Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 26.02.2021 r. do 28.04.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 66 w Szczecinie przy ul. Czesława 7 (zw. dalej PP 66), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 29 kwietnia 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 maja 2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP 66 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieprawidłowym ustaleniu dat nabycia przez pracowników prawa do nagrody jubileuszowej,
• naliczeniu i wypłacie wyrównania składników wynagrodzenia oraz dodatku za wysługę lat dla nauczycieli bez uwzględnienia potrącenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim,
• braku podpisów dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej wystawionych faktur,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 66 w 2020 r. wyniosło łącznie 19.060,68 zł, co stanowiło 70,25 % planowanej kwoty w wysokości 27.132zł. Na dochody budżetowe składały się wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 18.816 zł), różnych dochodów (§ 097 – 240 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 4,68 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2020 r. łącznie 86.263,92 zł, co stanowiło 68,31 % planowanej kwoty w wysokości 126.281 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 86.235 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 28,92 zł).

Kontroli poddano zrealizowane w październiku 2020 r. wpłaty należności za pobyt i wyżywienie dzieci w PP 66 za wrzesień 2020 r. Skontrolowano dochody na kwotę ogółem 6.446,20 zł, tj. 6,14 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z ww. usług.

W toku kontroli ustalono, że kwoty przychodów dotyczące opłat za wyżywienie i pobyt dzieci w przedszkolu za dany miesiąc, ewidencjonowane były przez głównego księgowego dopiero w miesiącu kolejnym, co skutkowało nieujęciem w księgach rachunkowych za 2020 r. przypisu ww. należności za grudzień 2020 r. Było to niezgodne z przepisem art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2021 r. poz. 217 ze zm. - zw. dalej uor), według którego wksięgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

We wszystkich przypadkach należności z tytułu wyżywienia i pobytu dzieci w PP 66 uregulowano w ustalonej kwocie, a wpłaty w tym zakresie zostały prawidłowo zaewidencjonowane.

 1.2 Należności

W sprawozdaniach: Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. i Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. oraz w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2020 r. należności wykazane zostały w kwocie 0,00 zł.  

W związku z powyższym należności ogółem PP 66 wynikające z bilansu wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 0,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 66 w wysokości 1.630.923 zł zrealizowane zostały w 97,55 %, tj. w kwocie 1.590.901,37 zł (środki budżetowe na kwotę 1.504.637,45 zł, środki wydzielonego rachunku dochodów na kwotę 86.263,92 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 25. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 107.867,03 zł, co stanowiło 6,78 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 96.266,35 zł i ze środków wrd w kwocie 11.600,68 zł),
• 23 wyciągi bankowe oraz dokumentację dot. 7. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

W 5. przypadkach na 25. skontrolowanych – płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki – 39,99 zł, średnio 8 dni po terminie). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 - zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ujawniono ponadto uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia przez głównego księgowego wydatków PP 66 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że w 2. przypadkach (na 25. skontrolowanych) wydatki dotyczące odprowadzania ścieków na łączną kwotę 2.370,33 zł ujęte zostały w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych wykazała, że na wszystkich skontrolowanych dowodach księgowych (fakturach i wyciągach bankowych) określenie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych nie zawierało wskazania kont ksiąg pomocniczych. Dodatkowo w 13. przypadkach (na 25) wskazano w zapisie księgowym dotyczącym faktur nieprawidłową datę operacji gospodarczej, a w 1. przypadku także nieprawidłową datę dokumentu. Było to niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor i art. 23 ust. 2 pkt 1-2 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a zapis księgowy m.in.datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 66 był główny księgowy.

Pozostałe zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.                   

2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 89.528,62 zł, uregulowane w I kwartale 2021 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 75.055,35 zł,
• składek ZUS na kwotę 13.840,87 zł,
• pozostałych zobowiązań w wysokości 632,40 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano zobowiązań, a w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, według stanu na dzień 31.12.2020 r. wykazano zobowiązania w kwocie 2.738,31 zł. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 66, wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 92.266,93 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 24. pracowników PP 66 zatrudnionych w 2020 r. (wg stanu na dzień 31.12.2020 r.), tj. 20,83 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 253.970,00 zł, tj. 25,08 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.012.778,09 zł, zaewidencjonowanych w 2020 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 19.015,89 zł, tj. 25,99 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 73.163,77 zł.

Stwierdzono 2. przypadki, w których dyrektor nieprawidłowo ustalił datę nabycia przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej. W toku kontroli wykazano bowiem, że:

- ustalono datę nabycia prawa do wypłaconej w kwocie 2.751,70 zł nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy na dzień 19.10.2020 r., czyli o rok później niż wynikało to z akt osobowych pracownika,

- data nabycia przez pracownika prawa do wypłaconej w wysokości 2.779,21 zł nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy została ustalona na dzień 06.04.2020 r., mimo iż zgodnie z dokumentacją zawartą w aktach osobowych, pracownik nabył prawo do ww. nagrody dopiero w dniu 30.04.2020 r.

