Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 24 września 2021 r. do 22 października 2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 31 w Szczecinie przy ul. Monte Cassino 17 (zw. dalej PP31 lub przedszkolem)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 02 listopada 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP31, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowościi uchybienia polegające przede wszystkim na:

- niewykazaniu w sprawozdaniu rocznym Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. należności w wys. 4.329,25 zł z tytułu odpłatności za pobyt w przedszkolu,

- niewykazaniu w sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. zobowiązań w wys. 136.788,40 zł z tytułu naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego,

- przeprowadzeniu inwentaryzacji niezgodnie z terminem wynikającym z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 poz. 217),zw. dalej uor oraz z przepisami instrukcji inwentaryzacyjnej,

- zawyżenie dochodów wykazanych w sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) na dzień 31.12.2020 r. o kwotę w wys. 6.806,00 zł,

- nieprawidłowym ewidencjonowaniu dochodów na wrd oraz wykazaniu w sprawozdaniach Rb-27S i RB-34S na dzień 31.12.2020 r., kwot dochodów niezgodnych z zrealizowanymi wpływami środków pieniężnych na rachunek bieżący jednostki oraz wrd,

- zapłacie zobowiązań po terminie w przypadku 10. faktur, w tym w odniesieniu do 6. faktur - skutkującej naliczeniem odsetek,

- zapłacie po terminie zobowiązań z tytułu  opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, skutkującej naliczeniem i zapłatą odsetek ze środków budżetowych w wys. 620,25 zł oraz nieprawidłowym zaewidencjonowaniu odsetek,

- braku naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności,

- nieterminowej zapłacie podatku dochodowego za miesiąc luty 2020 r. oraz składek ZUS za miesiąc styczeń 2020 r.,

- prowadzeniu ksiąg inwentarzowych niezgodnie z art. 24 uor oraz braku oznaczenia środków trwałych numerami inwentaryzacyjnymi,

- zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych 2020 r. wydatku dotyczącego zakupu 2. tabletów bez posiadania dokumentu źródłowego,

- zaewidencjonowaniu 8. faktur zakupu na błędnych paragrafach klasyfikacji budżetowej,

-  niewskazaniu na 4. fakturach zakupu, jako płatnika PP31, 

- niewskazaniu na 14. fakturach zakupu środków trwałych kont 013/072, nr inwentarza lub/i informacji o przyjęciu na stan majątku oraz niesporządzaniu dokumentów OT w przypadku 8. faktur,

- braku wskazań dekretacyjnych orazpotwierdzenia sprawdzenia przez głównego księgowego operacji pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym wprzypadku faktur sprzedaży, wyciągów bankowych oraz 4. faktur zakupu,

- braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na umowach zawartych przez PP31 z kontrahentami,

- zatrudnieniu pracownika na stanowisku głównej księgowej na podstawie umowy zlecenia

- prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,

- braku przedłożenia przez 2. pracowników informacji z Krajowego Rejestru Karnego (zw. dalej KRK) oraz przez pracownika pełniącego obowiązki intendenta, oświadczeń o odpowiedzialności materialnej,

- wypłacaniu pracownikowi dodatku funkcyjnego z tytułu prowadzenia kasy pomimo określenia ww. czynności  w zakresie obowiązków oraz błędnym naliczeniu w przypadku 2. pracowników dodatkowego wynagrodzenia rocznego,

- braku w polityce rachunkowości opisu i zasad funkcjonowania kont oraz uregulowań związanych z wprowadzeniem centralizacji rozliczeń podatku VAT,

- nieprzedłożeniu rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej,

 - niewywiązywaniu się przez dyrektora z obowiązku niezwłocznego przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKiAW UM Szczecin),

- stosowaniu niewłaściwej formy prawnej wprowadzenia procedur obowiązujących w jednostce oraz braku aktualizacji ich podstaw prawnych.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych do WKiAW UM Szczecin.

 Funkcję dyrektora PP31 w 2020 r. sprawowała pani Ewa Woś-Lorek (zw. dalej dyrektorem PP31).

