Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2020 r. przeprowadził w Stowarzyszeniu Brzeg Kultury z siedzibą Prawy przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin (zw. dalej Stowarzyszeniem), kontrolę realizacji zadania publicznego pod tytułem: „Integracja i aktywizacja osób starszych – prowadzenie Klubów Seniora oraz innych form wsparcia dziennego seniorów na terenie Gminy Miasto” w zakresie objętym umową CRU/18/0001079 zawartą w dniu 09.03.2018 r. (zw. dalej umową nr CRU/18/00001079), realizowaną w okresie od dnia 01.01.2018 r. do dnia 31.12.2018 r. Na realizację ww. zadania publicznego Gmina Miasto Szczecin przekazała środki finansowe w wysokości 35.000,00 zł

Kontrolujący dokonał następujących czynności kontrolnych:

1. analiza dokumentacji potwierdzającej realizację zadania pod kątem zgodności wydatków z ofertą, harmonogramem i umową,
2. porównanie dokumentacji ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania.

            Łączne wydatki wynikające z przedstawionych dokumentów księgowych wyniosły 42.787,50 zł. Wydatki w kwocie 35.000,00 zł (81,79% całkowitego kosztu realizacji zadania) pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            W dniu 30.01.2018 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, Pismem z dnia 02.05.2018 r. Dyrektor Wydziału Spraw Społecznych poinformował ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia, że sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania zostało zatwierdzone w dniu 30.04.2018 r.

 W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonał następujących ustaleń:

            W celu udokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania do kontroli przedstawiono 3 umowy zlecenia (wraz z 3 rachunkami), 30 faktur VAT oraz 3 rachunki.

            Jedna z trzech umów zleceń tj. umowa z dnia 04.04.2018 r. zawarta została przez ówczesnego Skarbnika Zarządu Stowarzyszenia z ówczesnym Prezesem Zarządu Stowarzyszenia (zw. dalej Zleceniobiorcą). Przedmiotem zlecenia było: „prowadzenie cotygodniowych zajęć artystycznych w wymiarze 3h tygodniowo z przerwą na okres wakacyjny w zakresie prowadzenia zajęć warsztatowych w Podjuszańskim Klubie Seniora. Obszar zajęć powinien obejmować sztuki plastyczne, teatr i muzykę”.

            W toku kontroli ustalono, że ówczesny Skarbnik Zarządu Stowarzyszenia zawarła ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. pomimo braku stosownego pełnomocnictwa czym naruszono przepis art. 11. ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.2019.713), według którego w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). 

            Kontrola wykazała również, że Stowarzyszenie reprezentowane przez Skarbnika –przyjęło rachunek i rozliczyło ww. umowę zlecenia z dnia 04.04.2018 r. już w dniu jej zawarcia tj. w dniu 04.04.2018 r. Wskazać należy, że zapłata wynagrodzenia powinna – co do zasady -  nastąpić, dopiero po wykonaniu zlecenia. Ww. umowa zlecenia nie zawierała wskazania innego terminu płatności (w pkt 5. umowy wskazano jedynie, że: „wynagrodzenie płatne będzie w formie całościowej, dopuszcza się formę zaliczkowej płatności”). Według art. 744 ustawy z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2019.1145) w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia chyba, że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

            Ustalono ponadto, że Zleceniobiorca - pomimo zobowiązania zawartego w pkt. 2 umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. według którego zobowiązany był do prowadzenia dziennika zajęć z towarzyszącą listą obecności - nie prowadził dziennika zajęć ani listy obecności. W toku kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło żadnej innej dokumentacji jednoznacznie potwierdzającej przeprowadzenie przez Zleceniobiorcę zajęć artystycznych w ramach realizacji ww. umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r.

            Wskazać należy również, że w związku z zawarciem umowy z ówczesnym Prezesem Stowarzyszenia, Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że przedmiotowa usługa zostały zakupione na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia, według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej. Tymczasem Stowarzyszenie nie posiadało żadnej dokumentacji wskazującej na sposób wyboru ww. wykonawcy czy dokonanie rozeznania rynku poprzedzającego zlecenie wykonania usługi.

