Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 11.08.2021 r. do 07.10.2021 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „13 Muz” w Szczecinie przy pl. Żołnierza Polskiego 2 (zw. dalej DK)w zakresie gospodarki finansowej w 2020 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 07.10.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.12.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Domu Kultury „13 Muz” w Szczecinie (zw. dalej DK) w zakresie gospodarki finansowej za 2020 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nierozliczeniu inwentaryzacji majątku DK, wykonanej według stanu na dzień 31.12.2020 r., niesporządzeniu dokumentacji potwierdzającej wykonanie spisu z natury obcych środków trwałych, wykonaniu spisu z natury środków trwałych sfinansowanych w ramach dotacji w sposób nierzetelny oraz nieopracowaniu własnej procedury inwentaryzacyjnej,
• nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych,
• ujmowaniu kosztów roku ubiegłego niezgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, tj. w dacie wpływu dowodu źródłowego, a nie w okresie sprawozdawczym, którego koszty dotyczyły,
• zawieraniu umów przychodowych i kosztowych, dokonywanie rozliczeń i ustalanie wynagrodzenia z tytułu wykonanych usług w formie ustnej, tj. w formie nie pozwalającej na potwierdzenie rzetelności podejmowanych działań,
• sporządzaniu notatek służbowych z analizy rynku niezgodnie ze wzorem obowiązującym w instytucji,
• zawarciu w procedurach wynagradzania pracowników nieprecyzyjnych zapisów dotyczących przyznawania nagród i dodatków funkcyjnych,
• nieprzejrzystej prezentacji danych w listach płac i na kartotekach rocznych pracowników,
• zastosowaniu przy ustalaniu wynagrodzenia za czas choroby czasu nominalnego zamiast 30 dni i błędnego okresu poprzedzającego zwolnienie lekarskie,
• przyznawaniu wynagrodzenia za powierzenie dodatkowych obowiązków oraz nagród w kwotach netto, zamiast brutto (co powodowało konieczność tzw. ubruttawiania) i/lub wskazywanie kwoty z określeniem „około”,
• uregulowaniu zobowiązań publicznoprawnych po terminie zapłaty wynikającym z obowiązujących przepisów,
• przekazaniu sprawozdania finansowego za 2020 r. do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej po terminie ustawowym,
• przechowywaniu w aktach osobowych pracowników dokumentów o charakterze finansowo – księgowym oraz dotyczących rozliczenia czasu pracy pracowników, tj. dokumentów niewymienionych w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej, a także niewłączeniu do akt informacji o przyznanych nagrodach.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz monitorowania należności,
• potwierdzania przeprowadzanych kontroli i akceptacji do zapłaty,
• zgodności naliczanych wynagrodzeń z dokumentacją pracowniczą.

II. Oceny cząstkowe

1. Przychody

1.1. Wykonanie przychodów

Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2020 r.”, przychody własne instytucji za 2020 r. wyniosły ogółem 95.538 zł, w tym 51.359 zł – przychody z prowadzonej działalności, 38.317 zł – przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych i 5.862 zł – pozostałe przychody własne.

Kontroli poddano przychody zaewidencjonowane w kwocie łącznej 56.095,09 zł, tj. 58,7% kwoty przychodów własnych instytucji wynoszącej 95.538 zł, w tym z tytułu:

• usług marketingowych w kwocie ogółem 17.981,30 zł netto,
• najmu piwnicy w kwocie ogółem 30.000 zł netto,
• najmu sali kominkowej w kwocie ogółem 7.707,29 zł netto,
• najmu kawiarenki w kwocie ogółem 406,50 zł netto.

W toku kontroli stwierdzono, że umowa stanowiąca podstawę wystawienia faktur nr 0038/20/FVS i 0043/20/FVStytułem wykonanej usługi promocji książek, zawarta została jedynie w formie ustnej. W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niosło za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, np. z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi.

Kontrola wykazała ponadto, że kontrahenci, którzy regulowali płatności po terminie umownym, nie zostali obciążeni żadnymi odsetkami ustawowymi. Po terminie zapłaty uregulowanych zostało 9. faktur poddanych kontroli (z wyłączeniem faktur za usługi marketingowe, w przypadku których termin zapłaty biegł od dnia dostarczenia faktury kontrahentowi), a płatności kolejnych 8. faktur nie zostały uregulowane na dzień 31.12.2020 r. (należności, na które utworzono odpis aktualizujący). Według głównego księgowego, nienaliczanie odsetek związane było z kosztami wysyłki not przekraczającymi kwoty naliczonych odsetek. Należy jednak zwrócić uwagę, że powołując się na szczególne uprawnienia przysługujące wierzycielowi, a wynikające z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych, w przypadku stron umowy wymienionych w art. 2 ww. ustawy, oprócz odsetek wynikających z wymienionej ustawy (w 2020 r. stopa procentowa tych odsetek w skali roku wyniosła: 11,5% od stycznia do czerwca, 10,1% od lipca do grudnia), DK miał prawo do naliczania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Tym samym, suma naliczonych odsetek i równowartości 40 euro przekroczyłaby koszty związane z wysyłką dokumentów.

Załącznikiem do zarządzenia nr 16/2017 z dnia 07.09.2017 r. dyrektora DK, wprowadzona została do stosowania „Procedura zawierania umów”, a załącznikami do zarządzenia nr 23/2020 z dnia 29.10.2020 r. w sprawie wynajmu pomieszczeń, wzory zamówień oraz ceny wynajmu.

