Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15 września 2021 r. do 11 października 2021 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Szczecinprzy pl. Armii Krajowej 1, w zakresie prowadzenia spraw dotyczących rzeczy znalezionych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 października 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 października 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WSO) w zakresie prowadzenia spraw dotyczących rzeczy znalezionych, stwierdzono m.in., że:

- w 6 sprawach nie pobrano wszystkich opłat stanowiących koszty poszukiwania osoby uprawnionej do odbioru rzeczy, a także innych uzasadnionych kosztów poniesionych w związku z przechowaniem rzeczy, w tym w szczególności kosztów wysłania rzeczy na wskazany adres przez osobę uprawnioną do odbioru rzeczy,

- w 5 przypadkach zaniechano sporządzenia protokołu stwierdzającego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy,

- w 3 przypadkach rzeczy znalezione zostały bezpodstawnie poddane likwidacji,

- w 1 przypadku po uzyskaniu nr PESEL potencjalnego właściciela rzeczy znalezionych, nie podjęto dalszych czynności w celu ustalenia jego adresu,

- w 25 sprawach sporządzono protokoły stwierdzające odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy, w przypadku przekazania do WSO rzeczy znalezionych w miejscu publicznym przez zarządcę obiektu, któremu nie przysługują prawa znalazcy rzeczy.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie realizacji przepisów ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rzeczach znalezionych (zw. dalej ustawą), w szczególności dotyczących: przechowywania rzeczy znalezionych, postępowania z rzeczami o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej, wydawania rzeczy znalezionych osobom uprawnionym do ich odbioru, dokonywania wezwań na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta oraz zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin, w przypadku braku możliwości doręczenia wezwania osobie uprawnionej do odbioru rzeczy znalezionej.

Według § 32 ust. 1 pkt 7 Załącznika do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 114/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 marca 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należało między innymi prowadzenie spraw w zakresie rzeczy znalezionych.

Na potrzeby kontroli udostępniony został rejestr spraw WSO dotyczący rzeczy znalezionych za lata 2018 – 2020, zgodnie z którym odnotowano:

- za rok 2018 – 339 spraw,

- za rok 2019 – 364 sprawy,

- za rok 2020 – 161 spraw.

Kontrolą objęto 150 (losowo wybranych) z 864 spraw z zakresu rzeczy znalezionych, czyli 17,4 % wszystkich spraw, które wpłynęły do WSO w badanym okresie.

 Kontrola ustaliła, że w 6 sprawach nie pobrano wszystkich należnych Gminie Miasto Szczecin opłat stanowiących koszty poszukiwania osoby uprawnionej do odbioru rzeczy, a także innych uzasadnionych kosztów poniesionych w związku przechowaniem rzeczy, w tym w szczególności kosztów wysłania rzeczy na wskazany adres przez osobę uprawnioną do odbioru rzeczy. W 2 sprawach nie pobrano od właściciela rzeczy znalezionych opłat za wysłanie i doręczenie korespondencji (według przedstawionej do kontroli dokumentacji koszt nadania korespondencji to 5,27 zł), a także w 4 sprawach nie pobrano opłat za przechowanie rzeczy oraz wysłanie rzeczy na wskazany adres przez osobę uprawnioną do odbioru rzeczy. Zgodnie z § 2 ust. 3 pkt 2 Zarządzenia nr 485/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 grudnia 2016 r. w sprawie kosztów przechowywania rzeczy znalezionych, koszty poszukiwania osoby uprawnionej do odbioru rzeczy, obejmują w szczególności koszty wysłania i doręczenia korespondencji, natomiast zgodnie z § 2 ust. 4 pkt 2 ww. Zarządzenia za koszty, uznaje się również inne uzasadnione koszty poniesione w związku przechowaniem rzeczy, w tym w szczególności koszty wysłania rzeczy na wskazany adres przez osobę uprawnioną do odbioru rzeczy.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że organ w przypadku 2 spraw (odesłanie rzeczy znalezionych tj. kart lojalnościowych do wystawców tych kart), poniósł nieuzasadnione koszty wysłania rzeczy, które wielokrotnie przewyższały koszty jej przechowywania. Dokonanie tych wydatków stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych , według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

