Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 01.03.2021 r. do 29.03.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 44 w Szczecinie przy ul. Ruskiej 16 (zw. dalej PP44)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.04.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.06.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalność PP44 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2020 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie stwierdzono szereg nieprawidłowości polegających przede wszystkim na:

• niewykonaniu stosownych księgowań pozwalających na doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością,
• nieprowadzeniu księgi inwentarzowej i nieewidencjonowaniu wartości niematerialnych i prawnych w księgach rachunkowych jednostki,
• nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności w kwocie ogółem 124,17 zł oraz równowartości 280 euro tytułem rekompensaty za koszty  odzyskiwania należności,
• nieprawidłowym naliczeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w wyniku czego 6. pracownikom, których wynagrodzenia poddano kontroli nadpłacono 369,20 zł,
• naliczeniu nagrody jubileuszowej na podstawie wynagrodzeń, które nie obowiązywały w dniu wypłaty, w wyniku czego wypłacono pracownikowi mniej o 132,30 zł,
• zaewidencjonowaniu dochodu z tytułu wynagrodzenia płatnika składek ZUS w kwocie 29,88 zł na zmniejszenie kwoty do zapłaty, zamiast jako dochód podlegający przekazaniu do jednostki nadrzędnej,
• niewypłaceniu wynagrodzenia z tytułu godzin dodatkowych nauczycieli w kwocie ogółem 67,38 zł,
• nieskorygowaniu podatku dochodowego od osób fizycznych za styczeń i luty 2020 r. o nadpłatę w kwocie ogółem 351 zł,
• dokonywaniu wypłaty wynagrodzeń i regulowaniu płatności na podstawie dokumentów źródłowych niezaakceptowanych przez dyrektora,
• prowadzeniu dokumentacji pracowniczej niezgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, w tym m.in. brak dokumentacji potwierdzającej przyznane wynagrodzenia zasadnicze i dodatki do wynagrodzeń,
• nienaliczaniu podatku VAT do odliczenia,
• niewydaniu przez dyrektora zarządzenia w sprawie inwentaryzacji według stanu na 31.12.2020 r.,
• nieewidencjonowaniu rozrachunków z tytułu zakupów gotówkowych na kontach zespołu „2”, niezachowaniu „czystości obrotów” na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki,
• księgowaniu zakupów na niewłaściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej,
• nieaktualizowaniu zasad (polityki) rachunkowości od 2007 r., a pozostałych procedur od 2009 r., w tym dotyczących, obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacji, zamówień i innych,
• nieudostępnieniu części dokumentacji objętej zakresem kontroli oraz nieudzieleniu przez dyrektora wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS,
• monitorowania należności i zobowiązań.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2020 r., dochody otrzymane wyniosły ogółem 24.163,75 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) za 2020 r., dochody PP44 wyniosły ogółem 92.522,92 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 79.555,30 zł (86% dochodów ogółem) oraz dochody z tytułu najmu i dzierżawy zrealizowane w kwocie 12.943,54 zł (14% dochodów ogółem).

Kontroli poddano dochody za 2020 r. w kwocie ogółem 15.839,04 zł, co stanowiło 13,8% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 116.686,67 zł (budżet + wrd), a w tym:

• umowy najmu zawarte przez PP44, obowiązujące w trakcie 2020 r.,
• dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 1.766,50 zł (§ 0660, § 0670),
• dochody z tytułu dzierżawy i wynajmu uzyskane od 2. najemców na kwotę ogółem 13.873,54 zł (§ 0750),
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 189 zł (§ 0970).

W toku kontroli dochodów stwierdzono, że z 2. umów, jakie powinny być zawarte, kontrolującemu przedstawiono tylko 1. umowę dzierżawy, a nie przedstawiono umowy najmu pomieszczeń za okres styczeń – marzec 2020 r.

Kontrola umowy przedstawionej do kontroli wykazała, że termin i sposób zapłaty wskazane w fakturach wystawionych dla dzierżawcy części gruntu były niezgodne z zapisami umownymi. Według § 4 ust. 2 umowy dzierżawy nr 1/01/2020, najemca zobowiązany był do regulowania płatności z góry w terminie do 10 każdego miesiąca za miesiąc bieżący, na rachunek bankowy przedszkola, gdy tymczasem:

• tylko w przypadku 1. faktury wskazano formę płatności „przelew”, a w pozostałych fakturach „gotówka/karta płatnicza”,
• w fakturze nr PP44/20/F/2 za luty (jedynej, w której wskazano formę płatności „przelew”) wskazano termin zapłaty 15.02.2020 r., a powinien być 10.02.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku 7. z 12. faktur wystawionych dzierżawcy w 2020 r., należność za faktury uregulowana została po terminie zapłaty wynikającym z umowy, a faktura nr PP44/20/F/5 za kwiecień w kwocie 1.230 zł brutto, wystawiona w dniu 20.04.2020 r., tj. po terminie zapłaty wynikającym z zapisów umownych, nie została zapłacona do końca 2020 r. Główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych  z tytułu nieterminowego uregulowania płatności w transakcjach handlowych w łącznej kwocie 124,17 zł oraz równowartości 280 euro przysługującej tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, na podstawie  szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305), zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Stwierdzono ponadto, że umowa dzierżawy nr 1/01/2020 nie była parafowana przez głównego księgowego na dowód przeprowadzenia kontroli formalno – rachunkowej.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było pisemnej umowy najmu pomieszczeń za okres styczeń – marzec 2020 r., z której dochód wyniósł 343,54 zł brutto. Według wyjaśnień głównego księgowego, faktury za najem wystawione zostały na podstawie ustnej informacji dyrektora. W ocenie kontroli niezachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać np. na skutek uszkodzenia przedmiotu najmu. Z uwagi na fakt, iż przedmiotem umowy najmu, była część nieruchomości stanowiącej własność samorządową, szczególne znaczenie mają zapisy umowne zabezpieczające interes prawny i ekonomiczny gminy (takie jak obowiązek wpłaty kaucji, zapłaty odsetek lub prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym).

W pozostałych przypadkach należności uregulowane zostały w umownych terminach płatności.

 1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2020 r., należności przedszkola wyniosły ogółem 7.951,99 zł.