Wszystkie faktury sprzedaży zostały wystawione i podpisane przez głównego księgowego lub Specjalistę ds. Księgowo – Kadrowych. Na wszystkich fakturach zamieszczone zostały oznaczenia dowodu księgowego, pod którymi faktury wprowadzono do ksiąg rachunkowych oraz wskazania dekretacyjne (zamieszczone pismem odręcznym).

1.2. Należności

Kontroli poddano należności instytucji z tytułu dostaw i usług, które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r. wyniosły ogółem 3.596,11 zł, a także należności, na które utworzony został odpis aktualizujący w kwocie ogółem 29.520 zł.

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., w którym należności ogółem wykazane zostały w łącznej kwocie 60.642,93 zł, w tym należności z tytułu gotówki i depozytów w kwocie 28.561,73 zł, należności wymagalne w kwocie 29.920 zł i pozostałe należności w kwocie 2.161,20 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

Należności podlegały stosownemu monitorowaniu, a w przypadku należności wymagalnych w kwocie 29.920 zł podjęte zostały czynności windykacyjne.

2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

Kontrolą objęto koszty poniesione przez DK w 2020 r. na kwotę 289.461,21 zł, tj. 13,4% kosztów ogółem instytucji na łączną kwotę 2.155.050 zł, wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2020 r.” W toku kontroli, analizie poddano 62 dowody źródłowe, stanowiące podstawę dokonania płatności.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie i w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w instytucji procedur kontroli finansowej.

Szczegółowej kontroli poddano koszty w kwocie ogółem 172.938,55 zł (24,6% kosztów imprez ogółem w kwocie 703.583,54 zł), zaewidencjonowane na kontach: 501 – 3 - W Szczecinie TWORZĘ SIĘ – Twórcze poszukiwania, na kwotę ogółem 78.309,15 zł, 501-12 - Kultura w sieci, na kwotę ogółem 64.629,40 zł, 501-13 - Literatura 2020, na kwotę ogółem 30.000 zł.

W toku kontroli, analizie poddano 117 dowodów źródłowych, stanowiących podstawę wykonanych księgowań.

Kontroli poddano także prawidłowość dokumentowania i rozliczeń z tytułu umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło), zawartych w 2020 r. na kwotę ogółem 46.143,18 zł netto. Kontroli poddano 20 umów z 124., tj. 16,1% umów wykazanych w rejestrze prowadzonym przez instytucję.

Kontrola wykazała 12 przypadków ujęcia w kosztach roku 2020, kosztów dotyczących 2019 r., a według art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zw. dalej uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Powyższe było wynikiem zasady przyjętej w DK, polegającej na ewidencjonowaniu kosztów pod datą ich wpływu. W ocenie kontroli, postępowanie z kosztami na koniec roku obrotowego powinno być zgodne z zapisami uor. W przypadku roku, w którym w związku ze zmianą zasady kwalifikacji wystąpią koszty z dwóch lat i będzie to miało znaczący wpływ na obraz sytuacji finansowej instytucji, stosowna informacja powinna zostać zawarta w informacji dodatkowej do sprawozdawczości finansowej.

 Notatki służbowe sporządzone w 2020 r. z analizy rynku były niezgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do ówcześnie obowiązującego „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Domu Kultury 13 Muz w Szczecinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30000 euro.”, wprowadzonego załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 10/2014 z dnia 31.12.2014 r. ówczesnego dyrektora DK. Notatki nie zawierały wskazania wartości szacunkowej netto zamówienia oraz daty zaproszenia do składania ofert, a podpisane były przez pracownika DK lub zleceniobiorcę, a nie przez dyrektora. Według § 7 ust. 6 ww. regulaminu, wyboru wykonawcy dokonuje kierownik DK, a ponadto zapisy regulaminu nie przewidywały przeniesienia tego obowiązku na zleceniobiorcę, co miało miejsce np. w przypadku umowy zlecenia zawartej w dniu 11.03.2020 r. W świetle powyższego nie można zgodzić się ze stwierdzeniem dyrektora, że notatki zawierały wszystkie informacje zawarte we wzorze.

W opisach merytorycznych zamieszczanych na fakturach zakupu nie powoływano się na związek dokonywanych zakupów z konkretną umową lub zamówieniem (nie dotyczyło to wydatkowania środków z dotacji), poprzez wskazanie danych umowy (nr umowy lub data zawarcia).Według kontrolującego, kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy zawiera dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentuje. Obejmuje ona ustalenie czy operacja, której dotyczy, była celowa z punktu widzenia jednostki, czy jest zgodna z przepisami prawa, podpisaną umową, założeniami wewnątrzzakładowymi, apotwierdzeniem efektywnej kontroli merytorycznej powinien być m.in. wyczerpujący opis operacji gospodarczej zamieszczany na dowodach księgowych. Na powyższe wskazano także w § 2 pkt 4 obowiązującej w DK „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych” stanowiącej załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 17/2017 dyrektora z dnia 17.10.2017 r., według którego faktury i rachunki są poddawane szczegółowej kontroli i powinny zawierać m.in. potwierdzenie sprawdzenia za zgodność z zawartą umową.

