Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 28.06.2021 r. do 29.07.2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 16 przy ul. Chobolańskiej 20 (zw. dalej SP16)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 02.08.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.09.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalność SP16 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2020 r., w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niewykonaniu stosownych księgowań pozwalających na doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością w zakresie paragrafów klasyfikacji budżetowej,
• nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych, a także odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań publicznoprawnych,
• nieskorygowaniu deklaracji rocznej PIT-4R za styczeń i wrzesień 2020 r. oraz deklaracji ZUS P DRA za marzec 2020 r.
• uregulowaniu zobowiązań publicznoprawnych po terminie zapłaty wynikającym z obowiązujących przepisów (podatek dochodowy od osób fizycznych za czerwiec, składki ZUS za sierpień), a podatku dochodowego od osób fizycznych za listopad bez pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika,
• nieuwzględnieniu nadpłaty składek ZUS ze stycznia 2020 r. w kolejnych płatnościach  za 2020 r.,
• dwukrotnym zafakturowaniu w grudniu i listopadzie 2020 r.  sprzedaży zwolnionej z podatku VAT i niezafakturowaniu wynajmu kortów tenisowych,
• przekazaniu podatku VAT należnego do UM Szczecin po terminie,
• regulowanie płatności szkoły bez stosownych dowodów źródłowych, w tym odpisów na ZFŚS oraz wypłat na rzecz pracowników,
• prowadzeniu ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych bez zapisów pozwalających na identyfikację  dowodów stanowiących podstawę ujęcia danego majątku w księdze,
• nieobjęciu spisem z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych,
• braku bieżącego ewidencjonowania zmian stanu majątku na kontach zespołu „0”,
• prowadzeniu dokumentacji pracowniczej niezgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
• nieprzekazaniu Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2020 r. z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.,
• nieprowadzeniu jednego, centralnego rejestru umów szkoły,
• niezaktualizowaniu zasad rachunkowości obowiązujących w szkole m.in. w zakresie dotyczącym centralizacji VAT oraz wyceny majątku.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów,
• naliczenia wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2020 r., dochody otrzymane wyniosły ogółem 12.979,84 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej WRD) za 2020 r., dochody SP16 wyniosły ogółem 406.410,51 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z usług oraz z różnych dochodów, których wykonanie ogółem wyniosło 260.647,30 zł (64% dochodów ogółem). Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych wyniosły 60.716,17 zł i stanowiły 14,9% dochodów ogółem.

Kontroli poddano dochody za 2020 r. w kwocie ogółem 71.222,56 zł, co stanowiło 17% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 419.390,35 zł (budżet + WRD), a w tym:

• umowy najmu zawarte przez SP16, obowiązujące w trakcie 2020 r.,
• dochody z tytułu wynajmu pomieszczeń na kwotę ogółem 41.871,32 zł,
• wpłaty za półkolonie na kwotę ogółem 27.800 zł,
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 1.551,24 zł.

Kontrola 54. umów zawartych z 25. kontrahentami wykazała, że:

1. W 5. przypadkach, powołując się na szczególne uprawnienia przysługujące wierzycielowi a wynikające z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych, zawarto w § 2 ust. 7 umów najmu zapisy dotyczące prawa do naliczania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności stanowiącej równowartość 40 euro, które jednak w powyższych przypadkach nie miały zastosowania. Umowy zawarte bowiem zostały przez szkołę z osobami będącymi konsumentami oraz uczniowskimi klubami sportowymi (brak wpisu w ewidencji przedsiębiorców), tj. stronami niewymienionymi w art. 2 ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych.
2. Umowy zawarte na najmy jednorazowe zawierały zbędne zapisy, dotyczące np. płatności miesięcznych wnoszonych z góry, co wynikało ze stosowania w powyższych przypadkach wzoru umowy opracowanego dla najmów na dłuższy okres czasu. Szkoła była w posiadaniu wzoru umowy na najem jednorazowy, zaakceptowanego pod względem formalno – prawnym, jednak ze wzoru tego nie korzystała.
3. W 2. przypadkach, aneksy do umów podpisane zostały przez dyrektora w miejscu przeznaczonym dla najemcy zamiast dla wynajmującego.
4. W aneksie nr 1/2020 z dnia 12.03.2020 r. do umowy nr 01/2020 z dnia 01.01.2020 r. wskazano w §1 błędną datę umowy tj. 29.12.2019 r., a wumowie nr 15/2020 błędną datę zawarcia umowy, tj. 18.09.2019 r.
5. W umowach nr 19/2019 i 14/2020 powielono błąd pisarski zawarty w preambułach umów: było „…Organizacji Porządkowych”, a winno być „…Organizacji Pozarządowych”.
6. W § 2 ust.1 umów nr 22/2019 i 21/2020 wskazano wzajemnie wykluczającą się treść stanowiącą podstawę rozliczenia umów „…godzinę zegarową (45 min.)”.
7. W 4. umowach i aneksach do umów wskazano w preambułach dane prezesa zarządu  jako najemcy (który de facto nie podpisał umów) zamiast danych pełnomocnika wraz ze wskazaniem wydającego pełnomocnictwo. Wprawdzie pełnomocnictwo znajdowało się pod umową, ale nie zostało przywołane w umowie, w związku z czym dane osób z preambuły i podpisującego umowę były niespójne.