            Według pkt. 4 umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. Zleceniobiorcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 9.450,00 zł brutto. W dniu 10.04.2018 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty wynagrodzenia wynikającego z ww. umowy zlecenia z dnia 04.04.2018 r. (pomniejszonego o potrącone zaliczki z tytułu podatku dochodowego i składki zdrowotnej od osób fizycznych) w kwocie 7.971,50 zł za ww. rachunek z dnia 04.04.2018 r. Wydatek w kwocie 9.400,00 zł pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            Jedna z 30 ww. faktur VAT tj. faktura VAT nr 1/12/2018 z dnia 26.12.2018 r. na kwotę 2.000,00 zł została wystawiona za  „zajęcia rysunku, malarstwa i rękodzieła dla podjuszańskiego Klubu Seniora kwiecień – grudzień 2018”. W toku kontroli ustalono, że pomiędzy ówczesnym prezesem Stowarzyszenia wystawcą ww. faktury VAT nr 1/12/2018 z dnia 26.12.2018 r. zachodzi powinowactwo 2 stopnia. W związku z powyższym – w opinii kontrolera – Stowarzyszenie tak jak w przypadku zakupów dokonywanych od ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że dokonano ich na zasadach rynkowych i nie naruszono przy tym § 34 Statutu Stowarzyszenia. W tym przypadku również stowarzyszenie nie udokumentowało w jaki sposób dokonano wyboru ww. usługodawcy. Z uzyskanych w toku kontroli wyjaśnień (obecnego skarbnika stowarzyszenia i ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia) wynikało, że zajęcia, które były przedmiotem ww. faktury VAT były przeprowadzone w wymiarze łącznie 15 godzin i wzięło w nich udział w sumie 9 uczestników. Stowarzyszenie nie zawarło z wystawcą ww. faktury VAT VAT nr 1/12/2018 z dnia 26.12.2018 r. umowy w formie pisemnej na prowadzenie ww. zajęć co w ocenie kontroli niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy. Z uzyskanych w toku kontroli wyjaśnień wynikało, że „zajęcia realizowane były na podstawie umowy ustnej z kontrahentem, z którym realizowane były już uprzednie projekty. Zlecenia te realizowane były zgodnie z umówionymi warunkami i oczekiwaniami merytorycznymi – a samo wykonanie kwitowała wystawiona faktura (zgodna z umową ustną)”.

            W dniach 30.03.2018 r. i 27.06.2018 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty odpowiednio za rachunek nr 9/03/2018 z dnia 28.03.2018 r. i rachunek nr 07/06/2018 z dnia 20.06.2018 r. na łączną kwotę 9.000,00 zł (po 4.500,00 zł). Powyższe rachunki zostały wystawione za: „zajęcia edukacji zdrowotnej dla klubu Seniora w roku 2018”. W toku kontroli ustalono, że na prowadzenie ww. zajęć nie zawarto pisemnej umowy. Stowarzyszenie – pomimo pisemnej prośby kontrolera – nie przedstawiło dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie zajęć (listy obecności, fotografie itp.). Wskazać należy ponadto, że przedłożone w toku kontroli wyjaśnienia (przytoczone poniżej) nie zasługiwały na uwzględnienie gdyż – w opinii kontrolera - stanowiły jedynie opis atutów wystawcy ww. rachunków. Wskazana w wyjaśnieniach lista imion i nazwisk 17 osób nie została potwierdzona żadnym dokumentem wskazującym na faktyczny udział poszczególnych osób w zajęciach. Nie udokumentowano ani nie wyjaśniono również w jakim wymiarze poszczególne osoby brały udział w zajęciach (tj. w ilu zajęciach uczestniczyły i w jakich dniach).

            W przekazanych w toku kontroli wyjaśnieniach Skarbnik Stowarzyszenia i ówczesny Prezes Stowarzyszenia wskazali, że:

Na pytanie kontrolera: „W dniach 30.03.2018 r. i 27.06.2018 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty odpowiednio za rachunek nr 9/03/2018 z dnia 28.03.2018 r. i rachunek nr 07/06/2018 z dnia 20.06.2018 r. na łączną kwotę 9.000,00 zł.  Powyższe rachunki zostały wystawione za: „zajęcia edukacji zdrowotnej dla klubu Seniora w roku 2018”. Proszę o wyjaśnienie o jakich zajęciach mowa w treści rachunku, gdzie i kiedy je przeprowadzono, ilu uczestników brało w nich udział? Proszę ponadto o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej realizację tych zajęć (np. listy obecności). Na jakiej podstawie ww. zajęcia były prowadzone (czy zawarto umowę na ich prowadzenie)? W przypadku przedstawienia oferty wykonawcy proszę o przekazanie również zapytania ofertowego/ogłoszenia bądź innego dokumentu w odpowiedzi na który oferta została złożona (ze wskazaniem podmiotów do których takie zapytanie wysyłano bądź miejsc i okresów zamieszczania ogłoszeń)”.