W toku kontroli kosztów poniesionych w związku z realizacją współpracy ze Stowarzyszeniem stwierdzono, że przyjęta ustna forma uzgodnień i potwierdzeń wykonania czynności objętych współpracą może budzić wątpliwości co do ich rzetelności, w szczególności w kontekście każdorazowego obciążania DK jednakową kwotą z tytułu udziału orkiestry w działaniach warsztatowych, wydarzeniach kulturalnych i koncertach na kwotę 5.000 zł (7 z 10. faktur zakupu zaewidencjonowanych w 2020 r. na łączną kwotę 50.000 zł (każda na kwotę 5.000 zł) dostarczonych zostało do DK dopiero w listopadzie 2020 r.). W powyższym zakresie stwierdzono m.in., że:

1. W dokumentacji DK nie było umowy stanowiącej podstawę do obciążenia DK za grudzień 2019 r. kwotą 5.000 zł (faktura Nr 12/2019 z dnia 23.12.2019 r. zaewidencjonowana w księgach rachunkowych stycznia 2020 r.). Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora w toku kontroli, umowa ze Stowarzyszeniem została zawarta w formie ustnej ze względu na niską wartość, a także prawidłową współpracę ze Stowarzyszeniem, a w ocenie dyrektora wystarczającym potwierdzeniem zawarcia umowy była faktura wystawiona przez Stowarzyszenie.
2.  Forma ustna, jako jedna z form uzgodnień zastosowana została także w umowie zawartej w dniu 07.01.2020 r. na 2020 r. dotyczącej warunków współpracy stron przy realizowaniu przez DK działań z zakresu edukacji kulturalnej dedykowanej uczestnikom w wieku od 2 do 14 lat. Według § 2 ust. 2 i 3 umowy, DK każdorazowo zleci Stowarzyszeniu udział w określonym wydarzeniu lub zagranie koncertu, określając swoje wymagania w tym zakresie wraz z propozycją wynagrodzenia, a Stowarzyszenie zobowiązuje się w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia przyjąć je lub odrzucić, przy czym brak reakcji uważa się za przyjęcie zlecenia. Powyższe zlecenia i uzgodnienia odbywać się będą w formie ustnej, dokumentowej lub e-mailowej. Według § 4 ust 1, DK zapłaci na rzecz Stowarzyszenia wynagrodzenie w ustalonej każdorazowo wysokości po wykonaniu zlecenia. Powołując się na dobrą współpracę w latach 2017 - 2019, dyrektor potwierdził, że ustna forma uzgodnień wskazana w umowie, jako jedna z form komunikacji, w wystarczającym stopniu chroni interesy DK.

Według kontrolującego, zastosowanie formy ustnej do wszelkich uzgodnień, w tym uzgodnień dotyczących wynagrodzenia za dany miesiąc oraz zaufanie, jakim DK obdarzył Stowarzyszenie w powyższym zakresie, powinno mieć charakter ograniczony. Udokumentowanie dokonywanych uzgodnień, stanowiących podstawę do obciążenia DK maksymalną kwotą budżetu 2020 r. przewidzianego na ten cel w kwocie 50.000 zł, powinno być w interesie DK, ponieważ stanowiłoby rzetelne potwierdzenie usług wykonanych przez Stowarzyszenie.

Wszystkie dowody źródłowe zawierały stosowne podpisy potwierdzające przeprowadzone kontrole i akceptację do zapłaty. Dowody księgowe zawierały także określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (oznaczenia rejestrowe), opisy i daty operacji, wskazania dekretacyjne oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 Wszystkie dowody PK podpisywane były przez głównego księgowego i dyrektora, czym wypełniano zasadę dwustopniowości kontroli, tj. tzw. „zasadę dwóch par oczu”.

Umowy kosztowe zawierane przez DK, w tym także umowy zlecenia i umowy o dzieło, zawierały podpis dyrektora oraz podpis głównego księgowego na pieczątce o treści: „Potwierdzam wykonanie kontroli wstępnej i zgodność kosztu z planem finansowym”.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania instytucji (krótkoterminowe i długoterminowe), które według Bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r. wyniosły ogółem 51.750,90 zł i dotyczyły:

• zobowiązań długoterminowych w kwocie 11.000 zł – kaucja,
• zobowiązań krótkoterminowych w kwocie ogółem 40.750,90 zł, w tym z tytułu dostaw i usług w kwocie 2.713,53 zł oraz z tytułów publicznoprawnych w kwocie 37.382,47 zł,
• zobowiązań z innych tytułów w kwocie 614,90 zł – składki ubezpieczeniowe,
• zobowiązań z tytułu funduszy specjalnych w kwocie 40 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2020 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że na zobowiązania DK na dzień 31.12.2020 r. składało się m.in. zobowiązanie w kwocie 40 zł zaewidencjonowane na koncie 852-1 – Odpisy i inne zwiększenia, stanowiące bilans otwarcia 2006 r., które do dnia 31.12.2020 r. nie zostało wyjaśnione. Należy zaznaczyć, że w DK (przynajmniej od czerwca 2017 r.) nie był tworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (zw. dalej ZFŚS), a pracownikom wypłacane było corocznie jednorazowe świadczenie urlopowe.

Kontrola wykazała także, że w ramach monitorowania zobowiązań w DK nie dokonano w trakcie 2020 r. rozliczenia „groszowych” różnic figurujących na saldach, w tym także różnic stanowiących bilans otwarcia na dzień 01.01.2020 r. W 3. z 6. przypadków ww. zobowiązań, w 2020 r. zanotowano obroty z kontrahentami, na koncie których wystąpiły ww. przypadki, które pozwalały na wzajemne rozliczenie różnic.