Według sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., należności wymagalne wyniosły 5.874,99 zł, w tym należności na kwotę 3.638,74 zł dotyczące kar umownych, których windykacja prowadzona jest w Urzędzie Miasta Szczecin.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że w załączniku do sprawozdania Rb-N w zakresie należności wymagalnych, wskazany został niewłaściwy termin płatności dla należności za wynajem w kwocie 1.238 zł. W załączniku, jako termin wymagalności wskazany został dzień 31.12.2020 r., gdy tymczasem na saldo ww. należności składał się bilans otwarcia na dzień 01.01.2020 r. w kwocie 8 zł i niezapłacona faktura nr PP44/20/F/5 za kwiecień w kwocie 1.230 zł brutto.

Pozostałe należności wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową, a należności wymagalne podlegały stosownemu monitorowaniu.

Należność w kwocie 1.238 zł została wpłacona w dniu 14.01.2021 r.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 150.040,17 zł, tj. 10,5% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 1.426.565,29 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 1.334.042,37 zł oraz wydatki wrd w kwocie 92.522,92 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2020 r. Na wydatki poddane kontroli składały się:

• wydatki w kwocie 137.862,86 zł zrealizowane ze środków budżetowych,
• wydatki w kwocie 12.177,31 zł zrealizowane ze środków wrd.

Kontrolę 79. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że w PP44 nie prowadzono ewidencji wpływu do jednostki faktur zakupu, co według wyjaśnień głównego księgowego, wynikało m.in. z faktu nieprowadzenia w przedszkolu rejestru korespondencji, w związku z czym nie można było m.in. ustalić daty wpływu:

• faktur, które dotyczyły 2019 r., a zaewidencjonowane zostały w księgach rachunkowych 2020 r., tj. wbrew art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217), zw. dalej uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
• 7. z 35. faktur, których płatności uregulowane zostały po terminach wskazanych w tych fakturach.

Kontrola faktur wydatkowych wykazała następujące nieprawidłowości:

1. W przypadku 12. z 40. faktur wydatkowych ujętych w dwóch raportach kasowych poddanych kontroli (Rk nr 9 i 11), faktury ujęte zostały w raportach kasowych pod datami niezgodnymi z datami zakupu, a według art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
2. Faktury zakupu płatne gotówką nie zawierały pokwitowania odbioru gotówki przez osobę, która dokonała zakupu. Według wyjaśnień głównego księgowego, przedszkole nie udzielało zaliczek gotówkowych na zakupy, które realizowane były ze środków własnych pracowników, a następnie wypłacane z kasy jednostki na podstawie dowodu źródłowego.
3. Zapisy księgowe dotyczące wydatków nie zawierały opisu poszczególnych operacji gospodarczych, a według art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.
4. Wskazania dekretacyjne zamieszczone na fakturach zakupu obejmowały jedynie konta syntetyczne (np. 201, 401) oraz paragraf klasyfikacji budżetowej, bez wskazania analityki kont oraz rozdziału klasyfikacji budżetowej.
5. Faktury zawierały błędne wskazania dekretacyjne, w tym np. faktura nr IN/FA/2020/12/6 i faktura nr 05/12/2020 zawierały błędne wskazania dotyczące § 4300 klasyfikacji budżetowej, a zaksięgowane zostały prawidłowo w § 4700 - Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej.
6. Koszty odprowadzenia ścieków za cały 2020 r. oraz faktura nr 1408/TKOG/20 z dnia 05.11.2020 r. na kwotę 563,24 zł wystawiona tytułem czyszczenia kanalizacji zaksięgowane zostały w § 4260 – Zakup energii zamiast w § 4300 – Zakup usług pozostałych, zgodnie z opisem paragrafu zawartym w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz.1053 ze zm.).

W toku kontroli 35. faktur wydatkowych płatnych przelewem stwierdzono ponadto, że:

• 3 faktury nie zawierały podpisu potwierdzającego akceptację dyrektora, 1. faktura podpisu głównego księgowego, 3 faktury nie zawierały podpisów potwierdzających przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej; według pkt I ppkt 7 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącej załącznik nr 2 do obowiązującej w PP44 „Instrukcji Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów”, kontrola merytoryczna należała do zakresu czynności intendenta, kontrola formalno - rachunkowa do zakresu głównego księgowego, a dowody do wypłaty zatwierdza główny księgowy i dyrektor,
• 31 faktur nie zawierało opisu merytorycznego, potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
• 2. faktury nie zawierały wskazań dekretacyjnych w zakresie ewidencji na konta majątkowe, 4 faktury w zakresie paragrafów klasyfikacji budżetowej, a 3 faktury w zakresie kont kosztowych i rozrachunkowych,
• w przypadku 2. faktur, zakupione licencje programów komputerowych nie zostały wprowadzone do księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku 4. faktur dotyczących zakupu środków trwałych, nie wskazano na powiązanie księgi głównej z księgą pomocniczą poprzez zamieszczenie na fakturze stosownej informacji o rodzaju księgi i pozycji, pod jaką zakupiony majątek wprowadzony został do inwentarza jednostki,
• na pieczątce służącej do składania podpisów potwierdzających przeprowadzone kontrole i akceptacje zamieszczanej na fakturach zakupu, nie wprowadzano informacji o dacie zapłaty, zgodnie z treścią tej pieczątki; na dowodach nie zamieszczono także klauzuli o treści „Zapłacono przelewem dnia …”, na co wskazano w pkt II A ppkt 2 „Instrukcji Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów”.

Pozostałe faktury zakupu poddane kontroli zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową i za akceptację do zapłaty.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r., zobowiązania PP44 wyniosły ogółem 96.394,57 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 7.068,95 zł,
• wobec budżetów w kwocie 230 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 13.589,82 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 69.194,60 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową. Wszystkie zobowiązania zostały uregulowane w 2021 r.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 6. z 23. pracowników zatrudnionych w 2020 r. (26,1% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 335.991,83 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 310.425,82 zł (35,5% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 873.514 zł zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 25.566,01 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2019 r., wypłaconego w 2020 r. (35,6 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 71.881,97 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Regulamin wynagradzania obowiązujący w przedszkolu nie został przedstawiony kontrolującemu do dnia zakończenia kontroli, w związku z czym, kontrolą nie objęto zgodności przyznanych wynagrodzeń z zapisami ww. regulaminu, w tym pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska oraz posiadanego wykształcenia.