Obowiązki głównego księgowego w 2020 r. w PP31 pełniła pani Izabela Nowacka (zw. dalej głównym księgowym):

- w okresie od dnia 15.01.2020 r. do dnia 17.02.2020 r. na podstawie umowy zlecenia,

- w okresie od 17.02.2020 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w PP31 w 2020 r. wyniosły ogółem 57.130,78 zł i zostały wykazane na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wys. 56.715,46 zł
• 80104 § 0970 - wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika) w wys. 415,32 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 poz. 305 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody w 2020 r. wyniosły ogółem 139.319,59 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 §0670 - wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu w kwocie 125.624,92 zł,
• 80104 §0750 - wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie 13.214,60 zł (w tym wpływy z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu w wys. 6.806,00 zł),
• 80104 § 0830 – wpływy z usług w wys. 435,00 zł,
• 80104 §0920 - wpływy z pozostałych odsetek w kwocie 45,07 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2020 r. analizie poddano:

• umowy najmu obowiązujące w 2020 r.,
• dochody uzyskane z tytułu umowy najmu sali w celu prowadzenia zajęć nauki gry na pianinie dla dzieci, na kwotę ogółem w wys. 3.106,98 zł brutto, zaewidencjonowanych na § 0750 - wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych,
• wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w PP31 zaewidencjonowane na § 0670 w kwocie ogółem 5.232,50 zł,
• wpływy z pozostałych odsetek zaewidencjonowane na §0920 w kwocie 45,07 zł.

Faktury sprzedaży nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz podpisów sprawdzających pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, pomimo wymogów wynikających z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor oraz polityki rachunkowości jednostki. Wskazań dekretacyjnych oraz podpisu głównej księgowej nie zawierały również wyciągi bankowe. Powyższe było niezgodne z zasadami Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów PP31.

Na umowach najmu nie stwierdzono kontrasygnaty głównej księgowej. W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Ponadto stawki najmu wynikające z umów najmu, zostały ustalone na poziomie od 4 zł netto do 12,50 zł netto, tj. na poziomie odbiegającym od cen rynkowych.Jednostkaw kalkulacji stawki, powinna uwzględnić co najmniej koszty, jakie poniesie z tytułu udostępnienia nieruchomości podmiotowi zewnętrznemu.

Analiza wezwań do zapłaty wysłanych w 2020 r. do rodziców zalegających z opłatami za pobyt
i wyżywienie w przedszkolu oraz płatności za wyżywienie dzieci w październiku 2020 r., wykazała, że w przypadku nieterminowych płatności od ww. zaległości nie naliczano odsetek.

Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału.

Na podstawie art. 42 ust. 5 uofp,  jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Jednostka za 2020 r. nie przedłożyła Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, zgodnie z zapisami § 11 tej uchwały, w brzmieniu nadanym § 1 pkt 2 uchwały nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.

Za powyższe ponosił odpowiedzialność dyrektor PP31.

Wpłaty objęte kontrolą z tytułu najmu oraz wpływy z pozostałych dochodów, w tym z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r. jednostka nie wykazała należności na dzień 31.12.2020 r.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw i usług w kwocie ogółem w wys. 15.054,25 zł, w tym w wys. 4.329,25 zł, z tytułu odpłatności za pobyt oraz w wys. 10.725,00 zł, z tytułu odpłatności za wyżywienie w przedszkolu.

Należności w kwocie 10.725,00 zł zostały również wykazane w sprawozdaniu RB-34S na dzień 31.12.2020 r.

Zgodnie z przedłożoną ewidencją analityczną do konta 240-WW-01/132-WW „Pozostałe rozrachunki – pobyt dzieci”, za okres od stycznia do grudnia 2020 r., kwota należności z tytułu odpłatności za pobyt w przedszkolu wyniosła 4.329,25 zł. Rozrachunki z tytułu odpłatności za pobyt dzieci nie były księgowane w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Wg przedłożonego zestawienia obrotów i sald, zarówno należności za pobyt, jak i wyżywienie, były błędnie ewidencjonowane na koncie 202-WW-801-80104-0670. Powyższa kwota w wys. 4.329,25 zł z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu, dotyczyła należności niewymagalnych na dzień 31.12.2020 r. i winna być ujęta jako „należności pozostałe do zapłaty - ogółem” w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. w § 801-80104-0660.

Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 7 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej),w kolumnie "Saldo końcowe" wykazuje się należności pozostałe do zapłaty.

Za prowadzenie ewidencji księgowej w 2020 r. odpowiedzialność ponosił główny księgowy.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Za powyższe naruszenie odpowiedzialność ponosił dyrektor PP31.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-N i RB-34 za 2020 r. były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP31 w wysokości 2.350.765,00 zł, zrealizowane zostały w 93,53%, tj. w kwocie 2.198.436,77 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 2.059.117,18 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2020 r. wykazano wydatki na kwotę 139.319,59 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 54. źródłowe dowody księgowe wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 147.870,90 zł, co stanowiło 6,73% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 2.198.436,77 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 140.410,13 zł oraz ze środków z wrd w wys. 7.460,77 zł.

