Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 19.04.2021 r. do 07.06.2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 13 przy ul. Bałtyckiej 1a (zw. dalej SP13)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 15.06.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.08.2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalność SP13 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2020 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie stwierdzono szereg nieprawidłowości polegających przede wszystkim na:

• wydatkowaniu środków finansowych niezgodnie z planem finansowym zatwierdzonym przez wydział nadzorujący oraz stosowanie konta 240 – Pozostałe rozrachunki do ewidencjonowania wydatków, które nie miały pokrycia w posiadanym planie finansowym,
• nieprawidłowym naliczaniu wynagrodzeń pracowników,
• nieterminowym regulowaniu płatności publicznoprawnych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS,
• niewykonaniu stosownych księgowań pozwalających na doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością,
• nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem oraz równowartości 280 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych, a także odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań publicznoprawnych,
• niewykonaniu na koniec 2020 r. rzetelnego uzgodnienia bilansu zamknięcia celem identyfikacji kwot analitycznych i źródeł ich pochodzenia oraz wykonania stosownych przeksięgowań, w tym dotyczących głównie należności i zobowiązań jednostki,
• wypłacaniu dodatków specjalnych niezgodnie z regulaminem wynagradzania jednostki,
• częściowym nieprzekazaniu do Gminy wynagrodzenia płatnika składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• wypłaceniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy bez uzasadnienia wynikającego z przebiegu zatrudnienia pracownika,
• regulowanie płatności szkoły bez stosownych dowodów źródłowych, w tym odpisów na ZFŚS, przepływów środków pieniężnych pomiędzy kontami bankowymi oraz wypłat na rzecz pracowników,
• niewystawieniu faktur korygujących do zwrotów z tytułu niewykonanego najmu składników majątkowych szkoły i wystawianiu faktur sprzedaży niezgodnie z zawartymi umowami w zakresie terminu zapłaty,
• niezamieszczaniu na dowodach księgowych informacji o wprowadzeniu zakupionych środków trwałych do ksiąg inwentarzowych oraz opisów merytorycznych, potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym niewskazywanie na związek faktury z umową zawartą przez szkołę,
• ewidencjonowaniu dokonywanych zakupów na niewłaściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej,
• niestosowaniu przez jednostkę zasad ustalonych w zakresie centralizacji VAT,
• nieprowadzeniu księgi/ewidencji obcych środków trwałych i nieobjęcie tych środków spisem z natury przeprowadzonym w 2020 r.,
• prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych bez zapisów pozwalających na rzetelną identyfikację środków trwałych, a w przypadku wartości niematerialnych i prawnych, także bez rzetelnie ustalonych wartości jednostkowych dla poszczególnych programów zaewidencjonowanych w księdze,
• zaewidencjonowaniu środków trwałych niezgodnie z zasadami wyceny przyjętymi w szkole,
• nieobjęciu spisem z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych,
• wykonaniu inwentaryzacji metodą weryfikacji sald w sposób nierzetelny,
• niepodpisaniu arkuszy spisu z natury sporządzonych w toku inwentaryzacji przez osoby odpowiedzialne materialnie,
• wykazaniu podczas oględzin wyposażenia, które nie zostało zinwentaryzowane w ramach spisu z natury, wyposażenia przemieszczanego bez zgody dyrektora oraz wyposażenia zalegającego w korytarzach piwnicznych w oczekiwaniu na wywóz,
• prowadzeniu dokumentacji pracowniczej niezgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
• niezaktualizowaniu zasad rachunkowości obowiązujących w szkole o zapisy dotyczące centralizacji VAT,
• nieudokumentowaniu przeprowadzenia uzgodnień treści „Regulaminu pracy” szkoły i „Regulaminu wynagradzania pracowników” ze wszystkimi związkami zawodowymi działającymi w szkole oraz zaakceptowanie ze strony NSZZ Solidarność przez współmałżonka ówczesnego dyrektora, co mogło mieć znamiona konfliktu interesów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów,
•  naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Należy zaznaczyć, że w badanym okresie funkcję dyrektora SP13 sprawował ówczesny dyrektorem, a wyjaśnień udzielał pracowni pełniący obowiązki dyrektora od dnia 13.02.2021 r. (zw. dalej dyrektorem). Do dnia 15.06.2020 r.  funkcję głównego księgowego pełnił ówczesny główny księgowy, do dnia 31.07.2020 r. czynności przypisane do stanowiska głównego księgowego wykonywane były przez głównego księgowego na podstawie umów zleceń, a od dnia 01.08.2020 r. zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.

W toku kontroli, główny księgowy złożył kontrolującemu informację o stanie rachunkowości i ksiąg na dzień 22.05.2020 r., według której m.in.:

• brak było dokumentów księgowych za okres 01.01.2020 – 22.05.2020 r., które odtwarzane były w postaci duplikatów, przy czym nie udało się uzyskać duplikatów faktur płatnych gotówką,
• w systemie finansowo – księgowym wykonane były księgowania do 30.04.2020 r. (w zakresie budżetu), do 31.03.2020 r. (w zakresie wyodrębnionego rachunku dochodów), księgowania dotyczące ZFŚS nie zostały wykonane, przy czym ww. księgowania nie były w żadnym stopniu uzgodnione,
• brak było list płac, zwolnień lekarskich i dokumentów rozliczeniowych ZUS, które były odtwarzanie z posiadanych systemów; stwierdzono błędy w naliczaniu wynagrodzeń (proces sprawdzania i korygowania jest w toku),
• brak było dokumentów dotyczących rozliczenia VAT, w tym faktur sprzedaży,
• PFRON był nierozliczony od lipca 2019 r.,
• brak było procedur finansowo – księgowych,
• niewyjaśnione były nadpłaty dotyczące zobowiązań publicznoprawnych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2020 r., dochody otrzymane wyniosły ogółem 10.639,15 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) za 2020 r., dochody SP13 wyniosły ogółem 113.041,85 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia oraz z usług, których wykonanie ogółem wyniosło 88.488,34 zł (78,3% dochodów ogółem). Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych wyniosły 11.886,04 zł i stanowiły 10,5% dochodów ogółem.

Kontroli poddano dochody za 2020 r. w kwocie ogółem 22.071,05 zł, co stanowiło 17,8% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 123.681 zł (budżet + WRD), a w tym:

• dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 2.584,50 zł,
• umowy najmu zawarte przez SP13, obowiązujące w trakcie 2020 r.,
• dochody z tytułu wynajmu pomieszczeń na kwotę ogółem 6.890,90 zł,
• wpłaty za półkolonie na kwotę ogółem 12.000 zł,
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 595,65 zł.

Umowy najmu na rok szkolny 2019/2020 zawarte zostały jedynie w formie ustnej. W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niosło za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać np. na skutek uszkodzenia przedmiotu najmu. Z uwagi na fakt, iż przedmiotem umowy najmu była część nieruchomości stanowiącej własność samorządową, szczególne znaczenie mają zapisy umowne zabezpieczające interes prawny i ekonomiczny gminy (takie jak obowiązek wpłaty kaucji, zapłaty odsetek umownych lub prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym). Umowy obowiązujące od dnia 01.09.2019 r. sporządzone zostały w formie pisemnej dopiero przez pracownika, zatrudnionego na stanowisku kierownika administracyjno – gospodarczego szkoły od października 2019 r. (zw. dalej kierownikiem administracyjnym).

Ww. umowy najmu zostały zawarte z pominięciem procedury przetargowej, a według § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.), oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Kontrola 16. umów i porozumień wykazała, że w § 2 umów dotyczących najmu sal lekcyjnych (umowy nr 3/2019 i 13/2019) wskazano błędnie najem sali gimnastycznej, w umowie najmu nr 1/2020 nie wskazano terminu zapłaty czynszu za najem powierzchni korytarza, a umowa najmu nr 2/2020 nie zawierała parafowania pod względem formalno – prawnym. Umowy nie zawierały ponadto parafowania przez ówczesnego głównego księgowego, a główny księgowy zatrudniony w 2020 r. podpisał je z datą 01.06.2020 r.

W toku kontroli 14. faktur wystawionych tytułem najmu stwierdzono, że:

• w przypadku 6. faktur, terminy zapłaty wskazane w tych fakturach były niezgodnie z zawartymi umowami (winno być do 14. dnia danego miesiąca, a było 14 dni od daty wystawienia faktury), a 4 faktury dotyczące lutego 2020 r. wystawione zostały najemcom po terminie zapłaty wynikającym z zawartych umów, z czterodniowym terminem zapłaty,
• faktura nr FSW/SP13/4/01/2020 z dnia 07.01.2020 r. na kwotę 520 zł wystawiona została na firmę prowadzoną przez najemcę zamiast na najemcę, korzystającego z najmu jako osoba prywatna. Korekta faktury wystawiona została dopiero w trakcie kontroli.

