Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11.05 - 08.06.2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 7 w Szczecinie przy ul. Złotowskiej 86 (zw. dalej SP 7) w zakresie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.08.2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W badanym zakresie stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników;
• niewłaściwego ustalenia zasad przydziałów środków ochrony indywidualnej;
• braku potwierdzania przez pracowników podpisem na indywidualnych „Kartach ewidencyjnych wyposażenia” faktu otrzymania odzieży, obuwia roboczego lub środków ochrony indywidualnej;
• sposobu prowadzenia książki obiektu budowlanego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• przeprowadzania kontroli obiektu budowlanego oraz sposobu wykonywania zaleceń wynikających z tych kontroli;
• oceny ryzyka zawodowego;
• przechowywania niebezpiecznych bądź szkodliwych czynników chemicznych;
• realizacji obowiązków wynikających z decyzji zewnętrznych organów kontroli nad warunkami pracy;
• kontroli urządzeń objętych dozorem technicznym;
• ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy;
• wykonywania zadań przez służbę bhp;
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami;
• pracy przy monitorach ekranowych;
• szkoleń w dziedzinie bhp.

II. Oceny cząstkowe

1. Obiekty budowlane, pomieszczenia i stanowiska pracy

SP 7 usytuowane było przy ulicy Złotowskiej w budynku wolnostojącym posiadającym 2 kondygnacje, do budynku przylegała również sala gimnastyczna. Budynek był wyposażony we wszystkie podstawowe instalacje: wodno – kanalizacyjną, centralnego ogrzewania, elektryczną, odgromową, wentylacyjną i kominową. Powierzchnia zabudowy wynosiła 5055,50 m².

Na kompleks przy ulicy Złotowskiej składały się również 42  jednokondygnacyjne moduły połączone łącznikiem z budynkiem głównym szkoły. Powierzchnia zabudowy modułowej wynosiła 769 m².

SP 7 była również zarządcą budynku wolnostojącego przy ulicy Wojciechowskiego 50. Budynek ten był wyposażony we wszystkie podstawowe instalacje: wodno – kanalizacyjną, centralnego ogrzewania zasilana z sieci zewnętrznej, elektryczną, gazową, odgromową, wentylacji mechanicznej w pomieszczeniach kuchennych. Powierzchnia zabudowy wynosiła 1.500 m².

Właścicielem ww. budynków jest Gmina Miasto Szczecin, a zarządcąSP 7.

Dla budynków SP 7 prowadzono trzy odrębne książki obiektu budowlanego (dwie dotyczące obiektów przy ulicy Złotowskiej – budynek szkoły wraz przylegającą salą gimnastyczną oraz odrębnie dla modułów dobudowanych w 2014 roku do budynku szkoły, trzecia dla budynku przy ulicy Wojciechowskiego).

W wyniku kontroli stwierdzono, że w książce obiektu budowlanego dot. budynku szkoły przy ulicy Wojciechowskiego nie dokonano wpisu dot. rocznego przeglądu przewodów kominowych (Protokół z dnia 19.09.2019 r. nr 31/09/2020). Powyższe naruszyło postanowienia § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134)w związku z § 5 pkt 4 ww. rozporządzenia, według których wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu oraz powinny obejmować protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2020 r. poz. 1333 ze zm.) (zwana dalej ustawą Prawo budowlane).

Za powyższe odpowiadał ówczesny kierownik gospodarczy.

Zarządca obiektu budowlanego przeprowadzał okresowe kontrole stanu technicznego budynku oraz instalacji i przewodów. Kontrole obiektów budowlanych, zarządzanych przez SP 7, przeprowadzone na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Prawo budowlane nie wykazały zagrożeń dotyczących użytkowania obiektu. Budynki dopuszczano do dalszej eksploatacji. Osoby przeprowadzające kontrole posiadały stosowne uprawnienia do przeprowadzania kontroli w danym zakresie.

Dyrektor SP 7 na bieżąco informował właściciela obiektu o stanie technicznym obiektu i terenuzewnętrznego.