Udzielono odpowiedzi: Wydatek poniesiono zgodnie z ofertą (Koszt organizacji zajęć gimnastycznych i prozdrowotnych). Stanowi kontynuację dobrze przyjętego przez seniorów z Podjuch cyklu rozpoczętego dzięki wcześniej udzielonej dotacji (Podjuszański Klub Seniora rok 2017). Kontynuację z zachowaniem formuły wywiadów zdrowotnych, formy zajęć i spotkań dwóch grup w cyklu po 2h w tygodniu (zajęcia od marca do grudnia 2018). W ścisłym kontekście wyrażonego oczekiwania publicznych ogłoszeń i zapytań nakierowanych na wyłonienie podmiotu realizującego zadanie, należy podkreślić, iż wskazany blok zajęć gimnastycznych i prozdrowotnych byłby niemożliwy do zrealizowania z innym podmiotem. Wynika to wprost z topografii terenu, ale również otrzymanej oferty najwyższego poziomu świadczenia usług. Wystawca rachunków jest jedyną działającą na terenie osiedla Podjuchy (postulowany zasięg oddziaływania projektu) tego rodzaju placówką. W ramach bardzo wstępnego rozeznania rynku można stwierdzić,
iż w promieniu kilku kilometrów brak alternatywnej oferty. Bardzo dogodna lokalizacja w ścisłym centrum Podjuch w sąsiedztwie przychodni. Świetne warunki lokalowe dające możliwość skorzystania z pracowni zabiegowych i sal do ćwiczeń. Przede wszystkim duży zespół ludzi zbudowany wokół innowacyjnych metod pracy bardzo wykwalifikowanej fizjoterapeutki. Wskazana osoba jest nauczycielem i wykładowcą przedmiotu: odnowa biologiczna, fizjoterapia i rehabilitacja, absolwentem wielu specjalistycznych kursów, konsultantem Polskiego Związku Piłki Ręcznej i Polskiego Związku Kajakowego, pomysłodawczynią autorskich programów i właścicielką trzech gabinetów na Prawobrzeżu miasta Szczecin. Stowarzyszenie
w podanej kwestii nie miało wielkiego pola wyboru. Dokonało tego wyboru w jego najlepszym możliwym wariancie. Zajęcia realizowane były od marca do grudnia 2018 roku bez wakacyjnej przerwy w cyklu dwóch grup spotkań poniedziałek – środa.

Grupa I (…)(wskazano imiona i nazwiska 9 osób) Grupa II (…)(wskazano imiona i nazwiska 8 osób). Reasumując, zaoferowane wynagrodzenie w ramach zawartej z Miastem umowy daje średnią cenę (ok. 50-56 zł/h), która w stosunku do położenia i wyposażenia gabinetów oraz oczekiwań odbiorów projektu (Seniorów) jest w ocenie Stowarzyszenia na poziomie rynkowym, a nawet raczej poniżej poziomu rynkowego (Seniorzy nie mogliby uzyskać wskazanego zakresu świadczenia w analogicznej cenie). Uzyskana cena stanowi element lokalnego zaangażowania społecznego jedynego podjuszańskiego gabinetu fizjoterapii”.

            W toku kontroli, kontroler poprosił o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej uczestnictwo poszczególnych osób (należących do Podjuszańskiego Klubu Seniora)
w organizowanych przez Stowarzyszenie wyjściach/wyjazdach. W wyjaśnieniach z dnia 03.02.2020 r. wskazano listy osób (imię nazwisko) biorących udział w poszczególnych wydarzeniach w tym m.in.: uczestnicy wycieczki do Pocztdamu: 37 osób (podczas gdy według faktury VAT nr 45/2018/M z dnia 16.05.2018 r. w wycieczce do Pocztdamu wzięło udział 48 osób), uczestnicy wyjścia do opery: 46 osób (podczas gdy według faktury VAT nr 2018/3/1450 SZC z dnia 22.03.2018 r. zakupiono 50 szt. biletów (w tym 2 dla organizatora), uczestnicy wyjścia do teatru: 43 osoby (podczas gdy według faktury VAT nr 23/2018 z dnia 22.05.2018 r. zakupiono 50 biletów),

            Dwie z 30 przedstawionych do kontroli faktur VAT tj. faktura VAT nr 2018/07/124/SZC2 z dnia 25.07.2018 r. na kwotę 132,00 zł oraz nr 2018/07/79/SZC2 z dnia 17.07.2018 r. na kwotę 506,00 zł zostały wystawione za bilety do kina. W toku kontroli nie przedstawiono (pomimo pisemnej prośby kontrolera) listy osób biorących udział w wyjściach do kina. Nie przedstawiono również żadnej innej dokumentacji potwierdzającej przekazanie poszczególnym osobom biletów/obecność poszczególnych osób w danym wyjściu.