Kontrola rozrachunków z najemcami wykazała że:

1. Główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych z tytułu nieterminowego regulowania płatności w transakcjach handlowych oraz równowartości euro  tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ),zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(Dz.U. z 2020 r. poz. 342),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Powyższe dotyczyło zarówno faktur za 2020 r. jak i należności stanowiących bilans otwarcia na 01.01.2020 r.
2. W dniu 17.08.2020 r. dokonano częściowego zwrotu opłat za najem w kwocie ogółem 700 zł bez sporządzenia stosownego dowodu księgowego, zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.),zw. dalej uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom. Faktury korygujące wystawione zostały dopiero w trakcie kontroli.

Ogłoszenie w sprawie przetargu nieograniczonego na najem pomieszczeń szkolnych w roku szkolnym 2020/2021 zamieszczone zostało m.in. na stronie internetowej szkoły w dniu 06.07.2020 r. wraz z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do specyfikacji warunków przetargu na wynajem pomieszczeń w SP 13 oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 2 do specyfikacji.

Szkoła wywiązała się z obowiązku złożenia Prezydentowi Miasta Szczecin informacji z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej za 2020 r., ze zm.

Kontrola rozliczeń za 2 turnusy półkolonii zorganizowanych przez szkołę w lutym 2020 r. nie wykazała nieprawidłowości.

1.2. Należności

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r., należności krótkoterminowe wyniosły ogółem 109.217,27 zł, w tym: 37.928,77 zł – należności z tytułu dostaw i usług (konto 201, 202, 221), 11.961,38 zł – należności od budżetów (konto 225), 3.974,58 zł – należności z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń (konto 229), 55.352,54 zł – pozostałe należności (konto 234, 240, 245).

Według sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., należności wymagalne wyniosły 1.041,50 zł.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że zestawienie należności na dzień 31.12.2020 r. w kwocie ogółem 109.217,27 zł, sporządzone w ramach załącznika nr 3 do bilansu, nie stanowiło rzetelnej informacji o należnościach jednostki zidentyfikowanych na koniec 2020 r. z uwagi na stopień ogólności zastosowany głównie w przypadku należności niewyjaśnionych. W związku z powyższym, szczegółowej analizy należności dokonano na podstawie zestawienia należności sporządzonego przez głównego księgowego w toku kontroli, zawierającego wskazania w zakresie czasu powstania i źródła pochodzenia poszczególnych kwot analitycznych. W toku analizy stwierdzono, że na należności w ww. kwocie ogółem składały się m.in.:

• należności błędnie zaksięgowane w kwocie ogółem 5.407,13 zł, które nie zostały skorygowane na dzień 31.12.2020 r.,
• należności z tytułu wynajmu składników majątkowych szkoły w kwocie ogółem 1.175 zł wynikające z dokonanych na rzecz najemców zwrotów za wynajmy w marcu 2020 r., bez stosownego zafakturowania (faktury korygujące), tj. wbrew art. 20 ust. 2 uor,
• kwoty do wyjaśnienia, których źródło pochodzenia nie zostało ustalone na dzień 31.12.2020 r.,
• kwoty zaewidencjonowane na należnościach z uwagi na ich wydatkowanie bez stosownej zmiany planu finansowego w kwocie ogółem 16.029,29 zł, w tym 11.666,80 zł z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i 3.974,58 zł z tytułu składek ZUS; w ocenie kontrolującego, jeżeli jednostka nie dysponowała planem finansowym uwzględniającym realizowany wydatek, to należy uznać, że działała wbrew art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.
• nadpłaty za wykonane usługi w kwocie ogółem 14.982,61 zł, w tym nadpłata w kwocie 9.217,88 zł z dnia 23.01.2020 r. dotycząca PGNiG.

Zestawienie należności szkoły sporządzone zostało w sposób pozwalający na uzyskanie zgodności z księgami rachunkowymi szkoły i planem finansowym, jednakże stan należności nie został poprzedzony stosowną analizą księgowań, która powinna być wykonana przed zamknięciem roku obrotowego. Swojej roli nie spełniła w tym przypadku także inwentaryzacja przeprowadzona w drodze weryfikacji sald, której celem powinno być ustalenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione.

Nierzetelność danych sprawozdawczych szkoły potwierdziła także kontrola należności wymagalnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-N w kwocie ogółem 1.041,50 zł. W toku kontroli ustalono, że na należności wykazane w sprawozdaniu składały się należności w kwocie 9 zł za listopad 2020 r. oraz należności w kwocie 1.032,50 zł, dotyczące 2019 r. Należności za 2019 r. ustalone zostały w nieprawidłowej kwocie (bez uwzględnienia odpisów za pobyt w przedszkolu), przy czym ustalenie prawidłowej kwoty wymaga według głównego księgowego wykonania ponownej analizy odpłatności za 2019 r.

Pozostałe należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 326.006,06 zł, tj. 7,9% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 4.125.709,22 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 4.012.667,37 zł oraz wydatki wrd w kwocie 113.041,85 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2020 r. Na wydatki poddane kontroli składały się:

• wydatki w kwocie 302.214,06 zł zrealizowane ze środków budżetowych,
• wydatki w kwocie 11.792 zł zrealizowane ze środków wrd,
• wydatki w kwocie 12.000 zł dotyczące organizacji półkolonii.

Kontrolę 99. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

Opisy merytoryczne zamieszczone na 5. fakturach nie były zgodne ze stanem faktycznym, np. dow. FZB/SP13/70/05/2020 dotyczył materiałów i usługi naprawy instalacji gazowej, a opis brzmiał: „w/w art. zakupiono na potrzeby SP13 do bieżącego użytku”, dow. FZB/SP13/160/09/2020 dotyczył montażu i konfiguracji centrali, a opis brzmiał: „w/w art. zakupiono na potrzeby SP13 do bieżącego użytku w placówce” lub też były niewyczerpujące, np. dow. FZB/SP13/129/08/2020 dotyczył szkolenia okresowego jednak bez wskazania, że jest to szkolenie z zakresu BHP. W opisach merytorycznych, które powinny stanowić potwierdzenie, że operacja gospodarcza wymieniona w fakturze jest zgodna z jej rzeczywistym przebiegiem nie wskazywano na związek z konkretną umową, zamówieniem, zapotrzebowaniem. Ponadto słowo „zapłacono”, od którego najczęściej rozpoczynał się opis nie jest jednoznaczne ze słowem „zgodny”, które powinno stanowić podstawę takiego opisu.

Faktury na kwotę ogółem 263,87 zł wystawione zostały na szkołę, a nie na Gminę Miasto Szczecin.

Dowody magazynowe P – Magazyn przyjmie podpisywane były przez ówczesnego dyrektora (jako zatwierdzającego), a nie były podpisywane przez przyjmującego do magazynu, tj. intendenta szkoły. Kwestia sporządzania, podpisywania i akceptacji dowodów magazynowych poprzez wskazanie osób odpowiedzialnych nie została uregulowana w procedurach szkoły.

Do każdej faktury zakupu załączana była kserokopia tejże faktury, co nie znajdowało żadnego uzasadnienia. Według głównego księgowego, kopie faktur na podstawie których odtwarzano dokumentację, były potwierdzeniem wcześniejszego posiadania oryginałów dokumentów, a obecnie od powyższego odstąpiono.

Faktury dotyczące zakupu składników majątkowych nie zawierały informacji o wprowadzeniu do ksiąg inwentarzowych szkoły, które to informacje nie zostały uzupełnione na fakturach do końca 2020 r. Faktury nie były także na bieżąco księgowane na konta zespołu „0”, a księgowania w tym zakresie wykonane zostały dopiero na koniec roku obrotowego. Księgi inwentarzowe stanowiły księgi pomocnicze, a według art. 16 ust. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Według głównego księgowego, była to jednak jednorazowa sytuacja związana z porządkowaniem ksiąg i inwentaryzacją przeprowadzoną w 2020 r.

Stwierdzono 2 przypadki zaewidencjonowania w koszty faktur zakupu bezpośrednio z wyciągu bankowego, a nie jako dowód źródłowy, w grupie dokumentów „faktura zakupu budżet” (faktura nr 254/MBM/11/2020 z dnia 04.11.2020 r. na kwotę 184,50 zł oraz faktura nr 085/GC/2020 z dnia 29.09.2020 r. na kwotę 6.510 zł).