Zobowiązania wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 9. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2020 r., tj. 100% ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 744.705,99 zł, tj. 98,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych, zaewidencjonowanych w 2020 r. i wykazanych w sprawozdaniu „Zatrudnienie i wynagrodzenie na dzień 31 grudnia 2020 r.” w kwocie 756.213,78 zł. Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem kompletności dokumentacji potwierdzającej stosunek pracy oraz wykonywane czynności, przyznane wynagrodzenia i dodatki do nich oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrola obowiązujących w DK uregulowań dotyczących wynagradzania pracowników, wykazała zapisy nieprecyzyjne i/lub zapisy błędne, na podstawie których przyznawane były poszczególne składniki wynagrodzeń, w tym:

1. Według § 4 ust. 4 w związku z § 13 obowiązującego w DK „Regulaminu wynagradzania” wprowadzonego załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 23/2018 dyrektora z dnia 18.12.2018 r. (zw. dalej regulaminem wynagradzania), pracownikom może przysługiwać m.in. nagroda za szczególne osiągnięcia w pracy. W regulaminie nie wskazano składnika w postaci nagrody rocznej, której przyznawanie uregulowane zostało odrębnie w „Regulaminie przyznawania nagród rocznych” stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 19/2017 dyrektora z dnia 23.10.2017 r. (zw. dalej regulaminem nagród). Według § 1 ust. 3 tegoż regulaminu, pracownik może otrzymać nagrodę raz w roku, jako nagrodę roczną. Zapisy o nagrodzie w liczbie pojedynczej zastosowane w regulaminie wynagradzania oraz o nagrodzie rocznej wypłacanej raz w roku zawarte w regulaminie nagród sugerowały, że wypłata o charakterze nagrody rocznej wypłacana jest w instytucji raz w roku, jednak w 2020 r. dokonano wypłaty zarówno nagrody rocznej jak i premii świątecznej (lista płac Nr 2020/12/39 z dnia 15.12.2020 r. na kw. ogółem 12.217,40 zł brutto). Żaden z ww. regulaminów nie zawierał zapisów o dodatku w postaci „premii”, w związku z czym należy uznać, że pomimo zastosowanej nazwy, wypłacona premia w istocie była drugą nagrodą wypłaconą w 2020 r. W ocenie kontroli, zapisy procedur obowiązujących w DK powinny podlegać w powyższym zakresie stosownemu doprecyzowaniu.
2. Przyjmując, że ww. premia świąteczna stanowiła nagrodę, decyzje dyrektora lub decyzje bezpośrednich przełożonych zaakceptowane przez dyrektora powinny wskazywać na podstawę przyznania nagrody, tj. wymienione w § 13 regulaminu wynagradzania szczególne osiągnięcia w pracy, a pisma o przyznaniu tych nagród powinny zostań zamieszczone
   w aktach osobowych pracowników. W dokumentacji DK nie było pisemnych decyzji dyrektora o przyznaniu nagród zawierających uzasadnienie przyznania nagrody, a tym samym nie zostały one zamieszczone w aktach osobowych pracowników. W aktach osobowych pracowników nie zamieszczono także decyzji o przyznaniu nagród rocznych, zgodnie z § 1 ust. 9 regulaminu nagród.
3. Błędne i nieprecyzyjne zapisy zawarte zostały w § 11 regulaminu wynagradzania, w zakresie dodatków funkcyjnych. Według tych zapisów, stały dodatek funkcyjny przysługuje osobom pełniącym funkcje kierownicze (taki sam zapis w § 4 ust.1pkt 2), a w pkt 4 wymienione zostały także osoby niepełniące takich funkcji (inni pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy), wymienieni za to w tabeli stanowiącej załącznik do regulaminu wynagradzania. Warunkiem przyznania dodatku w przypadkach wymienionych w pkt 4 było kierowanie zespołem pracowników lub sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek niższego szczebla. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz.1320 ze zm.), zw. dalej KP, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W świetle powyższej definicji oraz struktury organizacyjnej DK (ostatnia zmiana schematu organizacyjnego wprowadzona zarządzeniem Nr 9/2019 dyrektora z dnia 11.09.2019 r.), poza dyrektorem, zastępcą dyrektora oraz głównym księgowym, żaden z pracowników DK nie kierował zespołem pracowników ani nie sprawował nadzoru nad działalnością jednostek niższego szczebla, bowiem organizacja DK nie zawierała w swojej strukturze takich jednostek. Uwagę zwraca przede wszystkim dodatek funkcyjny przyznany specjaliście ds. administracyjno – gospodarczych, mieszczący się wprawdzie w 50% wynagrodzenia zasadniczego pracownika jak wskazano w załączniku do regulaminu wynagradzania, ale niewspółmiernie wysoki w stosunku do pozostałych pracowników DK. W wyniku powyższego, wynagrodzenie miesięczne pracownika (wynagrodzenie zasadnicze plus dodatek funkcyjny) było tylko o 258,16 zł niższe od wynagrodzenia zastępcy dyrektora i wyższe o 102,71 zł od wynagrodzenia głównego księgowego, tj. bezpośredniego przełożonego pracownika. Według § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz.U. z 2015 r. poz.1798), wysokość dodatku funkcyjnego ustala się, uwzględniając: 1) zakres wykonywanych zadań, 2) zakres odpowiedzialności na danym stanowisku, 3) zakres uprawnień do podejmowania decyzji, 4) poziom samodzielności niezbędnej do wykonywania zadań, 5) liczbę podległych pracowników. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor wskazał na związek przyznanych dodatków funkcyjnych z zawartymi umowami zleceń, funkcjonującymi w DK grupami artystycznymi oraz dyżurami pracowników podczas wydarzeń kulturalnych, czyli czynnościami dotyczącymi dodatkowych zadań, za które w ocenie kontroli pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie w postaci dodatków specjalnych, przewidzianych zapisami § 16 regulaminu wynagradzania obowiązującego w instytucji. Należy przy tym zaznaczyć, że wymienione czynności dodatkowe powinny wykraczać poza zakres czynności obowiązujący pracownika w ramach stosunku pracy.
4. Tabela wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, stanowiąca załącznik do regulaminu wynagradzania zawierała niewłaściwy tytuł, według którego dotyczyła ona pracowników zarządzających w DK, gdy tymczasem w tabeli ujęto wszystkie stanowiska funkcjonujące w DK, a nie tylko zarządzających instytucją, którymi w rozumieniu prawa pracy są dyrektor, jego zastępca i główny księgowy.

