Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18.12.2020 r. do 18.01.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 48 w Szczecinie przy ul. 9-Maja 13 (zw. dalej PP48)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18.01.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.02.2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP48 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2019 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• zawarciu umowy na dofinansowanie studiów dyrektora przez głównego księgowego szkoły, który w powyższym zakresie nie posiadał umocowania prawnego,
• zawarciu umów na dofinansowanie studiów bez wskazania kwoty przyznanego dofinansowania,
• braku księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych, wykazanych w księgach rachunkowych na kwotę ogółem 14.689,85 zł,
• nieobjęciu spisem z natury wszystkich składników majątku, niepełnym udokumentowaniu czynności składających się na proces inwentaryzacji oraz niewykonaniu uzupełnienia przeprowadzonego spisu z natury,
• nieprawidłowym naliczeniu wyrównania wynagrodzeń dla nauczycieli, w wyniku czego nadpłacono kwotę 102,16 zł,
• niewyjaśnieniu różnicy pomiędzy deklaracją roczną o zaliczkach na podatek dochodowy za 2019 r. PIT-4R, a deklaracją miesięczną PIT-4 za lipiec 2019 r. na kwotę 199 zł,
• nieskorzystaniu z możliwości naliczenia wynagrodzenia płatnika z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa,
• prowadzeniu dokumentacji pracowniczej niezgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
• nieewidencjonowaniu rozrachunków z pracownikami i rozrachunków z tytułu zakupów gotówkowych na kontach zespołu „2”, niezachowaniu „czystości obrotów” na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki oraz nieewidencjonowaniu wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych na koncie 130 – rachunek bieżący jednostki, tj. z zastosowaniem „zasady kasowej”,
• księgowaniu zakupów na niewłaściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej, a środka trwałego w nieprawidłowej kwocie,
• stosowaniu w notatkach służbowych z udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro nieprawidłowego przelicznika euro,
• braku bieżącej aktualizacji procedur obowiązujących w jednostce,
• niepoinformowaniu dyrektora WKiAW o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS,
• monitorowania należności i zobowiązań,
• przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2019 r., dochody otrzymane wyniosły ogółem 99.310,90 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) za 2019 r., dochody PP48 wyniosły ogółem 329.392,63 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 278.252,21 zł (84,5% dochodów ogółem) oraz dochody z tytułu najmu i dzierżawy zrealizowane w kwocie 49.252,97 zł (15% dochodów ogółem).

Kontroli poddano dochody za 2019 r. w kwocie ogółem 50.901,97 zł, co stanowiło 11,9% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 428.703,53 zł (budżet + wrd), a w tym:

• umowy najmu zawarte przez PP48, obowiązujące w trakcie 2019 r.,
• dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 3.457 zł (§ 0660, § 0670),
• dochody z tytułu wynajmu pomieszczeń przedszkolnych w celu prowadzenia przychodni lekarzy rodzinnych, uzyskane przez 12 miesięcy 2019 r. od 3. najemców na kwotę ogółem 47.052,97 zł (95,5% dochodów § 0750, które według sprawozdania RB-34S wyniosły łącznie 49.252,97 zł),
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 392 zł (§ 0970).

W toku kontroli stwierdzono, że terminy zapłaty wskazane w fakturach wystawionych dla najemców pomieszczeń na gabinety lekarskie były niezgodne z umownymi terminami zapłaty. Termin zapłaty wskazany w fakturach liczony był jako 14 dni od daty wystawienia faktury, a według § 2 ust. 3 zawartych umów, najemcy zobowiązani byli do regulowania płatności w terminie do dnia 25 każdego miesiąca za miesiąc, za który należna jest płatność, na podstawie faktury wystawionej przez przedszkole.

Kontrola wykazała, że stawki podatku VAT w fakturach za najem ww. pomieszczeń w zakresie refakturowania dostawy wody i odprowadzenia ścieków były naliczane do września 2019 r. w nieprawidłowej wysokości 23%, zamiast 8%. Według zawartych umów, najemcy zobowiązani byli do ponoszenia kosztów dostawy wody i odprowadzenia ścieków na podstawie faktycznego zużycia, co stanowiło podstawę zastosowania obniżonej stawki VAT. Dostawa wody i odprowadzenie ścieków wymienione zostały w załączniku nr 3 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ówcześnie poz. 140 – 142, a obecnie poz. 24 – 26; Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm., a następnie Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.), w którym według art. 41 ust. 2 w zw. z art. 146aa ust. 1 pkt 2 ww. ustawy wymienione zostały towary i usługi, do których w 2019 r. miała zastosowanie 8% stawka podatku.