Dekretacja dowodów księgowych potwierdzana była wydrukiem sporządzonym z systemu finansowo – księgowego podpisanym przez głównego księgowego, a nie jak wskazano w „Regulaminie kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych” stanowiącym załącznik nr 4 do zasad rachunkowości wprowadzonych zarządzeniem wewnętrznym Nr 1/VI/2020 ówczesnego dyrektora z dnia 01.06.2020 r. w sprawie ustalenia dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości Szkoły Podstawowej Nr 13 im. Orląt Lwowskich w Szczecinie (zw. dalej załącznikiem nr 4 do zasad rachunkowości), że dekretacji dokonuje główny księgowy – na dowodzie księgowym przez odpowiednie wypełnienie rubryk na odciśniętej pieczęci.

Wszystkie faktury zakupu poddane kontroli zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową i za akceptację do zapłaty, w tym podpis głównego księgowego, mimo iż do dnia 31.07.2020 r. pracownik zatrudniony był na umowę zlecenie.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r., zobowiązania SP13 wyniosły ogółem 272.507,94 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 8.014,53 zł,
• wobec budżetów w kwocie 1.297,04 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 39.021,71 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 207.916,99 zł,
• z tytułu pozostałych zobowiązań w kwocie 16.257,67 zł.

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że zestawienie zobowiązań na dzień 31.12.2020 r. w kwocie ogółem 272.507,94 zł, sporządzone w ramach załącznika nr 3 do bilansu, nie stanowiło rzetelnej informacji o zobowiązaniach jednostki zidentyfikowanych na koniec 2020 r. z uwagi na stopień ogólności zastosowany głównie w przypadku zobowiązań do wyjaśnienia. W związku z powyższym, szczegółowej analizy zobowiązań dokonano na podstawie zestawienia zobowiązań sporządzonego przez głównego księgowego w toku kontroli, zawierającego wskazania w zakresie czasu powstania i źródła pochodzenia poszczególnych kwot analitycznych. W toku analizy stwierdzono, że na zobowiązania w ww. kwocie ogółem składały się m.in.:

• niezaksięgowana nota nr 1/12/2020 tytułem opłaty za lokal wyborczy w kwocie 339 zł,
• podwójne księgowanie nagrody jubileuszowej w kwocie 11.436,98 zł,
• niewyjaśnione różnice dotyczące pożyczek z ZFŚS, różnic w magazynie oraz składek ubezpieczeniowych, których źródło pochodzenia nie zostało ustalone na dzień 31.12.2020 r.

Zestawienie zobowiązań szkoły sporządzone zostało w sposób pozwalający na uzyskanie zgodności z księgami rachunkowymi szkoły, jednakże stan zobowiązań nie został poprzedzony stosowną analizą księgowań, która powinna być wykonana przed zamknięciem roku obrotowego. Swojej roli nie spełniła w tym przypadku także inwentaryzacja przeprowadzona w drodze weryfikacji sald, której celem powinno być ustalenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione.

Pozostałe zobowiązania wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 9. z 57. pracowników zatrudnionych w 2020 r. (15,8% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 502.979,94 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 481.786,71 zł (17,6% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.740.695,30 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 21.193,23 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2019 r., wypłaconego w 2020 r. (11,1% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 190.547,04 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano także zapisy procedur regulujących organizację szkoły oraz dotyczące wynagradzania pracowników.

W toku kontroli „Regulaminu pracy” obowiązującego w 2020 r., wprowadzonego załącznikiem do zarządzenia nr 1/IX/2019 ówczesnego dyrektora z dnia 01.09.2019 r. stwierdzono, że:

1. W regulaminie nie zawarto zapisów dotyczących obowiązku prowadzenia ewidencji wyjść pracowników (służbowych i prywatnych). Według wyjaśnień dyrektora, ewidencja prowadzona w 2020 r. zaginęła, a nowa ewidencja prowadzona jest od marca 2021 r.
2. Według § 30 regulaminu, dodatek za wysługę lat jest składnikiem wynagrodzenia stałym i nie ulega zmniejszeniu w związku z chorobą lub inną usprawiedliwioną nieobecnością. Powyższy zapis był prawidłowy, ale tylko w odniesieniu do pracowników niepedagogicznych, ponieważ w przypadku pracowników pedagogicznych dodatek podlegał proporcjonalnemu zmniejszeniu np. w związku z chorobą na podstawie § 1 regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom szkół i placówek oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miasto Szczecin, dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XLIII/1226/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2018 r. Z istoty rzeczy regulamin dotyczył wszystkich pracowników szkoły, w związku z czym powinien uwzględniać różnice wynikające z odrębnych przepisów.
3. Zapis § 35 regulaminu, według którego pracownik jest obowiązany doręczyć przełożonemu zaświadczenie lekarskie dotyczące choroby był nieaktualny w związku z funkcjonującym aktualnie elektronicznym obiegiem zwolnień lekarskich.

Kontrola zapisów „Regulaminu wynagradzania pracowników” (zw. dalej regulaminem wynagradzania) wykazała z kolei, że ówczesny dyrektor nie wydał stosownego zarządzenia wprowadzającego regulamin do stosowania, a w dokumentacji nie było projektu zarządzenia w sprawie regulaminu zaopiniowanego przez radcę prawnego, przy czym podpisu radcy prawnego nie zawierał także sam regulamin.

W przypadku obu ww. regulaminów, podpisane one zostały przez przedstawiciela tylko jednego związku zawodowego, tj. NSZZ Solidarność, a w szkole działały także inne związki zawodowe, w tym ZNP. Według dyrektora, treść regulaminów została uzgodniona z przedstawicielami pozostałych organizacji związkowych, jednak nie potwierdzono tego podpisem. W przypadku, gdy w zakładzie pracy działała organizacja związkowa, ówczesny dyrektor miał bezwzględny obowiązek współdziałania z nią w celu ustalenia docelowej treści regulaminów, bowiem w przeciwnym wypadku, np. wydany regulamin pracy nie miał mocy wiążącej, na co wskazano w przykładowym wyroku Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2001 r. (sygn. akt: I PKN 320/00).

Według kontrolującego, powinna mieć tu zastosowanie zasada pisemności pozwalająca wykazać legalność podejmowanych działań. Podpis przedstawiciela związków zawodowych na regulaminach lub inne potwierdzenie (np. protokół z uzgodnień) powinny być niezbędnym elementem potwierdzającym wykonane uzgodnienia.

Regulaminy zostały ponadto zaakceptowane ze strony NSZZ Solidarność przez współmałżonka ówczesnego dyrektora. W ocenie kontroli, ówczesny dyrektor powinien wystąpić do NSZZ Solidarność o wyznaczenie innego przedstawiciela, aby nie dopuścić do ewentualnego konfliktu interesów.

Kontrola wykazała, że w aktach osobowych ówczesnego głównego księgowego nie było dokumentu potwierdzającego powierzenie obowiązków głównemu księgowemu na podstawie art. 54 ust. 1 uofp, zakresu czynności pracownika oraz oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej.

W aktach osobowych pracowników pełniących w 2020 r. funkcję głównego księgowego szkoły nie było także protokołu objęcia funkcji, a według załącznika nr 4 do zasad rachunkowości, głównym księgowym jest osoba, która protokolarnie objęła funkcję głównego księgowego jednostki. Chociaż z pkt 8 informacji o stanie rachunkowości i ksiąg przekazanej kontrolującemu przez głównego księgowego w piśmie z dnia 07.06.2021 r. wynikało, że protokół został sporządzony przez głównego księgowego i podpisany przez ówczesnego dyrektora, to do dnia zakończenia kontroli protokół ten nie został przedstawiony kontrolującemu do wglądu.

