Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 54, ul. Rayskiego 9, 70-426 Szczecin (zw. SP nr 54 lub jednostką) w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2024 r.

Kontrola w SP nr 54 w zakresie gospodarowania mieniem wykazała, w szczególności, że:

1. nie aktualizowano stawki czynszu za 1m² powierzchni naliczanej najemcy lokalu mieszkalnego,
2. nieprawidłowo naliczano najemcy lokalu mieszkalnego opłaty za dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków,
3. nieprawidłowo naliczano ilość godzin najmu lokali/powierzchni użytkowych,
4. umowy najmu lokali/powierzchni użytkowych zawierano pomimo braku stosownego pełnomocnictwa do zawierania umów najmu,
5. nie przekazywano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (zw. dalej uchwałą w sprawie warunków korzystania z nieruchomości gminnych).

W zarządzanym przez SP nr 54 budynku przy ul. Ludmiła Rayskiego 9 znajduje się lokal mieszkalny o pow. 47,50 m². Według przekazanej do kontroli dokumentacji lokal wyposażony jest w następujące instalacje: centralnego ogrzewanego zasilaną z sieci miejskiej, użytkowej wody zimnej, kanalizacyjną, elektryczną, gazową. Punktacja dla lokalu została ustalona na poziomie 44 pkt.

W dniu 01.03.1986 r. zawarto umowę najmu ww. lokalu mieszkalnego. Przedmiotowa umowa obowiązywała do dnia zakończenia kontroli. W treści ww. umowy wskazano m. in., że najemca obowiązany jest uiszczać czynsz i inne należne opłaty w wysokości wynikającej z aktualnie obowiązujących przepisów w terminie do dnia 10 każdego miesiąca z góry.

Ponadto w 2022 r. w jednostce obowiązywały łącznie 22 umowy najmu lokali/powierzchni użytkowych zlokalizowanych w budynku zarządzanym przez SP nr 54.

Jednostka w objętym kontrolą okresie (tj. w latach 2022-2023) – pomimo zmiany wysokości wskaźnika przeliczeniowego kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla Miasta Szczecin - nie aktualizowała stawki czynszu za 1m² powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego. Na dzień zakończenia kontroli stawka czynszu pozostawała na poziomie 8,20 zł/m².

Według § 15 ust. 1 uchwały nr XXX/873/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2021-2025 (zw. dalej uchwałą ws. gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy), miesięczne stawki czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy ustala się przy wykorzystaniu metody punktowej oceny wartości użytkowej lokali z zastosowaniem wskazanego w ww. przepisie wzoru. Jedną z części składowych ww. wzoru jest wskaźnik przeliczeniowy kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynku odpowiadający wskaźnikowi przeliczeniowemu kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla Miasta Szczecin obowiązującemu od 1 października roku ubiegłego do 31 marca danego roku, każdorazowo ogłaszanemu przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w dzienniku urzędowym województwa, w drodze obwieszczenia (zw. dalej wskaźnikiem).

W objętym kontrolą okresie wskaźnik wynosił:

• 2022 r. – 4.532,00 zł (Dz. Urz. Woj. Zach. z 2021r., poz. 3956),
• 2023 r. – 4.750,00 zł (Dz. Urz. Woj. Zach. z 2022r., poz. 4011).

W związku z powyższymi zmianami wysokości wskaźnika stawka czynszu dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego powinna wynieść:

• w roku 2022 – 9,77 zł/m²,
• w roku 2023 – 10,25 zł/m².

Wskazać należy, że według § 16 ust. 1 uchwały w sprawie gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy podwyżka czynszu następuje nie częściej niż raz w roku i nie może przekroczyć 10%.

W związku z powyższym najbliższa aktualizacja stawki czynszu może wynieść maksymalnie 0,82 zł/m², a cena za 1m² 9,02 zł (szczegółowe zasady dot. podwyższania wysokości czynszu i pozostałych opłat określa ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 725).

W toku kontroli ustalono ponadto, że nieprawidłowo naliczano najemcy lokalu mieszkalnego opłaty za dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że do obliczenia ryczałtowej opłaty z tytułu zużycia zimnej wody oraz odprowadzenia ścieków przyjmowano, że przeciętne miesięczne zużycie wody na mieszkańca wynosiło 7m³ podczas gdy z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14.01.2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. z 2002 r., nr 8, poz. 70) przeciętne miesięczne zużycie wody na jednego mieszkańca wynosi 5,4m³.

Kontrola wykazała, że ceny dostarczenia 1m³ zimnej wody w poszczególnych okresach oraz ceny odprowadzenia 1m³ ścieków, które były przyjmowane do wyliczenia miesięcznych zaliczek nie były zgodne z obowiązującymi w danych okresach wysokościami taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków.

W roku 2022 wysokość zaliczki za zużycie zimnej wody obliczono przyjmując cenę 5,35 zł/m³, natomiast wysokość zaliczki za odprowadzenie ścieków obliczono przyjmując cenę 7,53 zł/m³. W 2023 roku przyjęto odpowiednio 5,49 zł/m³ i 7,83 zł/m³. Według publikowanych przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. taryf ceny dostarczenia wody i odbioru ścieków w latach 2022 i 2023 kształtowały się następująco:

• w okresie 01.01 2022 r. – 25.10.2022 r. odpowiednio: 5,07 zł/m³ i 7,14 zł/m³,
• w okresie 26.10.2022 r. – 25.10.2023 r. odpowiednio: 5,09 zł/m³ i 7,25 zł/m³,
• w okresie 26.10.2023 r. – 19.12.2023 r. odpowiednio: 5,18 zł/m³ i 7,39 zł/m³,
• w okresie 20.12.2023 r. – 31.12.2023 r. odpowiednio: 6,12 zł/m³ i 8,67 zł/m³,

Nieprawidłowe naliczanie najemcy lokalu mieszkalnego opłat za dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków w latach 2022 – 2023 spowodowało zawyżenie dochodów SP nr 54 o łączną kwotę 1.357,08 zł.

