Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada 2021 r. do 7 grudnia 2021 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Szczecinprzy pl. Armii Krajowej 1, w zakresie prowadzenia spraw dotyczących podatku od środków transportowych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 17 grudnia 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WPiOL lub organem) w zakresie prowadzenia spraw dotyczących podatku od środków transportowych, stwierdzono m.in., że:

- w 2 przypadkach WPiOL określił decyzją wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od środków transportowych za rok 2020, podając w podstawie prawnej nieaktualną uchwałę Rady Miasta Szczecin w sprawie podatku od środków transportowych;

- w sprawie WPIOL-IV.3124.12.2020.EG (dot. wniosku o udzielenie ulgi) organ podjął pierwsze czynności dopiero po 74 dniach;

- w sprawie WPiOL-IV.3124.39.2020.PC (dot. wniosku o udzielenie ulgi) organ nie podjął żadnych czynności przez 49 dni;

- w sprawie WPiOL-IV.3124.16.2020.PC (dot. wniosku o udzielenie ulgi) organ podjął pierwsze czynności dopiero po 59 dniach, a także po wysłaniu wezwania do uzupełnienia wniosku nie podejmował żadnych czynności przez 55 dni;

- w 1 przypadku organ wydał dwie decyzje z tym samym znakiem sprawy;

- organ nie zaktualizował obowiązujących w Urzędzie Miasta procedur dotyczących udzielenia ulgi w spłacie zobowiązania podatkowego.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie realizacji przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2019 r. 1170 ze zm.) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) (zw. dalej o.p.), w szczególności dotyczących:

- określania w decyzjach podatkowych wysokości zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych;

- zapewnienia stronom czynnego udziału w postępowaniu podatkowym;

- sprawdzenia przez organ podatkowy złożonych deklaracji pod względem formalnym i rachunkowym;

- załatwiania spraw podatkowych na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej;

- orzekania w drodze decyzji, w sprawie wniosku strony o przyznanie ulgi podatkowej w podatku od środków transportowych.

Według § 50 pkt 1 - 3 Załącznika do Zarządzenia nr 114/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 marca 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami) do zadań Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych należało:

1)         prowadzenie spraw wymiaru podatków i opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;

2)         prowadzenie spraw w zakresie ulg w spłacie należności podatkowych, dla których organem podatkowym są urzędy skarbowe, a które stanowią dochody podatkowe budżetu Miasta;

3)         prowadzenie spraw związanych z pomocą publiczną w zakresie podatków i opłat lokalnych oraz sprawozdawczości z udzielonej pomocy publicznej przez Gminę Miasto Szczecin.

Na potrzeby kontroli WPiOL przedstawił w formie elektronicznej, wygenerowane z Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI-FK), zestawienie zbiorcze złożonych deklaracji dotyczących podatku od środków transportowych za rok 2020 oraz 2021 (wg stanu na 31.10.2021 r.). Ponadto jednostka przedstawiła do kontroli w wersji elektronicznej, wykaz postępowań dotyczących podatku od środków transportowych załatwionych poprzez wydanie decyzji w latach 2020 i 2021 (wg stanu na 31.10.2021 r.).

Zgodnie z zestawieniami, w 2020 r. rozpatrzono łącznie 1707 spraw dotyczących podatku od środków transportowych, natomiast w 2021 r. rozpatrzono łącznie 1508 spraw.

Na podstawie losowo wybranych spraw, kontrolą objęto 25 z 3215 spraw (tj. 0,8 % wszystkich ww. spraw, prowadzonych w WPiOL w latach 2020 – 2021, dotyczących podatku od środków transportowych).

Kontrola wykazała, że w 2 przypadkach, w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od środków transportowych za rok 2020 WPiOL podał w podstawie prawnej nieaktualną uchwałę Rady Miasta Szczecin w sprawie podatku od środków transportowych. W obu sprawach organ jako podstawę prawną obliczenia wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od środków transportowych za rok 2020 powołał uchwałę Nr XXIV/575/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 listopada 2016 r. w sprawie podatku od środków transportowych.