W przypadku 10. faktur zakupu, zapłata zobowiązania nastąpiła po terminie wskazanym na fakturze. Dostawcy nie naliczyli odsetek za nieterminowe uregulowanie zobowiązań. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 21 dni.

Ponadto, jednostka posiadała następujące zobowiązania z tytułu odsetek naliczonych od niezapłaconych w terminie następujących faktur i opłat:

- w wys. 620,25 zł na dzień 30.12.2020 r., z tytułu zapłaconych po terminie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi w 2020 r. Odsetki zapłacono w dniu 30.12.2020 r. ze środków budżetowych;

-w wys. 6,93 zł na dzień 18.11.2020 r., z tytułu zapłaconej po terminie faktury z 2019 r., wystawionej przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. o.o., Szczecin (zw. dalej ZWiK). Odsetki zostały uregulowane ze środków prywatnych przez główną księgową w dniu 19.10.2021 r.;

- w wys. 14,43 zł  na dzień 06.04.2020 r. (ustalono na podstawie noty odsetkowej nr 7706/4/NO), z tytułu zapłaconych po terminie 5. faktur wystawionych przez PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o., wystawionych i zapłaconych w 2018, 2019 i 2020 r. Odsetki zostały uregulowane ze środków prywatnych przez główną księgową w dniu 19.10.2021 r.

Na podstawie przepisu art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ponadto ww. odsetki z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zostały ujęte w § 4520, razem z płatnością główną.

Odsetki za zwłokę od nieterminowych płatności z tytułu ww. opłat, należy klasyfikować w §457„Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat”,natomiast odsetki wobec kontrahentów należy klasyfikować w §458 „Pozostałe odsetki”, stosownie do zapisów zał. nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawieszczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów).

Ww. opłaty nie zostały zaksięgowane na podstawie dowodu "PK - polecenia księgowania", lecz na podstawie wyciągu bankowego oraz zawiadomienia o wymiarze opłat z 2019 r.

W księgach rachunkowych w 2020 r. ujęto wydatek dotyczący zakupu 2 szt. tabletów na wartość 998,00 zł na podstawie faktury nr FAV/3328 wystawionej w kolejnym roku budżetowym, tj. w dniu 25.09.2021 r., z datą sprzedaży na fakturze 23.12.2020 r. W związku z powyższym, wydatek zaksięgowano bez dokumentu źródłowego.

Powyższe narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp oraz art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, zgodnie z którym, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.

W przypadku 6. faktur wystawionych w 2020 r. przez ZWiK, stwierdzono błędne zakwalifikowanie w księgach rachunkowych wydatków dotyczących opłaty abonamentowej oraz ścieków do § 4260. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacjidochodów, wydatków, przychodów i rozchodów,opis § 4260 „Zakup energii” oraz § 4300 „Zakup usług pozostałych”, wskazuje na konieczność ujęcia opłaty za ścieki oraz opłaty abonamentowej, w § 4300.

W dwóch przypadkach, błędnie zakwalifikowano (podzielono) zakup jednego wydatku do dwóch paragrafów:

- zakup laptopa w kwocie 2.299,00 zł, zaewidencjonowano w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” w wys. 1.009,00 zł oraz w § 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek”, w wys. 1.290,00 zł.

- dostawę, montaż i konfigurację interkomów w kwocie 6.984,00 zł, zaewidencjonowano w § 4270 „Zakup usług remontowych” w wys. 3.820,00 zł oraz § 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek” w wys. 3.164,00 zł. Ponadto wydatek nie został wprowadzony do ewidencji pozostałych środków trwałych, zgodnie z zasadami polityki rachunkowości jednostki.

Wydatki powinny byćzaewidencjonowane w zależności od ich rodzaju, zgodnie z treścią objaśnień do poszczególnych paragrafów, zawartych w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacjidochodów, wydatków, przychodów i rozchodów.