Kontrola dochodów wykazała ponadto, że umowy zawierane przez przedszkole nie były parafowane przez głównego księgowego na dowód przeprowadzenia kontroli formalno
– rachunkowej.

W 2019 r. nie wystąpiły przypadki uregulowania płatności po terminie zapłaty wskazanym w zawartych umowach najmu.

1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2019 r., należności przedszkola wyniosły ogółem 54.252,53 zł.

Według sprawozdania RB-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2019 r., należności wymagalne wyniosły 13.951,44 zł, w tym należności na kwotę 10.200,02 zł dotyczące kar umownych, których windykacja prowadzona jest w Urzędzie Miasta Szczecin.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a należności wymagalne podlegały stosownemu monitorowaniu.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 279.770,40 zł, tj. 9,7% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 2.890.071,87 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 2.560.679,24 zł oraz wydatki wrd w kwocie 329.392,63 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2019 r. Na wydatki poddane kontroli składały się:

• wydatki w kwocie 249.805,40 zł zrealizowane ze środków budżetowych,
• wydatki w kwocie 29.965 zł zrealizowane ze środków wrd.

Kontrolę 73. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

Kontrola stosowania w PP48 uregulowań zawartych w ówcześnie obowiązującym Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin wykazała, że do ustalenia wartości szacunkowej zamówień stosowała Pani niewłaściwy kurs euro w wysokości 4,3000 zł/euro. Według § 11 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia,w związku z art. 35 ust. 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.), podstawę przeliczania wartości zamówień publicznychstanowiłśredni kurs złotego w stosunku do euro w wysokości 4,3117, ogłoszony w § 1 obowiązującego od dnia 1 stycznia 2018 r. do końca 2019 r. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 2477).

W PP48 nie prowadzono ewidencji wpływu do jednostki faktur zakupu, w związku z czym nie można było m.in. ustalić daty wpływu:

• faktur, które dotyczyły 2018 r., a zaewidencjonowane zostały w księgach rachunkowych 2019 r., tj. wbrew art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
• faktur, których płatności uregulowane zostały po terminach wskazanych w tych fakturach.

Umowy wydatkowe nie zawierały parafowania głównego księgowego potwierdzającego przeprowadzenie kontroli formalno – rachunkowej i zgodności z planem finansowym jednostki, realizowanych w ramach kontroli wstępnej. Na obowiązek składania podpisu przez przeprowadzającego kontrolę wskazano w § 7 ust. 2 „Regulaminu kontroli wewnętrznej”, stanowiącego część I załącznika nr 4 do przyjętych w jednostce „Zasad (polityki) rachunkowości”, zw. dalej zasadami rachunkowości.

Faktury zakupu nie zawierały lub zawierały niepełny opis merytoryczny, a według § 3 pkt 4 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, stanowiącej część II załącznika nr 4 do zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów), faktury i rachunki powinny być poddane szczegółowej kontroli merytorycznej i zawierać m.in. potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, potwierdzonym prawidłowym opisem dokumentu oraz opatrzonym podpisem osoby upoważnionej.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku faktur zakupu, których płatność zrealizowana została gotówkowo, nie zachowano kolejności wykonania czynności składających się na proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych (kontrola – akceptacja – wypłata), opisany w § 3 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Wypłaty gotówkowe dla pracowników tytułem zwrotu za zakupy dokonane przez tych pracowników, miały miejsce na podstawie faktur zakupu, które nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli i akceptacji do wypłaty. Podpisy potwierdzające wykonanie tych czynności składane były po zamknięciu raportu kasowego i przekazaniu go do księgowania.

Kontrola wydatkowania środków budżetowych na dofinansowanie studiów podyplomowych nauczycieli wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Umowy zawarte z 5. pracownikami na podjęcie przez pracowników studiów nie zawierały wskazań dotyczących wysokości udzielonego dofinansowania lub innych zapisów, z których wynikałby poziom partycypowania przedszkola w kosztach kształcenia. Decyzji o przyznanej kwocie dofinansowania nie zawierały także podania pracowników, w których zgodnie z treścią, pracownicy zwracali się o dopłatę do czesnego, wskazując jednocześnie wysokość opłaty za ostatni semestr.
2. Umowa na dofinansowanie studiów dyrektora została zawarta w imieniu pracodawcy przez głównego księgowego przedszkola, który w powyższym zakresie nie posiadał umocowania prawnego. Jak wynikało z wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, w powyższym przypadku dyrektor przyjął ponadto błędne założenie, że w kwestiach pracowniczych był przedstawicielem pracodawcy także w odniesieniu do swojej osoby. Według art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. z 2020 r. poz.910 ze zm.)w zw. z art. 33 ust. 5, w zw. z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r. poz.713 ze zm.), wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki należy do kierownika urzędu, który wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

