Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 26 października 2021 r. do 9 grudnia 2021 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 8 w Szczecinie, ul. 3 Maja 1A, zwanym dalej ZS8, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 10 grudnia2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 stycznia 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZS8 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nienaliczaniu odsetek od nieterminowych należności,
• ewidencji operacji księgowych dot. programu Erasmus+ oraz projektu pn. „Vocation – Experience – Passion – Opportunity 3” w ramach programu Erasmus+ (zwanego dalej VEPO 3) z pominięciem kont rozrachunkowych,
• przyjęciu błędnej klasyfikacji wydatków,
• nieterminowym dokonaniu wpłat podatku naliczonego VAT na konto Gminy Miasto Szczecin (za I kwartał 2020 r.),
• niebieżącym prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych pod inną datą, niż data ich dokonania,
• nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez liczne błędy w ewidencji kosztów, przychodów i rozrachunków,
• niewykorzystaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
  • brakach w potwierdzaniu kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej faktur sprzedażowych i zakupowych oraz w dekretowaniu tych dokumentów,
  • naliczaniu ryczałtu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych niezgodnie z obowiązującym rozporządzeniem,
  • nietworzeniu dokumentów księgowych (faktur wewnętrznych, PK) i ewidencjonowaniu na kontach zespołu 4 i 7 wyciągów bankowych,
  • błędnym naliczaniu wynagrodzenia za czas choroby (w okresie I-VIII 2020 r.),
  • niewłaściwym dokumentowaniu przeprowadzanych analiz rynku,
  • ujmowaniu dowodów księgowych na kontach kosztowych pod datami niezgodnymi z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zwanej dalej uor,
  • formalnym braku uwzględnienia dokumentu dot. działalności Centrum Kształcenia Zawodowego Nr 3 przy ZS8 (zwanego dalej CKZ), cennika wynajmu pomieszczeń oraz regulaminów udzielania zamówień publicznych w całości dokumentacji szkoły, wprowadzanej zarządzeniami dyrektora,
  • nieuwzględnieniu w Instrukcji kasowej ZS8 zasad obrotu gotówkowego obowiązującego w CKZ,
  • nieujęciu w cenniku usług hotelowych rodzajów i zakresu udzielanych rabatów i upustów,
  • niezgodności obowiązującej polityki rachunkowości z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor w zakresie niewykazania programu Vulcan „Inwentarz Optivum”, w którym prowadzona była ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencji wpłat tytułem najmu,
• zgodności rozliczeń za najem z zawartymi umowami,
• prowadzenia dokumentacji kadrowej stanowiącej podstawę naliczania wynagrodzeń,
• naliczania wynagrodzeń za pracę oraz dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  • realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

W 2020 r. w ZS8 funkcję głównego księgowego pełniły dwie osoby.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w ZS8 w 2020 r. wyniosły ogółem 5.972,82zł. Stanowiły one: w rozdziale 80195 § 0970 - nagrodę Kuratora Oświaty w wys. 4.785,60 zł oraz w rozdziale 80115 § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego – 1.174,69 zł i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – 12,53 zł.

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziałach 80115 i 80140, dochody ZS8 w 2020 r. wyniosły ogółem 462.226,51 zł.

Kontrolą objęto:

1. 8 umów najmu i 7 aneksów, obowiązujących w 2020 r.
2. 23 dowody księgowe wystawione w okresie IX-XII 2020 r. tytułem najmu.
3. 39faktur i paragonów wystawionych w miesiącu listopadzie 2020 r. tytułem sprzedaży usług hotelowychoraz potwierdzenia ich zapłaty.

W toku kontroli ustalono, że:

• dokument pn.Warunki i ustalenie zasad funkcjonowania Hoteliku ELKA-SEN w Centrum Kształcenia Zawodowego Nr 3 przy ZS8, opracowany został przez starszego specjalistę CKZ na podstawie upoważnienia wydanego przez dyrektora w  dniu 1.09.2017 r. i był jedynym dokumentem, w którym określone zostały: sposób dokonywania rezerwacji, anulowanie rezerwacji, rodzaje płatności, formy rozliczenia pobytu oraz zasady sporządzania raportów dobowych i częstotliwość odprowadzania utargu do banku, czyli operacje gospodarcze i finansowe dotyczące CKZ. Dokument nie został wprowadzony w życie stosownym zarządzeniem, nie wskazywał daty jego obowiązywania, ani podpisu dyrektora mimo, że CKZ wchodzi w skład ZS8, zgodnie z uchwałą Nr XII/426/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2019 r. o zmianie Uchwały Nr XLIX/1027/02 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 lutego 2002 r. w sprawie likwidacji i przekształcenia szkół ponadpodstawowych oraz zmian organizacji w Zespole Szkół Ekonomicznych Nr 2 im. Stanisława Staszica w Szczecinie i dyrektor jest osobą kierującą szkołą,
• ww. dokument wskazywał ponadto stosowaną procedurę obrotu gotówkowego, ochrony gotówki, jej przechowywania i częstotliwości odprowadzania do banku oraz sporządzania raportów kasowych, co w ocenie kontroli powinno zostać uregulowane w Instrukcji kasowej ZS8, przyjętej stosownym zarządzeniem dyrektora, a która to instrukcja w ogóle nie odnosiła się do działalności kasowej CKZ,
• cennik usług hotelowych, stanowiący załącznik nr 1 do ww. dokumentu, nie przewidywał rodzajów udzielanych rabatów oraz zakresu upustów w związku m.in. ze współpracą z serwisem Booking.com, obsługą stałych klientów, czy sprzedażą usług przez dłuższy okres. W związku z czym tylko w jednym badanym miesiącu – listopadzie - stawki za dobę hotelową oraz śniadania wahały się w przedziale: 70 zł - 278 zł za dobę hotelową oraz 20 zł - 25 zł za śniadania mimo, że wg cennika ceny noclegu rozpoczynały się od kwoty 130 zł a koszt śniadania określony został w stałej wys. 25 zł,
• obowiązujący w ZS8 cennik wynajmu sal dydaktycznych i sportowych również nie posiadał daty sporządzenia, okresu obowiązywania, ani podpisu dyrektora. Nie został również wprowadzony stosownym zarządzeniem.

W ocenie kontroli dyrektor, jako osoba kierująca szkołą, jest odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej.  

W toku kontroli sprzedażowych dokumentów księgowych ustalono ponadto, że:

• wszystkie dowody kasowe CKZ (paragony, KW) dokumentujące sprzedaż w danym miesiącu, ewidencjonowane były na koncie 101 pod jedną datą dokumentu PK z końca miesiąca. Dzienne raporty kasowe wykazujące obroty nie były księgowane bieżąco, pod datą wpłaty, co było niezgodne z § 12 Instrukcji kasowej (Zarządzenie nr 8/2016/2017 Dyrektora ZS8 z dnia 16.12.2016 r.), wg którego operacje kasowe kasjer jest zobowiązany rejestrować na bieżąco w aplikacji Vulcan Kasa Optivum oraz z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, wg którego  księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,
• wszystkie faktury sprzedażowe nie zawierały podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, co było niezgodne z pkt 3 działu pn. Kontrola i weryfikacja dowodów księgowych Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych (Zarządzenie Nr 34/2010/2011 dyrektora ZS8 z dnia 21.12.2010 r.), wg którego upoważniony pracownik sporządzający dokument lub otrzymujący go z zewnątrz podejmuje, stosownie do swoich kompetencji, czynności sprawdzające, tj. kontrolujący sprawdza metodą pełną, czy dokument jest poprawny pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Jeśli wynik kontroli jest pozytywny, potwierdza fakt przeprowadzonej kontroli adnotacją „sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym” (data i podpis) – w stosunku do dokumentów sporządzanych w ZS8 oraz wpływających bezpośrednio z zewnątrz od dostawców towarów i usług.

Osobami odpowiedzialnymi za wystawianie faktur było sześcioro pracowników CKZ (starszy specjalista, specjaliści i recepcjoniści). Za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy.

Wpłaty tytułem czynszu za wynajem w okresie IX-XII 2020 r. zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane. Kwestia braku naliczeń odsetek za nieterminowe płatności została poruszona w kolejnym punkcie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczeń za najem, który rozliczany był zgodnie z zawartymi umowami.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano należności.