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń osobowych 9. pracownikom, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Dodatki specjalne przyznane 2. pracownikom, wypłacane były niezgodnie
   z obowiązującym w szkole regulaminem wynagradzania.W obu przypadkach dodatki przyznane zostały na okres dłuższy niż 1 rok, tj. niezgodnie § 6 ust. 2 regulaminu wynagradzania obowiązującego w szkole, według którego dodatek specjalny może być przyznany na czas określony nie dłuższy niż rok.
2. W aktach osobowych 3. nauczycieli nie było dokumentu potwierdzającego przyznanie pracownikom dodatków motywacyjnych w kwotach 190 zł, 230 zł i 270 zł, wypłaconych w okresie od lutego do sierpnia 2020 r. na podstawie tabelki pn. „Fundusz motywacyjny”, podpisanej przez ówczesnego dyrektora i przekazanej głównemu księgowemu jako podstawa naliczenia.
3. W przypadku pedagoga wynagrodzenie za godziny dodatkowe liczone było w 2020 r. według pensum 18h zamiast 19h, dodatkowo w lutym 2020 r. naliczono wynagrodzenie za 1 godzinę dodatkową zamiast za 3 godziny, a w listopadzie dokonano wypłaty w kwocie 409,76 zł za 8 godzin dodatkowych, które nie zostały wypracowane. W związku z powyższym w 2020 r. nadpłacono pracownikowi kwotę ogółem 1.067,41 zł (nadpłaty w kwocie 1.161,48 zł, niedopłata w kwocie 94,07 zł).
4. W 1. przypadku dodatek z tytułu opiekuna stażu przyznany nauczycielowi w kwocie 100 zł, m.in. na okres 01.09.2019 – 31.05.2020 r., nie został pracownikowi naliczony za luty 2020 r.
5. Pracownikowi naliczony został ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (wypłata w styczniu 2020 r. w kwocie 988,96 zł), mimo iż stosunek pracy pracownika powstał na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, zawartej bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę na zastępstwo, w związku z czym na ówczesny moment nie powstał obowiązek wypłaty tego ekwiwalentu.

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń, stwierdzono przypadki nieuwzględnienia w wynagrodzeniach nieobecności usprawiedliwionych i/lub uwzględnieniu ich w innym miesiącu, naliczeniu wynagrodzeń, które nie dotyczyły 2020 r. (korekty za 2019 r.), korygowania wynagrodzeń za 2020 r. jak i dotyczących okresów wstecznych (w tym wymienionych w powyższych pkt. 2 – 3). W czasie trwania kontroli główny księgowy był w trakcie realizacji procesu sprawdzania prawidłowości naliczenia i korygowania wynagrodzeń za 2020 r., w tym dotyczących godzin dodatkowych, urlopów i innych nieobecności usprawiedliwionych, pozwalających w następnym etapie na kontrolę podstawy zastosowanej do naliczenia wynagrodzeń za czas zwolnień lekarskich i prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Według wyjaśnień głównego księgowego, po zakończeniu procesu kontroli i korygowania wynagrodzeń sporządzone zostaną pisma informujące pracowników o stwierdzonych nadpłatach/niedopłatach wynagrodzeń.

Kontrola dokumentacji pracowniczej 9. pracowników wykazałanastępujące nieprawidłowości:

1. W umowach o pracę zawartych z sekretarzem szkoły wskazane zostały dodatki do wynagrodzenia nazwane niezgodnie z obowiązującym w szkole regulaminem wynagradzania:

- umowa zawarta w dniu 01.10.2019 r. – dodatek dla sekretarza szkoły,

- umowa zawarta w dniu 26.11.2019 r. – dodatek służbowy.

Według § 5 ww. regulaminu, powyższe dodatki stanowiły składnik wynagrodzenia w postaci dodatku funkcyjnego, którego wysokość określona została w załączniku nr 3 do tegoż regulaminu.

2. W umowie o pracę zawartej z pracownikiem w dniu 31.12.2020 r. na czas określony do dnia 31.08.2021 r. wskazano w pkt 1.1 błędną datę zatrudnienia, tj. od dnia 01.01.2020 r.

3. W aktach osobowych pracowników nie było zaświadczenia o niekaralności lub oświadczenia pracownika w tym zakresie (1 pracownik), oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem wynagradzania (2. pracowników), deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (1 pracownik).

4. Spis akt osobowych pracownika zawierał w poz. 2 części A zapis o dyplomie magistra, a w dokumentacji znajdował się dyplom licencjata.

5. 2 zakresy obowiązków nauczyciela - wychowawcy świetlicy szkolnej oraz nauczyciela nie zawierały podpisu ówczesnego dyrektora oraz daty przyjęcia zakresów przez pracownika.

6. Świadectwo pracy pracownika dotyczące zatrudnienia na zastępstwo w SP13 bezpośrednio przed zatrudnieniem na czas nieokreślony znajdowało się w części A akt osobowych zamiast w części C. Według § 3 ust. 3 lit. d rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika obejmują w części C oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym kopię wydanego świadectwa pracy.

7. Wnioski o udzielenie wolnego z tytułu opieki nad dzieckiem znajdowały się w aktach osobowych, zamiast w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, na co wskazano w § 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

8. W aktach osobowych głównego księgowego przechowywane były rachunki do umów zleceń, które będąc dowodami źródłowymi wymienionymi w art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, powinny stanowić dowód podlegający zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych szkoły.

Uregulowania dotyczące osób odpowiedzialnych w szkole za prowadzenie akt osobowych pracowników były niespójne. Według pkt VII „Regulaminu organizacyjnego” szkoły, prowadzenie akt osobowych pracowników należało do zadań specjalisty ds. kadr. Według zakresów czynności pracowników, prowadzenie akt osobowych nauczycieli należało zarówno do kierownika administracyjnego w ramach ¼ etatu specjalisty ds. kadr jak i do pracownika zatrudnionego na stanowisku sekretarza szkoły, a w praktyce wszystkie akta prowadzone były przez kierownika administracyjnego. Według wyjaśnień dyrektora, zmiany dotyczące likwidacji od października 2019 r. stanowiska specjalisty ds. kadr nie zostały wprowadzone do „Regulaminu organizacyjnego”, a prowadzenie akt osobowych nauczycieli przez kierownika administracyjnego wprowadzone zostało na jeden rok szkolny, tj. 2020/2021.

W trakcie kontroli sprostowana została niewłaściwa data na umowie o pracę, akta osobowe pracowników zostały uzupełnione o brakujące dokumenty, zapis w spisie akt osobowych pracownika dotyczący dyplomu magistra został poprawiony oraz skorygowane zostało nazewnictwo dodatku przyznanego sekretarzowi szkoły.

W przypadku wszystkich 9. pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone w 2020 r. zostało naliczone na podstawie faktycznych wynagrodzeń, z uwzględnieniem zasad naliczania obowiązujących w tym zakresie. Ewentualne niezgodności mogą mieć jedynie związek z wynikami procesu sprawdzania i korygowania wynagrodzeń, realizowanego aktualnie przez głównego księgowego szkoły.

Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy prowadzona była w pozostałym zakresie zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 4. Podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 209.625 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy (po uwzględnieniu wypłaconych świadczeń i wynagrodzenia płatnika) naliczone zostały w kwocie ogółem 1.062.470,59 zł.

Według deklaracji VAT-7 oraz plików JPK_V7 za 2020 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 2.572,34 zł, dla podstawy opodatkowania w kwocie ogółem 11.183,72 zł.

Kontroli poddano 79 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2020 r. w zakresie ich zgodności z zapisami załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r. oraz Zarządzeniem Nr 355/18 z dnia 7.08.2018 r.; aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 136/21 z dnia 22 marca 2021 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Nadpłata podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 10.370,84 zł stanowiąca bilans otwarcia na 2020 r., nie została potrącona z bieżących zobowiązań za 2020 r., a ponadto pozostała także nierozliczona na koniec 2020 r.
2. Podatek za styczeń i luty 2020 r. zapłacony został bez pomniejszenia o naliczone wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 129 zł. Według § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154), kwota należnego wynagrodzenia jest potrącana z kwoty podatków pobranych przez płatników lub inkasentów.
3. Pomiędzy naliczonym i zapłaconym podatkiem dochodowym od osób fizycznych wystąpiły następujące różnice: w marcu - nadpłata 30 zł, w czerwcu - niedopłata 25 zł, w sierpniu - nadpłata 19 zł i w grudniu - nadpłata 2 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego, nadpłaty z sierpnia i grudnia wynikają z korekt wynagrodzeń wykonywanych w ramachprocesu sprawdzania prawidłowości naliczenia i korygowania wynagrodzeń za 2020 r., a wcześniejsze różnice dotyczyły rozliczeń z tytułu wynagrodzenia płatnika. Wymienione różnice nie były jednak równe wynagrodzeniu płatnika naliczonego w marcu, które wyniosło 46 zł.
4. W przypadku 3. miesięcy podatek zapłacony został po terminie wynikającym z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, w tym: za styczeń 2020 r. w dniu 24.02.2020 r., za maj w dniu 21.09.2020 r., za lipiec w dniu 31.08.2020 r.