W toku kontroli stwierdzono ponadto nieprawidłowości polegające na:

• zaewidencjonowaniu zakupionych pomocy naukowych w § 4700 - Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zamiast w § 4240 - Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek,
• wprowadzeniu środka trwałego do inwentarza i zaksięgowaniu na koncie 011 – Środki trwałe w nieprawidłowej kwocie 35.600 zł, obejmującej zakupiony wraz z piecem materiał eksploatacyjny w postaci preparatu do czyszczenia na kwotę 400 zł,
• nieprawidłowym zaewidencjonowaniu faktury zakupu wyposażenia poprzez ujęcie jej w użytkowanym systemie finansowo – księgowym w grupie dokumentów „faktura sprzedaży”,
• niewprowadzeniu do księgi inwentarzowej zakupionego wyposażenia,
• niezamieszczeniu na fakturach informacji o wprowadzeniu zakupionego wyposażenia do ww. księgi, a tym samym niewskazaniuna powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową poprzez przywołanie rodzaju księgi i pozycji, pod jaką zakupiony majątek wprowadzony został do inwentarza jednostki, mimo iż w pozostałych przypadkach miało to miejsce.

Wszystkie faktury zakupu poddane kontroli zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową i za akceptację oraz wskazania dotyczące źródła finansowania.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2019 r., zobowiązania PP48 wyniosły ogółem 192.453,01 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 25.382,06 zł,
• wobec budżetów w kwocie 688,83 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 25.016 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 129.195 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2019 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową.

Wśród zobowiązań nie wystąpiły zobowiązania powyżej 12 – tu miesięcy.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5. z 44. pracowników zatrudnionych w 2019 r. (11,4% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 268.639,95 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 251.155,72 zł (15% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.676.978,51 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 17.484,23 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2018 r., wypłaconego w 2019 r. (15,4 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 113.209 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej 5. pracowników, we wszystkich przypadkach stwierdzono, że sposób prowadzenia tej dokumentacji był niezgodny z obowiązującym od stycznia 2019 r. rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stwierdzononastępujące nieprawidłowości:

1. W aktach osobowych głównego księgowego i intendenta brak było zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników. Nowe zakresy przyjęte zostały przez pracowników z datą 04.01.2021 r., przy czym nie zawierały one zapisów związanych z centralizacją rozliczeń podatku VAT w Gminie Miasto Szczecin. Na obowiązek wpisania w zakresy obowiązków pracowników czynności wynikających z zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadania/ obowiązków, wskazano w § 4 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin ze zm. (od 1 stycznia 2017 r. na ww. obowiązek wskazano w § 4 ust. 6 załącznika nr 1, a od 7 sierpnia 2018 r. w § 4 ust. 4 załącznika nr 1, w związku z wejściem w życie zarządzenia nr 355/18 Prezydenta Miasta Szczecin). Na potwierdzenie, że ww. zadania związane z centralizacją zostały wcześniej wpisane do zakresów pracowników, przedstawiła Pani aneksy do zakresów czynności z 2016 r., których jednak nie było w aktach osobowych.
2. W aktach osobowych intendenta, w związku z pełnieniem funkcji kasjera, nie było złożonej przez pracownika deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej i zobowiązania do przestrzegania przepisów dotyczących operacji kasowych, na co wskazano m.in. w § 1 „Zasad gospodarki kasowej” stanowiącej załącznik nr 8 do zasad rachunkowości PP48 oraz dokumentu potwierdzającego niekaralność pracownika.
3. W aktach osobowych wszystkich pracowników poddanych kontroli nie było dokumentów potwierdzających przyznanie pracownikom nagród, a według § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, część B akt osobowych obejmuje dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.
4. W aktach osobowych głównego księgowego znajdował się wniosek o refundację okularów korygujących wzrok. Taki rodzaj dokumentu nie został wymieniony w ww. rozporządzeniu, a ponadto powinien on stanowić dokumentację finansowo – księgową wraz z pisemną zgodą dyrektora, stanowiącą podstawę dokonanej wypłaty.
5. Akta osobowe 4. pracowników nie zawierały spisu akt części A i B, a dokumenty znajdujące się w tych częściach nie były ponumerowane lub były ponumerowane częściowo (w przypadku 3. pracowników, w częściach A i B łącznie, nie nadano numerów 196. z 406. dokumentów), a według § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń osobowych 5. pracownikom, wykazała następujące nieprawidłowości stwierdzone w przypadku 2. nauczycieli:

1. W jednym przypadku, w aktach osobowych brak było dokumentów potwierdzających przyznanie nauczycielowi: wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 2.905 zł (z dniem 01.09.2019 r.), dodatku motywacyjnego w kwocie 150 zł (na okres od 01.01.2019 r. do 31.08.2019 r.), dodatku opiekuna stażu w kwocie 100 zł (na okres od 01.01.2019 r. do 31.08.2019 r.), dodatku za wychowawstwo w kwocie 190,35 zł (na okres od 01.01.2019 r. do 31.08.2019 r.).
2. W drugim przypadku, w aktach osobowych brak było dokumentów potwierdzających przyznanie nauczycielowi: wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3.817 zł (z dniem 01.09.2019 r.), dodatku opiekuna stażu w kwocie 100 zł (na okres od 01.01.2019 r. do 31.08.2019 r.), dodatku za wychowawstwo w kwocie 190,35 zł (na okres od 01.01.2019 r. do 31.08.2019 r.).
3. Wyrównanie wynagrodzenia za styczeń i luty 2019 r. naliczone zostało nieprawidłowo. W związku z podwyżką wynagrodzeń nauczycieli od dnia 01.01.2019 r., wraz z wynagrodzeniem za marzec 2019 r. wypłacone zostało nauczycielom wyrównanie wynagrodzeń. Przy naliczaniu ww. wyrównania wynagrodzenia nie uwzględniono zwolnień lekarskich z miesiąca stycznia i lutego 2019 r., w związku z czym jednemu z pracowników nadpłacono kwotę 26,56 zł, a drugiemu pracownikowi kwotę 75,60 zł.
4. Lista wypłat nr 65/2019 na kwotę 1.630 zł brutto, dotycząca gotówkowej wypłaty dodatków specjalnych nie została zarchiwizowana wraz z pozostałymi listami za 2019 r., tylko pozostawiona została pod raportem kasowym nr 4. Raport kasowy i lista płac, to dokumenty podlegające różnym okresom archiwizacji (5 i 10 lat), więc pozostawienie listy pod raportem kasowym wnosiło ryzyko niedotrzymania warunków archiwizacji tejże listy.

Osobą odpowiedzialną w 2019 r. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej był dyrektor, a za naliczanie płac główny księgowy przedszkola.

Wynagrodzenia pozostałych pracowników poddanych kontroli naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania przedszkola.

We wszystkich przypadkach, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2019 r. zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptację do wypłaty.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 135.151 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 662.640,12 zł.

Kontrola wykazała, że deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy za 2019 r. PIT-4R była niezgodna z deklaracją miesięczną PIT-4 za lipiec 2019 r. Według deklaracji rocznej podatek za lipiec wyniósł: 9.441 zł – podatek pobrany, 28 zł – wynagrodzenie płatnika, 9.413 zł – kwota do zapłaty. Według deklaracji za lipiec podatek wyniósł: 9.640 zł – kwota pobranego podatku, 29 zł – wynagrodzenie płatnika, 9.611 zł – kwota do wpłaty. Różnice wyniosły: w podatku pobranym - 199 zł, w wynagrodzeniu płatnika – 1 zł, w podatku do zapłaty – 198 zł. Zarówno podatek jak i wynagrodzenie płatnika zostały przekazane w kwocie wykazanej w deklaracji miesięcznej (9.611 zł – Urząd Skarbowy, 29 zł – Urząd Miasta). W dniu 15.01.2021 r. wpłynęło do przedszkola zaświadczenie Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych według stanu na dzień 07.01.2021 r., jednakże biorąc pod uwagę deklarację roczną, w powyższym przypadku powstałaby nadpłata, a nie zaległość.

W 2019 r. jednostka nie korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm). Według § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. Nr 153, poz. 1005) wynagrodzenie to wynosiło 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń, które wypłacone zostały w przedszkolu na kwotę ogółem 44.185,53 zł.