Kontrola dokumentacji pracowniczej wykazała, że waktach osobowych pracowników znajdowały się dokumenty, które nie podlegały gromadzeniu w tych aktach, w tym: dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy, podanie o wypłatę zaliczki na wynagrodzenia, polecenie wyjazdu służbowego oraz wnioski o wypłatę świadczenia urlopowego, które w świetle nietworzenia odpisu na ZFŚS, wraz z decyzją dyrektora powinny stanowić podstawę ujęcia w listach wypłat. Powyższa dokumentacja nie została wymieniona w § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Stwierdzono, że w 7. przypadkach porozumienia zmieniające do umów o pracę i/lub polecenia wykonania dodatkowych obowiązków nie zawierały potwierdzenia przyjęcia ich do wiadomości przez pracownika.

Kontrola dokumentacji potwierdzającej naliczone wynagrodzenia wykazała, że wynagrodzenia pracowników prezentowane były w listach płac i na kartotekach rocznych bez podziału na poszczególne składniki wynagrodzeń, z wyszczególnieniem jedynie wynagrodzeń zasadniczych. W ocenie kontrolującego powyższy sposób prezentacji danych był nieprzejrzysty i nieczytelny.

Kontrola wykazała, że dodatki funkcyjne 2. pracowników naliczone zostały błędnie w miesiącach, w których pracownicy przebywali na zwolnieniach lekarskich. W miesiącach tych wynagrodzenie z tytułu tych dodatków powinno zostać pomniejszone o 1/30 za każdy dzień nieobecności, a zostało pomniejszone z zastosowaniem czasu nominalnego, tj. o 1/22 i 1/21. Dzielnik 30 jest wartością stałą i nie zależy on od liczby dni przypadającej w miesiącu choroby. Na powyższe wskazano w art. 11 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1133 ze zm.), według któregoilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni.

W przypadku 1. z 2. ww. pracowników, wynagrodzenie za czas choroby naliczone zostało ponadto na podstawie błędnego okresu poprzedzającego zwolnienie lekarskie. Wynagrodzenie za czas choroby w marcu i w czerwcu 2020 r. naliczone zostało od podstawy za 12 miesięcy, tj. od 09.2018 r. do 08.2019 r., zamiast od 03.2019 r. do 02.2020 r. (zwolnienie lekarskie w marcu), a następnie od 06.2019 r. do 05.2020 r. (zwolnienie lekarskie w czerwcu).

Błędnie naliczony został także dodatek funkcyjny dyrektora, który naliczany był od czerwca 2020 r. w kwocie niezgodnej z kwotą dodatku przyznaną przez Organizatora (według § 2 ust. 3 Statutu DK, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/936/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. ze zm., Organizatorem DK jest Gmina Miasto Szczecin.), co według głównego specjalisty stanowiło niezamierzoną pomyłkę.

W toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenia za powierzenie dodatkowych obowiązków oraz nagrody przyznawane były w kwotach netto, zamiast brutto (co powodowało konieczność tzw. ubruttawiania) i/lub wskazywanie kwoty z określeniem „około”. Powyższy sposób przyznawania wynagrodzeń powodował, że w programie służącym do naliczania wynagrodzeń – z przyczyn nieznanych pracownikowi odpowiedzialnemu za naliczanie wynagrodzeń – stosowane były bliżej nieokreślone systemowe zasady zaokrąglania, doprowadzające do powstania niewyjaśnionych różnic. Analizując szeroko rozumiane przepisy płacowe (Kodeks Pracy, ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych) można stwierdzić, że zapisanie wynagrodzenia w kwocie brutto jest postępowaniem właściwszym. Stanowisko takie potwierdził także Sąd Najwyższy w uzasadnieniach do swoich wyroków, stwierdzając na przykład w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (III ZP 13/01 OSNAP 2002/2/35), że „(...) Wynagrodzenie za pracę, jako niezbędny element stosunku pracy (art. 22 § 1 KP), jest pojęciem określonym przepisami prawa pracy. Z przepisów tych w sposób niewątpliwy wynika, że wynagrodzenie za pracę należy się pracownikowi, stanowiąc całość obejmującą także tę część, którą pracodawca może (ma obowiązek) potrącić (odliczyć). Nie można więc w ogóle konstruować takiej definicji wynagrodzenia za pracę, w której będzie się wyróżniać część wynagrodzenia za pracę należną pracownikowi (wynagrodzenie netto) i część, która pracownikowi nie przysługuje. Wynagrodzenie za pracę należy się pracownikowi w całości i takie wynagrodzenie wyznaczone jest przez treść stosunku pracy, a więc w takiej wysokości należy je zasądzać w sporze sądowym między stronami stosunku pracy. Pojęcie wynagrodzenia "brutto" w ogóle nie występuje w przepisach prawa pracy i ma raczej znaczenie potoczne. Prawo pracy posługuje się bowiem tylko pojęciem wynagrodzenia za pracę jako takiego. Potoczne znaczenie ma też pojęcie wynagrodzenia "netto", przez które należy rozumieć część wynagrodzenia za pracę wypłacaną pracownikowi, ale tylko wtedy, gdy pracodawca dokona stosownych odliczeń na podstawie innych przepisów prawa (....)”.