Na 4. fakturach dotyczących zajęć z gimnastyki, został wskazany tylko nabywca, tj. Gmina Miasto Szczecin. Powyższe jest niezgodne z zapisami § 349 zał. nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16), zgodnie z którym, po otrzymaniu faktury zakupowej, należy ją zweryfikować pod względem formalnym i rachunkowym. Powyższy przepis zobowiązuje do określenia na fakturze jako nabywcy Gminy Miasto Szczecin, a jako płatnika – PP31. Zgodnie z § 350 zarządzenia nr 439/16, w przypadku stwierdzenia wystąpienia błędów formalnych lub rachunkowych, należy zgłosić je kontrahentowi w celu ich usunięcia. Poprawienie błędnych danych może nastąpić poprzez fakturę korygującą lub notę korygującą.

Na 14. fakturach dotyczących zakupu środków trwałych,nie wskazano nr kont 013/072 oraz nr inwentarza lub/i informacji, że majątek wprowadzono na stan inwentarza, co oznacza, że dowody źródłowe nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą-inwentarzową,pomimo że środki trwałe zostały zewidencjonowane na koncie 013.

W przypadku zakupu 8. środków trwałych nie sporządzano dokumentów OT.

Wymóg sporządzania dokumentów OT wynika z zapisów rozdz. X pkt. 1 Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych PP31.

W przypadku  4. faktur dotyczących zakupu, na pieczęciach dekretacyjnych, stwierdzono brak podpisu potwierdzającego sprawdzenia przez głównego księgowego operacji pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił główny księgowy.

Kontroli poddano 5. umów zawartych przez PP31 dotyczących świadczenia usług w 2020 r. We wszystkich umowach stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego, co było niezgodne z art. 54 ust. 3 uofp.

Za powyższe ponosił odpowiedzialność dyrektor PP31.

Pozostałe faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu  i zatwierdzenie do wypłaty, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W odniesieniu do poniesionych przez jednostkę wydatków, kontrolą objęto również zgodność udzielania zamówień z zasadami zawartymi w ówcześnie obowiązującym zarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Kontrolującemu przedłożono 12. notatek służbowych z udzielenia zamówień. W ww. zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2020 r. jednostka nie wykazała zobowiązań na dzień 31.12.2020 r.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. nie wykazano zobowiązań. W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r., wykazano zobowiązania w wys. 211,14 zł, z tytułu podatku VAT.

Na podstawie ewidencji analitycznej ustalono, że jednostka posiadała na dzień 31.12.2020 r. zobowiązania niewymagalne w kwocie ogółem 136.788,40 zł, które powinny być wykazane w sprawozdaniu Rb-28S. Wysokość ww. zobowiązań została ustalona na podstawie następujących danych księgowości analitycznej:

- 231-1L-801-80104-4040-01 „Rozrachunki z tyt. dodatkowego wyn. rocznego zw. dalej DWR” w wys. 110.885,69 zł,

- 229-1L-801-80104-4110-01 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki ZUS pracodawca” od DWR w wys. 23.372,81 zł,

- 229-1L-801-80104-4120-01 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki FP” od DWR w wys. 2.530,00 zł.

Stosownie do § 8 ust. 2 pkt 4 Instrukcjisporządzania sprawozdań budżetowychw zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej zał. nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie "Zobowiązania ogółem" wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Ponadto, wykazanie w sprawozdaniach kwot niezgodnych z ewidencją księgową, jest niezgodne z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzeniaw sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Za powyższe naruszenie, odpowiedzialność ponosił dyrektor PP31.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-Z oraz Rb-34S były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 34. pracowników zatrudnionych w PP31 w 2020 r., tj. 11,76 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 118.490,95 zł, tj. 7,53% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.573.636,45 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników w wys. 1.466.967,45 zł, z tego kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 106.730,34 zł, stanowiące 7,26% wynagrodzeń osobowych,

- § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne w wys. 106.669,00 zł, z tego kontrolą objęto kwotę 11.760,61 zł, stanowiącą 11,03% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie stwierdzono w części B akt osobowych, przechowywania oświadczeń pracowników potwierdzających zapoznanie się z treścią Regulaminu pracy oraz informacji o przyznaniu nagród. 

Powyższy wymóg, wynika z §3 pkt 2 lit. e tiret pierwsze rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym, w części B akt osobowych pracownika, powinny znajdować się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy.

Kontrolującemu przedłożono dokumentację potwierdzającą zapoznanie się z Regulaminem pracy przez 3. z 4. pracowników oraz dokumentację dotyczącą przyznania nagród pracownikom przez dyrektora PP31.

