Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 27.10.2021 r. do 08.11.2021 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Gumieńce z siedzibą przy ul. Ku Słońcu 76 w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 17.11.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.12.2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Gumieńce (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niewskazaniu w opisach merytorycznych faktur paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz numeru uchwały RO lub zamieszczaniu niewłaściwego numeru uchwały,
• zastosowaniu § 4220 klasyfikacji budżetowej dla zakupów innych niż artykuły spożywcze,
• niezamieszczeniu na stronie internetowej protokołów z posiedzeń Rady oraz 2. uchwał, a także zamieszczeniu sprawozdań z wydatków zawierających błędy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w latach 2019 – 2020 z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/772/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Gumieńce (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2019 r. wyniósł 36.540 zł (Załącznik nr 12 do Uchwały nr III/67/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 stycznia 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2019 r.), co stanowiło 4% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 909.300 zł. Wykonanie wydatków RO za 2019 r. wyniosło ogółem 35.859,90 zł (4,2% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 850.281,46 zł)

Plan wydatków budżetowych RO na 2020 r. wyniósł 37.083 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XII/411/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie budżetu Miasta na 2020 r.), co stanowiło 4,1% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 906.847 zł. Po zmianach plan wydatków RO na 2020 r. wyniósł 15.746 zł, a wykonanie 10.365,32 zł (3,8% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 273.370,82 zł)

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane w 2019 r. z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych, Sportu i Młodzieży (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 10/19 z dnia 21.05.2019 r. przeznaczone zostały na sfinansowanie projektu „Ogród Społeczny nad Jeziorkiem Słonecznym”.

Kontroli poddano wydatki RO poniesione w latach 2019 - 2020 na kwotę łączną 52.680 zł, w tym wydatki w kwocie 46.225,22 zł poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w latach 2019 – 2020) oraz wydatki w kwocie 6.455,57 zł zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

• 63 dowody dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone w ramach zaliczek pobranych przez Skarbnika RO (dotyczy 2019 r.) lub przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę łączną 43.018,15 zł,
• 24 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 9.662,64 zł.

Kontrola 63. dowodów księgowych wykazała, że w 4. przypadkach opis merytoryczny zamieszczony na fakturach przez członków Zarządu RO nie zawierał wskazania paragrafu klasyfikacji budżetowej. W opisie merytorycznym 10. faktur finansowanych z KIS, w 1. przypadku nie wskazano uchwały RO, a w pozostałych 9. przypadkach wskazano jedynie uchwałę RO nr 108/19 w sprawie przyjęcia planu rzeczowo – finansowego na 2019 r., bez wskazania uchwały RO nr 10/19 w sprawie dodatkowych środków przyznawanych przez KIS, ze wskazaniem przeznaczenia tych środków na sfinansowanie projektu „Ogród Społeczny nad Jeziorkiem Słonecznym”. Według § 10 ust. 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12.05.2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej (§ 11 ust. 1 procedury obowiązującej w 2019 r.; do dnia 12.05.2020 r. obowiązywała „Procedura prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.08.2018 r.), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać m.in. numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

W 9. przypadkach na kwotę ogółem 24,78 zł, przy okazji zakupu artykułów spożywczych, zakupiono także różnorodne reklamówki (torby), które zaewidencjonowane zostały w § 4220 – Zakup artykułów spożywczych, tj. zgodnie z opisem merytorycznym zamieszczonym przez RO na fakturach, jednak niezgodnie z opisem paragrafu zawartym w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz.1053 ze zm.).

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Członkowie Zarządu RO pobierający zaliczki na zakupy (dotyczy 2019 r.) oraz otrzymujący przyznane diety złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 Załącznika nr 1 do procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według którego wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do procedury (załącznik nr 6 do procedury obowiązującej do dnia 12.05.2020 r.).