W aktach osobowych pracowników nie zostały zamieszczone pisma o przyznaniu nagród rocznych za 2019 r., o czym stanowił § 1 ust. 9 obowiązującego w DK „Regulaminu przyznawania nagród rocznych pracownikom Domu Kultury „13 Muz”.

Dyrektor powierzył obowiązki głównemu księgowemu zgodnie z zakresem wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp (zawarte w zakresie obowiązków służbowych głównego księgowego).

Wszystkie listy płac sporządzone za 2020 r., zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptacje do wypłaty.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym m.in. ponumerowana, prawidłowo podzielona na części A, B, C i D oraz potwierdzona za zgodność z oryginałem.

4. Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 78.911 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 363.721,82 zł.

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała, że podatek dochodowy od osób fizycznych za marzec i październik 2020 r. nie został uregulowany w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Podatek za marzec 2020 r. w kwocie 137 zł zapłacony został w dniu 22.04.2020 r. zamiast w terminie do dnia 20.04.2020 r., a podatek za październik 2020 r. w kwocie 92 zł zapłacony został w dniu 14.12.2020 r. zamiast w terminie do dnia 20.11.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w 3. przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych przekazany został do Urzędu Skarbowego w kwotach niższych niż wynikało to z ewidencji i deklaracji PIT-4R za 2020 r., w tym podatek wynikający z bilansu otwarcia na 2020 r. zapłacony został w kwocie niższej o 102,13 zł, podatek za czerwiec w kwocie niższej o 139 zł, a podatek za lipiec o 1.081 zł.

Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała, że składki za marzec i wrzesień 2020 r. nie zostały uregulowane w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), według którego płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Składki za marzec 2020 r. w kwocie 961,85 zł zapłacone zostały w dniu 22.04.2020 r. zamiast w terminie do dnia 15.04.2020 r., a składki za wrzesień 2020 r. w kwocie 125,73 zł w dniu 23.11.2020 r., zamiast w terminie do dnia 15.10.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że kwota ogółem składek naliczonych za 2020 r. według deklaracji za poszczególne miesiące 2020 r. była niezgodna o kwotę 163,26 zł z ewidencją rozrachunków prowadzoną na koncie 220 – 3 – Rozrachunki z budżetami – ZUS. Składki naliczone według deklaracji wyniosły łącznie (wraz z BO) 386.282,76 zł, a według księgowań na koncie 220-3 (bez odsetek w łącznej kwocie 48 zł) wyniosły 386.119,50 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego, powyższa różnica wynika z zaokrągleń między programem kadrowym GRATYFIKANT, w którym generowane są rachunki do umów zlecenia/o dzieło oraz listy płac, a programem PŁATNIK naliczającym składki.

W 2020 r. DK nie skorzystał z prawa do naliczania wynagrodzenia przysługującego płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą (0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń). DK nie skorzystał także z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Powyższe możliwości wynikały z zapisów art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) oraz § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154), według którego płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Według głównego księgowego, instytucja nie skorzystała z ww. prawa z uwagi na nieznaczne zmniejszenie obciążeń w stosunku do czasu poświęconego na przygotowanie poprawnych naliczeń.

Osobą odpowiedzialną w DK za naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS był główny specjalista ds. księgowo - kadrowych.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

5. Sprawozdawczość

Sprawozdania finansowe DK poddane zostały badaniu biegłego rewidenta.

W toku kontroli badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r., w którym nie zostały wykazane żadne zobowiązania,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 60.642,93 zł,
• „Sprawozdanie z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2020 r.”

Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2020 r.”:

1. Plan przychodów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 2.156.001 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 166.167 zł.
2. Plan kosztów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 2.155.050 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 167.118 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że główny księgowy nie przekazał sprawozdania finansowego za 2020 r. do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w ustawowym terminie. Zgodnie z art. 27 ust 2. ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.),podatnicy obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10. dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe jest sporządzane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g lub 1h uor. Sprawozdanie DK powinno zostać przekazane do dnia 09.07.2021 r., a zostało przekazane w dniu 13.07.2021 r.

Na okoliczność niedotrzymania terminu przekazania sprawozdania finansowego, na podstawie art. 16 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2021 r. poz.408 ze zm.), według którego nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu, pismem z dnia 13.07.2021 r. główny księgowy złożył do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal).

Sprawozdanie finansowe DK za 2020 r. poddane zostało badaniu przez biegłego rewidenta na podstawie art. 64 uor oraz § 9 ust. 5 Statutu, według których roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem.Na podstawie § 9 ust. 4 Statutu, sprawozdanie DK zostało zatwierdzone Zarządzeniem Nr 336/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Domu Kultury „13 Muz” w Szczecinie za rok 2020.