W przypadku kontroli akt osobowych pracowników zatrudnionych na stanowisku głównego księgowego oraz nauczyciela, stwierdzono, że pracownicy nie przedłożyli informacji z KRK o braku figurowania w kartotece karnej.

Wymóg niekaralności, a co za tym idzie przedłożenia informacji z KRK przez głównego księgowego, wynika z zapisów art. 54 ust. 2 pkt 3 uofp,

W przypadku osoby zatrudnionej na stanowisku nauczyciela, powyższy wymóg, wynika  z zapisów art. 10 ust. 8a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela(Dz.U.z 2021r. poz. 1762).

Na podstawie przedłożonej dokumentacji dotyczącej form zatrudnienia głównej księgowej w 2020 r., stwierdzono, że w okresie od 15.01.2020 r. do 16.02.2020 r. główna księgowa pełniła obowiązki na podstawie umowy zlecenia, natomiast od dn. 17.02.2020 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Przepisy art. 54 ust. 1 uofp stanowią, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w wyżej cytowanym przepisie. Pracownikiem jest natomiast osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm., zw. dalej k.p.). Z ww. przepisów wynika, że umowa zlecenia, należąca do kategorii umów cywilnoprawnych, nie może być podstawą zatrudnienia głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

W aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta, pełniącego również funkcję kasjera w jednostce, nie stwierdzono oświadczenia o odpowiedzialności materialnej kasjera oraz oświadczenia o odpowiedzialności materialnej osoby prowadzącej magazyn żywnościowy. Kontrolującemu przedłożono wyłącznie oświadczenie o odpowiedzialności materialnej kasjera podpisane z datą 15.10.2021 r. Z powyższego wynika, że w 2020 r. pracownik nie złożył oświadczenia  o odpowiedzialności materialnej kasjera, co jest niezgodne z zapisami § 2 pkt 3 Instrukcji kasowej PP31. Nie przedłożono również oświadczeniao odpowiedzialności materialnej osoby prowadzącej magazyn żywnościowy.

Pracownikowi pełniącemu w 2020 r. obowiązki kasjera wypłacono dodatek funkcyjny w wys. 481,12 zł brutto miesięcznie za prowadzenie kasy, stanowiący 20% wynagrodzenia zasadniczego.

Zgodnie z § 16 obowiązującego w 2020 r. w PP31 Regulaminu wynagradzania, pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków przysługuje dodatek specjalny. W związku z powyższymi zapisami, dodatek ten powinien być określony jako specjalny, a nie funkcyjny. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku, gdy prowadzenie kasy jest obowiązkiem ujętym w zakresie czynności pracownika, tak jak w tym przypadku, jest to obowiązek wykonywany w ramach etatu
i wynagrodzenia zasadniczego - dlatego nie ma żadnych podstaw, by przyznawać dodatek za wykonywanie tych czynności, zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1282 ze zm.).

W części C akt osobowych osoby zatrudnionej na stanowisku nauczyciela, znajdowały się nieponumerowane dokumenty dotyczące zatrudnienia w PP31 w okresie od 2001 do 2002 r. Zgodnie z §3 pkt 2 i 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,w części B akt osobowych, powinny znajdować się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C, powinny znajdować się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

W przypadku pracowników zatrudnionych na stanowisku głównej księgowej oraz intendenta, w części D akt osobowych, stwierdzono świadectwa pracy dotyczące zatrudnienia w PP31 z roku 2017 i 2020. W ww. przypadkach nastąpiła kontynuacja zatrudnienia, po zakończeniu umowy na czas określony. Zgodnie z treścią art. 97 § 1 k.p., obowiązującego od 01.01.2017 r., w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy (w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy), jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Natomiast na podstawie art. 97 § 1¹ k.p. (art. 97 § 1 i § 1¹ zmieniony przez art. 1 pkt 7 lit. a ustawy z dnia 16 maja 2019 r., Dz.U. z 2019 r. poz. 1043, zmieniającej ustawę K.p. z dniem 7 września 2019 r.), w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 97 § 1 zmieniony przez art. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r., Dz.U. z 2016 r. poz. 2255), zmieniającej nin. ustawę z dniem 1 stycznia 2017 r.). Powyższy wniosek nie został złożony przez pracowników.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy był dyrektor PP31.