W toku kontroli rozrachunków z 8. najemcami, potwierdzonych 74. fakturami wystawionymi w 2020 r. stwierdzono, że:

1. W przypadku 3. najemców będących konsumentami, główny księgowy naliczył odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania płatności jedynie w odniesieniu do 1. faktury, a powinien do 8. faktur.
2. W przypadku pozostałych 5. najemców prowadzących działalność gospodarczą, główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych w transakcjach handlowych od 9. faktur, których płatność uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym w fakturach oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności od 14. faktur, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.),zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
3. W przypadku 43. faktur, terminy zapłaty wskazane w tych fakturach były niezgodnie z zawartymi umowami, przy czym w 25. przypadkach same faktury wystawione zostały po ww. terminie, w 2. przypadkach wskazano terminy wcześniejsze niż wynikało to z zapisów umownych, według których najemca zapłaci czynsz najmu z góry do dnia 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc, za który należna jest płatność, na podstawie faktury wystawionej przez wynajmującego, a w 16. przypadkach nie wskazano terminu zapłaty. Należy zaznaczyć, że jednostka wystawiając faktury po 10. dniu każdego miesiąca i wyznaczając w fakturach terminy zapłaty późniejsze niż wynikające z umowy, naraża się na utratę ewentualnych odsetek należnych za dni opóźnienia w zapłacie przypadające od 11. dnia danego miesiąca.
4. Noty odsetkowe wystawione w trakcie 2020 r. zaewidencjonowane zostały w księgach rachunkowych szkoły dowodem systemowym „NOW” w grupie dokumentów „Nota odsetkowa WRD”, jednakże dowody źródłowe w postaci samych not nie były załączone do ww. dowodów systemowych.
5. Na fakturach sprzedaży nie zamieszczono wskazań dekretacyjnych, które zgodnie z opisem dotyczącym dekretacji i księgowania dowodów zawartym w „Regulaminie kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych” stanowiącym załącznik nr 6 do zarządzenia nr 1/2014 ówczesnego dyrektora w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości), powinny być wskazane na pieczęci dekretacyjnej zamieszczonej na fakturach, której wzór wskazano w tejże procedurze.

W dniu 30.07.2020 r. na konto szkoły wniesiona została wpłata w kwocie 900 zł tytułem sprzątania lokali wyborczych. Wpłata zaewidencjonowana została w księgach rachunkowych jednostki bez stosownego dowodu źródłowego. Według art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.),zw. dalej uor, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Szkoła nie wywiązała się ponadto z obowiązku złożenia Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2020 r. z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.).

Załącznikiem do zarządzenia nr 1/2015/2016 z dnia 30.06.2015 r., ówczesny dyrektor wprowadził „Procedurę wynajmu pomieszczeń w budynku i na terenie Szkoły Podstawowej Nr 16 w Szczecinie”, opracowaną na podstawie ww. Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin i określającą tryb przygotowania, organizację i przeprowadzenie przetargu pisemnego na wynajem części mienia – pomieszczeń i obiektów w budynku i na terenie jednostki.

Wszystkie umowne opłaty za wynajem ustalone zostały zgodnie z cennikiem obowiązującym w jednostce.

Umowy zawarte w 2020 r. stanowiły kontynuację najmów z 2019 r., w związku z czym w 2020 r. ogłoszono jedynie przetarg na wynajem salki lustrzanej.

Kontrola wpłat za półkolonię zorganizowaną przez szkołę w lutym 2020 r. nie wykazała nieprawidłowości.

 1.2. Należności

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r., należności krótkoterminowe wyniosły ogółem 237.472,85 zł, w tym: 7.380,88 zł – należności z tytułu dostaw i usług oraz 230.091,97 zł – pozostałe należności.