Dane wykazane w sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

Na dotacje celowe uzyskane przez DK zawarte zostały stosowne umowy.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Kontroli poddano zgodność wartości majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Kontrola wykazała, że wartość majątku według ksiąg rachunkowych na dzień 31.12.2020 r. była niezgodna z wartością tego majątku według ksiąg inwentarzowych DK. W powyższym zakresie stwierdzono następujące różnice:

1. Środki trwałe – według ksiąg rachunkowych wartość środków trwałych wyniosła 5.788.300,31 zł, a według ksiąg inwentarzowych 1.016.184,52 zł. Po uwzględnieniu niepodlegającego spisowi z natury prawa do gruntu na kwotę 352.851 zł oraz wartości budynku zinwentaryzowanego odrębnie na kwotę 4.464.085 zł, różnica pomiędzy majątkiem zaewidencjonowanym i spisanym wyniosła 44.820,21 zł
2. Wartości niematerialne i prawne – według ksiąg rachunkowych wartość majątku wyniosła 24.135,85 zł, a według ksiąg rachunkowych 15.293,08 zł (różnica 8.842,77 zł). Według głównego księgowego, powyższa różnica była wynikiem błędnych księgowań w latach ubiegłych, a korekty księgowań dokonano w 2021 r.

W latach 2017 – 2020 wykonane zostały w instytucji 3 inwentaryzacje posiadanego majątku, przy czym żadna z tych inwentaryzacji nie zakończyła się ostatecznym doprowadzeniem do zgodności ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi. W ocenie kontroli, na powyższe miało wpływ nierozliczenie ówczesnego dyrektora DK z pozostawionego majątku, który zgodnie z zawartą umową w sprawie warunków organizacyjno - finansowych DK, powinien sprawować nadzór nad wykorzystywaniem mienia i majątku instytucji. W toku kontroli Nr Z/4/17w zakresie zarządzania finansami Domu Kultury „13 Muz”, w tym sprawowania nadzoru nad wykorzystaniem środków przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, wskazano, że ówczesny dyrektor ograniczył się jedynie do podpisania spisu majątku wykonanego na polecenie dyrektora, mimo że w nim nie uczestniczył.

Zaznaczając, że w wyniku podejmowanych działań pracowników DK każda z kolejnych inwentaryzacji doprowadzała do zmniejszenia występującej różnicy, za bezsporne należy uznać, że w toku spisu z natury wykonanego na dzień 31.12.2020 r. nie dokonanoostatecznego uzgodnienia ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi, na co wskazano w art. 27 ust. 2 uor, według którego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym
a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Kontrola wykazała, że spisem z natury na dzień 31.12.2020 r. nie objęto obcych środków trwałych znajdujących się w instytucji (kserokopiarka), powiadamiając jedynie właściciela o ich posiadaniu. Według art. 26 ust. 2 uor, inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu

Stwierdzono także, że DK nie sporządził własnego arkusza spisu z natury w zakresie budynku przy pl. Żołnierza Polskiego 2, wykorzystując do tego celu arkusz Nr 16 wygenerowany przez ZBiLK z programu ZSI Papirus SQL środki trwałe, podpisany następnie przez Komisję inwentaryzacyjną DK.

W toku spisu z natury, na wydruku „Inwentaryzacja na dzień 31.12.2020 r.” spisano pod poz. 1 - 4 dotacje celowe: modernizacja budynku, projekt budowlany, remont Sali Kominkowej i wyposażenie. Według wyjaśnień przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, pod ww. pozycjami nie dokonano spisu „dotacji celowych’’, a majątku sfinansowanego dotacjami celowymi. W ocenie kontroli, modernizacje budynku powinny zwiększyć wartość inwentaryzowanego budynku, który powinien podlegać spisowi w tejże zwiększonej wartości. Ponadto, jeżeli Komisja Inwentaryzacyjna potwierdziła istnienie projektów modernizacji i budowlanego drogą weryfikacji, jak wskazał Przewodniczący Komisji, to zastosowana metoda inwentaryzacji miała charakter weryfikacji, a nie „spisu z natury”. W przypadku wyposażenia sfinansowanego z dotacji celowej, spisowi z natury powinno z kolei podlegać konkretne wyposażenie, uwidocznione na arkuszach spisu, a nie kwota wydatkowana na to wyposażenie. Uzgadnianie stanu majątku w powyższy sposób świadczy o niezrozumieniu idei spisu z natury, którego głównym celem jest ustalenie faktycznego stanu tego majątku i/lub nierzetelnym podejściem do czynności inwentaryzacyjnych.

W toku kontroli stwierdzono, że DK nie posiadał własnej procedury przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Procedury inwentaryzacyjne stanowią element rachunkowości i jedne z podstawowych procesów związanych z zamknięciem roku obrotowego oraz sporządzeniem sprawozdania finansowego. Wprawdzie uor nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania procedury inwentaryzacyjnej, jednak w związku z tym, że w ustawie zawarto jedynie informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, a nie zawarto opisu zasad i technik jej przeprowadzania, w ocenie kontroli wskazanym było, aby DK posiadał własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające wielkość jednostki, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że dowody, które powinny stanowić dokumentację księgową włączone zostały do dokumentacji pracowniczej, w tymwnioski o wypłatę świadczenia urlopowego, które w świetle nietworzenia odpisu na ZFŚS, wraz z decyzją dyrektora powinny stanowić podstawę ujęcia w listach wypłat.

W badanym okresie w instytucji prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną (za wyjątkiem ksiąg inwentarzowych), a dowody i zapisy księgowe spełniały wymogi stawiane zapisami uor.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w DK procedury wewnętrzne, na które składały się m.in.:

1. Zasady (polityka) rachunkowości
2. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych
3.  Instrukcja gospodarki kasowej
4. Procedura wewnętrzna windykacji należności cywilnoprawnych
5. Regulamin w sprawie określania zasad, sposobów oraz trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez głównego Księgowego DK
6. Regulamin udzielania zamówień publicznych
7. Procedura zawierania umów
8. Zarządzenie dyrektora w sprawie wynajmu pomieszczeń
9. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej.