Powyższe naruszało postanowienia § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.), wg których pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody.

Ustalono, że w 3. przypadkach nie dokonano nauczycielom zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego. Skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia z ww. tytułu w łącznej kwocie 1.552,25 zł, które należało uwzględnić w podstawie wynagrodzenia chorobowego. Naruszało to postanowienia art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 870 ze zm.) w zw. z art. 92 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) w zw. z art. 91c ust. 1 ustawy z dnia 26  stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.).

Stwierdzono ponadto 1 przypadek, w którym naliczono i wypłacono wyrównanie wynagrodzenia nie uwzględniając potrącenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim. W związku z powyższym wypłacono nienależne wynagrodzenie w łącznej kwocie 31,25 zł. Było to niezgodne z postanowieniami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie i wypłatę wynagrodzeń pracowników PP 66 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 83.396 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 357.130,08 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 19.060,68 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 1.504.637,45 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 86.263,92 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r. – brak należności.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 27.132 zł i zmalała w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 16.108 zł (dokonano 1. zmiany planu).

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła łącznie 1.504.642 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 397.509 zł (dokonano 17. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 126.281 zł i zmalała w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 23.719 zł (dokonano 1. zmiany planu).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2020 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in.: protokoły dotyczący spisu z natury przeprowadzonego w kasach i magazynach jednostki, potwierdzenia sald na rachunkach bankowych PP 66 oraz protokół weryfikacji sald.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że sporządzony przez głównego księgowego protokół z przeprowadzonej weryfikacji sald na dzień 31.12.2020 r. nie został sporządzony na wzorze dokumentu, określonym w załączniku do obowiązującej w PP 66 instrukcji w sprawie majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie z 02.01.2019 r. Było to sprzeczne z postanowieniami § 10 ust. 3 lit. h ww. instrukcji, wg których procedura weryfikacji sald obejmuje sporządzenie stosownego protokołu z przeprowadzonej weryfikacji wg ustalonego wzoru.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2019. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce, stanowiące treść i załączniki do zarządzenia nr 01/01/2019 dyrektora z dnia 02.01.2019 r.:

-   zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,

-   zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz funkcjonowania kont ksiąg pomocniczych, w tym: zakładowego planu kont i wykazu kont ksiąg pomocniczych, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opisu systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego,

- zasady ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych,  

- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,

- instrukcja gospodarki magazynowej,

- instrukcja w sprawie inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

- instrukcja obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

Stwierdzono, że dokumentacja PP 66 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała  określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W dokumentacji PP 66 nie wskazano ponadto osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną dowodów księgowych.

 W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 66 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

     Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2020 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 9 deklaracji VAT-7 i 2. korekty deklaracji wraz z załączonymi rejestrami oraz 18 faktur.

W toku kontroli ww. faktur, stwierdzono następujące uchybienia:

- we wszystkich 18. przypadkach faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- we wszystkich przypadkach nie wskazano na fakturze podstawy prawnej zwolnienia od podatku od towarów i usług, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian - zw. dalej ówcześnie obowiązującym zarządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług);

- w 6. przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury (bez zachowania ciągłości numeracji oraz zasad wystawiania faktur korygujących), co było niezgodne ze sposobem nadawania numerów określonym w § 315 i § 316 załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług;

- we wszystkich przypadkach faktury wewnętrzne i korygujące zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast odpowiednio „FAKTURA WEWNĘTRZNA” i „FAKTURA KORYGUJĄCA/KOREKTA”, co naruszało zapisy § 320 pkt 1 i § 325 pkt 1  załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 7. przypadkach faktury wewnętrzne dot. opłat za pobyt w przedszkolu nie zawierały prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach podatek od towarów i usług oraz deklaracje VAT-7 za 2020 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązano się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2020 r. dyrektor i główny księgowy pełnili rolę administratorów systemu bankowości elektronicznej, a dodatkowo dyrektor mógł dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą oraz zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana wyłącznie jednej osobie, a ponadto osoba ta nie powinna mieć możliwości zmiany własnych uprawnień i uczestniczenia czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 28.04.2021 r., w 2020 r. nie przeprowadzono w jednostce żadnej kontroli.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 66:

 1. Ewidencjonowanie przychodów z tytułu opłat za wyżywienie i pobyt w przedszkolu w księgach rachunkowych roku, którego one dotyczą.

2. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

3. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z przepisami uor, tj. ze wskazaniem: stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz prawidłowej daty dowodu księgowego i daty dokonania operacji gospodarczej.

4. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem prawidłowości ustalonego stażu pracy.

5. Dokonywanie prawidłowego potrącenia składników wynagrodzenia za okres zwolnienia lekarskiego pracownika.

6. Sporządzanie protokołu z weryfikacji sald kont zgodnie z ustalonym wzorem.

7. Sporządzanie dokumentacji dot. centralizacji podatku od towarów i usług zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji  rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.

8. Nadanie roli administratora wyłącznie jednej osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektroniczneji nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.