Pomieszczeniahigieniczno-sanitarne były w stanie technicznym i higienicznym spełniającym wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach robotniczych zapewniono szatnie z szafami na odzież i obuwie robocze oraz odzież i obuwie własne pracowników.

 2. Techniczne urządzenia podlegające dozorowi technicznemu

W toku kontroli ustalono, że w SP 7 eksploatowane są urządzenia: dźwig, dla którego ustalono formę dozoru pełnego oraz stały zbiornik ciśnieniowy, dla którego ustalono formę dozoru ograniczonego. Dla ww. urządzeń prowadzone były Księgi rewizyjne urządzenia technicznego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.               

W dniach: 18.10.2018 r. i 25.11.2020 r. wykonano czynności dozoru technicznego, które zakończyły się wynikiem pozytywnym. Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz.U. z 2021 r. poz. 272), na podstawie pozytywnych wyników badań i wykonanych czynności Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego wydał decyzje zezwalające na eksploatację ww. urządzeń:

- zbiornika ciśnieniowego do dnia 31.10.2022 r.,

- dźwigu do dnia 30.11.2021 r.

 3. Zewnętrzne kontrole nad warunkami pracy

W okresieobjętym kontrolą WKiAW (od dnia 01.01.2018 r. do dnia kontroli WKiAW) w jednostce przeprowadzono cztery zewnętrzne kontrole w obszarze nadzoru nad warunkami pracy przez organy państwowe do tego powołane. Kontrole te przeprowadziła: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna, Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny oraz Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego. Przedmiotem kontroli był m.in.: stan sanitarno – higieniczny i techniczny pomieszczeń oraz sprzętu używanego w placówce, przestrzeganie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwem używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, stan techniczny elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Dyrektor SP 7 na bieżąco informowała organ nadrzędny o wynikach kontroli oraz wykonywała obowiązki wynikające z powyższych kontroli.

4. Czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe w procesie pracy

4.1 Maszyny, sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości

Na wyposażeniu PP 58 znajdowały się maszyny wykorzystywane podczas prac w kuchni, warsztacie konserwatora oraz maszyny służące do utrzymywania czystości i terenów zielonych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Pracodawca na bieżąco kontrolował stan techniczny maszyn. Okresowego przeglądu maszyn dokonywała osoba legitymująca się uprawnieniami elektrycznymi, zatrudniona na stanowisku konserwatora. Pracownicy mieli bieżący dostęp do instrukcji bhp dotyczących obsługi poszczególnych maszyn.      

 4.2 Czynniki chemiczne

Prace z wykorzystaniem niebezpiecznych, bądź stwarzających zagrożenie czynników chemicznych wykonywały osoby zatrudnione na następujących stanowiskach pracy: kucharz, pomoc kuchenna, woźny, dozorca,  starsza sprzątaczka, konserwator, intendent, kierownik gospodarczy, robotnik do prac ciężkich. Niebezpieczne, bądź stwarzające zagrożenie czynniki chemiczne stosowane były przez pracowników do utrzymania czystości i dezynfekcji pomieszczeń oraz do przeprowadzania drobnych prac remontowych i porządkowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Kontrola wykazała, że czynniki chemiczne znajdowały się w oryginalnych opakowaniach, prawidłowo oznakowane i przechowywane, bez dostępu osób nieuprawnionych. Pracownicy wykorzystujący podczas pracy czynniki chemiczne mieli bieżący dostęp do informacji zawartych w kartach charakterystyki.

Podczaswykonywania prac z użyciem ww. czynników pracownicy byli wyposażeni w rękawice ochronne.

 5.Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Zasadywyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze określało zarządzenie nr 6/2017/2018 dyrektora SP 7 z dnia 01.01.2018 r. w sprawie zasad i norm przydzielania pracownikom i nauczycielom środków ochrony indywidualnej, odzież i obuwie roboczego(zwane dalej zarządzeniem w sprawie odzieży). Załącznik nr 1 do powyższego zarządzenia stanowiła Tabela norm przydziału środków odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej (zwana dalej tabelą norm). Według zapisów ww. tabeli norm w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze wyposażano pracowników zatrudnionych na następujących stanowiskach: nauczyciel wychowania fizycznego, dozorca/ woźny, sprzątaczka, konserwator, robotnik do prac ciężkich, pracownik do prac lekkich, nadzorca przejścia dla pieszych, intendent, kucharz oraz pomoc kuchenna, nauczyciel plastyki.