„Regulamin pracy” przedszkola przedstawiony został kontrolującemu bez zarządzenia wprowadzającego. Regulamin zawierał podpis dyrektora, jednak z oświadczeń złożonych przez pracowników nie wynikała data zapoznania pracowników z treścią regulaminu, a tym samym, data wejścia regulaminu w życie. Regulamin nie zawierał potwierdzenia uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową działającą w przedszkolu. W przypadku, gdy w zakładzie pracy działała organizacja związkowa, dyrektor PP44 miał bezwzględny obowiązek współdziałania z nią w celu ustalenia docelowej treści regulaminu pracy, bowiem w przeciwnym wypadku, wydany przez dyrektora regulamin pracy nie miał mocy wiążącej, na co wskazano np. w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2001 r. (sygn. akt: I PKN 320/00).

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń stwierdzono, że nagroda jubileuszowa wypłacona została pracownikowi w zaniżonej wysokości. Pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy z dniem 31.12.2019 r. w wysokości 150% wynagrodzenia. Nagroda naliczona została według wynagrodzenia pracownika na dzień 31.12.2019 r. w kwocie 4.255,20 zł a nie według wynagrodzenia na dzień wypłaty, która miała miejsce w dniu 03.01.2020 r. w kwocie 4.387,50 zł (niedopłata w kwocie 132,30 zł). Według § 8 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.), podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika samorządowego jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty.

Kontrola wykazała, że w przypadku 2. nauczycieli nie naliczono i nie wypłacono pracownikom wynagrodzenia za 2. godziny dodatkowe (niedopłata w kwocie ogółem 67,38 zł).

W przypadku wszystkich 6. pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone w 2020 r. zostało naliczone nieprawidłowo. Do podstawy naliczenia wliczone zostały wypłaty jednorazowe w postaci nagród i/lub premii uznaniowych, a według art. 4 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1872), wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Według § 6 pkt 1 i 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie oraz nagród z zakładowego funduszu nagród. W wyniku powyższego, wymienionym 6. pracownikom nadpłacono wynagrodzenie w kwocie ogółem 369,20 zł.

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń osobowych 6. pracownikom, wykazała ponadto następujące nieprawidłowości:

1. W aktach osobowych 2. pracowników administracji nie było pisemnych informacji o zmianie wynagrodzeń od dnia 01.01.2020 r., a w aktach osobowych 1. pracownika obsługi nie było pisemnych informacji o zmianie wynagrodzeń od dnia 01.01.2020 r. oraz od dnia 01.03.2020 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, wynagrodzenie zostało naliczone na podstawie ustnej informacji dyrektora w związku ze zwiększeniem minimalnego wynagrodzenia.
2. W aktach osobowych 3. nauczycieli nie było pisemnych informacji o wysokości wynagrodzeń przyznanych pracownikom na okres od stycznia do sierpnia 2020 r.
3. W dokumentacji dotyczącej naliczenia wynagrodzeń nie było wykazu pracowników administracji i obsługi, którym dyrektor przyznał w grudniu 2020 r. premię uznaniową. Według wyjaśnień głównego księgowego, premia została naliczona na podstawie pisma dyrektora znajdującego się w dokumentach dyrektora.
4. W aktach osobowych nauczyciela nie było dokumentu potwierdzającego przyznanie pracownikowi dodatku za opiekuna stażu w kwocie 200 zł w okresie od lutego 2020 r. do sierpnia 2020 r. W dokumentacji znajdowało się pismo z dnia 02.09.2019 r. dotyczące przyznania wymienionego dodatku, ale w wysokości 100 zł na okres od dnia 01.09.2019 r. do dnia 31.05.2022 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, dodatek został naliczony w kwocie 200 zł na podstawie pisma dyrektora znajdującego się w dokumentach dyrektora.
5. W aktach osobowych 2. nauczycieli nie było dokumentów potwierdzających przyznanie pracownikom dodatku motywacyjnego w kwotach 155 zł i 185 zł w okresie od lutego 2020 r. do sierpnia 2020 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, dodatek został naliczony na podstawie pisma dyrektora znajdującego się w dokumentach dyrektora.
6. W pismach dotyczących przyznania wynagrodzeń 2. z 3. pracowników administracji i obsługi poddanych kontroli, nie wskazano grupy zaszeregowania pracowników.
7. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brakowało list płac za następujące miesiące: Administracja – II, III, VI, VIII, IX, Obsługa – III, VI, VIII, IX, Nauczyciele – VI. Wynagrodzenia za ww. miesiące wypłacone zostały bez wcześniejszej akceptacji głównego księgowego i dyrektora, a wydrukowane zostały na potrzeby kontrolującego w dniu 24.03.2021 r.
8. 14 list płac sporządzonych za 2020 r. przedstawionych do kontroli, nie zawierało podpisu dyrektora, a 2. listy podpisu głównego księgowego. Podpisu dyrektora nie zawierały także „Karty nadgodzin nauczyciela” sporządzone przez pracowników za maj (1 karta) i za listopad (4 karty).
9. W kartach wynagrodzeń za 2019 r. stanowiących podstawę kontroli prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2019 r., wyszczególniony był składnik wynagrodzeń „korekta płacy”, który według wyjaśnień głównego księgowego dotyczył korekty płacy w zakresie wynagrodzenia za czas choroby, wyrównania dodatku za wychowawstwo oraz wynagrodzenia zasadniczego i dodatku stażowego. Według kontrolującego, korekty poszczególnych składników wynagrodzenia powinny być wykazane na kartach wraz z tymi składnikami, a nie jako odrębna pozycja wynagrodzenia.

Według kontrolującego, w zakresie wymienionym w ww. pkt 1 -5, każdorazowo powinna mieć zastosowanie zasada pisemności pozwalająca udowodnić legalność podejmowanych działań.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej 6. pracowników, we wszystkich przypadkach stwierdzono, że sposób prowadzenia tej dokumentacji był niezgodny z obowiązującym od stycznia 2019 r. rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stwierdzononastępujące nieprawidłowości:

1. Akta osobowe pracowników nie zawierały:

• w części A: spisu akt (1 pracownik), ponumerowania dokumentów (3. pracowników, 30 dokumentów), potwierdzenia za zgodność z oryginałem (4. pracowników),
• w części B: spisu akt (6. pracowników, 352 dokumenty), ponumerowania dokumentów (6. pracowników, 355 dokumentów). Należy zaznaczyć, że większość dokumentów, które w części B nie zostały ponumerowane i ujęte w spisie akt dotyczyło okresu do sierpnia 2016 r., tj. okresu, w którym funkcję dyrektora pełniła pani Danuta Marcinkowska. Spisy i numeracja dokumentów nie zostały uzupełnione i kontynuowane, tylko prowadzone od nowa.