W wyniku kontroli prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2019 r., wypłaconego w 2020 r., w przypadku 2. pracowników stwierdzono, że kwota naliczonego wynagrodzenia została zaniżona. W przypadku pracownika pełniącego obowiązki intendenta o 15,73 zł oraz w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku nauczyciela o 27,49 zł.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac była główna księgowa PP31.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 106.660,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 470.869,02 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2020 r.

W przypadku podatku od osób fizycznych za miesiąc luty 2020 r., wpłata z tytułu podatku w wys. 16.028,00 zł nastąpiła 3 dni po terminie wynikającym z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128), zw. dalej updof, tj. 23.03.2020 r. Od nieterminowej wpłaty nie naliczono odsetek.

W przypadku składek ZUS za miesiąc styczeń 2020 r., wpłata części należnych składek w wys. 268,40 zł, nastąpiła 15 dni po terminie wynikającym z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423), zw. dalej ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych).Od nieterminowej wpłaty nie naliczono odsetek.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r., z wyjątkiem 2. przypadków opisanych powyżej, uregulowane zostały w terminach wynikających  z art. 38 ust. 1 updof oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2020 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540)oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło 326,00 zł, natomiast wg deklaracji ZUS P DRA za 2020 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało w kwocie łącznej 89,32 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem w wys. 57.130,78 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 2.059.117,18 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 139.319,59 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r. nie wykazujące zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r., wykazujące należności na kwotę ogółem 15.054,25 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 99.716,00 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., który wyniósł 180.600,00 zł.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 2.064.695,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., który wynosił 1.716.870,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 286.100,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r.

Sprawozdanie Rb-27S

W wyniku analizy ewidencji księgowej prowadzonej dla rachunku bieżącego oraz wyciągów bankowych z rachunku bieżącego, stwierdzono, że wpłaty z tytułu opłat za korzystanie  z wychowania przedszkolnego oraz opłat za wyżywienie w przedszkolu nie wpływały na rachunek budżetu, lecz w jednej kwocie, na konto wrd. Kwota wpływów na wyciągach bankowych wrd była odręcznie dzielona na kwotę dotycząca wyżywienia oraz pobytu. Powyższa zasada księgowania nie była zgodna ze stanem faktycznym i mogła wpłynąć na nieprawidłowe wykazanie dochodów na rachunku bieżącym jednostki oraz na wrd, pomimo zaksięgowania i wykazania w sprawozdaniach finansowych, prawidłowej sumy całości dochodów uzyskanych przez PP31.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia  w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą, natomiast w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazuje się kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym, pomniejszone o dokonane zwroty.

Sprawozdanie RB-34S

W wyniku analizy analityki rachunków bankowych dla konta 132, stwierdzono, że na ww. rachunku w paragrafie 80104-0750-WW „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych”, zaewidencjonowano zarówno dochody z tytułu najmu w wys. 6.408,60 zł oraz nieprawidłowo - dochody z tytułu wpływów za pobyt w przedszkolu w wys. 6.806,00 zł. Powyższe dochody w kwocie ogółem 13.214,60 zł, zostały również wykazane w sprawozdaniu RB-34S za 2020 r. w § 0750.

W związku z powyższym, dochody wykazane w sprawozdaniu RB-34S zostały zawyżone o kwotę 6.806,00 zł.

Powyższe działanie było niezgodne zapisami § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 uchwały nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty, wydanej na podstawie art. 223 uofp, ze zmianami (zw. dalej uchwałą nr XXIV/705/12), w brzmieniu wprowadzonym uchwałą nr IX/258/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r., zgodnie
z którym, na wydzielonym rachunku samorządowe jednostki budżetowe mogą gromadzić dochody uzyskiwane z działalności wykraczającej poza zakres działalności podstawowej, określonej  w statucie, dotyczące m.in. opłat wniesionych przez rodziców lub opiekunów prawnych za posiłki, z których dziecko korzysta podczas pobytu w przedszkolu i oddziale przedszkolnym.

Jak ustalono, zarówno wpływy z tytułu opłat za pobyt, jak i wyżywienie, w 2020 r. wpływały na konto wrd. Powyższe działanie jest również niezgodne  z § 19 ust. 2 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej– zgodnie z którym, w sprawozdaniu Rb-34S wykazuje się odpowiednio planowane i zrealizowane wpływy środków pieniężnych na wrd.

Za prowadzenie ewidencji księgowej w 2020 r. odpowiedzialność ponosił główny księgowy.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Za powyższe naruszenie, odpowiedzialność ponosił dyrektor PP31.