W toku kontroli wykazano również, że w przypadku 2 z 22 obowiązujących w roku 2022 r. umów najmu lokali/powierzchni użytkowych do wyliczenia ilości godzin najmu w danym miesiącu przyjmowano, iż każdego wskazanego w umowie dnia korzystano z danej sali przez czas inny niż wskazano w umowie (wg § 1 ust. 2 umowy nr 4/2021 z dnia 01.09.2021 r. najem miał odbywać się od poniedziałku do czwartku w godzinach 7:15-9:30 i 16:20-18:30 tj. każdego dnia  łącznie 4h i 25 min. natomiast do wyliczenia godzin najmu przyjmowano, że jest to 4h i 30min, wg § 1 ust. 2 umowy nr 5/2022 z dnia 01.09.2022 r. najem miał odbywać się od poniedziałku do czwartku w godzinach 7:15-8:45 i 16:20-18:00 tj. każdego dnia  łącznie 3h i 10 min. natomiast do wyliczenia godzin najmu przyjmowano, że jest to 3h i 15min). Powyższe było przyczyną zawyżenia ilości faktycznych godzin najmu w 2022 r. łącznie o 12h i 10 minut na kwotę 522,03 zł brutto.

Za naliczanie czynszu najmu lokalu mieszkalnego, opłat za media oraz czynszu najmu lokali/powierzchni użytkowych odpowiedzialny był kierownik gospodarczy SP nr 54.

Czynności kontrolne wykazały, że w objętym kontrolą okresie Dyrektor SP nr 54 zawierał umowy najmu lokali/powierzchni użytkowych pomimo braku stosownego pełnomocnictwa. W toku kontroli Dyrektor SP nr 54 wskazał, że zawierając objęte kontrolą umowy najmu działał na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Szczecin WO-I.0052.1.874.2020.MJ z dnia 31.12.2020 r. Nie sposób jednak uznać, iż przedmiotowe pełnomocnictwo upoważniało Dyrektora jednostki do zawierania umów najmu, gdyż dotyczyło ono wykonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych jedynie z udzielaniem zamówień publicznych. WKiAW wskazuje, że brak stosownego upoważnienia jest wadą prawną która może skutkować nieważnością danej czynności.

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r., poz. 40) kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Czynności prawne podejmowane w imieniu i ze skutkiem prawnym dla gminy muszą być każdorazowo oparte na pełnomocnictwie udzielonym kierownikowi jednostki. Z art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 900) wynika z kolei, że dyrektor szkoły lub placówki reprezentuje ją na zewnątrz. Przepis ten ma jednak charakter ogólny i nie uprawnia dyrektora do zawierania w imieniu jednostki umów cywilnoprawnych.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę postanowień art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) w zakresie dotrzymania przez jednostkę i terminów inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposobu wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 66 arkuszy spisu z natury, protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

Czynności inwentaryzacyjne rozpoczęto w dniu 18.11.2020 r. (wydanie zarządzenia ws. inwentaryzacji, 23.11.2020 r. rozpoczęcie spisu z natury). Ww. inwentaryzacja została rozliczona w dniu 14.01.2020 r. według stanu na dzień 31.12.2020 r.

Wartość środków trwałych i pozostałych środków trwałych wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

W wyniku przeprowadzonego spisu z natury nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie  budynek szkoły zlokalizowany przy ul. Ludmiła Rayskiego 9 w Szczecinie, którego powierzchnia zabudowy (według wpisu do książki obiektu budowlanego) wynosiła 2190,6 m².

Dla ww. obiektu budowlanego w dniu 01.10.2021 r. została założona książka obiektu budowlanego (II tom książki obiektu budowlanego). Na dzień zakończenia kontroli zawierała ona wszystkie informacje/wpisy wymagane obowiązującym na dzień jej założenia (kontrolą objęto sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego do dnia 31.12.2022 r., wskazać należy, że od dnia 01.01.2023 r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15.12.2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego Dz. U. z 2022 r., poz. 2778) Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. Nr 120, poz.1134), w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Wpisy do książek zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte.

WKiAW wskazuje, iż należy zwrócić uwagę na nowelizację prawa budowlanego, która z dniem 1 stycznia 2023 r. wprowadziła możliwość prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie „Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego” – c-KOB. Jak wynika z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557) książkę obiektu budowlanego w formie papierowej można założyć jedynie do dnia 31 grudnia 2023 r. Ponadto według art. 6 ust. 3 ww. ustawy zarządca obiektu budowlanego, który założył książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej w terminie do dnia 31 grudnia 2026 r. zakłada dla tego obiektu książkę obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie c-KOB. W ocenie kontroli rozważyć należy zatem założenie nowej książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Aktualizować naliczaną najemcy lokalu mieszkalnego stawkę czynszu za 1m² powierzchni.
2. Opłaty za dostarczenie zimnej wody i odprowadzenie ścieków naliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami i taryfami.
3. Prawidłowo naliczać czas najmu lokali/powierzchni użytkowych.
4. Zawierać umowy najmu lokalu użytkowego wyłącznie na podstawie i w granicach udzielonego pełnomocnictwa.
5. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i w terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).