Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2020 r. kontrolę w Radzie Osiedla Turzyn z siedzibą przy ul. Pocztowej 17 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18 sierpnia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 września 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Turzyn (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze 2019 r. oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2019 r.,
• niewłaściwym opisywaniu dowodów księgowych potwierdzających dokonane wydatki,
• niezałączeniu stosownych list uczestników do faktur dotyczących wydatków związanych z uczestnictwem w wycieczkach i spektaklach teatralnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej zrealizowanych wydatkówz zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/762/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Turzyn (zw. dalej Statutem).

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł po zmianach 32.544 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 3,58% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 2/19 z dnia 22.05.2019 r. przeznaczone zostały na sfinansowanie następujących działań:

1.500 zł – organizacja festynu rodzinnego,

1.250 zł – organizacja imprezy mikołajkowej dla dzieci,

1.500 zł – organizacja wigilii dla potrzebujących mieszkańców Osiedla,

2.000 zł – organizacja wspólnego wyjścia mieszkańców Osiedla na wydarzenie kulturalne,

500 zł – zakup i druk materiałów informacyjnych i promujących działalność RO.

Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 31.740,39 zł, co stanowiło 97,5% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 38.490,39 zł, w tym wydatki w kwocie 31.740,39 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2019 r.) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 41 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych gotówką lub przelewem na kwotę łączną 24.508,91 zł,
• 24 dowody źródłowe dotyczące diet, wypłaconych na kwotę łączną 7.231,44 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto zgodność wydatków zakwalifikowanych do poszczególnych zadań RO z treścią ekonomiczną tych zadań.

W toku kontroli stwierdzono, że do faktur wydatkowych dotyczących imprez organizowanych przez RO dla mieszkańców Osiedla nie załączono stosownych list potwierdzających:

• uczestnictwo w 2. spektaklach teatralnych (faktura nr 2019/3/425 z dnia 26.03.2019 r. na kwotę 2.000 zł tytułem zakupu 50 szt. biletów wstępu na spektakl „Okno na parlament” i faktura nr 2019/12/327 z dnia 10.12.2019 r. na kwotę 2.000 zł tytułem zakupu 80 szt. biletów wstępu na spektakl „Szkoła żon”),
• uczestnictwo w 2. wyjazdach (faktura nr 208/19 z dnia 19.05.2019 r. na kwotę 2.000 zł tytułem przewozu do Berlina uczestników festynu „Dzień Polonii” oraz faktura nr 63/2019 z dnia 17.08.2019 r. na kwotę 3.000 zł tytułem usługi transportowej - przewóz autokarem 50 osób do Stralsundu i na Rugię w ramach wyjazdu integracyjnego).

Obowiązek załączania do faktur list uczestników wynikał z zapisów § 11 ust. 2 Załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą gospodarki finansowej (aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin), według którego do faktur dotyczących wydatków związanych z:

• organizacją wycieczek autokarowych dołącza się listę uczestników wycieczki z potwierdzeniem ich uczestnictwa,
• zakupem biletów na wydarzenia kulturalne i sportowe dołącza się listę uczestników i potwierdzenie pobrania biletów.

Stwierdzono ponadto, że do 2. dowodów źródłowych (faktura nr 99/2019 z dnia 28.10.2019 r. na kwotę 1.200 zł tytułem wykonania usługi transportowej oraz nota księgowa nr 8/10/2019 z dnia 09.10.2019 r. na kwotę 800 zł tytułem wynajmu autobusu) załączone były „Lista/deklaracja osób przystępujących do ubezpieczenia PZU NNW”, zawierające dane w postaci imienia i nazwiska ubezpieczonego, nr PESEL ubezpieczonego oraz jego podpis. Zgodnie z § 11 ust. 2 pkt 1 procedury gospodarki finansowej, do faktur winny być załączone listy uczestników wraz z potwierdzeniem ich uczestnictwa, a nie dokumenty zawierające dane w postaci numeru PESEL. Listy do ubezpieczenia zawierały ponadto dane osób przewidywanych do uczestnictwa, a nie faktycznie uczestniczących (dwie osoby zostały wykreślone, a dane w postaci imienia i nazwiska oraz nr PESEL pozostały na liście).