Należy wskazać, że uchwałą Nr XI/332/19 z dnia 22 października 2019 r. w sprawie podatku od środków transportowych Rada Miasta Szczecin określiła nowe roczne stawki podatku od środków transportowych, a uchwała z dnia 22 listopada 2016 r. utraciła moc. Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 4 o.p., decyzja zawiera podanie podstawy prawnej, którą należy rozpatrywać w dwóch aspektach – formalnym – a  więc dotyczącym procedury i sposobu jej wydania oraz materialnym, a więc dotyczącym obowiązku podatkowego podatnika. Kontrola zwraca uwagę na aspekt formalny, który powinien być uwzględniony w odniesieniu do przepisów obowiązujących w momencie wydania decyzji - reguluje on sposób wydania tej decyzji i sposób postępowania organu zmierzającego do orzeczenia. Organ powinien zatem w niniejszych przypadkach działać na podstawie przepisów obowiązujących w 2020 r. Inaczej stanowiłoby to naruszenie konstytucyjnej zasady praworządności.

Należy przy tym podzielić wyrażony w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 31 maja 2017 r. I FSK 1688/15 pogląd, że orzekanie - ale także wskazanie w podstawie prawnej decyzji - przepisu prawa, który nie miał w sprawie zastosowania, powinno być oceniane jako naruszenie jednej z zasad ogólnych postępowania podatkowego, tj. wynikającej z art. 120 o.p. zasady legalizmu. W związku z tym trzeba zauważyć, że poprzez zastosowanie błędnego powołania podstawy prawnej w powyższych przypadkach doszło do uchybienia proceduralnego decyzji.

Jednocześnie kontrola wskazuje, że art. 210 § 1 pkt 4 o.p. nie wprowadza wymogu zacytowania treści stosowanego przepisu i dopiero w uzasadnieniu decyzji, organ podatkowy powinien wyjaśnić podstawę prawną decyzji z przytoczeniem przepisu prawa. WPiOL mając na względzie powyższe, w uzasadnieniu decyzji wskazał jednak poprawnie przedmiot opodatkowania oraz obliczył wysokość zobowiązania podatkowego za 2020 rok przy uwzględnieniu stawek wynikających z uchwały Rady Miasta Szczecin Nr XI/332/19 z dnia 22 października 2019 r.

W tym miejscu kontrola wskazuje jednakże na niejednolite postępowanie organu dotyczące wydawanych decyzji. O ile WPiOL w uzasadnieniu decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego za 2020 rok, w sprawie WPiOL-II.3124.19.2020.MP, wskazał przedmiot opodatkowania oraz wysokość zobowiązania, a także wyjaśnił przyczyny dla których uznał, że podatek należny jest za okres krótszy niż 12 miesięcy 2020 roku, o tyle w sprawach WPiOL-II.3124.47.2020.KS, WPiOL-II.3124.123.2020.AB, WPiOL-II.3124.38.2020.AB takich wyjaśnień już nie umieścił. Prawidłowo sporządzone uzasadnienie powinno zawierać nie tylko opis stanu faktycznego, ustalonego przez organ, ale także wskazanie, w jakim stopniu został on przyjęty przez organ i dlaczego. Uzasadnienie o treści odpowiadającej wymogom art. 210 § 1 pkt 6 i § 4 o.p. obejmuje nie tylko przytoczenie ustaleń faktycznych zmierzających do wykazania stanu faktycznego, przyjętego przez organ do swoich rozważań, ale musi obejmować także ocenę poczynionych ustaleń z punktu widzenia przepisów regulujących postępowanie przed tym organem. Jeżeli ocena zawarta w uzasadnieniu decyzji jest niespójna, a przedstawiony stan faktyczny nieczytelny, uzasadnienie nie może spełnić ww. funkcji.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w sprawie WPIOL-IV.3124.12.2020.EG organ podjął pierwsze czynności w postępowaniu dotyczącym wniosku o udzielenie ulgi, dopiero po 74 dniach. Zgodnie z ustawą z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, terminy w postępowaniach administracyjnych, których bieg nie rozpoczął się na podstawie art. 15zzs ustawy tzw. Tarczy Antykryzysowej 1.0, rozpoczynają bieg od dnia 23 maja 2020 r (data znajdująca zastosowanie w niniejszej sprawie). W sprawie o znaku WPIOL-IV.3124.12.2020.EG organ podjął pierwsze czynności dopiero 05.08.2020 r., tj. wysłał zapytanie do Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.  Dnia 18.06.2020 r. organ wysłał do strony jedynie zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie podając jako przyczynę konieczność zebrania materiału dowodowego. Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku I FSK 473/16 z dnia 6 grudnia 2017  r. „o tym, czy organ podatkowy należycie, a więc bez przewlekłości prowadzi postępowanie podatkowe nie przesądza to, co zostanie zapisane w treści postanowień przedłużających termin załatwienia sprawy podatkowej, lecz to co faktycznie jest w tym postępowaniu realizowane i czy rzeczywiście wymagany jest do przeprowadzenia tego typu działań dalszy jeszcze czas. W aktach sprawy brakuje dowodów na podjęcie jakichkolwiek czynności przez organ od dnia 23.05.2020 r. do 05.08.2020 r., poza wyznaczeniem sobie dodatkowego czasu na załatwienie sprawy.