W rocznych sprawozdaniach Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2020 r. wykazane zostały należności wymagalne  w łącznej kwocie 8.932,09 zł (w rozdziale 80115: z tytułu wynajmu – 0,70 zł, w rozdziale 80140: z tytułu zwrotu podatku VAT – 8.138,65 zł i z tytułu korekty faktur – 792,74 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2020 r. wykazano wszystkie ww. należności.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

W ZS8, w stosunku do należności wymagalnych, nie były naliczane i ewidencjonowane odsetki. Dotyczyło to 3. faktur sprzedażowych za usługi hotelowe w łącznej wys. 1.794 zł i 6. faktur za najem w łącznej wys. 3.492,48 zł. Opóźnienie w ww. przypadkach wynosiło od 3 do 10 dni. Było to niezgodne z § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia  13 września 2017 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (zwanej dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału oraz z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. W ocenie kontroli, w przypadku długookresowych umów najmu, zawieranych ze stałymi kontrahentami, nie ma potrzeby wystawiania i wysyłania not księgowych w celu wyegzekwowania należnych odsetek. Kwotę tę można uwzględnić w kolejnej wystawianej fakturze.   

W toku kontroli należności z tytułu najmu stwierdzono ponadto, że w kontrolowanych przypadkach główny księgowy zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (do dnia 31 grudnia 2019 r. zwaną ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - Dz.U. z 2021 r. poz. 424 ze zm.),zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim:możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa była w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według  art. 10 ust. 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro, stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej z opóźnionych płatności poddanych kontroli najemcy (będący przedsiębiorcami) nie zostali obciążeni ww. rekompensatą. Wskazać należy także, że prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Zaznaczyć należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym także z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu) - np. wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności był główny księgowy.

Wszystkie należności zostały uregulowane w 2021 r.

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe ZS8 w wysokości 7.856.854,55 zł zrealizowane zostały w 96,6%. Nie wydatkowano łącznie kwoty 267.380,94 zł tytułem realizacji projektu VEPO 3.

ZS8 w 2020 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wrd w wysokości 462.226,51 zł, co stanowiło 67,15% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 36 dowodów księgowych na łączną kwotę 422.059,86 zł, co stanowiło 5,6% wydatków budżetowych ogółem,
• 21 dowodów księgowych na łączną kwotę 104.459,88 zł, co stanowiło 22,6% wydatków wrd ogółem,
• 9 umów stanowiących podstawę do wystawienia 11. dowodów księgowych,
• 26. notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontroli została poddana również prawidłowość składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych w 2020 r. Ryczałt pobierało dwoje pracowników ZS8. Z tego tytułu za okres I-XII 2020 r. wypłacono łącznie kwotę 6.917,98 zł.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• w 3. przypadkach dowody księgowe nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, w kolejnych 3. przypadkach nie zostały sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym, co było niezgodne z ww. pkt 3 działu pn. Kontrola i weryfikacja dowodów księgowych obowiązującej Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych,
• w 6. przypadkach dowody księgowe nie zostały zadekretowane, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Nie można uznać jako dekretacji wskazań jedynie kwalifikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf), dekretacja w ocenie kontroli polega przede wszystkim na wskazaniu kont księgowych, na których ujęty zostanie dany koszt lub wydatek,
• dowody księgowe dot. programów: Erasmus+ oraz VEPO 3, księgowane były na koncie kosztowym z pominięciem kont rozrachunkowych (bezpośrednio konto 402 i 130). W ewidencji konta kosztowego ponadto ujmowane były wyciągi bankowe. Wyciąg bankowy, w ocenie kontroli, jest dowodem bankowym potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach 130, 132, 135,
• w 14. przypadkach faktury ujęte zostały na kontach kosztowych pod datą wyciągu bankowego, co jak w ww. przypadku braku ewidencji na kontach rozrachunkowych, uniemożliwiało bieżące monitorowanie stanu zobowiązań,
• w 17. przypadkach data dokumentu w systemie księgowym nie odpowiadała dacie jaka widniała faktycznie na dokumencie księgowym, była to data dzień po dacie z dokumentu, data wpływu dokumentu lub data księgowania dokumentu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu,
• w 13. przypadkach dowody księgowe na łączną kwotę 93.466,39 zł ujęte zostały jako wydatek § 6060 – wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych mimo, że dotyczyły zarówno zakupu materiałów do remontu, mebli (§ 4210), art. dydaktycznych (§ 4240), jak i oprogramowania i licencji (§ 4210 lub konto 020). Powyższe było niezgodne z opisem do § 6060, wskazanym w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014r., poz. 1053 ze zm.), wg którego w tym paragrafie powinny zostać ujęte zakupy odnoszące się do środków trwałych niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty 10.000 zł, określonej w art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.), a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie,
• zakup środków żywności na łączną kwotę 36.200,87 zł (rozdział 80140 – wrd CKZ) ewidencjonowany był w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia. W ocenie kontroli, zakup środków żywności powinien być klasyfikowany w § 4220, zgodnie z opisem do tego paragrafu wskazanym w ww. rozporządzeniu,
• w 2. przypadkach faktury dotyczące zakupu 60 opraw LED oraz blatów ławek zostały ujęte w § 4270 – zakup usług remontowych. W ocenie kontroli powinny zostać zakwalifikowane w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, zgodnie z opisem do tego paragrafu wskazanym w ww. rozporządzeniu,
• faktura w wys. 5.446 zł za przedłużenie abonamentu programu księgowegozostała ujęta w koszty miesiąca lutego mimo, że została wystawiona w styczniu i wpłynęła w styczniu, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Kontrola realizacji zapisów § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami nr 14/19 z dnia 14.01.2019 r. i 320/19 z dnia 24.07.2019 r.) wykazała, że:

• w 20. przypadkach notatki służbowe potwierdzające przeprowadzenie analizy rynku zostały sporządzone na druku dla zamówień do kwoty 14.000 euro podczas, gdy ww. zarządzeniem nr 303/16 wprowadzony został limit 30.000 euro,
• w notatkach służbowych z analizy rynku, jako podstawa prawna udzielenia zamówienia, wskazywane było zarządzenie nr 320/19 Prezydenta Miasta, stanowiące jedynie zmianę do ww. tekstu jednolitego zarządzenia nr 303/16,
• w notatkach służbowych z analizy rynku nie było udokumentowanego faktu dokonania tej analizy, tzn. nie zostały wymienione firmy, do których się zwrócono z zapytaniem (lub których oferta ze stron internetowych została poddana analizie) lub nie zostały wskazane zaoferowane kwoty,
• w 2. przypadkach nie było notatki służbowej z udzielenia zamówienia do kwoty 30.000 euro (był protokół z przeprowadzonego wyboru ofert, wymieniający oferentów wraz z podanymi cenami netto i brutto, bez wskazanej szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT, kursu euro obowiązującego w 2020 r. i prawidłowo przeliczonej równowartości w euro szacunkowej wartości zamówienia,
• w 4. przypadkach, notatki nie zawierały szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT, kursu euro obowiązującego w 2020 r. i prawidłowo przeliczonej równowartości w euro szacunkowej wartości zamówienia,
• w przypadku faktury nr 02/XII/20 na kwotę 3.979 zł wystawionej za przegląd przewodów kominowych, notatka na wykonywanie ww. przeglądów sporządzona została w dniu 27.11.2018 r. na okres 3 lat, nie zawierała jednak kursu euro obowiązującego w 2018 r. i prawidłowo przeliczonej równowartości w euro szacunkowej wartości zamówienia.

Powyższe było niezgodne z § 11 ust. 4 ww. Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 303/16 ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniami nr 14/19 i 320/19, wg którego zamawiający przed zawarciem umowy powinien m.in.:

• dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców,
• każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro,
• ustalić szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w odrębnych przepisach.

W toku kontroli prawidłowości składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych stwierdzono, że:

• do dnia 31.08.2020 r. za każdy dzień roboczy nieobecności ryczałt ulegał obniżeniu o 1/21, co było niezgodne z § 2 ust. 4 zawartych umów (umowy o używanie samochodu do celów służbowych z dnia 1.09.2020 r. i z dnia 30.08.2019 r.), wg którego kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Spowodowało to zaniżenie wypłacanych ryczałtów odpowiednio o 13,29 zł w przypadku starszego specjalisty i 21,73 zł w przypadku kierownika gospodarczego,
• w styczniu 2020 r. kierownik gospodarczy w oświadczeniu nie wykazał jednego dnia urlopu, w związku z czym otrzymał tytułem ryczałtu samochodowego kwotę wyższą o 16 zł,
• starszemu specjaliście wypłacono ryczałt samochodowy za styczeń 2020 r. w dniu 24.01.2020 r. mimo, że pracownik złożył oświadczenie dopiero w dniu 31.01.2020 r., co było niezgodne z § 2 ust. 5 zawartych umów, wg którego miesięczny  ryczałt będzie wypłacany najwcześniej ostatniego dnia roboczego danego miesiąca, po przedłożeniu przez pracownika oświadczenia (…).