Według § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Według § 5 rozporządzenia, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Według kontrolującego, zapisy rozporządzenia nie przewidują ponadto podziału dokumentacji na okresy dotyczące zmieniających się kierowników jednostek, w związku z czym dokumentacja powinna być prowadzona w sposób ciągły, co dotyczy zarówno numerowania jak i spisów akt.

2. Akta osobowe intendenta zawierały w części A dokumenty, które powinny być zgromadzone w części B akt, w tym zakresy czynności, oświadczenia o odpowiedzialności materialnej, wymiar uposażenia od dnia 01.01.2018 r., informacja RODO i inne. Według § 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, a część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za prowadzenie dokumentacji pracowniczej był dyrektor, a za naliczanie płac główny księgowy przedszkola.

Wynagrodzenia pracowników poddanych kontroli naliczone zostały w pozostałym zakresie na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pozostałelisty płac sporządzone za 2020 r. zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptacje do wypłaty.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 65.389 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 349.561,44 zł.

Według deklaracji VAT-7 oraz plików JPK_V7 za 2020 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 2.824,24 zł, dla podstawy opodatkowania w kwocie ogółem 12.279,30 zł.

Kontroli poddano 23 faktury zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży za 2020 r. w zakresie ich zgodności z zapisami załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r. oraz Zarządzeniem Nr 355/18 z dnia 7.08.2018 r.; aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

Kontrola wykazała, że kwoty zapłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych za styczeń i luty 2020 r. były niezgodne z podatkiem do zapłaty, wykazanym w deklaracji rocznej PIT-4R na kwotę ogółem 351 zł. Według deklaracji, za styczeń 2020 r. naliczono podatek do zapłaty w kwocie 5.109 zł, a zapłacono w dniu 04.02.2020 r. w kwocie 5.263 zł (nadpłata w kwocie 154 zł). Za luty naliczono podatek do zapłaty w kwocie 10.312 zł, a zapłacono w dniu 13.03.2020 r. w kwocie 10.509 zł (nadpłata 197 zł). Według głównego księgowego, powstanie powyższych nadpłat związane było z przejściem na inny system naliczania wynagrodzeń, jednakże do nadpłat nie sporządzono w trakcie 2020 r. stosownych korekt, a błąd powielono w deklaracji rocznej za 2020 r.

W toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenie przysługujące jednostce jako płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz.  423 ze zm.),naliczone w 2020 r. w kwocie 29,88 zł, nie zostało zaksięgowane i odprowadzane do Gminy Miasto Szczecin jako dochód budżetowy, tylko zostało zaewidencjonowane na zmniejszenie wydatków związanych ze składkami ZUS. Przeznaczenie uzyskanych dochodów na wydatki poniesione przez przedszkole stanowiło naruszenie zasady zawartej w art. 11 ust. 1 uofp, według której jednostkami budżetowymi są jednostki sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Kontrola wykazała także, że w dniu 28.12.2020 r. główny księgowy przekazał do ZUS zaliczkę na składki ZUS za styczeń 2021 r. w kwocie 3.315,59 zł, bez stosownego dowodu źródłowego. Według głównego księgowego, powyższa kwota stanowiła środki niewykorzystane w planie wydatków 2020 r.

Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r. nie były podpisane przez głównego księgowego i dyrektora przedszkola.

 W toku kontroli zagadnień związanych z podatkiem od towarów i usług, stwierdzono, że:

1. W dokumentacji pracowniczej (akta osobowe głównego księgowego) nie było ustalonego przez dyrektora pełnomocnictwa dla głównego księgowego do podpisywania jednostkowych deklaracji VAT-7 jednostki budżetowej, składanych do Gminy Miasto Szczecin.
2. Dyrektor nie dokonał zmian w zasadach rachunkowości obowiązujących w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT, mimo że obowiązek ten wynikał z § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.
3. Wartości wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika na 2020 r. ustalone zostały dopiero w trakcie kontroli, a główny księgowy nie odliczał od podatku należnego naliczonego podatku VAT z uwagi na minimalne wysokości tego podatku w poszczególnych miesiącach. W ocenie kontrolującego, wprawdzie podatek do odliczenia wyniósłby za cały 2020 r. jedynie 3,15 zł, jednakże należy pamiętać, że Gminę i jej jednostki organizacyjne obowiązuje wspólne rozliczenie podatku od towarów i usług (w tym przypadku za pośrednictwem WOś), w związku z czym każda, nawet najmniejsza kwota podatku do odliczenia powinna zostać uwzględniona w rejestrach skonsolidowanych VAT Gminy.
4. Podatek VAT za czerwiec 2020 r. w kwocie 230 zł wpłacony został do UM dopiero w dniu 05.08.2020 r., a VAT za październik w kwocie 230 zł dopiero w dniu 16.11.2020 r. Według § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia w sprawie centralizacji VAT (Aktualnie jest to § 6 ust. 9 w zw. z § 6 ust. 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin), wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowej VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT na rachunek bankowy WOś.
5. Faktury wewnętrzne (faktury sprzedaży, wystawione na Gminę Miasto Szczecin z identyfikatorem różnicującym w postaci litery „W” w nadanym numerze faktury)dotyczące świadczenia usług zwolnionych z podatku VAT (sprzedaż posiłków, pobyt w przedszkolu) nie zawierały wskazania dotyczącego podstawy prawnej tego zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT,według którego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
6. Faktury sprzedaży nie zawierały wskazań dekretacyjnych w zakresie klasyfikacji budżetowej, a pozostałe wskazania jedynie w zakresie kont syntetycznych.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm. ) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2020 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.).

