Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 31 sierpnia 2020 r. do 1 września 2020 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Rzemieślniczych w Szczecinie przy ul. Chmielewskiego 19 (zw. dalej ZSR)w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/3/18 przeprowadzonej w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 1 września2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 września 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/3/18 przeprowadzonej przez WKiAW w 2018 r. w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, ustalono, że 7 z 8. zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

Stwierdzona nieprawidłowość dotyczyła braku refundacji na rachunek budżetowy kwoty 216 zł tytułem podatku naliczonego i zapłaconego od paczek dla dzieci sfinansowanych z ZFŚS.

 II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące aktualizacji regulaminu ZFŚS pod kątem akceptacji wniosków składanych przez dyrektora, zamieszczenia wzoru naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych.

Regulamin ZFŚS, wprowadzony wdniu 19.07.2018 r., w § 16 zawierał wzór naliczania rat miesięcznych pożyczki mieszkaniowej oraz sumy spłat łącznych. Określona została również wysokość oprocentowania pożyczek mieszkaniowych. Aneksem z tego samego dnia dodano do regulaminu zapis, że wszelkie wnioski dyrektora szkoły zatwierdza wicedyrektor lub główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

2. Zalecenie dotyczące każdorazowego dokumentowania wypłat gotówkowych dowodami KW i bieżące ujmowanie ich w raportach kasowych.

Kontrolą objęto wypłatę świadczeń wg listy płac nr 1/2019 ZFŚS z dnia 25.09.2019 r. Świadczenia przyznano 43. emerytom na łączną kwotę 36.510 zł. W kasie ZSR wypłacono łącznie 6.820 zł (8 osób). Każda wypłata potwierdzona była dowodem wypłaty KW z numerem, datą oraz podpisami: osoby wystawiającej (starsza księgowa), osoby sprawdzającej (główny księgowy), osoby zatwierdzającej (dyrektor) oraz osoby wypłacającej (starsza księgowa) i odbierającej świadczenie.

Gotówka z banku została pobrana w dniu 25.09.2019 r. Świadczenia z kasy były wypłacane w dniach 25.09. – 1.10.2019 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące pokrywania kosztów przekazów pocztowych ze środków budżetowych.

W 2019 r. w jednym przypadku świadczenie w wys. 860 zł zostało wysłane emerytowi za pomocą przekazu pocztowego. Koszt przekazu w wys. 14 zł obciążył rachunek WRD (RK nr 24 za okres 1-10.10.2019 r.).

Aneksem z dnia 19.07.2018 r. do ww. regulaminu, zmianie uległo brzmienie § 10 regulaminu. Otrzymał on brzmienie: „W szczególnych przypadkach, na pisemny wniosek uprawnionego, można środki finansowe wysłać pocztą. Opłatę za przekaz pocztowy ponosi pracodawca z rachunku bieżącego jednostki.”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zalecenia dotyczące:

4. każdorazowego zatwierdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym przez właściwego pracownika i do wypłaty przez dyrektora ZSR,

5. bezwzględnego wskazywania Gminy Miasto Szczecin i jego NIP jako nabywcy na umowach i dowodach księgowych,

6. zaciągania zobowiązań finansowych wyłącznie przez osoby posiadające stosowne upoważnienie Prezydenta Miasta.

Dokumentacja ZFŚS za lata 2018-2020 zawierała:

• 3 faktury za zakup artykułów spożywczych i usługę cateringową w związku z organizacją Wigilii dla pracowników i emerytów ZSR,
• 2 faktury za organizację wyjazdu integracyjnego,
• 2 umowyo świadczenie usług turystycznych.

 Wszystkie ww. dowody księgowe były opisane, zatwierdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora ZSR i głównego księgowego. Wszystkie zostały wystawione na Gminę Miasto Szczecin jako nabywcę, ze wskazaniem właściwego numeru NIP (ZSR wskazany został jako odbiorca).

Umowy były zawarte między biurem podróży a Gminą Miasto Szczecin reprezentowaną przez Dyrektor ZSR zgodnie z pełnomocnictwem z dnia 1.09.2017 r. do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin, udzielonym przez Prezydenta Miasta Szczecin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

7. Zalecenie dotyczące weryfikacji umów pożyczek i wniosków pod kątem dat.

Dokumentacja z 2020 r. zawierała 3 wnioski o pożyczkę oraz 3 umowy pożyczek. Wszystkie dokumenty były kompletne pod względem dat.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

8. Zalecenie dotyczące refundacji podatku w wys. 216 zł ze środków ZFŚS na rachunek podstawowy.

Wg udostępnionej dokumentacji w dniu 21.03.2018 r. główny księgowy dokonał wpłaty własnej kwoty 216 zł do kasy ZFŚS (RK nr 1 za okres 1.01.-31.03.2018 r.).

W toku kontroli ustalono, że podatek od paczek dla dzieciw wys. 216 zł, zapłacony z rachunku podstawowego, nie został zrefundowany ze środków ZFŚS. Kwota 216 zł została bezzasadnie wydatkowana ze środków budżetowych ZSR.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZSR zwrócić do budżetu Gminy Miasto Szczecin kwotę 216 zł tytułem wydatku poniesionego niezgodnie z przeznaczeniem.