Poza zapisami umownymi powyższe naruszało zapisy  § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.), wg którego zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kontrola dowodów księgowych będących podstawą ewidencji ww. ryczałtu wykazała, że do dnia 31.08.2020 r. oświadczenie stanowiło podstawę do wypłaty ryczałtu, wyciąg bankowy natomiaststanowił podstawę do obustronnej ewidencji na koncie 234 § 4410. Nie był tworzony dokument księgowy (PK, lista płac), który stanowiłby podstawę do ujęcia w ewidencji naliczonej kwoty ryczałtu i podatku.Wyciąg bankowy, w ocenie kontroli, jest dowodem bankowym potwierdzającym dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki i podstawą do ewidencji na kontach 130, 132, 135.

Osobą odpowiedzialną w ZS8 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Poza wyżej wskazanymi przypadkami, faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym formalno – rachunkowym i były zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego i dyrektora. Były również zadekretowane poprzez wydruk z programu księgowego.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe (zawierające stwierdzone wyżej błędy).

Począwszy od 1.09.2020 r. sporządzane były listy płac stanowiące podstawę do wypłaty ryczałtu, a na koncie 234 § 4410 ewidencjonowany był ryczałt w kwocie brutto w korespondencji z kontem 409 § 4410 oraz ryczałt netto w korespondencji z kontem 132 i podatek w korespondencji z kontem 225.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2020 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 481.371,55 zł, uregulowane w 2021 r.

W rocznych sprawozdaniach Rb-34S na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano zobowiązań niewymagalnych. W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach ZS8 za 2020 r. Były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach rozrachunkowych zespołu 2.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 6. ze 89. pracowników zatrudnionych w 2020 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 262.826,72 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 250.495,14 zł (5% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 5.136.699,59 zł zaewidencjonowanej w § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 12.331,58 zł (4% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 343.494,12 zł zaewidencjonowanej w § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania wynagrodzenia chorobowego (2. pracowników) oraz  wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne – 2. pracowników.

W toku kontroli dokumentacji płacowej pracownika nr 6 (nauczyciela) stwierdzono, że za czas choroby w miesiącach lutym i marcu 2020 r. (listy płac z III i IV) pracownikowi nie był obniżany dodatek stażowy, tym samym naliczono mu wynagrodzenie wyższe łącznie o 28,67 zł. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 1762) - Karta Nauczyciela w swych postanowieniach nie odnosi się do kwestii przysługujących nauczycielowi świadczeń za czas choroby. Oznacza to, że w tych kwestiach, zgodnie z art. 91 c ust. 1 Karty Nauczyciela, zastosowanie mają regulacje ogólne, tj. Kodeks Pracy. Nauczyciel zatrudniony w szkole prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego nie zachowuje prawa do wynagrodzenia z tytułu wysługi lat za okres nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. Dodatek za wysługę lat należy uwzględnić więc w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, co wynika z zapisu art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1133 ze zm.), wg którego przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 uofp.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne nie wykazała nieprawidłowości.

Począwszy od 1.09.2020 r. wynagrodzenie za czas choroby naliczane było prawidłowo.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 395.061zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 2.112.716,56 zł i również w całości zostały uregulowane.

Według deklaracji VAT-7 i JPK_V7 za 2020 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 10.564,40 zł, dla podatku należnego w kwocie ogółem 50.758,90 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 40.194,50 zł.