Ponadto kontrola zauważyła, że w sprawie WPiOL-IV.3124.39.2020.PC organ nie podjął żadnych czynności przez 49 dni. Dnia 30.07.2020 r. WPiOL wysłał do strony wezwanie do uzupełnienia braków wniosku o udzielenie ulgi w podatku (z terminem na realizację czynności do 06.08.2020 r.). Kolejną czynnością podjętą przez organ w postępowaniu było wysłanie 18.09.2020 r. zapytania do Wydziału Księgowości .

W sprawie WPIOL-IV.3124.16.2020.PC natomiast, od wszczęcia postępowania dnia 23.05.2020 r., do wysłania do strony wezwania o uzupełnienie wniosku (dnia 21.07.2020 r.) upłynęło 59 dni. Dodatkowo od wysłania wezwania, do dnia 14.09.2020 r. tj. wysłania zapytania do Wydziału Księgowości upłynęło 55 dni . Tak jak w ww. sprawach, brakuje dowodów na podjęcie jakichkolwiek czynności przez organ w podanych okresach, poza wyznaczeniem dodatkowego czasu na załatwienie sprawy.

W tym miejscu kontrola wskazuje, że ustawodawca nałożył na organ podatkowy, który nie jest w stanie załatwić sprawy w terminie prawem przewidzianym (nawet z przyczyn niezależnych od organu), obowiązek zawiadomienia o tym fakcie stron postępowania z podaniem przyczyn tego stanu rzeczy oraz wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy.

Zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy powinno nastąpić w formie postanowienia, co też WPiOL w każdej z ww. spraw uczynił. Prawidłowe dopełnienie przez organ obowiązków sygnalizacyjnych z art. 140 § 1 i 2 o.p. wyznacza nowy termin załatwienia sprawy i sprawia, że organowi nie można zarzucić bezczynności dopóki nie upłynie wskazany termin. O bezczynności można mówić w każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminach określonych ustawowo w art. 139 o.p. lub wskazanych przez organ administracyjny na podstawie art. 140 o.p.

Kwestionując natomiast długotrwałość postępowania podatkowego prowadzonego w ramach czasowych wyznaczonych terminami określonymi ustawowo w art. 139 § 1-3 o.p., opieszałość podejmowanych czynności czy ich zasadność, można Wydziałowi Podatków i Opłat Lokalnych zarzucić przewlekłość w prowadzeniu postępowania podatkowego.

