Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 2 czerwca 2023 r. do 4 lipca 2023 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie, przy ul. Szafera 7 (zw. dalej MOSRiR), w zakresie funkcjonowania Hotelu SDS.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 28 lipca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 sierpnia 2023 r. Uchwałą Nr 2/23 z dnia 27 września 2023 r. Komisja Odwoławcza oddaliła wszystkie zastrzeżenia złożone do ww. wystąpienia.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w MOSRiR w zakresie funkcjonowania Hotelu Szczecińskiego Domu Sportu (zw. dalej Hotelem SDS lub Hotelem) stwierdzono uchybienia polegające m.in. na:

• błędnym ujęciu jako wydatek Hotelu kwoty 3.498 zł, która dot. innego obiektu,
• nieprzypisaniu do wydatków Hotelu zapłaty za 2 faktury na kwotę  758,69 zł w 2022 r. i  62,44 zł w 2023 r.,
• zaewidencjonowaniu wydatku na kwotę 231,25 zł w niewłaściwy paragraf klasyfikacji budżetowej,
• niezgodności w zakresie wskazań paragrafu klasyfikacji budżetowej w dokumencie wewnętrznym pn. „Metryka Kontroli Płatności”, zwanym dalej MKP a paragrafem, w którym został zaksięgowany wydatek,
• niezgodności w zakresie kwot dotyczących Hotelu, wskazanych w MKP, a  kwotami ujętymi w ewidencji księgowej,
• zawarciu 2 umów dot. wyżywienia przez osobę nie posiadającą stosownego pełnomocnictwa reprezentowania Gminy Miasto Szczecin,
• braku podpisu pod zawartą umową – 5 przypadków, w tym 4 dot. wyżywienia, 1 dot. wynajmu pokoi noclegowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• kompletności potwierdzeń na dowodach księgowych dotyczących przeprowadzonej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej faktur zakupowych oraz ich akceptacji do zapłaty,
• sporządzania i dołączania do faktur zakupowych dokumentów MKP,
• realizacji zapisów Zarządzenia Dyrektora Nr 6/2010 odnośnie dysponowania służbową kartą płatniczą przez zastępcę kierownika SDS ds. hotelu,
• naliczania płatności za usługi hotelowe, najem lokali użytkowych oraz usługi gastronomiczne.

Hotel SDS zlokalizowany jest w budynku przy ul. Unisławy 29 w Szczecinie. Budynek ten - wraz z innymi obiektami Szczecińskiego Domu Sportu - jest dzierżawiony przez MOSRiR od Gminy Miasto Szczecin. Hotel SDS dysponuje łącznie 17 pokojami (w tym: 1 pokój 2 osobowy z WC, 5 pokoi 2 osobowych bez WC, 11 pokoi 3 osobowych bez WC), salą konferencyjną oraz barem. W budynku Hotelu SDS znajdują się ponadto 4 lokale użytkowe, które na dzień zakończenia kontroli były wynajmowane podmiotom zewnętrznym.

Działalność Hotelu SDS, jak i gastronomii mieszczącej się przy Hotelu SDS, co do zasady związana jest z obsługą klubów sportowych oraz zawodów sportowych organizowanych w obiekcie. Powyższe związane jest z jednym ze statutowych zadań MOSRiR, polegającym na upowszechnianiu kultury fizycznej i turystyki poprzez umożliwianie korzystania z bazy sportowej klubom i związkom sportowym, organizacjom kultury fizycznej i turystyki, organizacjom sportowym i zawodowym, szkołom, uczelniom, fundacjom, zakładom pracy i osobom prywatnym. Baza noclegowa w Hotelu SDS służy przede wszystkim zapewnieniu noclegu ww. podmiotom, a gastronomia zapewnieniu wyżywienia zorganizowanym grupom i osobom korzystającym z obiektu sportowego SDS.

Kontrolą objęto okres: lipiec 2022 r. – maj 2023 r.