Kontroli poddano 465 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2020 r. w zakresie ich zgodności z zapisami Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian,zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli 465. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono, że wraz z wejściem w życie wytycznych przekazanych przez Referat ds. rozliczeń podatku VAT Wydziału Księgowości UM (na podstawie interpretacji ogólnej nr PT1.8101.3.2019 Ministra Finansów z dnia 10.06.2020 r.) dot. braku  obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych dot. sprzedaży zwolnionej (tu: duplikaty legitymacji i świadectw) i ewidencjonowania ich w rejestrze sprzedaży, główny księgowy zaprzestał tworzenia zarówno faktur wewnętrznych, jak i innych dokumentów księgowych, stanowiących podstawę do ewidencji przychodów z tytułu wystawianych duplikatów legitymacji lub świadectw na kontach: 700-WW-801-80115-0610-01 i 700-WW-801-80115-0690-01. Na ww. kontach zespołu 7 ewidencjonowane były wyciągi bankowe, które w ocenie kontroli, są dowodami bankowymi informującymi jedynie o operacjach pieniężnych uznających bądź obciążających rachunek bankowy, dokumentem potwierdzającym przychód natomiast, jest wystawiona faktura i to ona powinna stanowić podstawę ewidencji na koncie 700. Powyższe potwierdza opis do konta 700, zawarty w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, wg którego konto służy do ewidencji sprzedaży produktów własnej działalności na rzecz obcych jednostek oraz działalności finansowo wyodrębnionej własnej jednostki oraz kosztu ich wytworzenia. Na stronie Wn konta 700 ujmuje się koszt wytworzenia sprzedanych produktów, obejmujący rzeczywisty koszt wytworzenia, za który uważa się również wartość produktów w cenach ewidencyjnych, skorygowaną o odchylenia od cen ewidencyjnych, w korespondencji z kontami: 500, 530, 580, 600, 620 lub 490. Na stronie Ma konta 700 ujmuje się przychody ze sprzedaży, w korespondencji z kontami przede wszystkim zespołu 1 i 2 oraz ewentualnie 0 i 8 oraz 4 bądź 5.

Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie nie była przekazywana na konto Gminy Miasto Szczecin do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wpłaty po terminie wystąpiły w miesiącach: lutym - 12.02.2020 r. (za I), marcu - 12.03.2020 r. (za II), kwietniu – 15.04.2020 r. (za III), co było niezgodne z § 6 ust. 6 zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli zgodności kwot podatku dochodowego od wynagrodzeń, wykazanych w deklaracji PIT 4R i kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego, na dzień 31.12.2020 r. stwierdzono, że wystąpiła nadpłata podatkuw wys. 6 zł. Nadpłata ta nie została wykazana w ewidencji księgowej jako należność na koncie 225. Powyższe świadczy o braku dokonania uzgodnienia księgowań między stronami konta 225 (zwłaszcza po stronie Ma). Ustalono ponadto, że podatek dochodowy naliczany od umów zleceń pracowników realizujących program Erasmus+, nie był w ogóle ewidencjonowany na koncie 225. Podatek w łącznej wys. 788 zł został zaksięgowany bezpośrednio na konto 402 i 130, co zaniżyło obroty na koncie 225 i pokazało nieprawidłowy obraz wysokości podatku dochodowego, jak i zawyżyło wielkość kosztów na koncie 402 w § 4301.

Osobą odpowiedzialną w ZS8 za wystawianie faktur sprzedaży, prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencję VAT oraz pozostałych danin publiczno-prawnych był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).

W 2020 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podatek naliczony, zawarty w deklaracjach VAT-7 i JPK_V7, ustalony został przy zastosowaniu prewspółczynnika w wysokości 9%.

Po zakończeniu 2020 r. główny księgowy dokonał przeliczenia kwoty podatku naliczonego wg współczynnika obliczonego na danych rzeczywistych za 2020 r., który wyniósł 6% i w tej wysokości jest stosowany w 2021 r.

Korekta podatku naliczonego za 2019 r.: w kwocie -1.553,64 zł od pozostałych nabyć, ujęta zostały w deklaracji VAT-7 za styczeń 2020 r.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2020 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 1.200 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2020 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 5.972,82 zł i było wyższe od ww. planu o 4.772,82 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 7.856.854,55 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2020 r. o 1.727.196,15 zł (plan na 1.01.2020 r. w kwocie 6.129.658,40 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 7.589.473,61 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 267.380,94 zł.