 5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb - 23, Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2020 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 27.659 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 17.591 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 24.163,75 zł i było niższe od planu po zmianach o 3.495,25 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 1.334.045 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 293.888 zł (plan na 01.01.2020 r. w kwocie 1.040.157 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 1.334.042,37 zł i było niższe od planu po zmianach o 2,63 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 155.400 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 92.522,92 zł i było mniejsze od ww. planu o 62.877,08 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2020 r. z ewidencją księgową.

Wykonanie dochodów budżetowych i dochodów WRD według sprawozdawczości na 31.12.2020 r. było niezgodne z wykonaniem tych dochodów według ewidencji księgowej o taką samą kwotę, tj. 3.853,50 zł. Powyższe wynikało z następujących różnic analitycznych:

1. Środki budżetowe:

a) Wykonanie w § 0660: według sprawozdania Rb-28S wyniosło 23.965,78 zł, a według ewidencji księgowej 19.631,28 zł (różnica -4.334,50zł),

b) Wykonanie w § 0670: według sprawozdania Rb-28S wyniosło 0 zł, a według ewidencji księgowej 481 zł (różnica +481zł),

2. Środki wrd:

c) Wykonanie w § 0660: według sprawozdania RB-34S wyniosło 0 zł, a według ewidencji księgowej 4.334,50 zł (różnica +4.334,50zł),

d) Wykonanie w § 0670: według sprawozdania RB-34S wyniosło 79.555,30 zł, a według ewidencji księgowej 79.074,30 zł (różnica -481zł).

Kwoty wykonanych dochodów wykazane w sprawozdaniach Rb28S i RB-34S były prawidłowe.

 Wykonanie wydatków budżetowych i wydatków WRD według sprawozdawczości na 31.12.2020 r. było niezgodne z wykonaniem tych wydatków według ewidencji księgowej o kwotę 85,98 zł, dotyczącą faktury wydatkowej nr IPO-7019845/2020 z dnia 18.12.2020 r. Wymieniona kwota zaewidencjonowana na § 4210 - Zakup materiałów i wyposażenia w dzienniku budżetu dotyczyła wyodrębnionego rachunku dochodów, z którego została zapłacona. Kwoty wykonanych wydatków wykazane w sprawozdaniach Rb28S i RB-34S były prawidłowe.

Niezgodność sprawozdawczości z ewidencją księgową zarówno w zakresie dochodów jak i wydatków była wynikiem niewykonania przez głównego księgowego stosownych przeksięgowań pomiędzy obiema księgami, na ww. paragrafach klasyfikacji budżetowej.

Wykonanie wydatków WRD według sprawozdania RB-34S było ponadto niezgodne z ewidencją księgową. Według sprawozdania RB-34S wykonanie wydatków w § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia wyniosło 6.317,39 zł, a według ewidencji księgowej na paragrafach klasyfikacji budżetowej WRD, wykonanie to wyniosło 13.688,19 zł (różnica 7.370,80 zł). Według tejże ewidencji księgowej na paragrafach klasyfikacji budżetowej WRD, dochody ogółem wyniosły ponadto 96.376,42 zł, a wydatki 99.893,72 zł. Tym samym po stronie wydatków wystąpiło saldo w kwocie 3.517,30 zł. Podobnie jak w przypadku innych niezgodności sprawozdawczości z ewidencją, tak i tutaj powyższe wynikało z błędów księgowania, które nie zostały skorygowane przed sporządzeniem sprawozdania.

W ocenie kontrolującego, główny księgowy nie wykonał na koniec roku stosownych uzgodnień kont i paragrafów klasyfikacji budżetowej lub wykonał je nierzetelnie, w efekcie czego nie doprowadził do zgodności sprawozdawczości z ewidencją księgową. W sprawozdawczości zaprezentowane zostały prawidłowe dane, jednak w ślad za tym nie szły stosowne przeksięgowania w księgach rachunkowych.

Kontrola kwartalnego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2020 r. wykazała, że załącznik do sprawozdania zawierał błędne dane. W przypadku należności wymagalnych wykazana została należność za wynajem w kwocie 1.238 zł z wymaganym terminem płatności wskazanym na 31.12.2020 r. W rzeczywistości na ww. należność składały się następujące kwoty: 8 zł – należność za wynajem wynikająca z bilansu otwarcia na 01.01.2020 r. oraz 1.230 zł – należność za fakturę za wynajem nr PP44/20/F/5 z dnia 20.04.2020 r. z terminem zapłaty na 10.04.2020 r.

Sprawozdania Rb-23, Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-N i Rb-Z przedstawione kontrolującemu w wersji papierowej nie zawierały podpisu dyrektora PP44.

W dokumentacji PP44 nie było wydrukowanych i podpisanych sprawozdań Rb-N i Rb-Z. Zostały one wydrukowane dopiero na potrzeby kontrolującego, w związku z czym nie zawierały podpisu dyrektora.

Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-23 były zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S i Rb-28S.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w przedszkolu.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Kontrola ksiąg inwentarzowych przedszkola wykazała, że jednostka nie prowadziła księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych jak również nie ewidencjonowała posiadanych licencji na programy komputerowe na koncie 020, a według art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Według wyjaśnień głównego księgowego, powyższe było wynikiem przeoczenia.

W toku kontroli sposobu przeprowadzenia i dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych wykonanych w 2020 r. oraz ich zgodności z obowiązującą w PP44 instrukcją inwentaryzacyjną, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Dyrektor nie wydał zarządzenia w sprawie inwentaryzacji według stanu na dzień 31.12.2020 r. Przygotowywanie projektów zarządzeń dyrektora w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wpisane było do obowiązków głównego księgowego w części I pkt 4 ppkt c zakresu obowiązków przyjętego przez pracownika z datą 27.03.2017 r.
2. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było zarządzenia, którym dyrektor powołał Komisję Inwentaryzacyjną oraz zespół spisowy w składzie wymienionym na dokumentach inwentaryzacyjnych dotyczących 2020 r. W dokumentacji znajdowało się jedynie zarządzenie nr 2/2009/KJ/PP-44 z dnia 01.11.2009 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej, wydane przez ówczesnego dyrektora przedszkola, jednakże 2. z 4. osób wymienionych w składzie komisji, nie figurowało już w wykazie pracowników za 2020 r.
3. W dokumentacji nie było protokołu z porównania wartości środków trwałych według ksiąg rachunkowych (konto 011 i 013) ze stanem wynikającym z ksiąg inwentarzowych.
4. W protokole z inwentaryzacji gotówki w kasie PP44, jako przewodniczący zespołu spisowego wskazany został pracownik, będący jednocześnie osobą odpowiedzialną materialnie za kasę PP44.