Kontrola wykazała uchybienia w zakresie ustalonych w tabeli norm, stanowiącej załącznik do zarządzenia w sprawie odzieży, zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego. Zapis dla środków ochrony indywidualnej o treści „do zużycia” był bezzasadny ponieważ mogą one być stosowane tylko do momentu utraty właściwości ochronnych, co ma wykluczyć zastosowanie niesprawnych środków ochrony przez pracowników. Wykazano jednocześnie, że ten sam zapis „do zużycia” zastosowano przy ustalaniu okresów użytkowania środków ochrony indywidualnej na stanowisku: konserwatora, dozorca/woźny, starsza woźna, sprzątaczka, nadzorca przejść dla pieszych, pracownik do prac lekkich oraz robotnik do prac ciężkich, podczas gdy według art. 237⁸ § 1 i art. 237⁹ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) (zw. dalej K.p.),to pracodawca ustala rodzaje, środków ochrony indywidualnej, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania i to pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Zapis „do zużycia” nie spełnia wymagań wskazanego przepisu. Przyczyną uchybień była błędna interpretacja przepisów przez kierownika gospodarczego, odpowiedzialnego za prawidłowe wyposażanie pracowników w środki ochrony indywidualnej.

W 16 przypadkach na 36 poddanych kontroli stwierdzono uchybienia polegające na braku potwierdzania przez pracowników podpisem na indywidualnych „Kartach ewidencyjnych wyposażenia” faktu otrzymania środków ochrony indywidualnej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie i przechowywanie ww. kart w SP 7 był kierownik gospodarczy. Według wyjaśnień kierownika jednostki powyższe wynikało z przeoczenia. 

Pracownicyzostali wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze wymagane do stosowania na danym stanowisku pracy,spełniające polskie normy (PN), przewidziane w tabeli norm. Dla każdego pracownika  została założona indywidualna karta przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego.

 6. Wypadki przy pracy

W okresie od dnia 01.01.2018 r. do dnia kontroli w SP 7 zarejestrowano 2 wypadki przy pracy, nie zarejestrowano chorób zawodowych, bądź  podejrzeń o tego typu choroby.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Powołane przez pracodawcę zespoły powypadkowe niezwłocznie przystępowały do ustalania okoliczności i przyczyn wypadków a po ich ustaleniu do sporządzania w wymaganych terminach protokołów powypadkowych. Stwierdzono jednocześnie, że wypracowane przez zespół powypadkowy wnioski i środki profilaktyczne były adekwatne do zaistniałych zdarzeń.

Inspektor ds. bhp prowadził na bieżąco rejestr wypadków przy pracy.

 7. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego w SP 7 została przeprowadzona w październiku 2017 r. na stanowiskach:asystent nauczyciela, dozorca, informatyk, pracownik administracyjny, sprzątaczka, konserwator, woźny, kucharz/pomoc kuchenna, nauczyciel bibliotekarz, nauczyciel świetlicy, nauczyciel wychowania fizycznego, nauczyciel biologii, przyrody i geografii, nauczyciel informatyki, nauczyciel matematyki, nauczyciel edukacji wczesnoszkolnej, nadzorca przejść dla pieszych, nauczyciel fizyki,  nauczycielprzedmiotów humanistycznych, pedagog szkolny, katecheta, nauczyciel wychowania w rodzinie, nauczyciel WOS, nauczyciel nauczania przedszkolnego,nauczycielnauczania indywidualnego, nauczyciel przedmiotów artystycznych (technika, plastyka, muzyka), opiekun dzieci i młodzieży w czasie przewozu, pomoc nauczyciela,  pracownik do prac lekkich, robotnik do prac ciężkich, starsza woźna, starszy referent, animator środowiskowy. Aktualizacji oceny ryzyka zawodowego dokonywano na bieżąco, ostatniej dokonano we wrześniu 2020 r.Ocenę przeprowadził zespół ds. oceny ryzyka zawodowego, powołany przez dyrektora,w skład którego wchodził m.in. inspektor ds. bhp, wykonujący zadania służby bhp w SP 7.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zalresie.