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł łącznie 688.300,00 zł i był niższy w porównaniu z planem na dzień 1.01.2020 r. o 40.500 zł, a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło łącznie 462.226,51 zł i było mniejsze od ww. planu o 226.073,49 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2020 r. z ewidencją księgową, a szczególności, czy dane wykazane w sprawozdaniu Rb-34S były zgodne z danymi zaksięgowanymi na właściwych kontach zespołu 7 w §0750 i §0830, skorygowanymi o podatek VAT oraz odpowiednio o należności wykazane i zapłacone z BO i wykazane na koniec roku.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na kontach zespołu 7 w §0750 i §0830 stwierdzono następujące rozbieżności:

1. w § 0750 – różnica 114,30 zł (wg sprawozdania 116.796,43 zł, wg ewidencji: konto 700-WW-801-80115-0750-WW02 w wys. 94.782,07 zł powiększone o podatek VAT w wys. 21.900,06 zł (konto 225-WW-04 §0750) = 116.682,13 zł),
2. w § 0830 – różnica 172,22 zł (wg sprawozdania 343.173,48 zł, wg ewidencji: konto 700-WW-801-80140-0830 w wys. 317.300,20 zł powiększone o podatek VAT w wys. 25.701,06 zł (konto 225-WW-01 §0830) = 343.001,26 zł).

Analiza księgowań w §0750 wykazała, że:

• na koncie 700-WW-801-80115-0750-WW02, w miesiącach I-VII 2020 r. księgowany był VAT, co zawyżyło przychody netto z tytułu najmu o kwotę 12.767,22 zł i wpłynęło na przeniesienie ich w niewłaściwej wysokości na wynik finansowy,
• prowadzona była ewidencja na koncie 700-WW-801-80140-0750-02 mimo, że w rozdziale 80140 (CKZ), w sprawozdaniu Rb-34S w § 0750, nie wykazano żadnych dochodów. Na tym koncie zaksięgowany został m.in. zdublowany dokument za dobę hotelową w wys. 200 zł (ten sam został ujęty na koncie 700 w rozdziale 80115 w § 0750) oraz operacje zarówno z rozdziału 80140 jak i z 80115 (VAT). Przychody w wys. 10.853,32 zł z tego konta zostały przeniesione na wynik finansowy mimo, że nie uzyskano żadnych dochodów z § 0750 w rozdziale 80140.

W ocenie kontroli dane wykazane w sprawozdaniu powinny być zgodne nie tylko z danymi zaewidencjonowanymi na koncie 132, lecz również powinny być zgodne z danymi wykazanymi na właściwych kontach zespołu 7, skorygowanymi o podatek VAT oraz odpowiednio o należności lub zobowiązania wykazane i zapłacone z BO i wykazane na koniec roku.

Główny księgowy (za okres I-VIII) ewidencjonując przychody i rozrachunki wrd nie przyporządkowywał ich każdorazowo do właściwego rozdziału i paragrafu, co przy dużej ilości księgowań spowodowało, że kolejny główny księgowy (pełniący obowiązki od IX 2020 r.) w trakcie kontroli nie potrafił wyjaśnić wyżej wymienionych rozbieżności. Powyższe potwierdza, że księgi rachunkowe ZS8 nie były prowadzone rzetelnie, co było niezgodne z art. 24 ust. 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

W ocenie kontroli przychody netto w § 0750 (rozdział 80115) powinny wynieść 95.444,67 zł, VAT z tego tytułu powinien wynieść 21.952,45 zł a dochody uzyskane powinny wynieść 117.396,43 zł. Różnica 0,70 zł stanowi należność z tytułu najmu, wykazaną w sprawozdaniu Rb-34S.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w ZS8 instrukcją inwentaryzacyjną.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2020 r., w tym: protokół weryfikacji sald kont: 011, 013, 014, 020, 071, 072, 080, 135, 201, 202, 225, 229, 231, 234, 310, 800, 851, 860, protokół z inwentaryzacji gotówkiwkasie, potwierdzenie sald: rachunków bankowych, imiennych kont analitycznych do konta 234-ZZ – pożyczki mieszkanioweoraz odbiór potwierdzeń sald od kontrahentów, a także wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2020 r. z budżetu i WRD.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Ostatni pełny spis z natury majątku ZS8 przeprowadzony został w 2017 r.

