała niewłaściwe/nieaktualne zapisy dotyczące: nazewnictwa: urzędu (np. § 16 pkt 1), referatu (np. § 16 pkt 3), podziałek klasyfikacji budżetowej (§ 22 pkt 3), ryczałtów samochodowych oraz Sprawozdań z dochodów i wydatków budżetowych – tabela Dział finansowy poz. 2 i 4.
2. Zapisy „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej”, według których dowody KP i KW stanowiły druki ścisłego zarachowania, które podlegały stosownej ewidencji, znakowaniu i numeracji, były zapisami nieaktualnymi, ponieważ od grudnia 2018 r. dowody kasowe (raport kasowy, dowody KP i KW) sporządzane były systemowo. Instrukcja zawierała ponadto nieprawidłowy zapis w § 25 pkt 9, według którego doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie dyrektora. Zapis ten stał w sprzeczności z zapisami § 29 pkt 5 regulaminu kontroli zarządczej, według których w ramach funkcji kierowniczych główny księgowy organizuje doraźne kontrole na poszczególnych stanowiskach działu księgowości oraz kontrole okresowe dotyczące gospodarki kasowej.

Wszystkie procedury obowiązujące w Teatrze nie były na bieżąco aktualizowane w zakresie aktów normatywnych wskazanych w podstawie prawnej, w tym m.in. uor i uofp.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor instytucji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Dokumentem, w którym opisane zostały przyjęte w Teatrze zasady (polityka) rachunkowości był „Zakładowy Plan Kont dla Teatru Współczesnego w Szczecinie”. Nazwa dokumentu wskazywała na jeden z obszarów, który powinien znaleźć się w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, wymieniony w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, tj. zakładowy plan kont, gdy tymczasem zawartość merytoryczna dokumentu dotyczyła wszystkich obszarów wymienionych w art. 10 uor.

Zasady (polityka) rachunkowości Teatru wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w Teatrze transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 25.03.2019 r., w instytucji przeprowadzona została tylko 1. kontrola: kontrola PPIS w dniu 11.10.2018 r. w zakresie stanu higieniczno – sanitarnego, sanitarno – technicznego, gospodarki odpadami oraz przestrzegania ustawy o ochronie zdrowia przed następstwem używania tytoniu. Informacja o ww. kontroli przekazana została do WKiAW.

Za I i II półrocze 2018 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Teatru:

 Formalne uregulowanie stosunku pracy kierownika technicznego.

1. Ustalenie cennika wynajmu sal i sprzętu w sposób umożliwiający przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży, z uwzględnieniem przypadków, w których stosowane są ceny negocjowane.
2. Przeprowadzanie i potwierdzanie wykonanej kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi w Teatrze procedurami kontroli i obiegu dokumentów, w tym umów i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
3. Przedstawianie umów do kontrasygnowania przez głównego księgowego, przed ich podpisaniem.
4. Stosowanie opisów merytorycznych dowodów zakupu w sposób pozwalający na powiązanie zakupu z umową, zamówieniem lub zleceniem.
5. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
6. Przegląd i aktualizację zakresów czynności pracowników pod kątem zgodności z czynnościami faktycznie wykonywanymi, w tym także analizę zakresu czynności kierownika technicznego pod kątem wykonywania czynności w zakresie ppoż. i bhp przez pracownika i przez zleceniobiorcę na podstawie zawartej umowy.
7. Zapewnienie dwustopniowości kontroli dla dokumentacji kadrowej, stanowiącej podstawę naliczania wynagrodzeń.
8. Przygotowanie i wystąpienie do Organizatora o zaopiniowanie aktualnego regulaminu organizacyjnego zawierającego m.in. zapisy zgodne ze Statutem Teatru w zakresie badania rocznego sprawozdania finansowego.
9. Przegląd procedur obowiązujących w Teatrze w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia, usunięcia zapisów niewłaściwych i ujednolicenia zapisów wspólnych.