Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 02.12.2021 r. do 13.12.2021 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Zdroje z siedzibą przy ul. Torfowej 1 w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 22.12.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.12.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Zdroje (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• wykazaniu w sprawozdaniu finansowym za 2020 r. planu nieuwzględniającego zmian wprowadzonych w trakcie roku na kwotę 13.211 zł oraz nieprawidłowego wykonania w § 3030 – diety (zawyżenie o 202,43 zł) i 4300 – zakup usług pozostałych (zawyżenie o 162,36 zł), klasyfikacji budżetowej,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO,
• zamieszczeniu na stronie internetowej i przedstawieniu do kontroli uchwały niepodpisanej przez Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w latach 2019 – 2020 z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/788/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zdroje (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł 23.182 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł. Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 22.559,33 zł (2,7% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 850.281,46 zł).

Plan wydatków budżetowych RO na 2020 r. wyniósł 23.082 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XII/411/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2020 r.), co stanowiło 2,5% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 906.847 zł. Po zmianach plan wydatków RO na 2020 r. wyniósł 9.871 zł, a wykonanie 9.668,21 zł (3,5% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 273.370,82 zł).

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane w 2019 r. z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 14/19 z dnia 30.09.2019 r. przeznaczone zostały na sfinansowanie pikniku międzypokoleniowego Senioriada oraz częściowo uroczystości 11 Listopada na Rondzie Ułanów Podolskich.

Kontroli poddano wydatki RO poniesione w latach 2019 - 2020 na kwotę łączną 38.929 zł, w tym wydatki w kwocie 32.227,54 zł poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w latach 2019 – 2020) oraz wydatki w kwocie 6.701,46 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 36 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych w ramach zaliczki pobranej przez Skarbnika RO (dotyczy 2019 r.) lub przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę łączną 23.504,26 zł,
• 44 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 15.424,74 zł.

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO stwierdzono, że w opisach 12. dowodów nie wskazano nr uchwały RO, w opisie 1. dowodu - paragrafu klasyfikacji budżetowej, a w opisie 1. dowodu – celu zakupu. Ponadto, w opisach faktur finansowanych z KIS wskazano uchwałę nr 17/19 zamiast uchwałę nr 14/19, a w 2. przypadkach opis zawierał adnotację o KIS, a wydatek finansowany był ze środków RO. Według § 10 ust. 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (§ 11 ust. 1 procedury obowiązującej w 2019 r.; do dnia 12.05.2020 r. obowiązywała „Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.08.2018 r.), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać co najmniej cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było oświadczenia osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego w kadencji zakończonej w trakcie 2019 r. i pobierającej diety do czerwca 2019 r., a według § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO, oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury (w procedurze obowiązującej w 2019 r. był to § 13 ust. 3 oraz załącznik Nr 6). Brak oświadczenia potwierdził Główny specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK).

 Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Pozostali członkowie Zarządu RO pobierający zaliczki na zakupy (dotyczy 2019 r.) oraz otrzymujący przyznane diety złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

Roczne kwoty diet wypłaconych w RO w 2019 r. oraz w 2020 r. nie przekroczyły 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 9.662,87 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorami wprowadzonymi załącznikami do procedur gospodarki finansowej obowiązujących w latach 2019 – 2020.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 23.182 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 162/19 z dnia 28.01.2019 r. i podlegał w trakcie roku zmianom dotyczącym jedynie struktury zaplanowanych wydatków.

Plan rzeczowo – finansowy na 2020 r. w kwocie ogółem 23.082 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 28/19 z dnia 16.12.2019 r. i uległ zmniejszeniu w trakcie roku do kwoty 9.871 zł (zmniejszenie o kwotę 13.211 zł).

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w latach 2019 - 2020 z wykonaniem wydatków RO, przedstawionym w sprawozdaniach rocznych Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego w 2020 r. (plan po zmianach) zatwierdzonego uchwałą RO nr 28/Z/21 z dnia 11.01.2021 r., nie została uwzględniona zmiana budżetu RO, wprowadzona na wniosek dysponenta środków, tj. WGK. W sprawozdaniu wskazano plan po zmianach w kwocie ogółem 23.082 zł, a winien być w kwocie ogółem 9.871 zł. W wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli, Dyrektor WGK potwierdził, że zmiany wprowadzone przez dysponenta środków powinny zostać uwzględnione w sprawozdaniach poszczególnych Rad.

W ww. sprawozdaniu RO błędnie wykazano także wykonanie wydatków:

• w rozdziale 75095 § 3030 (diety) – wykazano kwotę 9.664 zł, a winno być 9.461,57 zł,

• w rozdziale 75022 § 4300 (obsługa i funkcjonowanie Rad Osiedli, zakup usług pozostałych) – wykazano kwotę 369 zł, a winno być 206,64 zł.

Należy zaznaczyć, że prawidłowe kwoty wydatków RO wykazane zostały w wykonaniu wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2020 r. zatwierdzonym Uchwałą nr XXX/855/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2020 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 roku, jednakże w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było stosownej korekty sprawozdania.

Poza ww. przypadkami, kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO w latach 2019 - 2020 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdawczości.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w latach 2019 - 2020, sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://zdroje.osiedla.szczecin.pl/, w zakładce o nazwie „Uchwały” zamieszczona została uchwała nr 2/18 z dnia 04.06.2019, która winna mieć numer 2/19, a uchwała nr 28/Z/21 zawierała w § 1 błędne wskazanie w zakresie roku (jest 2019 r., winien być 2020 r.). Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Kontrola terminowości przekazywania uchwał do WGK wykazała, że 4 z 19. uchwał poddanych kontroli, nie zawierały pieczęci WGK potwierdzającej przekazanie uchwały przez RO, w związku z czym, nie można było ustalić daty ich przekazania do WGK, a 2. uchwały przekazane zostały do WGK po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.

Stwierdzono ponadto, że uchwała nr 25/19 z dnia 18.11.2019 r. przekazana kontrolującemu przez WGK oraz ta sama uchwała dostępna na stronie internetowej RO nie zawierały podpisów Przewodniczącego i Skarbnika.

Na ww. stronie internetowej RO były zamieszczone: Statut RO, uchwały, protokoły z posiedzeń oraz sprawozdania (zamieszczone wraz z uchwałami).

W toku kontroli stwierdzono, że w RO prowadzony był odrębny rejestr uchwał podjętych przez Zarząd RO. Podjęte uchwały opatrzone były datą i numerem, na który składała się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały, ukośnik prawy, duża litera „Z” oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np. 21/Z/20. Zapisy Statutu nie przewidywały prowadzenia odrębnego rejestru uchwał Zarządu, nadawania tym uchwałom odrębnej numeracji z jednoczesnym stosowaniem dodatkowego oznaczenia w postaci litery „Z”, jednakże według wyjaśnień Dyrektora WGK, uchwały Zarządu Rad Osiedli, jako podejmowane przez organ inny niż Rada mają odrębną numerację i symbolikę, a stosuje się do nich zapisy § 16 ust. 2-5 dotyczące sposobu numerowania uchwał podejmowanych przez Rady.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Uzgadnianie z WGK kwot wykazywanych w sprawozdawczości RO.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
3. Zamieszczenie na stronie internetowej scanu uchwały nr 25/19 z dnia 18.11.2019 r., uzupełnionej o podpisy Przewodniczącego i Skarbnika RO.