Według art. 27 ust. 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Wartość środków trwałych według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością wykazaną w księgach rachunkowych na kontach 011 i 013.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola wykazała, że kwoty ogółem dochodów i wydatków wykazane w rocznych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S nie wynikały bezpośrednio z obrotów zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki, zgodnie z zestawieniem obrotów i sald za 2020 r.

Według ewidencji księgowej obroty konta 130-BB-01 – Rachunek bieżący jednostek budżetowych - wydatki wyniosły 1.366.754,91 zł i były wyższe od wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S o kwotę 32.712,54 zł (według sprawozdania 1.334.042,37 zł). Obroty konta 130-BB-02 – Rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody wyniosły według ewidencji księgowej 21.661,25 zł i były niższe od dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S o kwotę 2.502,50 zł (według sprawozdania 24.163,75 zł). Brak zgodności obrotów na rachunku bankowym z danymi wykazanymi w ww. sprawozdaniach był wynikiem niewykonania przez głównego księgowego stosownych refundacji z konta WRD na konto budżetu przed odprowadzeniem środków na konto Urzędu Miasta, niezaksięgowania składek ZUS zwróconych na konto PP44 zgodnie z metodą kasową oraz niewykonania stosownych zapisów technicznych. Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II ppkt 17 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach.

Faktury zakupu płatne gotówką księgowane były z pominięciem konta rozrachunkowego 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, tj. niezgodnie z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według których konto 201 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług. Stosowane zasady ewidencji (z pominięciem konta 201) nie zostały ponadto opisane w procedurach obowiązujących w jednostce.

Załączniki do raportów kasowych nie były numerowane, a same raporty kasowe (w tym przypadku Rk 9 i 11) nie zostały podpisane przez dyrektora, zgodnie z „Tabelą Obiegu Dokumentów Finansowo - Księgowych w PP44”, stanowiącą załącznik nr 1 do „Instrukcji Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów”. Na obowiązek numerowania faktur i załączników do raportu kasowego wskazano w pkt II ppkt 7 „Instrukcji kasowej (…)”, stanowiącej załącznik nr 7 do ww. instrukcji kontroli.

Poszczególne transze odpisu na ZFŚS zaksięgowane zostały w koszty bezpośrednio z wyciągów bankowych, bez dowodu źródłowego, którym w przypadku przedszkola powinien być dowód wewnętrzny PK – Polecenie księgowania, wraz ze stosowną dokumentacją (naliczenie odpisu, inne), zgodnie z art. 20 ust. 2 uor. Bez dokumentów źródłowych księgowane były także różnego rodzaju przepływy środków pieniężnych pomiędzy kontami bankowymi PP44.

W „Liście odpłatności”, która stanowiła ewidencję analityczną dochodów za pobyt i wyżywienie, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym została ujęta wpłata oraz nie uwzględniono ewidencji zwrotów - kwoty wpłat ujęte zostały bowiem w wysokości kwot należnych do wpłaty tj. po dokonaniu zwrotu. Lista odpłatności stanowiła księgę pomocniczą, a według art. 16 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Dokumenty systemowe, w tym m.in. wyciągi bankowe, raporty kasowe, faktury zakupu i sprzedaży, nie zawierały opisu operacji gospodarczych, których dotyczyły, a według art. 21 ust. 1 pkt 3 uor, dowód powinien zawierać co najmniej m.in. opis operacji.

We wszystkich przypadkach, główny księgowy złożył swój podpis przy wskazaniach dekretacyjnych zamieszczonych na fakturach.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PP44 procedury wewnętrzne, na które składały się:

1. „Polityka rachunkowości” z dnia 01.09.2007 r. (zw. dalej zasadami rachunkowości),
2. „Regulamin kontroli wewnętrznej” z dnia 23.02.2009 r. (zw. dalej regulaminem kontroli wewnętrznej), wraz z załącznikami:

Załącznik nr 1 – „Plan Kontroli Wewnętrznej”,

Załącznik nr 2 – „Osoby odpowiedzialne za przeprowadzanie kontroli wewnętrznej”,

Załącznik nr 3 – „Sposób dokumentowania czynności kontrolnych”.

3. „Instrukcja Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów” z dnia 23.02.2009 r. (zw. dalej instrukcja obiegu i kontroli dokumentów), wraz z załącznikami:

Załącznik nr 1 – „Tabela Obiegu Dokumentów Finansowo – Księgowych”,

Załącznik nr 2 – „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów”,

Załącznik nr 3 – „Instrukcja. Zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej”,

Załącznik nr 4 – „Instrukcja. Opis zasad prowadzenia księgowości”,

Załącznik nr 5 – „Instrukcja. Zasady określające ochronę danych (przechowywania dokumentów)”,

Załącznik nr 6 – „Instrukcja. Procedury zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków”,

Załącznik nr 7 – „Instrukcja kasowa. Gospodarowanie środkami pieniężnymi”,

Załącznik nr 8 – „Protokół kontroli kasy”,

Załącznik nr 9 – „Instrukcja. Gospodarka środkami rzeczowymi”,

Załącznik nr 10 – „Instrukcja. Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej”,

Załącznik nr 11 – „Instrukcja. Procedury udzielania zamówień publicznych”,

Załącznik nr 12 – „Instrukcja. Przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych. Zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów” (przedstawiono 2 załączniki o różnej treści, oba stanowiące str. 28 i 29),

Załącznik nr 13 – „Instrukcja. Zakładowy plan kont”.

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce procedury niezbędne do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia, w tym „Regulamin pracy” oraz „Regulamin przyznawania nagrody dyrektora nauczycielom”.

Kontrola procedur obowiązujących w PP44 wykazała, że zagadnienia z zakresu finansowo – księgowego ujęte były w trzech procedurach, których zawartość merytoryczna ustalona została w sposób przypadkowy, np. zakładowy plan kont stanowił załącznik nr 13 do „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów”, zamiast stanowić część zasad rachunkowości, o czym stanowił art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor.