Płatności uregulowane zostały bez doliczenia odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności budżetowych, które wyniosłyby ogółem 366 zł (12 zł za 4 dni zwłoki, 323 zł za 91 dni zwłoki i 31 zł za 11 dni zwłoki). W odniesieniu do ww. odsetek miał zastosowanie § 11 rozporządzenia w sprawie rachunkowości, który nakładał obowiązek ujęcia w księgach rachunkowych odsetek należnych na koniec kwartału.

Składki ZUS

Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Składki ZUS za maj 2020 r. w kwocie 281,77 zł zapłacone zostały w dniu 15.06.2020 r. tj. po terminie zapłaty przypadającym na dzień 05.06.2020 r. Według głównego księgowego, powyższe wynikało z korekty wynagrodzeń za maj 2020 r. wykonanej w czerwcu 2020, w wyniku której dokonano dopłaty składek. Według art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych.
2. Składki ZUS za sierpień 2020 r. zostały zapłacone w kwocie wyższej o 91,84 zł niż wynikało to z deklaracji ZUS P DRA, co według głównego księgowego związane było z procesem sprawdzania i korygowania naliczonych wynagrodzeń.
3. Składki ZUS za październik 2020 r. zapłacone zostały w kwocie mniejszej o 5.844,44 zł niż wynikało to z deklaracji ZUS P DRA.
4. Składki ZUS za listopad 2020 r. zapłacone zostały w kwocie wyższej o 11.012,10 zł niż wynikało to z deklaracji ZUS P DRA.
5. Deklaracje ZUS P DRA od stycznia do kwietnia 2020 r. nie zawierały podpisu ówczesnego głównego księgowego i dyrektora, a od maja 2020 r. były podpisane przez głównego księgowego, jednak nie zawierały podpisu dyrektora.

W toku kontroli stwierdzono, że szkoła nie odprowadziła do Gminy Miasto Szczecin dochodów z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie 107,72 zł. Według deklaracji PIT-4R oraz deklaracji ZUS P DRA wynagrodzenie naliczone zostało w kwocie ogółem 703,37 zł, a przekazano do Gminy kwotę ogółem 595,65 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego, kwota 107,72 zł przekazana została do Gminy dopiero w czerwcu 2021 r.

Podatek VAT

W toku kontroli zagadnień związanych z podatkiem od towarów i usług, stwierdzono, że:

1. Nie dokonano zmian w zasadach rachunkowości obowiązujących w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT, mimo że obowiązek ten wynikał z § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.
2. Wartości wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika na 2020 r. nie zostały ustalone, a główny księgowy nie odliczał naliczonego podatku VAT od podatku należnego. W ocenie kontrolującego, nawet gdyby podatek do odliczenia byłby nieznaczny, należy pamiętać, że Gminę i jej jednostki organizacyjne obowiązuje wspólne rozliczenie podatku od towarów i usług, w związku z czym każda, nawet najmniejsza kwota podatku do odliczenia powinna zostać uwzględniona w rejestrach skonsolidowanych VAT Gminy.
3. Podatek VAT wynikający z deklaracji miesięcznych przekazany został do UM po 10-tym dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczył, w tym: za marzec przekazano w dniu 22.04.2020 r., za maj przekazano w dniu 19.06.2020 r., za czerwiec i za lipiec przekazano w dniu 12.08.2020 r., za sierpień przekazano w dniu 25.09.2020 r. Według § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia w sprawie centralizacji VAT(aktualnie jest to § 6 ust. 9 w zw. z § 6 ust. 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin), wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowej VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT na rachunek bankowy WOś.
4. W przypadku 6. faktur nie wskazano w ich treści podstawy prawnej zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT,według którego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
5. Faktury sprzedaży zewnętrzne wystawione w lutym i w marcu 2020 r. nie zawierały w szablonie numeru faktury litery „F”, a faktury wewnętrzne wystawione na Gminę Miasto Szczecin w marcu 2020 r. nie zawierały w szablonie numeru faktury litery „W”.
6. W treści faktur sprzedaży zawarte zostały błędne lub niezgodne z zawartymi umowami dane dotyczące ilości i/lub jednostki miary, w tym:
   • brak wskazania jednostki miary (1 przypadek),
   • jednostka miary „h” dla sklepiku szkolnego, który rozliczany jest za m-c, a nie godzinowo (1 przypadek),
   • 1 szt. obiadów zamiast faktycznej ilości (8 przypadków),
   • jednostka miary dla miesięcznego najmu w szt. zamiast w m-cach (5 przypadków),
   • jednostka miary dla miesięcznego najmu jako 1h zamiast faktyczna ilość godzin (1 przypadek).

Jednostka wystąpiła do Trzeciego Urzędu Skarbowego o ustalenie stanu rozrachunków szkoły z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

W pozostałych przypadkach, jednostka korzystała w 2020 r. z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.).

Podatek należny podlegający przekazaniu do UM, wykazany w rejestrach sprzedaży wyniósł łącznie 2.572,34 zł i był zgodny z wartością podatku ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7 i dokumentach JPK_V7.

Główny księgowy, kierownik administracyjny oraz starszy księgowy posiadali ustalone przez dyrektora pełnomocnictwa do podpisywania jednostkowych deklaracji VAT-7 jednostki budżetowej, składanych do Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-23, Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2020 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 17.269 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 14.991 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 10.639,15 zł i było niższe od planu po zmianach o 6.629,85 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 4.172.667,37 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 1.338.288,37 zł (plan na 01.01.2020 r. w kwocie 2.834.379 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 4.012.667,37 zł i było niższe od planu po zmianach o 160.000 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 196.900 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 85.200 zł, a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 113.041,85 zł i było mniejsze od ww. planu o 83.858,15 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2020 r. z ewidencją księgową.

Kontrola wykazała, że dane wykazane w sprawozdaniach Rb-28S oraz RB-34S były niezgodne z ewidencją księgową szkoły.

Obroty Ma konta 130-BB-01 - Rachunek bieżący jednostki – wydatki, które według zestawienia obrotów i sald za 2020 r. wyniosły 4.034.732,39 zł były wyższe o kwotę 22.065,02 zł od wykonania tych wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S w kwocie 4.012.667,37 zł. Z kolei według wydruku „Analityki rachunków bankowych” dla dziennika budżet według rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, wykonanie obrotów wyniosło: Wn - 45.634,93 zł, Ma - 4.058.302,30 zł, saldo Ma - 4.012.667,37 zł.

W przypadku wrd, obroty Wn i Ma konta 132-WW – Rachunek dochodów jednostek budżetowych, które według zestawienia obrotów i sald za 2020 r. wyniosły 114.720,97 zł były wyższe o kwotę 1.679,12 zł od wykonania wykazanego w sprawozdaniu RB-34S w kwocie 113.041,85 zł.

Brak zgodności obrotów zaewidencjonowanych na rachunkach bankowych z danymi wykazanymi w ww. sprawozdaniach był wynikiem niewykonania przez głównego księgowego stosownych przeksięgowań (tzw. zapisów technicznych). Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II ppkt 17 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości, na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach.

Kontrola kwartalnego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2020 r. wykazała, że należności wymagalne wykazane w kwocie ogółem 1.041,50 zł nie zostały zweryfikowane przed sporządzeniem sprawozdania. Kwota wykazanych należności wynikała z ksiąg rachunkowych, jednak według głównego księgowego, jedynie kwota 9 zł stanowiła należność wymagalną za listopad 2020 r., natomiast kwota 1.032,50 zł dotycząca 2019 r., to należności z tytułu przypisów odpłatności „których tak faktycznie nie ma”, ponieważ nie zostały w nich uwzględnione odpisy. W świetle powyższego, kwoty należności wymienione w sprawozdaniu należy uznać za nierzetelne, a ich stan należy poddać stosownej weryfikacji.

W toku kontroli stwierdzono także, że w informacji dodatkowej do bilansu (zw. dalej informacją) zawarto zapisy niezgodne ze stanem faktycznym w zakresie wyceny środków trwałych. Według pkt 4 ppkt 6 lit. e) informacji, jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości mieszczącej się w przedziale 500 zł – 3500 zł. Powyższe było niezgodne z opisem do kont 011 i 013 zawartym w Zakładowym Planie Kont stanowiącym załącznik nr 2 do zasad rachunkowości szkoły, według których do środków trwałych należało zaliczać środki o wartości jednostkowej powyżej 10.000 zł, a do pozostałych środków trwałych, środki o wartości jednostkowej powyżej 500 zł, a także z praktyką stosowaną w szkole, według której zastosowanie miały zasady wyceny opisane w ww. zasadach rachunkowości.

Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-23 były zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S i Rb-28S.

Wszystkie sprawozdania roczne budżetowe i finansowe SP13 za 2020 r. sporządzone zostały przez głównego księgowego i podpisane przez ówczesnego dyrektora.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

W toku kontroli dokonano oględzin wybranych pomieszczeń, w zakresie:

1. zamieszczenia spisów inwentarza,
2. zgodności spisów inwentarza ze stanem faktycznym majątku w pomieszczeniach, w tym odnotowywania w spisach zmian wprowadzonych za zgodą dyrektora,
3. porównania stanu inwentarza z arkuszem spisu z natury sporządzonym w toku inwentaryzacji 2020 r., a w przypadku niezgodności, ustalenia przyczyn i dokumentacji potwierdzającej zmianę miejsca użytkowania poszczególnych składników majątku.

Inwentaryzacja obejmująca wszystkie aktywa i pasywa szkoły przeprowadzona została w 2020 r. na podstawie zarządzenia Nr 1/XII/2020 ówczesnego dyrektora z dnia 04.12.2020 r.

Kontrola ksiąg inwentarzowych szkoły wykazała, że:

• księga inwentarzowa środków trwałych nie zawierała zapisów dotyczących symbolu i numeru dowodu źródłowego, numerów fabrycznych środka w przypadku jego posiadania oraz wskazania miejsca użytkowania środka w przypadku ruchomości,
• księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych nie zawierała zapisów dotyczących dowodów źródłowych stanowiących podstawę ujęcia danej wartości w księdze inwentarzowej (faktura, licencja) oraz wpisu dotyczącego programu „Lista odpłatności”, a wartości poszczególnych programów ustalone zostały w sposób pozwalający jedynie na uzyskanie zgodności wartości ogółem księgi inwentarzowej z wartością księgową konta 020 – Wartości niematerialne i prawne.

Ww. księgi inwentarzowe prowadzone były przez osoby zatrudnione na stanowisku głównego księgowego przed 2020 r.

Kontrola wykazała, że w szkole nie prowadzono księgi inwentarzowej obcych środków trwałych, w szczegółowości pozwalającej na identyfikację poszczególnych środków trwałych. Posiadane obce środki trwałe, w tym drukarka Konika Minolta Bizhub 4050, nie zostały także zaewidencjonowanew ewidencji pozabilansowej jednostki, która powinna być prowadzona ze względu na konieczność zachowania należytej kontroli i nadzoru nad stanem obcych składników majątkowych, a znajdujących się w użytkowaniu jednostki. Konta właściwe do prowadzenia ewidencji pozabilansowej obcych składników majątkowych i sposób jej prowadzenia powinny zostać określone przez Panią w zakładowym planie kont, stanowiącym część zasad rachunkowości jednostki.

Według pkt 4 ppkt 9 informacji dodatkowej do bilansu, składniki majątku o wartości z przedziału 351 zł – 500 zł objęte były ewidencją ilościową. Ewidencja taka prowadzona była przez kierownika administracyjnego dopiero od 2020 r. i zawierała także wpisy dotyczące wyposażenia o mniejszej wartości jednostkowej. W szkole nie prowadzono kart (ewidencji) wyposażenia przekazywanego pracownikom do użytkowania, co pozwoliłoby na ewentualne rozliczenie tych osób np. w przypadku rozwiązania stosunku pracy.

W toku kontroli sposobu przeprowadzenia i dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych wykonanych w 2020 r. oraz ich zgodności z obowiązującą w SP13 „Instrukcją inwentaryzacyjną” wprowadzoną zarządzeniem nr 1/XI/2019 ówczesnego dyrektora z dnia 25.11.2019 r. (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną), stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

1. W konsekwencji braku księgi inwentarzowej obcych środków trwałych oraz ewidencji pozabilansowej, obce środki trwałe nie zostały także zinwentaryzowane w ramach spisu z natury przeprowadzonego w 2020 r., a zgodnie z art. 26 ust. 2 uor, inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
2. Na arkuszu spisu z natury nr 32zinwentaryzowany został plac zabaw o wartości 14.950,61 zł, zaewidencjonowany na pozostałych środkach trwałych zamiast na środkach trwałych. Jeżeli plac zabaw został zakupiony w całości, to całość urządzeń składających się na ten plac stanowiło odrębny środek trwały i zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1864), powinien zostać sklasyfikowany w grupie 2 „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej” (podgrupa 29 „Pozostałe obiekty inżynierii lądowej i wodnej”, rodzaj 290 „Budowle sportowe i rekreacyjne”), chyba że każde z urządzeń zakupione zostało odrębnie, ale wówczas urządzenia te powinny figurować w ewidencji jako odrębne środki.
3. Na arkuszu spisu z natury nr 29,jako pozostały środek trwały (konto 013) zinwentaryzowany został serwer o wartości ogółem 8.327,10 zł, zakupiony na podstawie faktury nr 130/GC/2020 z dnia 30.12.2020 r. oraz osprzęt niezbędny do instalacji i konfiguracji ww. serwera na kwotę 2.042,75 zł, zakupiony na podstawie faktury nr 131/GC/2020 z dnia 30.12.2020 r. Zakupiony serwer i osprzęt powinny stanowić środek trwały zaewidencjonowany na koncie 011 – Środki trwałe w wartości początkowej 10.369,85 zł.
4. W dokumentacji nie było dokumentu potwierdzającego wykonanie spisu z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych. Wraz z wyjaśnieniami udzielonymi w toku kontroli przekazała Pani kontrolującemu protokół z kontroli biletów komunikacji miejskiej na kwotę ogółem 186 zł oraz protokół z kontroli znaczków pocztowych na kwotę 98 zł. W protokołach, jako przewodniczący trzyosobowej komisji wskazany był ówczesny dyrektor, nie wskazano osoby odpowiedzialnej materialnie, a ponadto dokumenty stanowiły protokoły z kontroli niewymienione w sprawozdaniach z inwentaryzacji, a nie protokoły spisu z natury sporządzone w toku tej inwentaryzacji.
5. „Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji” zawierał niezgodny ze stanem faktycznym zapis o przeprowadzeniu weryfikacji zobowiązań i należności oraz zgodności wszystkich sald z ewidencją księgową. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego salda aktywów i pasywów objętego tą metodą inwentaryzacji poprzez jego porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych na właściwych kontach oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja wykonana została metodą potwierdzenia sald, tj. zgodnie z zarządzeniem nr 1/XII/2020 dyrektora w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
6. W „Protokole z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald”, weryfikacją objętych zostało tylko 5 programów firmy VULCAN (Płace, MOL, Inwentarz, Intendentura, Kadry), zaewidencjonowanych w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych. W protokole nie ujęto licencji na program „Lista odpłatności”, która podczas inwentaryzacji powinna wystąpić jako nadwyżka.
7. Protokół inwentaryzacji kasy sporządzony został z błędną datą, tj. 31.12.2021 r.
8. W „Protokole z rozliczenia wyników inwentaryzacji” sporządzonym przez Komisję Inwentaryzacyjną na posiedzeniu w dniu 15.01.2021 r., zawarto zapis o wydaniu arkuszy spisowych w dniu 14.12.2020 r., a według „Potwierdzenia odbioru arkuszy spisu z natury” nastąpiło to w dniu 04.12.2020 r.
9. W 15. arkuszach spisu z natury nie wskazano osoby odpowiedzialnej materialnie, a 12 arkuszy spisu z natury nie zawierało podpisu osoby wskazanej jako odpowiedzialna materialnie i najczęściej wskazanej jako obecna podczas spisu. Według § 12 pkt 6 zarządzenia nr 1/XI/2019 w sprawie inwentaryzacji, po zakończeniu każdej strony arkusza, zespół spisowy i osoby materialnie odpowiedzialne składają podpisy.
10. Oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych pobrane zostały tylko od kierownika administracyjnego i intendenta, a w arkuszach spisu z natury wskazane były także inne osoby.