W związku z czynnościami sprawdzającymi w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług w jednostce budżetowej, wykonanymi w przedszkolu w dniu 23 października 2019 r. przez pracowników Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, odstąpiono od kontroli w ww. zakresie.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm. ) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.).

5. Sprawozdawczość

      Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2019 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 144.320 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 99.310,90 zł i było niższe od ww. planu o 45.009,10 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 2.589.194 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 884.526 zł (plan na 01.01.2019 r. w kwocie 1.704.668 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 2.560.679,24 zł i było niższe od planu po zmianach o 28.514,76 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 332.200 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 20.000 zł (plan na 01.01.2019 r. w kwocie 312.200 zł), a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 329.392,63 zł i było mniejsze od ww. planu o 2.807,37 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. z ewidencją księgową.

Dane wykazane w sprawozdaniach jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w przedszkolu „Zakładową instrukcją inwentaryzacyjną” (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną).

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Kontrola ksiąg inwentarzowych przedszkola wykazała, że jednostka nie posiadała księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych zaewidencjonowanych na koncie 020 na kwotę ogółem 14.689,85 zł, a według art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych Według wyjaśnień głównego księgowego, powyższe było wynikiem zaszłości sprzed 2013 r., tj. brakiem księgi przed zatrudnieniem aktualnego głównego księgowego.

Kontrola wykazała także, że księga inwentarzowa środków trwałych nie zawierała natomiast informacji dotyczących dokumentów źródłowych stanowiących potwierdzenie nabycia środków (np. nr faktury zakupu).

W toku kontroli sposobu przeprowadzenia i dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych wykonanych w 2019 r. oraz ich zgodności z obowiązującą w PP48 instrukcją inwentaryzacyjną, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. w dokumentacji nie było harmonogramu prac, do sporządzenia którego zobowiązany był przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej (zw. dalej KI) w terminie do dnia 20.11.2019 r., zgodnie z § 5 zarządzenia nr 81 dyrektora z dnia 16.11.2019 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych przedszkola,
2. w dokumentacji nie było protokołu z inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz protokołów spisu z natury znaczków pocztowych i biletów komunikacji miejskiej,
3. w dokumentacji nie było oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych, a według § 4 ust. 2 instrukcji inwentaryzacyjnej, przed rozpoczęciem spisu grupa spisowa przyjmuje od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie stwierdzające, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały przekazane do księgowości,
4. arkuszom spisu z natury środków trwałych, gotówki i druków ścisłego zarachowania oraz arkuszowi spisu art. spożywczych nie zostały nadane stosowne numery; nadanie numerów arkuszom spisu z natury należało do zadań KI, wymienionych w § 2 ust. 3 instrukcji inwentaryzacyjnej,
5. arkusze spisu z natury od nr 1 do nr 23 w pozycjach arkuszy „Rodzaj Inwentaryzacji” zawierały zapis dotyczący poszczególnych pól spisowych, a nie rodzaju inwentaryzacji, a w pozycjach arkuszy „Sposób przeprowadzenia” nie zawierały żadnych zapisów, natomiast arkusze spisu gotówki oraz art. spożywczych nie zawierały wskazania rodzaju inwentaryzacji i sposobu przeprowadzenia,
6. arkusze spisu z natury nie zostały wpisane do księgi druków ścisłego zarachowania po ich ponumerowaniu i ostemplowaniu, zgodnie z § 2 ust. 3 instrukcji inwentaryzacyjnej,
7. w dokumentacji brak było protokołu z weryfikacji sald, zgodnie z § 6 instrukcji inwentaryzacyjnej, którego sporządzenie należało do obowiązków głównego księgowego przedszkola,
8. zapisy obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej nie zostały dostosowane do warunków, możliwości i potrzeb przedszkola, w tym np. według § 2 ust. 3, do zadań powołanej przez dyrektora KI należało m.in. powołanie dwuosobowego zespołu spisowego, szkolenie, nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji czy kontrola jej przebiegu, a w praktyce, to ww. KI wykonywała czynności zespołu spisowego, które kolidowały z czynnościami wymienionymi w procedurze.