Kontroli poddano także obowiązujące procedury dotyczące organizacji instytucji oraz wynagradzania pracowników.

Kontrola wykazała jedynie, że „Procedura zawierania umów w Domu Kultury 13 Muz” wprowadzona załącznikiem do zarządzenia nr 16/2017 dyrektora z dnia 07.09.2017 r. zawierała nieaktualne zapisy dotyczące przechowywania oryginału umowy. Według § 13 ust. 1 procedury, po podpisaniu umowy przez obie strony, oryginał jest przekazywany do pracownika prowadzącego centralny rejestr umów Instytucji, a według ust. 2, oryginał umowy przechowuje pracownik odpowiedzialny za udzielenie zamówienia. Ustalono, że aktualnie umowę sporządza się w 2 egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron), a oryginał przechowywany jest w centralnym rejestrze umów DK.

„Zasady (polityka) rachunkowości” DK wprowadzone załącznikiem nr 1 do zarządzenia Nr 16/2019 dyrektora z dnia 31.12.2019 r. wypełniały zapisy art. 10 uor.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.,

Kontroli poddano także sposób ewidencjonowania umów zawieranych przez DK oraz funkcjonujące w instytucji uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

DK przekazał informacje o niewystępowaniu transakcji podejrzanych w 2020 r.

Dyrektor złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w DK przez organa kontroli zewnętrznej. Według ww. oświadczenia i księgi kontroli prowadzonej w instytucji, w 2020 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w DK żadnej kontroli.

Rejestry umów prowadzone były w DK w podziale na rejestr umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło) oraz rejestr pozostałych umów (kosztowych i przychodowych).

Zgodnie z formularzem uprawnień pełnomocników ING Bank Śląski S.A., akceptacja dyspozycji płatniczych przeprowadzana była dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi DK:

1. Zintensyfikowanie działań pozwalających na uzgodnienie ksiąg rachunkowych
   z księgami inwentarzowymi, w tym wyjaśnienie i zaewidencjonowanie różnic, zgodnie
   z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.
2. Obejmowanie majątku czynnościami inwentaryzacyjnymi przy zastosowaniu metod wymienionych w art. 26 ust. 1 uor, w tym także znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek oraz rzetelne przeprowadzanie spisów z natury.
3. Opracowanie wewnętrznej procedury inwentaryzacyjnej uwzględniającej specyfikę działalności instytucji.
4. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
5. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
6. Ujmowanie kosztów roku ubiegłego w okresie sprawozdawczym, którego koszty dotyczyły, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 uor.
7. Zawieranie umów, dokonywanie rozliczeń i ustalanie wynagrodzenia z tytułu wykonanych usług przede wszystkim w formie pisemnej, tj. w formie pozwalającej na ewentualne potwierdzenie rzetelności podejmowanych działań.
8. Sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku zgodnie ze wzorem obowiązującym w instytucji.
9. Doprecyzowanie w procedurach wynagradzania pracowników zapisów dotyczących przyznawania nagród i dodatków funkcyjnych, w sposób pozwalający na jednoznaczną interpretację zapisów.
10. Podjęcie działań w celu uzyskania precyzyjnej i czytelnej prezentacji danych w listach płac i na kartotekach rocznych pracowników oraz zgodności między programem kadrowym GRATYFIKANT, w którym generowane są rachunki do umów zlecenie/dzieło oraz listy płac z programem PŁATNIK w zakresie składek  ZUS.
11. Wyjaśnienie przypadków przekazania podatku dochodowego od osób fizycznych w kwotach niższych niż wynikało to deklaracji PIT-4R za 2020 r. oraz ewentualne skorygowanie sporządzonej deklaracji.
12. Stosowanie przy naliczaniu wynagrodzenia za czas choroby ustalonego przez ZUS dzielnika w postaci 1/30 za każdy dzień zwolnienia lekarskiego oraz prawidłowego okresu poprzedzającego to zwolnienie, w tym także ponowne przeliczenie wynagrodzeń i ich wyrównanie bądź wystąpienie do pracowników o pisemną zgodę na potrącenie.
13. Skorygowanie dodatku funkcyjnego dyrektora i dokonanie stosownego potrącenia, po uzyskaniu pisemnej zgody na potrącenie.
14. Przeanalizowanie zobowiązań DK w celu wyjaśnienia zaszłości w kwocie 40 zł dotyczącej ZFŚS (bilans otwarcia 2006 r.) oraz rozliczenia zobowiązań „groszowych”.
15. Przyznawanie wszelkich składników wynagrodzenia w kwotach brutto.
16. Regulowanie zobowiązań publicznoprawnych w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
17. Przekazywanie sprawozdań finansowych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w terminach ustawowych.
18. Wprowadzenie do opisów merytorycznych zamieszczanych na fakturach zakupu danych pozwalających na powiązanie dokonywanych zakupów z konkretną umową (zamówieniem), poprzez wskazanie danych tej umowy.
19. Wyłączenie z akt osobowych pracowników dokumentów nie podlegających gromadzeniu w tych aktach oraz uzupełnienie dokumentacji o informacje dotyczące przyznanych nagród, a dokumentów o podpisy pracowników.