Dyrektor wydał stosowne zarządzenie w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wartość majątku według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku według ksiąg rachunkowych.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 23/2010/2011 z dnia 5.11.2010 r.,
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – rozdział 3 polityki rachunkowości,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 4 polityki rachunkowości,
• Zasady przechowywania i ochrony danych księgowych – rozdział 5 i 6 polityki rachunkowości,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 4/2017 z dnia 26.04.2017 r.,
• Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych – zarządzenie nr 34/2010/2011 z dnia 21.12.2010 r.,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 8/2016/2017 z dnia 16.12.2016 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro - zarządzenie nr 20/2010/2011 z dnia 5.11.2010 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych powyżej 14 tys. euro - zarządzenie nr 21/2010/2011 z dnia 5.11.2010 r.,
• Regulamin Pracy Komisji Przetargowej - zarządzenie nr 22/2010/2011 z dnia 5.11.2010 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• od 2010 r. (data wprowadzenia w życie: polityki rachunkowości,  Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych) nie dokonano aktualizacji tych dokumentów mimo, że zmianie uległy przepisy nadrzędne stanowiące podstawę opracowania dokumentacji wewnętrznej: zarówno podstawa prawna, jak i zapisy szczegółowe: stosowany plan kont, a także stosowane oprogramowanie dot. prowadzenia ksiąg rachunkowych, wynagrodzeń i kadr,
• w  żadnej polityce rachunkowości (zarówno obowiązującej w 2020 r., jak i opracowanej w 2021 r. nie został wskazany program Vulcan „Inwentarz Optivum”, w którym prowadzona była ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dyrektor, jako kierownik jednostki, ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację,

1. zarządzeniami: nr 8/2016/2017 i nr 9/2016/2017z dnia 16.12.2016 r., dyrektor wprowadził w życie aneksy odpowiednio do Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro i Regulaminu udzielania zamówień publicznych powyżej 14 tys. euro aktualizujące kwotę zamówień do 30.000 euro, unieważniając jednocześnie Zarządzenia nr 20/2010/2011 i 21/2010/2011 z dnia 5.11.2010 r. wprowadzające w życie te regulaminy, w związku z czym w ZS8 nie funkcjonowały  regulaminy odnoszące się do zamówień publicznych,
2. do zarządzeń wprowadzających dokumentację finansowo - księgową nie były dołączone potwierdzenia zapoznania się z nimi przez wszystkich właściwych merytorycznie pracowników.

W ww. procedurach obowiązujących w ZS8 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

Zarządzeniem nr 3/2021 z dnia 30.04.2021 r. dyrektor wprowadził w życie politykę rachunkowości wraz z procedurą obiegu dowodów finansowo – księgowych, Instrukcją inwentaryzacyjną oraz Instrukcją kasową.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, dyrektor za pomocą poczty elektronicznej, pismami: z dnia 7.07.2020 r. i z dnia 4.01.2021 r. poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora z dnia 19.11.2021 r., w 2020 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w placówce żadnej kontroli.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi ZS8:

1. W drodze zarządzenia dyrektora, wprowadzić w życie zasady funkcjonowania Hoteliku ELKA-SEN w CKZ wraz z uzupełnionym cennikiem za usługi hotelowe.
2. Opracować i przyjąć do stosowania cennik wynajmu pomieszczeń ZS8.
3. Uzupełnić Instrukcję kasową o zasady funkcjonowania obrotu gotówkowego w ww. Hoteliku ELKA-SEN.
4. Prowadzić ewidencję raportów kasowych CKZ bieżąco, ujmując wpłaty i wypłaty pod datą, z jaką zostały dokonane.
5.  Prowadzić ewidencję księgową na kontach kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, poddanych każdorazowo kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zadekretowanych.
6. Uzgodnić strony konta 225 pod kątem stwierdzonej nadpłaty tytułem podatku dochodowego.
7. Uzgodnićzapisy na kontach zespołu 7 i koncie 225 ze sprawozdaniami Rb-34S, ze szczególnym uwzględnieniem § 0750 i 0830.
8. Naliczać odsetki od nieterminowych należności.
9. Prowadzić ewidencję księgową przy użyciu kont rozrachunkowych.
10. Ewidencjonować dowody księgowe zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor pod kątem prawidłowego okresu sprawozdawczego oraz dat.
11. Klasyfikować wydatki zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów.
12. Stosować możliwości prawne wynikające z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
13. Informować najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
14. Opracować regulaminy dot. udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego dokumentowania przeprowadzanych analiz rynku.
15. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie stosowanego programu Vulcan „Inwentarz Optivum”.
16. Każdorazowo odbierać od właściwych merytorycznie pracowników potwierdzenie zapoznania się z wprowadzanymi regulaminami wewnętrznymi.