Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w Radzie osiedla Wielgowo-Sławociesze-Zdunowo, z siedzibą przy ul Bałtyckiej 35a/1 w Szczecinie (zw. RO lub jednostką) w zakresie gospodarki finansowej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.09.2023 r.

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Wielgowo - Sławociesze - Zdunowo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2022 r. oraz za rok 2022,
• braku bieżącej publikacji na stronie internetowej RO podjętych uchwał oraz informacji z działalności rady w tym protokołów z posiedzeń.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2022 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

Plan wydatków budżetowych RO na 2022 r. wyniósł 11.597 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXXIV/970/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2022 r. ze zm.), co stanowiło 2,49% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie 466.371 zł. Wykonanie wydatków RO za 2022 r. wyniosło 11.472 zł (2,52% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie 455.025 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2022 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na łączną kwotę 8.999,15 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane
w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na łączną kwotę 8.999,15 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na łączną kwotę 11.472,28 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Zgodnie z zasadami wskazanymi radom osiedli przez WGK w piśmie w sprawie budżetu na 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania rad osiedli oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli” tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej rady.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że jako osoba pobierająca diety, Przewodniczący RO złożył stosowne oświadczenie, czym wypełniono zapisy §12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Plan rzeczowo – finansowy na 2022 r. w kwocie ogółem 11.597 zł, przyjęty uchwałą RO nr 53/22 z dnia 22.02.2022 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2022 r. z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2022 r.”. W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli ustalono że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2022 r. oraz sprawozdania z wykonania planu finansowego za rok 2022. Obowiązek złożenia ww. sprawozdań do WGK wynikał wprost z zapisów § 13 ust. 1 pkt 1 – 2 Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r., według których RO zobowiązana była do wykonania następującej sprawozdawczości:

1. Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze – w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

2. Sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2022 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO nie były na bieżąco publikowane podjęte uchwały, informacje o działalności Rady w tym protokoły z posiedzeń. Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego zgodnie z zasadami wskazanymi w § 13 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Bieżącą aktualizację strony internetowej RO.