Według sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., należności wymagalne wyniosły 7.063,49 zł.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że jednostka posiadając m.in. należności wymagalne w kwocie 4.604,73 zł, których termin zapłaty upłynął w 2005 r., nie wystąpiła do wydziału nadzorującego o opinię prawną w sprawie dalszego postępowania z ww. należnościami.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 848.376,56 zł, tj. 8,7% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 9.786.440,55 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 9.380.030,04 zł oraz wydatki WRD w kwocie 406.410,51 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2020 r. Na wydatki poddane kontroli składały się:

• wydatki w kwocie 755.296,70 zł zrealizowane ze środków budżetowych,
• wydatki w kwocie 65.279,86 zł zrealizowane ze środków WRD,
• wydatki w kwocie 27.800 zł dotyczące organizacji półkolonii.

Kontrolę 110. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

Na fakturach zakupu nie odnotowano w 2020 r. daty wpływu faktur do szkoły, w związku z czym nie można było jednoznacznie stwierdzić, że nieterminowe uregulowanie płatności 2. faktur wynikało z opóźnionego dostarczenia dokumentów do szkoły, na co główny księgowy wskazał w udzielonych wyjaśnieniach.

W toku kontroli stwierdzono, że 24 faktury gotówkowe rozliczone w kasie szkoły w ramach zwrotu za wydatki poniesione w 2020 r. na organizację półkolonii, nie zawierały potwierdzenia odbioru gotówki przez osobę przedstawiającą faktury do rozliczenia. Według głównego księgowego, wydatki zrealizowane zostały ze środków własnych pracownika realizującego zakupy, a potwierdzenie pobrania gotówki nie zostało zamieszczone na fakturach przez przeoczenie.

Wskazania dekretacyjne zamieszczone na pieczęciach dekretacyjnych złożonych na dowodach nie były kompletne, co nie wypełniało art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Wprawdzie przed rozpoczęciem kontroli do wszystkich dowodów źródłowych wydrukowane zostały dowody systemowe zawierające pełne dekretacje, jednakże powyższe powinno być wykonywane na bieżąco. Ponadto pełna dekretacja dowodów księgowych potwierdzona została wydrukiem sporządzonym z systemu finansowo – księgowego podpisanym przez głównego księgowego, a nie jak wskazano w opisie dotyczącym dekretacji i księgowania dowodów zawartym w załączniku nr 6 do zasad rachunkowości, tj. za pomocą pieczęci dekretacyjnej, według ustalonego wzoru.

Wszystkie faktury zakupu poddane kontroli zawierały m.in. opisy merytoryczne, zapisy o wprowadzeniu zakupionego majątku do ksiąg inwentarzowych oraz podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową i za akceptację do zapłaty.

 2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r., zobowiązania SP16 (bez ZFŚS) wyniosły ogółem 636.233,29 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 32.327,30 zł,
• wobec budżetów w kwocie 2.017,49 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 96.590,68 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 505.297,82 zł.

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2020 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Zobowiązania wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 10. z 127. pracowników zatrudnionych w 2020 r. (7,9% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 597.965,83 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 561.934,04 zł (8,7% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 6.513.235,18 zł zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 36.031,79 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2019 r., wypłaconego w 2020 r. (7,7% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 467.198,50 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano także zapisy procedur regulujących organizację szkoły oraz dotyczące wynagradzania pracowników.

Kontrola „Regulaminu pracy” (ze zm.) obowiązującego od dnia 01.01.2012 r. i dokumentacji pracowniczej wykazała, że w aktach osobowych nie było oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z tymże regulaminem. Wprawdzie w wyroku z 5 grudnia 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawcama obowiązek podać do wiadomości regulamin wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, a dla ważności regulaminu nie jest wymagane zapoznanie się z nim pracowników (II PK 124/06), jednak według § 1 ust. 3 ww. regulaminu obowiązującego w szkole, przed dopuszczeniem do pracy każdy nowozatrudniony pracownik zostaje zapoznany z regulaminem wynagradzania przez bezpośredniego przełożonego, a oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem włącza się do akt osobowych. Po wejściu w życie ww. regulaminu, umowy o pracę zawarte zostały m.in. z 3. pracownikami administracji i obsługi (specjalista ds. kadr, kierownik obiektów sportowych, intendent.).

Kontrola dokumentacji pracowniczej 10. pracowników wykazałanastępujące nieprawidłowości:

1. Dokumentacja zawarta w aktach osobowych pracowników nie została ponumerowana i wprowadzona do wykazów akt dla poszczególnych części A, B i C, a według § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
2. W aktach osobowych przechowywane były kopie dokumentów niepotwierdzone za zgodność z oryginałem, a według § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
3. W aktach osobowych pracowników nie było zakresów czynności obowiązujących w 2020 r. dla stanowisk: kierownik gospodarczy oraz sprzątaczka, przy czym zakres z dnia 17.05.2021 r. dla stanowiska sprzątaczka nie zawierał: podpisu dyrektora szkoły, daty przyjęcia zakresu przez pracownika, informacji o podległości służbowej pracownika oraz wskazania w § 7 dotyczącego zastępstwa.
4. W aktach osobowych nauczyciela nie było aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego, a zakres obowiązków nauczyciela wychowawcy nie został przez pracownika podpisany.
5. W aktach osobowych pracownika nie było umowy o pracę sporządzonej w dniu 01.07.2000 r., do której odwoływał się aneks zawarty w dniu 30.03.2001 r., dotyczący przyjęcia obowiązków starszej księgowej od dnia 01.07.2001 r. do 31.08.2001 r.
6. W aktach osobowych 3. pracowników, w tym pracownika pełniącego funkcję kasjera, nie było dokumentów (oświadczeń) o przyjęciu odpowiedzialności materialnej. Zgodnie z § 5 ust. 6 obowiązującej w SP16 „Zakładowej instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 7 do zasad rachunkowości, kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie, składając pisemną deklarację odpowiedzialności wraz z oświadczeniem, że posiada znajomość przepisów dotyczących zasad prowadzenia gospodarki kasowej i obrotu gotówkowego. Według wyjaśnień specjalisty ds. kadr, nie otrzymał on takiego dokumentu w celu przechowywania w aktach osobowych.
7. Poszczególne dokumenty znajdowały się w niewłaściwych częściach akt osobowych, w tym: w części A pismo dotyczące wynagrodzenia, w części B 3 świadectwa pracy oraz polecenie wyjazdu służbowego, które powinno stanowić potwierdzenie czasu pracy (wyjazd bezkosztowy) lub księgowy dokument źródłowy (zaliczka i/lub koszty do rozliczenia), w części D świadectwo pracy.Według § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), akta osobowe pracownika obejmują w części A - dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, a w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
8. Stwierdzono 2 przypadki przechowywania w aktach osobowych dokumentacji dotyczącej innych pracowników (zmiana wymiaru uposażenia oraz wniosek o udzielenie urlopu z tytułu opieki nad dzieckiem).
9. Na aneksie do umowy o pracę wprowadzono odręcznie 8 zmian, które nie zostały zaparafowane przez strony umowy.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji pracowniczej pracowników SP16 był w 2020 r. specjalista ds. kadr.

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń osobowych 10. pracownikom, nie wykazała żadnych nieprawidłowości. W toku kontroli stwierdzono jedynie, że:

1. Wyrównanie wynagrodzeń za styczeń i luty 2020 r., wypłacone pracownikom niepedagogicznym w marcu 2020 r., naliczone zostało bez podziału zawierającego wynagrodzenie za czas urlopu, w przypadku korzystania przez pracowników z urlopu w miesiącach styczeń i luty 2020 r.
2. Dodatki funkcyjne 2. pracowników wykazane były na kartach zarobkowych pracowników za 2020 r. pod pozycją „nauczyciel-01”, a godziny dodatkowe nauczycieli, jako „godziny-12” i „godziny-11”, tj. niezgodnie z faktycznym rodzajem dodatków. Według wyjaśnieńspecjalisty ds. płac, program do naliczania wynagrodzeń potraktował ww. dodatki jako dodatkowe składniki i po migracji danych do programu płace vulcan nazwał systemowo jak wyżej.

 Pismem z dnia 01.09.2009 r. ówczesny dyrektor powierzył obowiązki głównemu księgowemu zgodnie z zakresem wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp.

W przypadku wszystkich 10. pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone w 2020 r. zostało naliczone na podstawie faktycznych wynagrodzeń, z uwzględnieniem zasad naliczania obowiązujących w tym zakresie.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2020 r. dotyczące pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole i akceptacje do wypłaty.

 4. Podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 501.757 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy (po uwzględnieniu wypłaconych świadczeń i wynagrodzenia płatnika) naliczone zostały w kwocie ogółem 2.602.546 zł.

Według deklaracji VAT-7 oraz plików JPK_V7 za 2020 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 10.328,34 zł.