 Kontrola wykazała również, że w 5 przypadkach zaniechano sporządzenia protokołu stwierdzającego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy mimo takiego obowiązku, a także w 4 przypadkach brakowało w aktach sprawy wzmianki o powodzie odstąpienia od wydania znalazcy poświadczenia przyjęcia zawiadomienia o znalezieniu rzeczy. Tym samym naruszono art. 13 ust. 1 ustawy, według którego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęcie rzeczy przez właściwego starostę stwierdza się w sporządzonym przez niego protokole, który stanowi podstawę wydania znalazcy poświadczenia przyjęcia zawiadomienia o znalezieniu rzeczy albo znalezieniu oraz przyjęciu rzeczy. Protokół i poświadczenie powinny być sporządzone także w przypadku wskazania przez znalazcę miejsca, w którym rzecz się znajduje. W przedmiotowych sprawach, pomimo funkcjonującego w WSO wzoru protokołu odebrania zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy, a także wzoru poświadczenia odebrania zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy, pracownik WSO sporządzał jedynie notatki służbowe, stwierdzające przyjęcie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy od znalazcy.

Na możliwość sporządzenia przez pracownika WSO protokołu przyjęcia zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz w razie potrzeby poświadczenia, wskazuje przede wszystkim fakt, że znalazcy dobrowolnie podawali dane, o których mowa w art. 13 ust. 2 ustawy, przez co nie można ich uznać za znalazców anonimowych. Z dyspozycji art. 13 ust. 1 ustawy wynika obowiązek sporządzenia przez starostę w takich przypadkach, co najmniej protokołu stwierdzającego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęcie rzeczy.

 W 3 przypadkach kontrola wykazała, że rzeczy znalezione zostały bezpodstawnie poddane likwidacji. Według art. 19 ust. 1 ustawy, w przypadku gdy rzecz znaleziona nie została odebrana przez osobę uprawnioną do jej odbioru, w terminie określonym w art. 187 ustawy

z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny , właściwy starosta zawiadamia o tym znalazcę oraz wzywa go do odbioru rzeczy w terminie, nie krótszym niż 2 tygodnie, z pouczeniem, że w przypadku nieodebrania rzeczy w tym terminie jej właścicielem stanie się powiat.

Zgodnie z art. 187 Kodeksu cywilnego rzecz znaleziona, która nie zostanie przez osobę uprawnioną odebrana w ciągu roku od dnia doręczenia jej wezwania do odbioru, a w przypadku niemożności wezwania - w ciągu dwóch lat od dnia jej znalezienia, stanie się po spełnieniu odpowiednich warunków własnością znalazcy, a nie powiatu. Do tego czasu powiat nie jest właścicielem rzeczy przyjętych i przechowywanych jako rzeczy znalezione.

Bez znaczenia w tym przypadku pozostaje fakt, że zlikwidowanymi przez pracownika WSO rzeczami znalezionymi były zablokowane przez bank karty płatnicze i które ze względów bezpieczeństwa nie podlegają wydaniu znalazcy. Dodatkowo wskazać należy, że Zarządzeniem Nr 292/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 czerwca 2021 r. w sprawie zasad postępowania z rzeczami znalezionymi, które stały się własnością Gminy Miasto Szczecin, ustalono zasady postępowania z rzeczami znalezionymi, w tym sposób ich likwidacji jednakże wyłącznie w sytuacji, w której rzeczy te staną się własnością Gminy Miasto Szczecin.

 W toku kontroli ustalono, że w 1 przypadku po uzyskaniu nr PESEL potencjalnego właściciela rzeczy znalezionych, nie podjęto dalszych czynności w celu ustalenia jego adresu. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy w przypadku gdy adres zamieszkania albo siedziby osoby uprawnionej do odbioru rzeczy nie jest znany, właściwy starosta występuje do organu prowadzącego właściwą ewidencję, rejestr lub zbiór danych o udzielenie informacji umożliwiających ustalenie tego adresu.

