Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10 sierpnia 2021 r. do 20 września 2021 r. przeprowadził kontrolę w XIV Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymiw Szczecinie, ul. Kopernika 16A, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 września 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 października 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2020 r. w XIV LO z Oddziałami Dwujęzycznymi ustalono, że:

• członek Komisji Socjalnej nie otrzymał upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS, o którym mowa w art. 8 ust. 1b ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 746), zwanej dalej ustawą o ZFŚS,
• błędnie zaewidencjonowany został podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony od świadczeń urlopowych nauczycieli.

Stwierdzono ponadto, że obowiązujący regulamin ZFŚS nie zawierał:

• zapisu o nieoprocentowaniu pożyczek mieszkaniowych,
• wskazania osoby uprawnionej do zatwierdzania wniosków dyrektora o przyznanie świadczeń,
• podpisu dyrektora.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

1. realizacji zasad przyznawania świadczeń finansowanych z funduszu,
2. kompletności dokumentacji dot. funduszu (daty, podpisy na wnioskach o przyznanie świadczeń),
3. terminowości regulowania podatku dochodowego od świadczeń urlopowych nauczycieli..

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2020 r. wyniósł 239.389,19 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2020 r. – 37.478,65 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 18.426,00 zł,

- odpisy na fundusz w 2020 r. – 183.362,00 zł,

- odsetki bankowe – 122,54 zł.

Wypłaty z funduszu w 2020 r. wyniosły łącznie 188.535,08 zł, na co złożyły się m.in.:

- pomoc finansowa w okresie świątecznym – 57.900,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 58.334,08 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto – 35.150,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 14.700,00 zł,

- pożyczki na cele mieszkaniowe – 10.000,00 zł,

- zapomogi finansowe – 700,00 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2020 r. – 11.751,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 50.854,11 zł.

Kontroli poddano:

• 90 wniosków o pomoc finansową w okresie świątecznym,
• 81 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 59 dotyczyło pracowników, a 22 emerytów i rencistów),
• 1 wniosek o zapomogę finansową,
• 48. wyciągów bankowych konta ZFŚS z 2020 r. (100%),
• 2 raporty kasowe,
• 2 umowy o pożyczkę mieszkaniową,
• 3 protokoły z posiedzenia Komisji Socjalnej,
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 135, 225, 234 i 851.

Analiza obowiązującego regulaminu ZFŚSoraz organizacji pracy Komisji Socjalnej wykazała, że:

• jeden z członków Komisji Socjalnej, powołanej z dniem 1.09.2019 r., nie otrzymał upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS, co było niezgodne z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Nie można przyjąć wyjaśnień dyrektora, że pracownik nie miał wglądu do dokumentów zawierających dane o stanie zdrowia, sytuacji materialnej, czy rodzinnej. Sam fakt powołania pracownika do Komisji Socjalnej, której jednym z zadań – zgodnie z § 9 pkt 8 obowiązującego regulaminu ZFŚS – jest rozpatrywanie wniosków o przyznanie ulgowych świadczeń oraz prawo żądania dokumentów potwierdzających dane o sytuacji materialnej,powinien być jednoznaczny z udzieleniem mu właściwego upoważnienia,

• w regulaminie ZFŚS nie było zapisu o braku oprocentowania pożyczek mieszkaniowych mimo, że takie pożyczki były udzielane. Było to niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Z uwagi na fakt, że to pracodawca decyduje o wysokości oprocentowania pożyczek, sposobie wyliczania odsetek lub braku stosowania powyższych naliczeń, stosowne postanowienia, w ocenie kontroli, zobowiązany jest zapisać w regulaminie funduszu,
• w regulaminie ZFŚS nie została wskazana osoba zatwierdzająca wnioski dyrektora o przyznanie świadczeń. De facto wnioski dyrektora w miejscu „decyzja Dyrektora o przyznaniu świadczenia”, zatwierdzał w 2020 r. główny księgowy. W ocenie kontroli należało unormować tę kwestię w regulaminie,
• regulamin ZFŚS,wprowadzony w życie z dniem 1.07.2012 r., nie został  podpisany przez ówczesnego dyrektora. W trakcie kontroli nie przedłożono wersji regulaminu z podpisem dyrektora, zarządzenia dyrektora, ani uchwały Rady Pedagogicznej wprowadzających w życie ww. regulamin. Zmiany zapisów regulaminowych, dokonane w roku 2014 i 2019 były już podpisane przez obecnego dyrektora.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za określenie w regulaminiezasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasad przeznaczania  środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Wszystkie przedłożone wnioski o przyznanie świadczeń oraz oświadczenia o dochodach były kompletne pod względem ujętych w nich informacji, dat oraz podpisów. 

Konto 135 na dzień 31.12.2020 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

Wszyscy członkowie Komisji Socjalnej powołanej z dniem 3.09.2020 r. otrzymali upoważnienia zgodnie z art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS.

Wszystkie dowody księgowe (wyciągi bankowe, raporty kasowe i listy płac) zawierały wskazania dekretacyjne oraz potwierdzenia przeprowadzenia ich kontroli.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone adnotacją Komisji Socjalnej oraz decyzją dyrektora.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

W 2020 r. nie było podstaw do naliczania podatku dochodowego od przyznanych świadczeń socjalnych. Podatek został naliczony jedynie od świadczeń urlopowych nauczycieli i wyniósł łącznie 11.787 zł.

Kontroli poddano 11 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

W toku kontroli dokumentacji finansowej i ewidencji księgowej za 2020 r. ustalono, że główny księgowy korzystając z możliwości pomniejszenia podatku o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) w powiązaniu z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,3%, w przypadku podatku naliczonego od świadczeń urlopowych nauczycielinie wyodrębnił i nie zaewidencjonował kwoty stanowiącej wynagrodzenie płatnika w wys. 36 zł. Zarówno na koncie 225-ZZ – rozrachunki z budżetami (obustronnie), jak i kontach: 851 – ZFŚS (Wn) i 135 – rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (Ma), tytułem podatku zaewidencjonowana została kwota 11.751 zł, podczas gdy prawidłowa kwota naliczonego podatku wyniosła 11.787 zł. Kwota wynagrodzenia płatnika zasilała więc fundusz wyłącznie poprzez fakt ujmowania wypłaty podatku w niższej kwocie. Powyższy sposób ewidencji został zastosowany również w 2021 r. Wocenie kontroli ewidencja powinna przebiegać następująco:

- 851 (Wn) i 225-ZZ (Ma) kwota 11.787 zł,

- 225-ZZ (Wn) i 135 (Ma) kwota 11.751 zł,

- 225-ZZ (Wn) i 851 (Ma) kwota 36 zł.

Za ewidencję księgową odpowiedzialny był główny księgowy.

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), zwanej dalej updof.

  Świadczenia socjalne poniżej kwoty 2.000 zł wypłacane pracownikom w 2020 r. były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

W trakcie kontroli dokonano częściowej korekty ewidencji wynagrodzenia płatnika za rok 2021 (księgowanie kwoty 34 zł między kontami 225-ZZ i 851). 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi:

1. Każdorazowo upoważniać wszystkich członków Komisji Socjalnej do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS.
2. Dokonać korekty zapisu podatku naliczonego i zapłaconego od świadczeń urlopowych nauczycieli za 2021 r.
3. Uzupełnić obowiązujący regulamin ZFŚS o brakujące zapisy.