Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie grudzień 2020 r. – styczeń 2021 r. przeprowadził w I Liceum Ogólnokształcącym przy al. Piastów 12, 70-331 Szczecin (zw. dalej I LO lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

 Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.02.2021 r.

1. Najem powierzchni

Kontrola w I Liceum Ogólnokształcącym w zakresie gospodarowania mieniem wykazała, w szczególności, że:

• w toku inwentaryzacji w roku 2018 nieprawidłowo przeprowadzono spis z natury,
• nie wykorzystywano uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• umowę najmu lokalu mieszkalnego zawarto z pominięciem zasad wynikających z ówcześnie obowiązującej uchwały Rady Miasta Szczecin nr XVIII/507/12, a także pomimo braku stosownego upoważnienia,
• nie przekazywano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06.

W okresie styczeń 2019 r. – grudzień 2020 r. w jednostce obowiązywało łącznie 16 umów na wynajem powierzchni użytkowych. Wszystkie ww. umowy dotyczyły najmu pomieszczeń/sal szkolnych. Kontrolą objęto: podstawę zawarcia ww. umów (przetarg, kontynuacja) oraz sposób ich realizacji.

Kontrola wykazała, że w przypadku, gdy płatność została dokonana po terminie wynikającym z umowy (a stroną umowy był przedsiębiorca) zaniechano skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 935) (zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych.

Ustawa o terminach zapłaty w art. 10 ust. 1 określa, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych - stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej opóźnionej płatności (w okresie objętym kontrolą) nie żądano od najemców (będących przedsiębiorcami) - opóźniających się z zapłatą czynszu najmu – ww. rekompensaty. Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Wskazać należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu) (wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 8 lipca 20020 r. sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.). 

Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności każdorazowo naliczane były w wysokości jak dla odsetek ustawowych za opóźnienie tj. w wysokości 7 % niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych czy nie, podczas gdy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych na przestrzeni kontrolowanego okresu powinny być naliczane w wysokości od 9,5 % do 11,50 % (od dnia 29 maja 2020 r. do dnia zakończenia kontroli według art. 4 pkt 3 o opóźnieniach w transakcjach handlowych, odsetki za opóźnienie wynosić powinny10,10 % (według brzmienia art. 4 pkt 3 ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, odsetki za opóźnienie wynosić powinny: do dnia 31 grudnia 2019 r. 9,5 %, od dnia 1 stycznia 2020 r. do dnia 17 marca 2020 r. 11,50 %, od dnia 18 marca 2020 r. do dnia 8 kwietnia 2020 r. 11, 00 %, od dnia 9 kwietnia 2020 r. do dnia 28 maja 2020 r. 10,50 %), od dnia 29 maja 2020 r. 10,10 %.).

Stwierdzono ponadto, że Dyrektor I LO zawarł umowę, której przedmiotem był najem położonego w budynku I LO lokalu mieszkalnego z pominięciem zasad wynikających z ówcześnie obowiązującej uchwały nr XVIII/507/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej uchwałą ws. zasad wynajmowania lokali), a także pomimo braku stosownego upoważnienia (umowę zawarto na czas oznaczony tj. od dnia 20.04.2018 r. do dnia 30.12.2020 r.). W treści ww. umowy wskazano, że zawierając ją Dyrektor I LO działał na podstawie upoważnienia znak: WO-I/AW/0113-1/439/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 marca 2007 r. Upoważnienie, o którym mowa powyżej uprawniało Dyrektora I LO do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutową działalność jednostki. Zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego nie sposób uznać za czynność zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmującą statutową działalność jednostki. W toku kontroli Dyrektor I LO wskazał, że zawierając ww. umowę najmu lokalu mieszkalnego omyłkowo wskazano upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin WO-I/AW/0113-1/439/07 a w jego miejscu winno być wskazane pełnomocnictwo z dnia 10 marca 2015 roku numer WO-I.0052.1.213.2015.AW. Powyższe pełnomocnictwo z dnia 10 marca 2015 r. upoważniało Dyrektora I LO do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych I LO w trwały zarząd bądź przekazywania tych nieruchomości do używania wyłącznie w celu prowadzenia gabinetów profilaktyki zdrowotnej lub pomocy przedlekarskiej albo w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach – zgodnie z zasadami wynikającymi z uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), . Wskazać należy, że lokale znajdujące się w dyspozycji podmiotów systemu oświaty w rozumieniu przepisów o systemie oświaty, dla których organem prowadzącym jest Gmina wynajmowane były na zasadach określonych ówcześnie obowiązującej uchwale ws. zasad wynajmowania lokali (na dzień zakończenia kontroli ww. zasady regulowała Uchwała nr XII/443/19 z dnia 26 listopada 2019 r. Rady Miasta Szczecin w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin.).

Kontrola wykazała również, że jednostkanie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych umów precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• zawarcie umów najmu powierzchni następowało na zasadzie kontynuacji lub po przeprowadzeniu procedury przetargowej, co było zgodne z § 4 ust. 1 i 5 uchwały nr LXIII/1169/06 (w brzmieniu nadanym uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r.), według których oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, przy czym kierownik jednostki organizacyjnej, może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec:

a) dotychczasowych najemców, dzierżawców, biorących do używania, którzy przed zakończeniem trwania umowy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności
w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy celów, o których mowa w § 3 ust. 3,

b) podmiotów, które w ramach działalności gospodarczej rozpoczną świadczenie usług pielęgniarskich, profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej. 

2. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217) (zw. dalej uor) w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie w 2018 r. spisu z natury, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

Kontrola wykazała, że ewidencjonowane na koncie 013 pozostałe środki trwałe w toku przeprowadzonej w 2018 r. inwentaryzacji składników mienia nie zostały spisane z natury czym naruszono przepis art.  26 ust. 1 pkt 1 uor według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Ustalono, że zespoły spisowe otrzymały wygenerowane komputerowo, gotowe arkusze spisu z natury zawierające m.in. dane identyfikujące inwentaryzowane składniki majątku w tym numery inwentarzowe, nazwy składników majątku a przede wszystkim ich ilości. Zespoły spisowe dokonały jedynie potwierdzenia obecności poszczególnych składników majątku na terenie jednostki nie spisując przy tym ich z natury. Taki sposób przeprowadzania inwentaryzacji prowadzi do poważnych nieprawidłowości przeprowadzonego spisu, w tym przede wszystkim do sugerowania się przez komisję spisową wskazanymi w zestawieniach ilościami poszczególnych składników majątku a także powoduje redukcję uważności komisji inwentaryzacyjnej, która większą uwagę przywiązuje do potwierdzenia już wskazanych w arkuszach spisu z natury ilości ewidencyjnych niż do rzetelnego zliczenia rzeczywistych ilości składników majątku. Dokonywanie spisu w kolejności zestawienia i ciągłe przemieszczanie się w poszukiwaniu kolejnych składników mienia wydłuża ponadto czas trwania spisu a także może prowadzić do pominięcia ewentualnych nadwyżek inwentaryzacyjnych, zarówno w odniesieniu do składników niewykazanych na wydruku a istniejących faktycznie, jak i nadwyżek ilościowych w ramach składników majątku uwzględnionych na wydruku. Prawidłowym sposobem przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury jest zliczanie składników majątku według faktycznego ułożenia w poszczególnych polach spisowych.

Według § 16 ust. 1 obowiązującej w I LO instrukcji inwentaryzacyjnej (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. Dyrektora I LO ws. wprowadzenia instrukcji inwentaryzacji składników majątkowych w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej – Curie w Szczecinie.) spis z natury powinien być przeprowadzony metodą elektroniczną przy użyciu czytnika kodów kreskowych oraz elektronicznych arkuszy spisowych, lub spisem z natury na podstawie arkuszy spisowych. Ustalenie ilości składników majątkowych w polu spisowym powinno się odbyć poprzez odczytywanie przez zespół spisowy kodów kreskowych umieszczonych na tych składnikach, a następnie import danych do systemu a nie – jak miało to miejsce – jedynie poprzez potwierdzenie ich obecności w poszczególnych polach spisowych bez użycia czytnika kodów kreskowych.

Wskazać należy ponadto, że ww. arkusze spisu z natury nie zawierały żadnych informacji umożliwiających potwierdzenie kto, kiedy i z jakiego programu je wygenerował. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (pkt 71 załącznika do Uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. ogłoszonej załącznikiem do Komunikatu nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55).) jest w ww. kwestii jednoznaczne i wskazuje, że dokumenty spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym pod warunkiem, że możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji a także, jeżeli stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,

Ww. arkusze spisu z natury nie zawierały ponadto przy poszczególnych pozycjach informacji dot. jednostki miary. Według § 21 pkt 8 obowiązującej w I LO instrukcji inwentaryzacyjnej arkusz spisu z natury wygenerowany z systemu, na którym ujęto wynik spisu składników majątkowych innych niż środki pieniężne, powinien zawierać jednostkę miary.

Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji wg literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji, co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością tak, aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji (Małkowska D. „Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2017 r., str.14; Świderek I. „Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją”, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2016 r., str. 21.). W sytuacji ww. przekazania zespołom spisowym „z góry” wypełnionych arkuszy spisu z natury nie sposób uznać, że przedmiotowa zasada została zrealizowana, co poddaje – jak wykazano powyżej - w wątpliwość rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji.

W toku kontroli ustalono ponadto, że ww. spisem z natury objęto również wartości niematerialne i prawne tj. licencje. Wartości niematerialne i prawne zgodnie z zapisami uor powinny być inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Jak wynika z definicji zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 14 uor wartości niematerialne i prawne są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how.

Jako, że są one (wymienione w lit. a-c) „niematerialne”, nie można ich w żaden sposób policzyć, ani zmierzyć. Spisem z natury obejmuje się jedynie składniki majątku, które są w jakikolwiek sposób mierzalne (można je policzyć, zważyć, zmierzyć).

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych. Ww. inwentaryzacja została przeprowadzona w okresie 16.10. - 23.11.2018 r.

3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie jeden obiekt budowlany tj. budynek szkoły zlokalizowany przy al. Piastów 12 w Szczecinie, którego powierzchnia zabudowy (według wpisu do książki obiektu budowlanego) wynosiła 2100 m².

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektu budowlanego została założona Książka obiektu budowlanego. Książka obiektu budowlanego na dzień zakończenia kontroli zawierała wszystkie informacje/wpisy wymagane rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego(Dz.U. z 2003 r., Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego wykreślił budynek I LO z wykazu budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 2000 m². W związku z powyższym, okresowe kontrole stanu technicznego o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2020 r. poz. 1333) przeprowadzane były raz w roku.

Wpisy do książki dot. przeglądów budynku/instalacji zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. przeprowadzenie inwentaryzacji majątku zgodnie z uor i w sposób wskazany w obowiązującej w I LO instrukcji inwentaryzacyjnej.
2. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
3. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, I LO korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
4. Nie zawierać następnych umów najmu lokalu mieszkalnego bez stosownego upoważnienia oraz bez spełnienie przesłanek określonych przepisami prawa miejscowego.
5. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).