Kontrola obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Zasady rachunkowości PP44 (opatrzone datą 01.09.2007 r.) przedstawione zostały kontrolującemu bez zarządzenia dyrektora wprowadzającego procedurę do stosowania oraz nie zawierały podpisu dyrektora.
2. Zakładowy plan kont nie stanowił części zasad rachunkowości, tylko został wprowadzony Zarządzeniem nr 2/2009 r. z dnia 23.02.2009 r. ówczesnego dyrektora załącznikiem nr 13 do „Instrukcji Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów” (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów). Na plan kont wprowadzony jak wyżej składały się jedynie konta: 130, 134, 139, 222, 223, 225, 901, 902, 960, 991, 992, 993, do których nie było ponadto żadnego opisu.
3. Części zasad rachunkowości nie stanowił także opis prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym np. księgi rachunkowe opisane zostały w „Instrukcji. Zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej”, stanowiącej załącznik nr 3 do instrukcji kontroli i obiegu dokumentów, użytkowane oprogramowanie w „Instrukcji. Opis zasad prowadzenia księgowości” stanowiącej załącznik nr 4, a ochrona danych w „Instrukcji. Zasady określające ochronę danych (przechowywania dokumentów)”, stanowiącej załącznik nr 5 do tej samej instrukcji.
4. Zasady rachunkowości nie zawierały opisu sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie wskazanym w art. 10 ust. 1 pkt 3 uor.
5. W związku z brakiem bieżącej aktualizacji, w zasadach rachunkowości nie dokonano modyfikacji zapisów planu kont w zakresie konta 225 – Rozrachunki z budżetami oraz nie wprowadzono obowiązku raportowania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego JPK, a w związku z tym obowiązku dostarczania informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży VAT do organu nadrzędnego za pomocą udostępnionego programu informatycznego, w terminach i na zasadach zgodnych z zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

Kontrola zapisów drugiej procedury, tj. regulaminu kontroli wewnętrznej wykazała, że regulamin zawierał przywołane w treści nieaktualne w 2020 r. stanowiska (zastępca dyrektora) i dane pracowników (imiona i nazwiska), z których część nie figurowała na wykazach zatrudnionych pracowników, sporządzonych do celów kontrolnych. Regulamin nie zawierał także wzorów podpisów osób odpowiedzialnych.

W toku kontroli trzeciego dokumentu, tj. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, stwierdzono, że zawierała ona m.in.:

• nieaktualne stanowiska służbowe funkcjonujące w jednostce jak np. kierownik gospodarczy i kierownik administracyjny oraz nieaktualne dane pracowników (załącznik nr 1, 2 i 3),
• niepełny opis dowodów źródłowych w zakresie dowodów wewnętrznych, gdzie nie wymieniono dowodu Pk - Polecenie księgowania (załącznik nr 2),
• nieaktualne informacje w zakresie programu służącego do naliczania wynagrodzeń - jest Progman, winien być Vulcan (załącznik nr 2),
• niepełną definicję okresu sprawozdawczego wskazanego jako miesiąc roku obrotowego, a winien być także kwartał i rok (załącznik nr 3),
• niewypełniony załącznik nr 4 w zakresie użytkowanych programów, który powinien zawierać wykaz oprogramowania użytkowanego aktualnie w PP44, ze wskazaniem wersji tego oprogramowania, w tym także oprogramowania do ochrony danych oraz potwierdzenia dyrektora o dopuszczeniu tego oprogramowania do użytkowania; załącznik powinien stanowić część zasad rachunkowości,
• nieaktualne zapisy dotyczące przebitkowych raportów kasowych (załącznik nr 7),
• nieaktualne zapisy dotyczące podstawy prawnej oraz zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (było Zarządzenie Nr 371/06 z dnia 7 lipca 2006 r.) oraz kwoty zamówień wyłączonych z ustawy (było 6.000 euro) w zakresie zamówień publicznych (załącznik nr 11),
• nieprawidłowy zapis w zakresie wskazania głównego księgowego, jako przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, brak wzorów dokumentów przywołanych w treści instrukcji (załącznik nr 12),
• nieaktualny plan kont opisany powyżej przy zasadach rachunkowości (załącznik nr 13).

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że procedury nie były na bieżąco aktualizowane, także w zakresie publikatorów aktów prawnych i zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin, np. zasady rachunkowości nie były aktualizowane od 2007 r., procedury dotyczące kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów od 2009 r., a osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor PP44..

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroliZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości przedszkola wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z:

1. przekazywania informacji dotyczących:
   • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
   • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.
2. wykonywania kontroli wewnętrznych.

Sprawdzono także, czy główny księgowy i/lub dyrektor przeprowadzili w 2020 r. niezapowiedziane kontroli kasy.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Kontrolującemu nie został przedstawiony zeszyt kontroli wewnętrznej i stosowna dokumentacja potwierdzająca przeprowadzone kontrole, a zgodnie z „Planem Kontroli Wewnętrznej” stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu kontroli wewnętrznej, zadania realizowane przez głównego księgowego powinny podlegać czynnościom kontrolnym wykonywanym przez dyrektora z częstotliwością wskazaną w dokumencie.

W toku kontroli stwierdzono, że w 2020 r. nie została przeprowadzona żadna kontrola kasy a według pkt 6 „Planu Kontroli Wewnętrznej” stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu kontroli wewnętrznej, 1 raz na miesiąc i na bieżąco księgowa sprawdza działalność kasy.

Na okoliczność przeprowadzonych kontroli powinny zostać sporządzone stosowne protokoły/notatki, zgodnie z opisem zawartym w „Instrukcji. Zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej”, stanowiącej załącznik nr 3 do regulaminu kontroli wewnętrznej.