Po uzyskaniu nr PESEL potencjalnego właściciela rzeczy znalezionej, WSO mógł ustalić jego adres zamieszkania albo siedziby za pomocą posiadanych narzędzi takich jak np. baza rejestru mieszkańców SELWIN, czy System Rejestrów Państwowych Źródło. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 2 ustawy, jeżeli osoba uprawniona do odbioru rzeczy i jej adres zamieszkania albo siedziby zostanie ustalony, właściwy starosta wzywa niezwłocznie tę osobę do odbioru rzeczy. W uzyskanych w toku kontroli wyjaśnieniach dyrektor wskazał, że w sprawie nie podjęto dalszych czynności.

 W toku kontroli ustalono również, że w 25 sprawach sporządzano protokoły stwierdzające odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy, w przypadku przekazania do WSO rzeczy znalezionych w miejscu publicznym, natomiast w 31 sprawach takiego protokołu nie sporządzono. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy kto znalazł rzecz w budynku publicznym, innym budynku lub pomieszczeniu otwartym dla publiczności albo środku transportu publicznego, oddaje rzecz zarządcy budynku, pomieszczenia albo środka transportu publicznego (właściwy zarządca), który po upływie 3 dni od dnia otrzymania rzeczy przekazuje ją właściwemu staroście, chyba że w tym terminie zgłosi się osoba uprawniona do odbioru rzeczy.

Należy zaznaczyć, że w takich przypadkach dochodzi jedynie do przekazania staroście rzeczy znalezionej w miejscu publicznym przez zarządcę danego obiektu. Ustawa o rzeczach znalezionych nie przewiduje w tej sytuacji konieczności sporządzania protokołu stwierdzającego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy. Dodatkowo należy podkreślić, że dualizm postępowania w takich sprawach może pozostawiać wątpliwość, czy zarządca danego obiektu lub jego pracownik, którzy dokonują czynności przekazania rzeczy znalezionej, są traktowani przez WSO jako szczególnego rodzaju znalazcę czy jedynie jako przechowującego i przekazującego daną rzecz.

 W pozostałym zakresie ustalono, że:

- rzeczy znalezione przechowywane były w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo i trwałość, zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy. Ponadto rzeczy znalezione takie jak m.in. wyroby użytkowe ze złota i srebra, zabezpieczone były prawidłowo w kasie pancernej,

- sprawy związane z rzeczami znalezionymi o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej, były prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 4 ustawy, a w szczególności w terminie 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o znalezieniu rzeczy zawiadamiano o tym fakcie właściwego miejscowo wojewódzkiego konserwatora zabytków,

- rzeczy znalezione wydawane były po okazaniu dowodu tożsamości uprawnionego do odbioru rzeczy oraz pod warunkiem uprawdopodobnienia przez właściciela prawa do jej posiadania, a ponadto w sytuacji odbioru rzeczy znalezionej przez inną osobę, każdorazowo żądano przedłożenia pełnomocnictwa do dokonania czynności odbioru rzeczy,

- w przypadku braku możliwości doręczenia wezwania osobie uprawnionej do odbioru rzeczy znalezionej, każdorazowo  dokonywano wezwań na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta oraz zamieszczano ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin, zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy.

 II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi:

1. pobierać wszystkie opłaty stanowiące koszty poszukiwania osoby uprawnionej do odbioru rzeczy, a także inne uzasadnione koszty poniesione w związku z przechowaniem rzeczy, zgodnie z Zarządzeniem nr 485/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 grudnia 2016 r. w sprawie kosztów przechowywania rzeczy znalezionych;

2. sporządzać protokoły stwierdzające odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy, w każdym przypadku, w którym osoba będąca znalazcą wskaże swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz czas i miejsce znalezienia rzeczy, a także wydawać poświadczenia przyjęcia takich zawiadomień;

3. zaniechać likwidacji rzeczy znalezionych, które nie stały się własnością Gminy Miasto Szczecin;

4. podejmować wszystkie czynności niezbędne do ustalenia i wezwania osoby uprawnionej do odbioru rzeczy, w tym do ustalenia jej adresu zamieszkania;

5. odstąpić od sporządzania protokołu stwierdzającego odebranie zawiadomienia o znalezieniu rzeczy oraz przyjęciu rzeczy w przypadku przekazania do WSO rzeczy znalezionych w miejscu publicznym przez zarządcę obiektu.