Kontroli poddano 188 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2020 r. w zakresie ich zgodności z zapisami załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r. oraz Zarządzeniem Nr 355/18 z dnia 7.08.2018 r.; aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 136/21 z dnia 22 marca 2021 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Podatek za styczeń 2020 r. wykazany został w deklaracji rocznej PIT-4R w kwocie zawyżonej o 30 zł (podatek od delegacji sędziowskiej wprowadzono w kwocie 35 zł zamiast 5 zł), a deklaracja nie została skorygowana.
2. Podatek za czerwiec zapłacony został w kwocie niższej o 1.341 zł w wyniku nieujęcia podatku naliczonego w liście wypłaty nr 44/N/06/2020. Niedopłata w kwocie 1.342 zł (nadpłata w kwocie 1 zł) uregulowana została w dniu 05.08.2020 r. tj. 16 dni po terminie zapłaty przypadającym w dniu 20.07.2020 r. Według art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
3. Według deklaracji rocznej PIT-4R wynagrodzenie płatnika za wrzesień 2020 r. wyniosło 124 zł, a winno być 123 zł, a deklaracja roczna nie została skorygowana.
4. Podatek za listopad 2020 r. zapłacony został bez pomniejszenia o naliczone wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 106 zł, co według wyjaśnień głównego księgowego ujawnione zostało dopiero w trakcie sporządzania bilansu za 2020 r. Według § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154), kwota należnego wynagrodzenia jest potrącana z kwoty podatków pobranych przez płatników lub inkasentów.

Składki ZUS

Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Składki ZUS za styczeń 2020 r. zostały zapłacone w kwocie wyższej o 187,37 zł niż wynikało to z deklaracji ZUS P DRA. Nadpłata nie została potrącona z bieżących zobowiązań za 2020 r., a ponadto pozostała także nierozliczona na dzień 31.12.2020 r. (składowa salda konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne).
2. W kwietniu 2020 r. dokonano nadpłaty składek na kwotę 393,55 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego ww. kwota stanowiła dopłatę do składek za marzec 2020 r., na podstawie wykonanej korekty ZUS P DRA. Jednostka nie posiadała jednak wymienionej korekty i nie wyjaśniła na bieżąco w 2020 r. przyczyn nieprzyjęcia korekty przez system Płatnik. Korekta deklaracji wykonana została ponownie w trakcie kontroli, tj. w dniu 22.07.2021 r.
3. Składki za sierpień 2020 r. w kwocie 5.778 zł zapłacone zostały w dniu 15.10.2020 r. (dow. WBB/SP16/111/10/2020), tj. 38 dni po terminie zapłaty przypadającym na dzień 08.09.2020 r. (05.09.2020 r. przypadał w sierpniu w sobotę). Według wyjaśnień głównego księgowego, odsetki od zaległości podatkowych, które wyniosły w powyższym przypadku 48 zł, nie zostały uregulowane wraz z kwotą główną. Według art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych. W odniesieniu do ww. odsetek miał zastosowanie § 11 rozporządzenia w sprawie rachunkowości, który nakładał obowiązek ujęcia w księgach rachunkowych odsetek należnych na koniec kwartału.

W toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenie płatnika za m-ce od stycznia do maja 2020 r. nie było na bieżąco przekazywane do UM Szczecin. Wynagrodzenie za ww. okres przekazane zostało w kwocie 475,12 zł dopiero w dniu 09.06.2020 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, opóźnienie związane było z procesem wprowadzania nowego programu finansowo - księgowego.

Podatek VAT

W toku kontroli zagadnień związanych z podatkiem od towarów i usług, stwierdzono, że:

1. W listopadzie i grudniu 2020 r. dokonano dwukrotnego zafakturowania sprzedaży zwolnionej od podatku na kwotę 759,79 zł, raz poprzez wystawienie faktury na najemcę (faktury nr: SP16/20/F/142, SP16/20/F/128), a drugi raz na Gminę Miasto Szczecin (faktury nr: SP16/20/W/26, SP16/20/W/25). Wprawdzie zdublowane faktury nie zostały wykazane w deklaracjach JPK_V7 (poz. dot. dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku), jednakże zwiększały wartość sprzedaży wykazaną w „Rejestrach sprzedaży VAT”.
2. W październiku 2020 r. wniesiona została wpłata za korty dla dzieci w kwocie 15 zł, zaewidencjonowana na koncie 700-WW-801-80101-0970-05, która nie została ujęta w żadnej fakturze sprzedaży wewnętrznej.
3. Deklaracje VAT zostały wypełnione po terminie przekazania podatku do UM Szczecin, tj. po 10.dniu następnego miesiąca: za styczeń 11.02.2020 r., za luty 12.03.2020 r., za wrzesień 13.10.2020 r. za październik 12.11.2020 r., za listopad 11.12.2020 r. Tym samym podatek za styczeń, luty, wrzesień i październik 2020 r. także został przekazany do UM Szczecin po 10.dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczył.Według § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT (Aktualnie jest to § 6 ust. 9 w zw. z § 6 ust. 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin), wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowej VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT na rachunek bankowy WOś.
4. Nie dokonano zmian w zasadach rachunkowości obowiązujących w jednostce, w zakresie funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT, zgodnie z § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.

W pozostałych przypadkach, jednostka korzystała w 2020 r. z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.).