Podczas oględzin majątku przeprowadzonych w dniu 31.05.2021 r. w obecności kierownika administracyjnego (12 pomieszczeń, 12 arkuszy spisu z natury) stwierdzono, że:

1. W 1. przypadku w pomieszczeniu brak było spisu inwentarza (sala nr 13), przy czym wyposażenie pokoju stanowiły zlikwidowane meble, przeznaczone do wywozu.
2. Spisy inwentarza nie zawierały podpisów osób odpowiedzialnych za wyposażenie, tylko podpis kierownika administracyjnego, według wyjaśnień którego, pracownicy odmawiali podpisania odpowiedzialności materialnej, uzasadniając to faktem, że z pomieszczeń korzystają także inni pracownicy. Według § 17 ust. 2 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” szkoły, spisy powinny być opatrzone m.in. podpisami osób odpowiedzialnych, bez wskazania czy przez osoby odpowiedzialne należy rozumieć osoby odpowiedzialne materialnie.
3. W pomieszczeniach znajdowało się wyposażenie, które nie zostało ujęte w spisach inwentarza (np. zlewozmywaki ze stali małe i duże, regały metalowe małe, regał metalowy, żaluzje pionowe) oraz wyposażenie przemieszczone z innych pomieszczeń (waga elektroniczna, krzesło szkolne). Według § 17 ust. 3 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” szkoły, wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za zgodą dyrektora, a zmiany każdorazowo powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym.
4. W pomieszczeniach znajdowały się środki trwałe obce, nie poddane spisowi z natury w 2020 r.
5. Stwierdzono zeskładowane duże ilości krzeseł i innego wyposażenia, zalegające w korytarzach piwnicznych, które według kierownika administracyjnego usuwane są w ramach bezpłatnego wywozu gabarytów.

Wartość środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością wykazaną w księgach rachunkowych na kontach 011, 013, 014 i 020.

Zgodnie z wyjaśnieniami głównego księgowego, serwer wraz z osprzętem oraz plac zabaw zostały przeksięgowane na środki trwałe w trakcie kontroli.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

Zarządzeniem Nr 2/I/201 dyrektora z dnia 29.01.2021 r. powołana została stała Komisja Likwidacyjna, której regulamin działania stanowił załącznik do zarządzenia.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola wykazała, że 8 faktur zakupu na łączną kwotę 16.069,51 zł zaksięgowanych zostało na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki z opisem operacji „księgowanie zastępcze”, przy czym stosowana technika nie została opisana w zasadach rachunkowości szkoły. Według głównego księgowego, konto 240 było również kontem technicznym stosowanym do księgowań zastępczych np. gdy nie było planu, do chwili otrzymania odpowiednich zmian w planie finansowym. W przypadku 2. z ww. 8 faktur przeksięgowania wykonane zostały w dniu 28.12.2020 r. (faktura o numerze rejestrowym FZB/SP13/142/08/2020 sprostowana dokumentem PKB/SP13/37/12/2020, faktura o numerze rejestrowym FZB/SP13/196/10/2020 sprostowana dokumentem PKB/SP13/36/12/2020). Do zakończenia kontroli, główny księgowy nie wskazał docelowego księgowania pozostałych 6. faktur, zaewidencjonowanych na koncie 240. W ocenie kontrolującego, jeżeli jednostka nie dysponowała planem finansowym uwzględniającym realizowany wydatek, to należy uznać, że działała wbrew art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Kontrola wykazała księgowania w koszty jednostki, bez stosownego dowodu źródłowego:

• poszczególnych transz odpisu na ZFŚS oraz różnego rodzaju przepływów środków pieniężnych pomiędzy kontami bankowymi SP13; dowodem źródłowym powinien być dowód wewnętrzny PK – Polecenie księgowania, wraz ze stosowną dokumentacją (naliczenie odpisu, inne), zgodnie z art. 20 ust. 2 uor.
• rachunków wystawionych przez głównego księgowego do zawartych umów zleceń stanowiących dowody źródłowe na kwotę ogółem 12.000 zł, które przechowywane w aktach osobowych pracownika nie zostały włączone do dokumentacji księgowej oraz nie zawierały stosownych oznaczeń rejestrowych i wskazań dekretacyjnych,
• dofinansowania doskonalenia zawodowego oraz dopłaty czesnego na kwotę ogółem 2.210 zł, a według wyjaśnień głównego księgowego, w tym przypadku dokumentacja także znajdowała się w aktach osobowych pracowników.

W „Liście odpłatności”, która stanowiła ewidencję analityczną dochodów za pobyt i wyżywienie, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym została ujęta wpłata oraz nie uwzględniono ewidencji zwrotów - kwoty wpłat ujęte zostały bowiem w wysokości kwot należnych do wpłaty tj. po dokonaniu zwrotu. Lista odpłatności stanowiła księgę pomocniczą, a według art. 16 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

We wszystkich przypadkach, główny księgowy złożył swój podpis na wydrukach ze wskazaniami dekretacyjnymi.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w SP13 procedury wewnętrzne, na które składały się:

1. Dokumentacja i przyjęte zasady rachunkowości wraz z załącznikami:

„Załącznik nr 1 – ”Metody wyceny aktywów i pasywów”,

Załącznik nr 2 – „Zakładowy plan kont”,

Załącznik nr 3 – „Paragrafy klasyfikacji budżetowej i koszty”,

Załącznik nr 4 – „Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli ii obiegu dowodów księgowych”,

Załącznik nr 5 – „Instrukcja magazynowa”,

Załącznik nr 6 – „Opis systemu przetwarzania danych”,

2. Instrukcja i zasady gospodarki kasowej”,

3. „Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych”,

4. „Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”,

5. „Instrukcja postępowania ze składnikami rzeczowymi majątku ruchomego”,

6. „Instrukcja gospodarowania środkami finansowymi”,

7. Instrukcja inwentaryzacyjna”,

8. „Procedura kontroli zarządczej”.

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce procedury dotyczące organizacji szkoły oraz wynagradzania pracowników.

Kontrola procedur obowiązujących w jednostce wykazała następujące nieprawidłowości:

1. W zasadach rachunkowości nie dokonano modyfikacji zapisów planu kont w zakresie konta 225 – Rozrachunki z budżetami oraz nie wprowadzono obowiązku raportowania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego JPK, a w związku z tym obowiązku dostarczania informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży VAT do organu nadrzędnego za pomocą udostępnionego programu informatycznego, w terminach i na zasadach zgodnych z Zarządzeniem Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji VAT (ze zm.).
2. „Zakładowy plan kont” zawierał nieaktualny opis do konta 240 – Pozostałe rozrachunki w zakresie księgowania naliczonych odpisów na ZFŚS.
3. W pkt II zasad rachunkowości zastosowano niewłaściwą nazwę jednostki, tj. Ognisko Baletowe.
4. W załączniku nr 4 do zasad rachunkowości:
   •  wielokrotnie posługiwano się nazewnictwem „przedszkole”, zamiast „szkoła”,
   • opisano poszczególne rodzaje kontroli, jednak nie wskazano imiennie lub stanowiskowo osób odpowiedzialnych za te kontrole,
   • wskazano, że dekretacji dokonuje główny księgowy – na dowodzie księgowym przez odpowiednie wypełnienie rubryk na odciśniętej pieczęci, a w praktyce pełna dekretacja wskazana była na wydruku sporządzonym z systemu finansowo – księgowego.
5. Z treści „Instrukcji magazynowej” nie wynikało, kto był odpowiedzialny za prowadzenie magazynów szkoły, w rozdziale II pkt 7 instrukcja zawierała bliżej nieokreślony zapis „numer 0009”, a w rozdziale V instrukcji opisane zostały dowody magazynowe Pz i Rw, przy czym Rw z błędnym opisem „Rozchód zewnętrzny”, gdy tymczasem dowody generowane z systemu Magazyn Optivum to: P – Magazyn przyjmie i W – Magazyn wyda.
6. „Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania” zawierała nieaktualne zapisy w zakresie druków KW i KP, które tworzone były systemowo i nie podlegały ewidencji, jako druki ścisłego zarachowania.
7. Kontrola zapisów „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wykazała, że:
   • w instrukcji nie zawarto zapisu o stosownym zarządzeniu dyrektora, które powinno stanowić podstawę wykonania spisu z natury i którego wzór stanowił załącznik nr 3 do instrukcji (niewymieniony w treści instrukcji),
   • w załącznikach nr 3 i 10 do instrukcji wskazano, że spisem z natury należy objąć środki trwałe ewidencjonowane na kontach 011 i 013, a nie wymieniono obcych środków trwałych, środków pieniężnych w kasie, magazynów (np. żywnościowy) oraz majątku typu bilety ZDiTM i/lub znaczki pocztowe,
   • wzór arkusza spisu z natury (załącznik nr 4) oraz potwierdzenie odbioru arkuszy spisu z natury (załącznik nr 5) nie zawierały miejsca na zamieszczenie numerów nadanych arkuszom, według których powinny zostać rozliczone po zakończeniu inwentaryzacji,
   • w instrukcji nie rozróżniono i nie opisano odrębnie zadań Komisji Inwentaryzacyjnej i zespołu spisowego, który de facto został powołany Zarządzeniem Nr 1/XII/2020 ówczesnego dyrektora z dnia 04.12.2020 r., przypisując te zadania niezgodnie z rolą pełnioną w procesie inwentaryzacji, np. w § 12 ust. 3 instrukcji zapis o treści: „Komisja inwentaryzacyjna dokonuje spisu z natury…”.
8. W zarządzeniach ówczesnego dyrektora wprowadzających do stosowania poszczególne procedury, a także w treści tych procedur (np. instrukcja kasowa), stosowane było nazewnictwo „zarządzenie wewnętrzne dyrektora”. Według kontrolującego, wszystkie zarządzenia dyrektora miały dla szkoły jako instytucji i dla zatrudnionych pracowników charakter wewnętrzny, a dyrektor nie wydawał zarządzeń zewnętrznych, więc stosowanie przydawki „wewnętrzne” nie znajdowało uzasadnienia.
9. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było potwierdzenia zapoznania pracowników z procedurami.