Spis z natury przeprowadzony w 2019 r. nie został uzupełniony o zmiany w majątku mające miejsce po zakończeniu spisu. W związku z przeprowadzeniem spisu z natury środków trwałych w dniu 19.11.2019 r., niezbędnym było jednocześnie ustalenie stanu majątku w drodze dopisania do stanu stwierdzonego drogą spisu z natury zwiększeń, które pojawiły się między datą spisu i datą ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych w celu uzgodnienia ilości i wartości majątku według spisu i według ksiąg rachunkowych na dzień 31.12.2019 r. Wartość zakupów, które zaewidencjonowane zostały w księdze inwentarzowej po zakończeniu spisu do dnia 31.12.2019 r. wyniosła 11.152,19 zł. Należy także zaznaczyć, że wartość ta w rzeczywistości była wyższa, ponieważ w księdze inwentarzowej nie zaewidencjonowano np. mebli zakupionych na podstawie faktury nr (S)FS-7085/12/2019/RO z dnia 17.12.2019 r. na kwotę 12.272,24 zł (patrz pkt 2.1 Wykonanie wydatków). Według art. 27 ust. 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Wartość środków trwałych według księgi inwentarzowej była zgodna z wartością wykazaną w księgach rachunkowych na koncie 011.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola wykazała, że na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki w celu zachowania zasady „czystości obrotów”, nie zostały wykonane m.in. stosowne zapisy techniczne w związku z czym, dane wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-28S nie wynikały bezpośrednio z obrotów na ww. koncie.

Według zestawienia obrotów i sald za 2019 r. obroty konta 130-11-01 – Rachunek bieżący jednostki - wydatki wyniosły 2.565.238,57 zł, a obroty konta 130-11-02 – dochody wyniosły 98.918,90 zł. Obroty na koncie 130-11-01 były wyższe o kwotę 4.559,33 zł w stosunku do wykonania wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28s, a obroty na koncie 130-11-02 były niższe o kwotę 392 zł w stosunku do wykonania dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27s.

Różnica w kwocie 4.559,33 zł dotyczyła 5. refundacji wykonanych na rachunek bieżący jednostki z konta wrd na kwotę ogółem 4.417,33 zł oraz z konta ZFŚS na kwotę 142 zł, bez stosownych zapisów technicznych. Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II ppkt 17 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 911), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zapis ten koryguje obroty wpływów i wypływów z rachunku bankowego do faktycznie wykonanych dochodów i wydatków jednostki budżetowej, nie wpływając na wielkość salda tego konta. Zapisu takiego dokonuje się po obu stronach tego konta.

Różnica w kwocie 392 zł dotyczyła wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, które zaksięgowane zostało z pominięciem konta 130, tj. bez zastosowania „zasady kasowej”, o której mowa w § 3 i § 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

Faktury zakupu płatne gotówką księgowane były z pominięciem konta rozrachunkowego 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, a wypłaty na rzecz pracowników z tytułu dopłat do studiów księgowane były bezpośrednio w koszty, z pominięciem konta rozrachunkowego 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, tj. niezgodnie z opisami do kont zawartymi w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według których konto 201 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług, a ewidencji na koncie 234 podlegają m.in. zapłacone zobowiązania wobec pracowników, a ewidencja szczegółowa prowadzona do konta powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków.

Poszczególne transze odpisu na ZFŚS oraz ww. wypłaty z tytułu dofinansowania studiów zrealizowane na rzecz pracowników zaksięgowane zostały w koszty bezpośrednio z wyciągów bankowych, bez dowodu źródłowego, którym w przypadku przedszkola powinien być dowód wewnętrzny (np. PK) wraz ze stosowną dokumentacją (naliczenie odpisu, decyzja o dofinansowaniu, inne).

Wpłaty wnoszone na rachunek bankowy tytułem odpłatności za przedszkole księgowane były w wyciągach bankowych na paragrafy klasyfikacji budżetowej w kwotach niezgodnych z faktycznym podziałem tych kwot na § 0660 - Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (budżet) i § 0670 - Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia WRD. Księgowanie wpłat w prawidłowym podziale na wyżywienie i pobyt miało miejsce dopiero w programie „Lista odpłatności”. Powyższe uproszczenie nie zostało opisane w zasadach rachunkowości przedszkola.

W 2019 r. główny księgowy nie księgował przypisów na należności z tytułu opłat za przedszkole. Opłaty za przedszkole pobierane były po zakończonym miesiącu do 7 dnia miesiąca następnego. Faktyczne wpłaty za wyżywienie i pobyt księgowane były na podstawie wydruku z programu „Lista odpłatności” i pod datą miesiąca, którego dotyczyły.