Podatek należny podlegający przekazaniu do UM Szczecin, wykazany w rejestrach sprzedaży wyniósł łącznie 10.328,34 zł i był zgodny z wartością podatku ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7 i dokumentach JPK_V7.

Główny księgowy ustalił wartościwskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika na 2020 r.

 5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-23, Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2020 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 19.818 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 5.182 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 12.979,84 zł i było niższe od planu po zmianach o 6.838,16 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 9.416.040,56 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 1.978.505,16 zł (plan na 01.01.2020 r. w kwocie 7.437.535,40 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 9.380.030,04 zł i było niższe od planu po zmianach o 36.010,52 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 1.080.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 406.410,51 zł i było mniejsze od ww. planu o 673.589,49 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2020 r. z ewidencją księgową.

Kontrola wykazała, że dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej były niezgodne z ewidencją księgową szkoły. Kwota zrealizowanych wydatków budżetowych w kwocie ogółem 9.380.030,04 zł według sprawozdania Rb-28S była zgodna z kwotą ogółem tych wydatków wynikającą z „Analityki rachunków bankowych (wg dokumentów) Od m-ca: Styczeń do m-ca: Grudzień roku 2020 dla wszystkich paragrafów wydatków z dzienników "BUDŻET"”. Na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej zanotowano jednak różnice in+/in -, a w ocenie kontrolującego kwoty wydatków na paragrafach także powinny być zgodne z kwotami wykazanymi na tych paragrafach w sprawozdaniu Rb-28S. Według wyjaśnień głównego księgowego, powyższe wynikało z niewystarczającej znajomość nowego programu i rozbicia płac na dużą liczbę kont rozrachunkowych, co w rezultacie doprowadziło do powstania licznych błędów, których poprawienie nie było już możliwe. Według § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.), kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-23 były zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S i Rb-28S.

Wszystkie sprawozdania roczne budżetowe i finansowe SP16 za 2020 r. sporządzone zostały przez głównego księgowego i podpisane przez dyrektora.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Kontroli poddano zgodność wartości majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono, że wprawdzie dyrektor wydał zarządzenie nr 4/2020 z dnia 01.10.2020 r. w sprawie inwentaryzacji, jednak dotyczyło ono jedynie przeprowadzenia skontrum biblioteki szkolnej, gdy tymczasem w ramach inwentaryzacji przeprowadzony został spis z natury magazynu żywnościowego oraz kasy szkoły.

Kontrola wykazała, że w ramach czynności inwentaryzacyjnych nie wykonano spisu z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych według stanu na dzień 31.12.2020 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, spisu nie wykonano w wyniku przeoczenia.

Kontrola ksiąg inwentarzowych szkoły wykazała, że księgi inwentarzowe środków trwałych szkoły oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzone przez głównego księgowego w formie tabelarycznych zestawień, nie zawierały zapisów dotyczących dowodów stanowiących podstawę ujęcia danego majątku w księdze (np. dow. OT, licencja).

W pomieszczeniach szkoły nie było spisów inwentarza. Wprawdzie w procedurach szkoły nie wskazano na taki obowiązek, jednakże według kontrolującego, spisy takie stanowią dodatkowy element kontroli sprawowanej nad posiadanym majątkiem, w tym niekontrolowanym przemieszczaniem tego majątku.

Wartość majątku szkoły według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością wykazaną w księgach rachunkowych na kontach 011, 013, 014 i 020.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola wykazała, że w księgach rachunkowych zaewidencjonowano wydatki bez stosownych dowodów źródłowych, dotyczące:

• przekazania poszczególnych transz odpisu na rachunek ZFŚS; dowodem źródłowym powinien być dowód wewnętrzny PK – Polecenie księgowania, wraz ze stosowną dokumentacją (naliczenie odpisu, inne), zgodnie z art. 20 ust. 2 uor,
• wypłaconego pracownikom w 2020 r. dofinansowania do studiów i szkoleń na kwotę ogółem 2.342,50 zł; według wyjaśnień głównego księgowego, dokumentacja źródłowa (w tym zgoda dyrektora) stanowiła dokumentację kadrową.