Procedury dotyczące organizacji pracy i wynagradzania pracowników opisane zostały w pkt 3 – Zatrudnienie i wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroliZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Sprawdzono także, czy główny księgowy i/lub dyrektor przeprowadzili w 2020 r. niezapowiedziane kontroli kasy.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Szkoła przekazała informacje o niewystępowaniu transakcji podejrzanych w 2020 r.

Dyrektor złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w SP13 przez organa kontroli zewnętrznej. Według oświadczenia, w 2020 r., przeprowadzona została w jednostce tylko jedna kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, o której dyrektor poinformował WKiAW w piśmie z dnia 20.10.2020 r.

Kontrola niezapowiedziana kasy przeprowadzona została na dzień 30.06.2020 r.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes sporządzonym przez głównego księgowego, nie posiadał on uprawnień administratora systemu, a akceptacja dyspozycji płatniczych przeprowadzana była dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi SP13:

1. Wydatkowanie środków finansowych zgodnie z planem finansowym zatwierdzonym przez wydział nadzorujący oraz zaprzestanie stosowania konta 240 – Pozostałe rozrachunki do ewidencjonowania wydatków, które nie mają pokrycia w posiadanym planie finansowym.
2. Zakończenie procesu sprawdzania prawidłowości naliczania i korygowania wynagrodzeń pracowników oraz podjęcie działań w celu odzyskania wynagrodzeń nadpłaconych i wypłatę wynagrodzeń niedopłaconych, w tym obejmujących nadpłatę za godziny dodatkowe w kwocie salda 1.067,41 zł oraz niedopłatę dodatku za pełnienie funkcji opiekuna stażu w kwocie 100 zł.
3. Przeprowadzanie stosownych księgowań, w tym także księgowań technicznych opisanych wcześniej w zakładowym planie kont, w celu uzyskania zgodności prowadzonej ewidencji ze sporządzoną sprawozdawczością.
4. Wykazywanie w sprawozdaniach rzetelnych danych, poddanych wcześniej stosownej weryfikacji, w tym także informacji dodatkowych dotyczących wyceny środków trwałych.
5. Uzgodnienie z ZUS i Urzędem Skarbowym stanu rozliczeń publicznoprawnych, rozliczenie ewentualnych zobowiązań i należności oraz sporządzenie stosownych korekt deklaracji.
6. Naliczenie i uregulowanie płatności z tytułu odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu zobowiązań publicznoprawnych.
7. Ponowne przeanalizowanie bilansu zamknięcia 2020 r. celem rzetelnej identyfikacji kwot analitycznych i źródeł ich pochodzenia oraz wykonania stosownych przeksięgowań, w tym dotyczących głównie należności i zobowiązań jednostki.
8. Wypłacanie pracownikom dodatków specjalnych zgodnie z  regulaminem wynagradzania obowiązującym w jednostce.
9. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
10. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
11. Bieżące ewidencjonowanie i przekazywanie do Gminy wynagrodzenia płatnika z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa oraz wpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych.
12. Regulowanie płatności szkoły na podstawie dowodów źródłowych wymienionych w art. 20 ust. 2 uor, w tym także odpisów na ZFŚS, przepływów środków pieniężnych pomiędzy kontami bankowymi oraz wypłat na rzecz pracowników.
13. Zawieranie umów najmu w formie pisemnej, z zastosowaniem procedury przetargowej i obciążanie najemców czynszem za najem zgodnie z zawartymi umowami.
14. Wystawianie stosownych faktur korygujących w przypadku zmiany kwoty obciążenia z tytułu najmu.
15. Wystawianie faktur sprzedaży za najem składników majątkowych zgodnie z zawartymi umowami w zakresie terminu zapłaty.
16. Zamieszczanie na dowodach księgowych informacji o wprowadzeniu zakupionych środków trwałych do ksiąg inwentarzowych oraz opisów merytorycznych, potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym wskazywanie na związek z konkretną umową zawartą przez szkołę.
17. Ewidencjonowanie dokonywanych zakupów na odpowiednie paragrafy klasyfikacji budżetowej.
18. Stosowanie procedur wynikających z zarządzenia sprawie centralizacji VAT, w tym ustalanie wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika, naliczanie podatku VAT do odliczenia, terminowe przekazywanie podatku do Gminy, wskazywanie w wystawianych fakturach wewnętrznych podstawy prawnej zwolnienia z opodatkowania, a we wszystkich fakturach prawidłowych danych dotyczących ilości i/lub jednostki miary.
19. Zamieszczanie w ewidencji analitycznej odpłatności za przedszkole numeru dowodu księgowego oraz uwzględnianie zwrotów opłat.
20. Wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadkach uzasadnionych przebiegiem zatrudnienia.
21. Uzupełnienie ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o zapisy dotyczące zidentyfikowanego dowodu źródłowego stanowiącego podstawę ujęcia w księdze, numerów fabrycznych (w przypadku posiadania takiego oznaczenia przez środek trwały), miejsca użytkowania, w tym także ustalenie rzetelnych wartości jednostkowych dla poszczególnych programów zaewidencjonowanych w księdze wartości niematerialnych i prawnych oraz uzupełnienie zapisów o programy niezaewidencjonowane.
22. Założenie księgi/ewidencji obcych środków trwałych i obejmowanie tych środków spisem z natury zgodnie z art. 26 ust. 2 uor.
23. Ewidencjonowanie środków trwałych zgodnie z zasadami wyceny przyjętymi w szkole.
24. Obejmowanie spisem z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych.
25. Wykonywanie inwentaryzacji metodą weryfikacji sald w sposób pozwalający na sprawdzenie poprawności i realności każdego salda aktywów i pasywów poprzez porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym.
26. Powiązanie zapisów instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w szkole w zakresie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzony majątek  odpowiedzialnością faktycznie przyjętą przez pracowników (podpisywanie arkuszy spisu z natury, oświadczeń i spisów inwentarza).
27. Analiza wyposażenia, które nie zostało zinwentaryzowane pod kątem wprowadzenia na ewidencję ilościowo – wartościową lub ilościową, w tym wykazanego m.in. podczas oględzin.
28. Przemieszczanie wyposażenia wyłącznie za zgodą dyrektora, z jednoczesnym odnotowaniem tego faktu w spisie inwentarzowym.
29. Uporządkowanie wyposażenia zeskładowanego m.in. w korytarzach piwnicznych i sali nr 13 z zachowaniem procedur likwidacyjnych obowiązujących w szkole.
30. Przeprowadzanie i dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie
    z procedurami obowiązującymi w jednostce.
31. Uporządkowanie akt osobowych pracowników, uzupełnienie o brakujące dokumenty, w tym także o dokumenty potwierdzające przyznanie poszczególnych składników wynagrodzenia, wyłączenie rachunków do umów zleceń i wniosków o udzielenie dnia wolnego.
32. Uzgodnienie obowiązującego w jednostce „Regulaminu pracy” z działającymi w szkole organizacjami związkowymi i/lub przedstawienie dokumentacji potwierdzającej takie uzgodnienia.
33. Przegląd wszystkich procedur obowiązujących w jednostce w celu ich merytorycznego uporządkowania, zaktualizowania, usunięcia zapisów nieprawidłowych i uzupełnienia, przy zachowaniu wzajemnej spójności.