Roczne kwoty diet wypłaconych w RO w 2019 r. oraz w 2020 r. nie przekroczyły 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 9.662,87 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) listy wypłat diet, zgodne ze wzorami wprowadzonymi załącznikami do procedur gospodarki finansowej obowiązujących w latach 2019 – 2020.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2019 r. w kwocie ogółem 36.540 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 108/19 z dnia 29.01.2019 r. i nie podlegał żadnym zmianom w trakcie roku.

Plan rzeczowo – finansowy na 2020 r. w kwocie ogółem 37.083 zł, przyjęty został uchwałą RO nr 26/20 z dnia 21.01.2020 r. i uległ zmniejszeniu w trakcie roku do kwoty 15.746 zł (zmniejszenie o kwotę 21.337 zł).

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w latach 2019 - 2020 z wykonaniem wydatków RO, przedstawionym w sprawozdaniach rocznych Osiedla z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Plan rzeczowo – finansowy na 2020 r. przyjęty uchwałą RO nr 26/20 z dnia 21.01.2020 r. w kwocie ogółem 37.083 zł, zawierał w części dotyczącej działalności na rzecz mieszkańców (§ 4220 - zakup artykułów spożywczych) niezgodność kwoty ogółem z sumą kwot wykazanych w poszczególnych kwartałach. Kwota ogółem wynosiła 6.822 zł, a suma 4. kwartałów z harmonogramu wydatków wyniosła 6.802 zł (różnica 20 zł).

Kontrola wykazała, że w „Sprawozdaniach z wykonania wydatków” RO za 2019 r. i 2020 r. zamieszczonych na stronie internetowej RO (http://gumience.osiedla.szczecin.pl), błędnie wskazano paragraf klasyfikacji budżetowej oraz plan wydatków RO. W sprawozdaniu wskazano § 4390 klasyfikacji budżetowej dotyczący zakupu usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii, zamiast § 4190 dotyczącyzakupu nagród. Plan został z kolei wykazany w kwocie ogółem 37.083 zł zamiast w kwocie 15.746 zł, tj. bez uwzględnienia zmian dokonanych w budżecie RO w trakcie roku. Należy zaznaczyć, że powyższych nieprawidłowości nie zawierały „Sprawozdania z wykonania planu finansowego”, złożone do WGK w wersji papierowej.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO w latach 2019 - 2020 r. i wykonaniem wykazanym w „Sprawozdaniach z wykonania planu finansowego”.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w latach 2019 - 2020, sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://gumience.osiedla.szczecin.pl/(według stanu na dzień 05.11.2021 r.) nie zostały opublikowane uchwały nr 31/20 i 41/20 oraz protokoły z posiedzeń Rady, a według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu RO, do właściwości Zarządu RO należało m.in. bieżące publikowanie podjętych przez Radę i Zarząd uchwał i informacji o działalności Rady, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Zgodnie z § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej m.in. uchwał i protokołów z posiedzeń przypisane były do Sekretarza RO.

Ww. uchwały nie zawierały ponadto potwierdzenia przekazania ich do WGK, w związku z czym nie można było ustalić, czy wypełnione zostały zapisy § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.

Na ww. stronie internetowej RO zostały zamieszczone wszystkie pozostałe uchwały oraz „Sprawozdania z wydatków” RO (z błędami opisanymi powyżej) dotyczące badanego okresu.

Wszystkie pozostałe uchwały podjęte przez RO w zakresie gospodarki finansowej za 2019 i 2020 r., przekazane zostały do WGK zgodnie z terminem wskazanym w § 39 Statutu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Wskazywanie w opisach merytorycznych dowodów księgowych podlegających rozliczeniu m.in. paragrafów klasyfikacji budżetowej oraz uchwał RO dotyczących dokonanego zakupu.
2. Ujmowanie w § 4220 klasyfikacji budżetowej jedynie artykułów spożywczych.
3. Uzupełnienie brakującej dokumentacji i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO protokołów z posiedzeń Rady oraz uchwał.
4. Zamieszczanie na stronie internetowej RO „Sprawozdań z wykonania planu finansowego” składanych do WGK według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do aktualnie obowiązującej procedury prowadzenia gospodarki finansowej w celu wyeliminowania błędnych zapisów.