W toku kontroli stwierdzono, że faktury dotyczące zakupu składników majątku podlegających ewidencji ilościowo – wartościowej i/lub ilościowej nie były na bieżąco ewidencjonowane na kontach zespołu „0”,. Według wyjaśnień głównego księgowego, faktury były ewidencjonowane na koncie 013 przeważnie dwa razy w roku, w czerwcu i grudniu. W ocenie kontrolującego, powyższe nie wypełniało zapisu art. 20 ust. 1 uor, według któregodo ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W szkole prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w SP16 procedury wewnętrzne, na które składały się:

1. Dokumentacja i przyjęte zasady rachunkowości wraz z załącznikami:
   • Załącznik nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
   • Załącznik nr 2 – Zakładowy plan kont,
   • Załącznik nr 3 – Zasady prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej,
   • Załącznik nr 4 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
   • Załącznik nr 5 – Opis systemu informatycznego,
   • Załącznik nr 6 – Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
   • Załącznik nr 7 – Zakładowa instrukcja kasowa,
   • Załącznik nr 8 – Opis systemu ochrony danych i zbiorów,
   • Załącznik nr 9 – Instrukcja w sprawie obiegu faktur VAT (sprzedaży), wystawianych przez SP16,
   • Załącznik nr 10 – Instrukcja w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników na obszarze kraju,
   • Załącznik nr 11 – Instrukcja dotycząca sporządzania i obiegu list płac,
   • Załącznik nr 12 – Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów dotyczących składników majątku trwałego,
   • Załącznik nr 13 – Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów dotyczących wypłaty i rozliczenie pobranych zaliczek.

Kontroli poddano także obowiązujące w jednostce procedury dotyczące organizacji szkoły oraz wynagradzania pracowników.

Kontrola procedur obowiązujących w jednostce wykazała poniższe nieprawidłowości.

W zasadach rachunkowości nie dokonano modyfikacji zapisów planu kont w zakresie konta 225 – Rozrachunki z budżetami oraz nie wprowadzono obowiązku raportowania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego JPK, a w związku z tym obowiązku dostarczania informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży VAT do organu nadrzędnego za pomocą udostępnionego programu informatycznego, w terminach i na zasadach zgodnych z zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

W zasadach rachunkowości naprzemiennie stosowana była nazwa stanowiska „kierownik administracyjny” i „kierownik gospodarczy”, a winna być „kierownik gospodarczy”.

Zapisy załącznika nr 1 do zasad rachunkowości były niespójne z pkt I 4 ppkt 9 informacji dodatkowej do bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2020 r. w zakresie wyceny majątku. Według załącznika, wyposażenie w drobny sprzęt biurowy i wyposażenie pomieszczeń w wartości do 500 zł (kosze na śmieci, wieszaki, czajniki, lustra, itp.) oraz materiały na potrzeby biurowo – socjalne (płyty do komputerów, art. BHP, formularze druków, wydawnictwa, itp.) w chwili wydania do użytku księguje się w koszty bez ewidencji analitycznej. Tymczasem według informacji dodatkowej do bilansu, składniki majątku o wartości nie przekraczającej 100 zł, ewidencjonuje się bezpośrednio w koszty działalności i nie podlegają one ewidencji bilansowej i pozabilansowej, a w przedziale 101 zł – 3500 zł podlegają odpisaniu w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie przekazania ich do użytkowania i są objęte ewidencją ilościową. Według wyjaśnień głównego księgowego, opis zawarty w załączniku do zasad rachunkowości nie został zaktualizowany.

W „Zakładowym planie kont” (załącznik nr 2 do zasad rachunkowości), w opisie do konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, nie wskazano na ewidencję rozrachunków z tytułu rozliczenia delegacji służbowych, dofinansowania dokształcania pracowników oraz zakupu okularów korygujących wzrok.

„Instrukcja inwentaryzacyjna” (załącznik nr 4 do zasad rachunkowości) nie zawierała wzorów dokumentów wymienionych w § 7 instrukcji oraz wzoru protokołu z przeprowadzonej weryfikacji, o którym mowa w § 6 ust. 3 lit. h.

Według § 6 „Instrukcji kasowej” (załącznik nr 7 do zasad rachunkowości), funkcjonowanie kasy i wykonywanie funkcji kasjera podlega okresowym kontrolom, jednak w instrukcji nie wskazano na obowiązek sporządzania stosownego protokołu z kontroli oraz nie określono wzoru takiego protokołu. Według § 14 ust. 7 instrukcji „inwentaryzacja kasy powinna być udokumentowana zgodnie z zasadami określonymi z instrukcji inwentaryzacyjnej”, jednak w instrukcji inwentaryzacyjnej opisane zostały arkusze spisu z natury, które w przypadku kasy nie zawierały w swej treści np. miejsca na opis stanu zabezpieczeń pomieszczenia kasowego.

W załączniku nr 8 do zasad rachunkowości nie wskazano programów do ochrony zasobów informatycznych stosowanych w szkole, a w załączniku nr 9 do zasad rachunkowości powołano się jedynie na ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a nie wskazano zarządzenia w sprawie centralizacji VAT, zawierającego m.in. wskazania w zakresie znakowania faktur sprzedaży.