Kontrola dokumentacji potwierdzającej wydatki poniesione przez RO wykazała, że z 41. dowodów księgowych (faktur, rachunków, not) opis dowodów nie zawierał: we wszystkich 41. przypadkach wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej, w 25. przypadkach - wskazania celu zakupu, w 30. przypadkach – pieczątki Skarbnika, a w 3. przypadkach – pieczątki Przewodniczącego. Według § 11 ust. 1 procedury gospodarki finansowej, opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać co najmniej: cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej, podpis i pieczątkę Przewodniczącego Zarządu i Skarbnika Osiedla. Z 20. list dotyczących wypłaty diet dla członków Zarządu, 10 list nie zawierało numeru kolejnego listy, a 6 list daty wystawienia, tj. danych przewidzianych we wzorze listy stanowiącym załącznik nr 5 do procedury gospodarki finansowej.

Kontrola wykazała także, że w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było jednorazowych oświadczeń złożonych przez 3. osoby, które otrzymały w 2019 r. diety. Obowiązek złożenia oświadczeń wynikał z zapisów

§ 13 ust. 3 procedury gospodarki finansowej, według którego wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Pozostali członkowie Zarządu, na rzecz których dokonane zostały wypłaty złożyli stosowne oświadczenia.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 32.544 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 133/19 z dnia 14.02.2019 r.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2019 r. z wykonaniem wydatków RO za 2019 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła sprawozdań z wykonania planu rzeczowo - finansowego za pierwsze półrocze 2019 r. oraz z wykonania planu finansowego za 2019 r., które według zapisów § 14 ust. 1 procedury gospodarki finansowej, RO zobowiązana była złożyć do WGK w terminach do dnia 31 lipca 2019 r. (sprawozdanie półroczne) oraz do dnia 31 stycznia 2020 r. (sprawozdanie roczne).

W związku z niesporządzeniem sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2019 r., RO nie podjęła także żadnej uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdania finansowego RO za 2019 r.

W 2019 r. nie dokonywano żadnych zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2019 r., przyjętym uchwałą nr 133/19 z dnia 14.02.2019 r.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2019 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://turzyn.osiedla.szczecin.pl/z uchwał za 2019 r. nie zostały opublikowane uchwały nr 128/19 i 14/19, a ostatnie sprawozdanie finansowe i z działalności RO dotyczyło 2012 r. Na stronie nie zamieszczono także protokołów z posiedzeń Rady za 2018 r., przy czym ostatni protokół nr 01 datowany był na 13.05.2019 r., a poprzedzający go nosił datę 31.01.2017 r. i nr 25/2017. Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie podjętych przez Radę i Zarząd uchwał i informacji o działalności Rady, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu.

Na ww. stronie internetowej RO zostały zamieszczone wszystkie pozostałe uchwały dotyczące badanego okresu.

Wszystkie uchwały podjęte przez RO dotyczące gospodarki finansowej za 2019 r. przekazane zostały do WGK zgodnie z terminem wskazanym w § 39 Statutu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie i przekazywanie do WGK sprawozdań z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze danego roku w terminie do dnia 31 lipca tego roku oraz sprawozdań rocznych z wykonania planu finansowego w terminie do dnia 15 lutego roku następnego.
2. Podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia ww. sprawozdań.
3. Opisywanie podlegających rozliczeniu dowodów księgowych oraz załączanie do dowodów list uczestników w sposób wskazany w § 10 procedury gospodarki finansowej.
4. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej Osiedla podjętych przez Radę i Zarząd uchwał i informacji o działalności Rady.