Przypisy należności z tytułu odpłatności za przedszkole powinny być księgowane przy wykorzystaniu konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (tj. konta, które nie zostało wymienione w planie kont jednostki i opisane w zasadach klasyfikacji zdarzeń stanowiących załączniki nr 2 i 2a do zasad rachunkowości przedszkola) i konta 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych, a przypisy opłaty za wyżywienie przy wykorzystaniu konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz konta 700 – Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia, zgodnie z opisem do kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

W „Liście odpłatności”, która stanowiła ewidencję analityczną dochodów za pobyt i wyżywienie, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym została ujęta wpłata oraz nie uwzględniono ewidencji zwrotów - kwoty wpłat ujęte zostały bowiem w wysokości kwot należnych do wpłaty tj. po dokonaniu zwrotu.

Dokumenty systemowe, w tym m.in. wyciągi bankowe, raporty kasowe, faktury zakupu i sprzedaży, nie zawierały opisu operacji gospodarczych, których dotyczyły, a według art. 21 ust. 1 pkt 3 uor, dowód powinien zawierać co najmniej m.in. opis operacji.

Wskazania dekretacyjne zamieszczone były na fakturach odręcznie, a dodatkowo, do każdej faktury załączane były każdorazowo wydruki z systemu, potwierdzające sposób zaewidencjonowania poszczególnych dowodów, podpisane przez głównego księgowego.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PP48 procedury wewnętrzne, w tym przede wszystkim zasady rachunkowości wraz z załącznikami oraz obowiązujące w jednostce procedury niezbędne do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia.

W toku kontroli zapisów procedur obowiązujących w PP48, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Zasady rachunkowości nie zawierały wykazu oprogramowania użytkowanego aktualnie w PP48, ze wskazaniem wersji tego oprogramowania, w tym także oprogramowania do ochrony danych oraz potwierdzenia dyrektora o dopuszczeniu tego oprogramowania do użytkowania, a załącznik nr 5 – opis systemu ochrony danych i zbiorów do zasad rachunkowości nie zawierał informacji o programach służących w jednostce do ochrony zasobów informatycznych. Zasady rachunkowości nie zostały także zaktualizowane w zakresie programu Progman oraz użytkowanych wersji poszczególnych modułów, co według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor powinno stanowić część zasad rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.
2. W obowiązujących zasadach rachunkowości nie dokonano modyfikacji zapisów planu kont w zakresie konta 225 – Rozrachunki z budżetami oraz nie wprowadzono obowiązku raportowania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego JPK, a w związku z tym obowiązku dostarczania informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży VAT do organu nadrzędnego za pomocą udostępnionego programu informatycznego, w terminach i na zasadach zgodnych z Zarządzeniem Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin ze zm.
3. „Wykaz programów informatycznych stosowanych w księgowości oraz wykaz kompetencji …” stanowiący załącznik nr 7 do zasad rachunkowości zawierał nieaktualne zapisy w zakresie osób uprawnionych do korzystania z programów (główny księgowy, zastępca dyrektora) oraz stanowiska funkcjonującego w przedszkolu (zastępca dyrektora).
4. W opisie kont zawartym w załączniku nr 2a do zasad rachunkowości brak było opisu do kont: 140, 141, 221, 290, 402 – 409, 720, 740. Zasady zawierały z kolei opisy do kont, które nie były wykorzystywane w przedszkolu.
5. Opis do kont zawarty w zasadach rachunkowości był niespójny z zasadami ewidencji stosowanymi w jednostce, np. wynagrodzenie płatnika wymienione było w opisie konta 222, a księgowane było na koncie 221, amortyzacja wymieniona była w opisie konta 401, a księgowana była na koncie 400, natomiast sprzedaż wymieniona była na koncie 700, a księgowana na koncie 720.
6. Instrukcja inwentaryzacyjna stanowiąca załącznik nr 3 do zasad rachunkowości nie zawierała wzorów dokumentów, które powinny być stosowane w procesie inwentaryzacji, wymienionych w § 7 tejże instrukcji, w tym m.in. sprawozdania zespołu spisowego ze spisu z natury, protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz protokołu weryfikacji.
7. W § 6 pkt 17 i 20 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych oraz naliczanie odpisów amortyzacyjnych przypisana została „Administracji”, bez wskazania konkretnego stanowiska funkcjonującego w przedszkolu.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że procedury nie były na bieżąco aktualizowane, w tym także w zakresie publikatorów aktów prawnych i zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin, np. zasady rachunkowości nie były aktualizowane od 2010 r., a osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor przedszkola, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości przedszkola wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie poinformował Dyrektora WKiAW o wynikach 3. kontroli sanitarnych przeprowadzonych w 2019 r. przez organy kontroli zewnętrznej, a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I i II półrocze 2019 r. przekazane zostały w obowiązujących terminach.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes, do użytkowania systemu PP48 uprawnione były 3 osoby, w tym dyrektor i główny księgowy. Według wygenerowanych schematów uprawnień oraz bankowej karty wzorów podpisów, dyspozycje mogły być składane jedynie dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP48:

1. Konwalidację umowy zawartej z dyrektorem na dofinansowanie studiów poprzez następcze potwierdzenie jej ważności przez osobę uprawnioną do wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora przedszkola.
2. Podjęcie działań w celu ustalenia stanu posiadania i założenia księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych będących na stanie jednostki.
3. Obejmowanie czynnościami inwentaryzacyjnymi wszystkich składników majątku, w tym znaczków pocztowych i biletów komunikacji miejskiej.
4. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
5. Wykonywanie uzupełnienia spisu z natury o zmiany w majątku mające miejsce po zakończeniu spisu, w celu uzyskaniu rzetelnego stanu majątku na dzień 31.12 danego roku obrotowego.
6. Skorygowanie wartości środka trwałego wprowadzonego do inwentarza i zaksięgowanego na koncie 011 – Środki trwałe w nieprawidłowej kwocie (zmniejszenie wartości o kwotę 400 zł).
7. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconych wynagrodzeń na kwotę ogółem 102,16.
8. Wyjaśnienie różnicy pomiędzy deklaracją roczną o zaliczkach na podatek dochodowy za 2019 r. PIT-4R, a deklaracją miesięczną PIT-4 za lipiec 2019 r. w kwocie 199 zł.
9. Korzystanie z uprawnienia do naliczania wynagrodzenia płatnika z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa zł.
10. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z zawartymi umowami w zakresie terminów zapłaty i stawek podatku VAT.
11. Egzekwowanie zamieszczania na fakturach zakupu opisu merytorycznego, potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
12. Ewidencjonowanie faktur zakupu na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej, wprowadzanie zakupionych środków trwałych do ksiąg inwentarzowych oraz zamieszczanie informacji w tym zakresie na fakturach zakupu.
13. Wprowadzenie zmian do stosowanego w jednostce obiegu i kontroli faktur zakupu, których płatność zrealizowana została gotówkowo, pozwalających na zachowanie prawidłowej kolejności wykonania czynności składających się na proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych (kontrola – akceptacja – wypłata).
14. Wprowadzenie do umów zawieranych z pracownikami na dofinansowanie studiów zapisów o wysokości przyznanego dofinansowania.
15. Zakończenie procesu porządkowania akt osobowych, uzupełnienie o brakujące dokumenty, w tym o dokumenty potwierdzające przyznanie poszczególnych składników wynagrodzenia i nagród, zakresy czynności i stosowne oświadczenia, ponumerowanie i sporządzenie spisów akt.
16. Ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami przy wykorzystaniu konta 234, rozrachunków z kontrahentami przy wykorzystaniu konta 201, obrotów na koncie 130 w sposób pozwalający na zachowanie „czystości obrotów”, a wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego na koncie 130 z zastosowaniem „zasady kasowej”.
17. Ewidencjonowanie odpisów na ZFŚS oraz wypłat realizowanych na rzecz pracowników na podstawie wewnętrznych dowodów źródłowych oraz tworzenie i ewidencjonowanie przypisów na należności z tytułu odpłatności za przedszkole.
18. Zamieszczanie w dowodach systemowych opisu operacji zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 uor, a w ewidencji analitycznej odpłatności za przedszkole numeru dowodu księgowego oraz uwzględnianie w ewidencji zwrotów opłat.
19. Poddawanie zawieranych umów kontroli formalno – rachunkowej przez głównego księgowego i potwierdzanie przeprowadzonej kontroli stosownym podpisem.
20. Założenie i prowadzenie ewidencji dokumentów wpływających do przedszkola.
21. Wyłączanie list płac z raportów kasowych i archiwizowanie zgodnie z obowiązującymi zasadami.
22. Przekazywanie do WKiAW dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.
23. Przegląd wszystkich procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, usunięcia zapisów nieprawidłowych i uzupełnienia przy zachowaniu wzajemnej spójności.