Kwota z tytułu dochodów za pobyt w wys. 6.806,00 zł została prawidłowo ujęta w ewidencji księgowej w § 80104-0660-U1 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” oraz wykazana w sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo. W odniesieniu do pozostałych sprawozdań, kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP31 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP31 wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 28/09/2020 z dnia 16.11.2020 r. dyrektora PP31 w sprawie inwentaryzacji w PP31. Wg zarządzenia, inwentaryzacja obejmowała następujące składniki majątkowe:środki trwałe,pozostałe środki trwałe,środki pieniężne i inne wartości w kasie oraz towary w magazynie spożywczym wg stanu na dzień 31.12.2020 r. Na podstawie ww. zarządzenia powołano komisję inwentaryzacyjną.

W toku kontroli ustalono, że przedostatnia inwentaryzacja na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, została przeprowadzona na dzień 31.12.2015 r. Na podstawie powyższego przepisu, termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W związku z powyższym, kolejna inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona w 2019 r.

Z przywołanych przepisów wynika, że do naruszenia przepisu, dochodzi w każdym przypadku nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w obowiązującym terminie, natomiast z przedłożonej dokumentacji wynikało, że pełną inwentaryzację przeprowadzono w 2020 r. Wg wyjaśnień pani Ewy Woś-Lorek, która objęło stanowisko dyrektora PP31 od 1.09.2018 r., pełna inwentaryzacja została przesunięta ze względu na wieloletnie zaniedbania w dokumentacji i procedurach, zmianę kadry oraz brak głównej księgowej na miejscu, która była zatrudniona na umowę zlecenie.

Na podstawie art. 4 ust. 5 uor,kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Osobą odpowiedzialną za terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji był dyrektor PP31.

Ponadto, w toku kontroli stwierdzono, że spis z natury środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na dzień 31.12.2020 r., został sporządzony na jednym arkuszu, bez nadanego nr ewidencyjnego, bez określenia pól spisowych, poszczególne pozycje majątku, wyszczególnione na arkuszu, nie zawierały numeru inwentarzowego. Nie przedłożono również spisu arkuszy inwetaryzacyjnych oraz rozliczenia z pobranych arkuszy, które jako druki ścisłego zarachowania podlegają ewidencji oraz kontroli ilościowej.

Powyższe jest niezgodne z zapisami Instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki.

Zgodnie z zapisem pkt. VIII ust. 8 ww. instrukcji, do obowiązków głównego księgowego należało sporządzenie sprawozdania z przebiegi inwentaryzacji, które nie zostało sporządzone. Przedłożono wyłącznie protokół z rozliczenia inwentaryzacji, niewykazujący różnic inwetaryzacyjnych.

W jednostce były prowadzone dwie księgi inwentarzowe: dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych. Analiza zapisów w księdze środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykazała, że wpisy w księdze były dokonywane od 1996 r. do 2014 r., z przerwą do roku 2020 r. Natomiast w marcu 2020 r. dokonano 10. wpisów środków trwałych na wartość 173.349,40 zł.

 Wg wyjaśnień głównej księgowej, księga inwentarzowa została zaktualizowana w 2020 r. na podstawie posiadanych dokumentów źródłowych oraz zapisów na koncie 011 z lat 2015-2019.

Księgę inwentarzową dotyczącą pozostałych środków trwałych prowadzono

od 2019 r. Do księgi wpisano wartość środków trwałych na dzień 31.12.2018 r. w wys. 258.011,61 zł (saldo konta 013 na dzień 31.12.2018 r.). Kontrolującemu nie przedłożono ksiąg inwentarzowych prowadzonych do 31.12.2018 r. Wg dyrektora PP31, jedną z przyczyn nieprowadzenia księgi inwentarzowej do 2018 r. była skomplikowana sytuacja kadrowa.

Powyższe stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 uor, zgodnie z którym, księgi inwentarzowe, jako księgi pomocnicze, stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej, powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji do konta 011 i 013 wynika zarówno z wykazu planu kont, który stanowi zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342) orazz opisu kont, zgodnie z którym, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 oraz 013 powinna umożliwić przede wszystkim ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.