W „Instrukcji w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników na obszarze kraju” (załącznik nr 10 do rachunkowości) nie wskazano sposobu postępowania z delegacjami „bezkosztowymi”, stanowiącymi jedynie rozliczenie czasu pracownika, a w pkt 9 wskazano, że zwrot kosztów podróży następuje z kasy szkoły, ograniczając tym samym możliwość obrotu bezgotówkowego.

W pkt 3 „Instrukcji dotyczącej sporządzania i obiegu list płac” (załącznik nr 11 do zasad rachunkowości) wskazano na sprawdzenie pod względem finansowo – księgowym przez głównego księgowego, tj. kontrolę, której rodzaj nie został wymieniony w procedurach, a która winna stanowić kontrolę pod względem formalno – rachunkowym.

W „Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów dotyczących wypłaty i rozliczenie pobranych zaliczek” (załącznik nr 13 do zasad rachunkowości) powołano się na druki wniosku o zaliczkę i rozliczenia zaliczki stanowiące załączniki do instrukcji, których de facto instrukcja nie zawierała.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.,

Kontroli poddano także sposób ewidencjonowania umów zawartych przez szkołę oraz funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W toku kontroli stwierdzono, że szkoła nie prowadziła jednego, centralnego rejestru umów. Odrębne rejestry prowadzone były przez kierownika gospodarczego i kierownika obiektów sportowych w zakresie realizowanych najmów. W rejestrach nie były ponadto ewidencjonowane zawarte przez dyrektora umowy wydatkowe, w tym np. umowa w zakresie przeprowadzania badań okresowych pracowników, której oryginał przechowywany był przez specjalistę ds. kadr.

Szkoła przekazała informacje o niewystępowaniu transakcji podejrzanych w 2020 r.

Dyrektor złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w SP16 przez organa kontroli zewnętrznej. Według oświadczenia dyrektora i księgi kontroli prowadzonej w szkole, w 2020 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w SP16 żadnej kontroli.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes sporządzonym przez głównego księgowego, uprawnienia administratora nadane były dyrektorowi, wicedyrektorowi i głównemu księgowemu, przy czym wicedyrektor nie posiadał uprawnień do zmiany własnych uprawnień, a akceptacja dyspozycji płatniczych przeprowadzana była dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi SP16:

1. Wykonywanie stosownych księgowań, w celu uzyskania zgodności prowadzonej ewidencji ze sporządzoną sprawozdawczością w zakresie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
2. Uzgodnienie z ZUS i Urzędem Skarbowym stanu rozliczeń publicznoprawnych, rozliczenie ewentualnych zobowiązań i należności oraz sporządzenie stosownych korekt deklaracji.
3. Wykonanie stosownych korekt deklaracji i faktur w zakresie sprzedaży.
4. Naliczenie i zapłatę odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązań publicznoprawnych oraz bieżące regulowanie zobowiązań w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
5. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania najemcom będącym przedsiębiorcamirekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
6. Niestosowanie  przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych w odniesieniu do stron niewymienionych w art. 2 tejże ustawy.
7. Bieżące przekazywanie do Gminy wynagrodzenia płatnika z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa oraz wpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych.
8. Regulowanie płatności szkoły na podstawie dowodów źródłowych wymienionych w art. 20 ust. 2 uor, w tym także odpisów na ZFŚS oraz wypłat na rzecz pracowników.
9. Wystawianie faktur sprzedaży za najem składników majątkowych zgodnie z zawartymi umowami w zakresie terminu zapłaty.
10. Stosowanie procedur wynikających z zarządzenia sprawie centralizacji VAT, w tym, terminowe przekazywanie deklaracji i podatku do Gminy.
11. Każdorazowe potwierdzanie pobrania gotówki z kasy tytułem zwrotu za wydatki dokonane z prywatnych środków pieniężnych.
12. Uzupełnienie ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o zapisy dotyczące zidentyfikowanego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia danego majątku w księdze.
13. Bieżące ewidencjonowanie zmian stanu majątku na kontach zespołu „0”.
14. Obejmowanie spisem z natury biletów komunikacji miejskiej i znaczków pocztowych.
15. Przekazywanie Prezydentowi Miasta Szczecin informacji rocznej z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.
16. Uporządkowanie akt osobowych pracowników, w tym m.in. sporządzenie wykazów dokumentów, uzupełnienie o brakujące dokumenty i wyłączenie  dokumentów nie podlegających gromadzeniu w aktach osobowych.
17. Założenie i prowadzenie jednego, centralnego rejestru umów zawartych przez dyrektora szkoły, obejmującego także umowy wydatkowe. 
18. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia oraz usunięcia zapisów nieprawidłowych, przy zachowaniu wzajemnej spójności.