W związku z nieobecnością dyrektora począwszy od dnia 01.03.2021 r., kontrolującemu nie została przedstawiona do wglądu m.in. następująca dokumentacja: powierzenie dyrektorowi stanowiska od dnia 01.09.2020 r.i posiadane przez dyrektora pełnomocnictwa obowiązujące w 2020 r., akt założycielski przedszkola, decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu, rejestr zarządzeńdyrektora, zeszyt kontroli wewnętrznych, regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych oraz inne dotyczące wynagradzania, procedury dotyczące kontroli zarządczej, informacje o występowaniu transakcji podejrzanych za 2020 r., umowy wydatkowe ważne w 2020 r., umowa najmu pomieszczeń, wydruk uprawnień dyrektora z systemu ipkobiznes oraz bankowa karta wzorów podpisów. Kontrolujący nie uzyskał także wyjaśnień do kwestii poruszonych w piśmie z dnia 29.03.2021 r. W ocenie kontrolującego, w przedszkolu zawiodły m.in. mechanizmy dotyczące informacji i komunikacji. System komunikacji pomiędzy dyrektorem i głównym księgowym powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki jak i udzielanie informacji na zewnątrz jednostki, przy zapewnieniu ochrony i właściwego wykorzystania zasobów jednostki, na co wskazują także standardy kontroli zarządczej nr 16 - 18 zawarte w grupie D – Informacja i komunikacjakomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Należy zaznaczyć jednocześnie, że dyrektor nie skorzystał z możliwości wynikających z § 31 zarządzenia w sprawie kontroli, według którego przed podpisaniem protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania, prawo wniesienia umotywowanych zastrzeżeń lub wyjaśnień dotyczących ustaleń ujętych w treści protokołu.

Dyrektor nie złożył oświadczenia w sprawie kontroli przeprowadzonych w PP44 przez organa kontroli zewnętrznej, jednakże w książce kontroli prowadzonej w PP44 nie było żadnych wpisów wskazujących na kontrole zewnętrzne mające miejsce w 2020 r. Ostatni wpis zamieszczony z datą 10.05.2018 r. dotyczył kontroli sanitarnej.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes sporządzonym przez głównego księgowego, nie posiadał on uprawnień administratora systemu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP44:

1. Przeprowadzanie stosownych księgowań, w tym także księgowań technicznych opisanych wcześniej w zakładowym planie kont, w celu uzyskania zgodności prowadzonej ewidencji ze sporządzaną sprawozdawczością.
2. Ustalenie stanu posiadania wartości niematerialnych i prawnych, zaewidencjonowanie w księgach rachunkowych i założenie księgi inwentarzowej.
3. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
4. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
5. Naliczenie i obciążenie najemcy odsetkami i rekompensatą z tytułu nieterminowego uregulowania należności przedszkola za 2020 r.
6. Przeliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2019 r. i 2020 r. z uwzględnieniem wyłączenia wypłat jednorazowych lub nieperiodycznych oraz nagród, ustalenie kwot nadpłat oraz podjęcie próby ich odzyskania.
7. Dopłacenie pracownikowi kwoty 132,30 zł tytułem nagrody jubileuszowej oraz wypłacenie wynagrodzenia z tytułu godzin dodatkowych w kwocie ogółem 67,38 zł.
8. Sporządzenie korekty deklaracji rocznej PIT-4R za miesiące styczeń i luty 2020 r.
9. Ewidencjonowanie i przekazywanie do Gminy wynagrodzenia płatnika z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa.
10. Realizowanie wszelkich płatności jedynie na podstawie dowodów źródłowych zawierających opis merytoryczny, potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, poddanych kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zaakceptowanych przez dyrektora.
11. Przeprowadzanie i stosowne dokumentowanie kontroli wewnętrznych wykonywanych w jednostce, w tym także niezapowiedzianych kontroli kasy, zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
12. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z zawartymi umowami m.in. w zakresie sposobu płatności i terminu zapłaty.
13. Ewidencjonowanie faktur zakupu na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz zamieszczanie na fakturach informacji o wprowadzaniu zakupionych środków trwałych do ksiąg inwentarzowych.
14. Ewidencjonowanie rozrachunków z kontrahentami przy wykorzystaniu konta 201, obrotów na koncie 130 w sposób pozwalający na zachowanie „czystości obrotów”, a wynagrodzenia płatnika dochodowego składek ZUS na koncie 130 z zastosowaniem „zasady kasowej”.
15. Stosowanie się do procedur wynikających z Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin w tym ustalanie wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika, naliczanie podatku VAT do odliczenia, terminowe przekazywanie podatku do Gminy oraz wskazywanie w wystawianych fakturach wewnętrznych podstawy prawnej zwolnienia z opodatkowania.
16. Ewidencjonowanie odpisów na ZFŚS oraz przepływów środków pieniężnych pomiędzy kontami bankowymi na podstawie wewnętrznych dowodów źródłowych.
17. Zamieszczanie w dowodach systemowych opisu operacji zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 uor, a w ewidencji analitycznej odpłatności za przedszkole numeru dowodu księgowego oraz uwzględnianie zwrotów opłat.
18. Ujmowanie faktur zakupu w raportach kasowych z datą ich realizacji oraz potwierdzanie odbioru gotówki przez pracowników dokonujących zakupów.
19. Zamieszczanie na dowodach źródłowych pełnych wskazań dekretacyjnych zgodnych z księgowaniem wykonanym w systemie finansowo – księgowym oraz informacji o dokonanych płatnościach.
20.  Numerowanie załączników do raportów kasowych oraz akceptację raportu przez dyrektora, zgodnie z procedurą kasową obowiązującą w PP44.
21. Przeprowadzanie i dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce, w tym m.in. wyłączenie kasjera z zespołu przeprowadzającego inwentaryzację kasy, wydawanie stosownych zarządzeń i sporządzanie protokołów.
22. Uporządkowanie akt osobowych pracowników, uzupełnienie o brakujące dokumenty, w tym także o dokumenty potwierdzające przyznanie poszczególnych składników wynagrodzenia, ponumerowanie i sporządzenie spisów akt.
23. Poddawanie zawieranych umów kontroli formalno – rachunkowej przez głównego księgowego i potwierdzanie przeprowadzonej kontroli stosownym podpisem.
24. Założenie i prowadzenie ewidencji dokumentów wpływających do przedszkola.
25. Uzgodnienie obowiązującego w jednostce „Regulaminu pracy” z działającą w przedszkolu organizacją związkową i/lub przedstawienie dokumentacji potwierdzającej takie uzgodnienie.
26. Przegląd wszystkich procedur obowiązujących w jednostce w celu ich merytorycznego uporządkowania, zaktualizowania, usunięcia zapisów nieprawidłowych i uzupełnienia, przy zachowaniu wzajemnej spójności.