Z przewlekłym postępowaniem mamy do czynienia w razie prowadzenia postępowania, które nie zmierza wbrew zasadzie szybkości i prostoty postępowania do bezpośredniego załatwienia sprawy. Przewlekłość postępowania występuje, gdy organ działa w sposób nieefektywny a także, gdy jego działanie polega na wykonywaniu czynności w dużym odstępie czasu, względnie wykonywaniu czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (np. podejmowanie czynności nieprowadzących w istocie do wydania rozstrzygnięcia, odwlekanie zakończenia postępowania, pomimo posiadania wystarczającego materiału do rozstrzygnięcia sprawy), co prowadzi do znacznego przesunięcia w czasie załatwienia sprawy. O przewlekłości może również świadczyć opieszałość w wyznaczeniu i przeprowadzeniu czynności, które są konieczne do załatwienia sprawy.

Kontrola wykazała także, że w 1 przypadku organ wydał dwie decyzje z tym samym znakiem sprawy. Według akt przekazanych do kontroli, strona dnia 03.04.2020 r. złożyła dwa wnioski tj. wniosek o umorzenie zaległości podatkowej za 2019 r. oraz wniosek o umorzenie zaległości podatkowej za I ratę 2020 r. Zgodnie z § 5 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14 poz. 67), dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

Jeżeli WPiOL dokonał zarejestrowania obu wniosków pod jednym numerem sprawy, to rozstrzygnięcie dotyczące umorzenia postępowania w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych za I ratę za 2020 r., jak i w sprawie umorzenia postępowania dotyczącego umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych za 2019 r., powinno być wydane w jednej decyzji pod znakiem sprawy WPiOL-IV.3124.4. 2020.EG.

W toku kontroli ustalono również, że w obowiązujących w Urzędzie Miasta procedurach dotyczących udzielenia ulgi w spłacie zobowiązania podatkowego (WPiOL-XV, WPiOL-XVI i WPiOL-XVII) zastosowano nieaktualny dziennik przywoływanej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa t.j. „Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.” oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw tj. „(Dz. U. z 2015 r. poz. 2330)”. Ponadto w procedurze WPiOL-XVI i WPiOL-XVII błędnie oznaczony został dziennik rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawionych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie tj. „(Dz. U. Nr 53, poz. 312, ze zmianami)” oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie tj. „(Dz. U. Nr 121, poz. 810)”. W obu przypadkach WPiOL nie wskazał roku dziennika.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

- w decyzjach określających wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od środków transportowych zastosowano właściwe roczne stawki podatku od środków transportowych przewidziane uchwałą Rady Miasta Szczecin Nr XI/332/19 z dnia 22 października 2019 r., pomimo podania w 2 przypadkach nieaktualnej podstawy prawnej tj. uchwały Nr XXIV/575/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 listopada 2016 r.;

- zapewniono stronom czynny udział w postępowaniach podatkowych zgodnie dyspozycją art. 123 o.p., a także na podstawie art. 200 § 1 o.p. przed wydaniem decyzji organ podatkowy wyznaczał stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego;

- organ zapewnił sprawdzenie deklaracji podatkowych pod względem formalnym i rachunkowym (wszystkich przedłożonych do kontroli) i potwierdził ten fakt poprzez umieszczenie w odpowiedniej rubryce deklaracji tj. w polu H. ADNOTACJE ORGANU PODATKOWEGO, adnotacji o treści „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” opatrzonej datą i podpisem pracownika;

- sprawy podatkowe załatwiane były przez organ na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z art.  126 § 1 o.p.;

- podjęte przez organ podatkowy decyzje w zakresie ulg podatkowych, zostały wydane na podstawie obiektywnych kryteriów – tj. na podstawie stanu faktycznego potwierdzonego zebranym materiałem dowodowym.

 II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi WPiOL:

1.         Powoływać aktualne podstawy prawne w decyzjach określających wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od środków transportowych;

2.         Załatwiać sprawy związane z wnioskami o udzielenie ulgi podatkowej, przy zachowaniu zasady szybkości i prostoty postępowania oraz przy uwzględnieniu przepisów dotyczących terminów załatwiania spraw podatkowych;

3.         Prawidłowo wskazywać znak sprawy w decyzjach podatkowych;

4.         Zaktualizować podstawy prawne w obowiązujących w Urzędzie Miasta procedurach dotyczących udzielenia ulgi w spłacie zobowiązania podatkowego.