Ponadto ustalono, że poszczególnym składnikom majątku, wyszczególnionym w ww. księgach, nie zostały nadane numery inwentarzowe.Brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych. Zgodnie z zapisami pkt. X Instrukcji inwetaryzacyjnej, do czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji należy m.in. oznakowanie numerami środków trwałych i uaktualnianie spisów
w pomieszczeniach inwentaryzowanych składników majątku.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w 2020 r. w PP31 był pracownik pełniący obowiązki intendenta oraz główna księgowa.

W przypadku rocznej inwentaryzacji magazynu żywnościowego oraz inwentaryzacji kasy na dzień 31.12.2020 r., pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta, odpowiedzialny materialnie za prowadzenie magazynu oraz kasy, był w składzie obu komisji inwetaryzacyjnych. Powyższe jest niezgodne z zapisami Instrukcji inwetaryzacyjnej PP31.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 1.112.877,26zł i była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w 2020 r. zasady rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem dyrektora PP31 nr 03a/2020 z dnia 29.01.2020 r. oraz pozostałe regulaminy i instrukcje obowiązujące w jednostce. Załącznikami do zasad rachunkowości były:

• Instrukcja inwentaryzacyjna,
• Instrukcja kasowa,
• Instrukcja zasad prowadzenia gospodarki finansowymi drukami ścisłego zarachowania w PP31,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
• Instrukcja magazynu żywnościowego.

Ponadto kontroli poddano również obowiązujący w jednostce Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości wykazała:

- brak opisu i zasad funkcjonowania kont, wzoru pieczęci dekretacyjnej, stosowanej w jednostce,  a także sposobu nadawania numerów ewidencyjnych dokumentom źródłowym,

- plan kont oraz dokumentacja opisująca poszczególne programy finansowo-księgowo nie stanowiły załączników do zasad rachunkowości,

- brak uregulowania minimalnej wartości pozostałych środków trwałych zaliczanych do inwentarza,

- brak uregulowań związanych z wprowadzeniem centralizacji rozliczeń podatku od towarów
i usług Gminy Miasto Szczecin,

- brak zacytowania pełnych podstaw prawnych oraz publikatorów.

Ponadto stwierdzono niewłaściwą formę prawną wprowadzenia procedur obowiązujących
w PP31 dotyczących Regulaminu pracy, Regulaminu wynagradzania pracowników oraz Regulaminu przyznawania dodatku motywacyjnego dla nauczycieli,poprzez zaniechanie wydania zarządzeń przez dyrektora PP31.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację dyrektor PP31.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora PP31, stwierdzono, że informacja o przeprowadzonej kontroli w dniu 24.07.2020 r. przezPaństwową Inspekcję Pracy,została przekazana przez dyrektora PP31 do WKiAW UM Szczecin w dniu 21.10.2021 r.

Powyższe było niezgodne z zapisami §8 załącznika nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP31:

1. Sporządzać sprawozdania roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej.
2. Ewidencjonować dochody w sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów zgodnie z zapisami uchwały nr XXIV/705/12.
3. Przeprowadzać w placówce inwentaryzacje zgodnie z terminami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.
4. Regulować płatności w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.
5. Każdorazowo naliczać i prawidłowo ewidencjonować odsetki za opóźnienie w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.
6. Prowadzić księgi inwentarzowe zgodnie z przepisami art. 24 uor.
7. Zatrudniać głównego księgowego na podstawie umowy pracę.
8. Dokonywać potwierdzenia umów zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
9. Wydatki ewidencjonować na prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz na podstawie posiadanych dokumentów źródłowych.
10. Dokonywać na fakturach sprzedaży i zakupu oraz wyciągach bankowych, wskazań dekretacyjnych oraz potwierdzeń sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
11. Wskazywać na fakturach zakupu powiązania z księgą inwentarzową, sporządzać dokumenty OT oraz dokonać oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.
12. Wskazywać na fakturach zakupu jako płatnika PP31.
13. Prawidłowo naliczać pracownikom wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
14. Skorygować wynagrodzenie pracownika pełniącego obowiązki kasjera o dodatek funkcyjny, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków pracownika.
15. Przedkładać Prezydentowi Miasta Szczecin roczną informację z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06.
16. Prowadzić akta osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przestrzegać obowiązków związanych z przedkładaniem przez pracowników wymaganych oświadczeń o odpowiedzialności materialnej oraz informacji z KRK.
17. Wprowadzać procedury obowiązujące w jednostce zarządzeniem dyrektora PP31.
18. Przekazywać niezwłoczne do WKiAW informacje o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.
19. Zaktualizować podstawy prawne procedur obowiązujących w jednostce.