Kontrola wykazała, że pracodawca ocenił i udokumentował ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą na poszczególnych stanowiskach, zastosował niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko oraz poinformował wszystkich pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

 8.Badania profilaktyczne

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami wykonywane były na podstawie umów zawieranych pomiędzy SP 7, a jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania tego typu badań. Kontroli poddano wstępne badania lekarskie osób zatrudnionych po 01.01.2017 r. oraz badania okresowe 42 pracowników, tj. 31,1% stanu osobowego jednostki w dniu kontroli.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Pracownicy zostali dopuszczeni do pracy na podstawie wydanych przez lekarza przeprowadzającego badanie profilaktyczne orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Kierując na badania pracownika pracodawca informował lekarza o warunkach pracy na danym stanowisku, uwzględniając występujące na stanowisku czynniki niebezpieczne, szkodliwe bądź uciążliwe.

 9.Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 135 osób.Służbę bhp stanowiła jednoosobowa komórka organizacyjna podlegająca bezpośrednio pracodawcy. Osoba zatrudniona na stanowisku inspektora ds. bhp w wymiarze czasu pracy 0,25 etatu, posiadała udokumentowane kwalifikacje do wykonywania zadań na tym stanowisku.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Inspektor ds. bhp: prowadził wewnętrzne kontrole stanu bhp, informował dyrektora SP 7 o stwierdzonych zagrożeniach, sporządzał coroczne analizy stanu bhp, brał udział w tworzeniu wewnętrznych zarządzeń oraz instrukcji, brał udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy, podejmował wspólne działania mające na celu przestrzeganie przepisówi zasad bhp oraz wspierania działań dyrektora szkoły mających na celu poprawę warunków pracy.

10. Szkolenia w dziedzinie bhp

Kontrolą objęto 42 pracowników (31,1 % stanu osobowego jednostki w dniu kontroli).Szkolenia wstępne: instruktaż ogólny przeprowadzali specjaliści z Ośrodka BHP ZCEMiP, instruktaż stanowiskowy, przeprowadzał osoby kierujące pracownikami oraz pracodawca. Szkolenia okresowe pracowników przeprowadzane były przez podmioty zewnętrzne uprawnione do przeprowadzania tego typu szkoleń.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie.

Wszyscy pracownicy posiadali aktualne szkolenia w dziedzinie bhp. Ustalono ponadto, że dyrektor SP 7 oraz inne osoby przeprowadzające szkolenia stanowiskowe pracowników posiadali aktualne szkolenie okresowe w dziedzinie bhp dla pracodawców. Zaświadczenia ze szkoleń przechowywane były w aktach osobowych pracowników. Pracownikom, do stałego korzystania udostępniano ponadto szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bhp na stanowiskach pracy.

 11. Prowadzenie akt osobowych

Kontrolą objęto sposób prowadzenia akt osobowych, w tym przechowywania zaświadczeń ze szkoleń w dziedzinie bhp oraz orzeczeń z badań profilaktycznych 42 pracowników.

Stwierdzono, że w 26 przypadkach na 42 poddane kontroli w części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Było to niezgodne z zapisami §6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), według którego pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracyobejmując m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników był główny specjalista ds. kadr i płac.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi:

1. Uzupełnienie brakującego wpisu dot. rocznego przeglądu przewodów kominowych w książce obiektu budowlanego dot. obiektu przy ulicy Wojciechowskiego.
2. Prowadzenie książek obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. dokonywanie wpisów dot. przeglądów w dniu zaistnienia okoliczności.
3. Prowadzenia akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Dostosowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa pracy oraz specyfiki wykonywanych zadań ma danym stanowisku pracy.
5. Każdorazowe potwierdzanie podpisem przez pracowników na indywidualnych „Kartach ewidencji wyposażenia” faktu otrzymania środków ochrony indywidualnej.