W badanym okresie obłożenie w Hotelu SDS wyniosło 58,12%. 60,15% gości stanowiły osoby fizyczne nie posiadające zawartej z MOSRiR umowy dot. udostępniania pokoi hotelowych, 37,52% gości stanowiły osoby posiadające ww. umowę, pozostałe 2,33% gości stanowili uchodźcy z Ukrainy.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

Udział dochodów wykonanych przez Hotel we wszystkichdochodach pozyskanych przez MOSRiR, w § 0830 (m.in. za usługi hotelowe i gastronomię), zarówno w 2022 r., jak i w okresie I-V 2023 r. wyniósł23%(tj. 446.728,67 zł w 2022 r. i 298.733,67 zł po 5 miesiącach 2023 r.). Plan dochodów za usługi hotelowe i gastronomię wykonany został w 141% - po 2022 r. i w 95% po 5 miesiącach 2023 r.

Kontroli poddano dochody w kwocie ogółem 103.129,31 zł (w tym: usługi hotelowe - 16.390 zł, najem lokali użytkowych – 19.034,63 zł, usługi gastronomiczne 67.704,70 zł ). Kontrolą objęto prawidłowość naliczania opłat z tytułu najmu powierzchni użytkowych, pokoi hotelowych i wyżywienia oraz prawidłowość zawarcia:

• 4 umów najmu lokali użytkowych obowiązujących w okresie styczeń 2022 r. – maj 2023 r.,
• 21 umów dot. najmu pokoi hotelowych,
• 19 umów dot. wyżywienia,
• 1 umowy dot. najmu sali konferencyjnej.

W toku kontroli ustalono, że 2 z 19 umów dot. wyżywienia zostały zawarte przez osobę nie posiadającą stosownego pełnomocnictwa do zawierania umów w imieniu Gminy Miasto Szczecin - MOSRiR.

W dniu 11.05.2023 r. zastępca kierownika SDS ds. technicznych zawarł 2 umowy, których przedmiotem były usługi polegające na przygotowaniu posiłków. Kontrola wykazała, że na dzień zawarcia ww. umów (i do zakończenia kontroli), zastępca kierownika SDS ds. technicznych nie posiadał pełnomocnictwa do podpisywania w imieniu Gminy Miasto Szczecin - MOSRiR umów z osobami trzecimi w przedmiocie odpłatnego udostępniania obiektu sportowego, czy świadczenia usług. Przedmiotowe umowy zostały zaparafowane przez głównego księgowego MOSRiR oraz przez zastępcę kierownika SDS ds. hotelu, którzy nie zweryfikowali jednak, czy osoba zawierająca umowę w imieniu Gminy Miasto Szczecin - MOSRiR posiada stosowne pełnomocnictwo, nie przekazali ich również do weryfikacji przez dyrektora ani przez radcę prawnego MOSRiR. Informację o zawarciu ww. umów przez osobę nie posiadającą stosownego pełnomocnictwa dyrektor powziął dopiero w toku niniejszej kontroli.

Podkreślić należy, że po powzięciu informacji o zawarciu ww. umów przez osobę nie posiadającą stosownego pełnomocnictwa Dyrektor niezwłocznie potwierdził czynności zawarcia ww. umów. Powyższe działanie było niezbędne, aby zachować ważność przedmiotowych umów, gdyż jak wskazuje art. 103 §  1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

Kontrola wykazała ponadto, że w 5 przypadkach na umowach brak było podpisu osoby upoważnionej do reprezentowania MOSRiR - w 4 przypadkach brak było podpisu ówczesnego kierownika SDS, w 1 przypadku brak było podpisu zastępcy dyrektora MOSRiR. WKiAW wskazuje, iż brak na umowie podpisu jednej strony nie oznacza, że nie została ona skutecznie zawarta, umowa bowiem może być zawarta w sposób konkludentny, jednakże w przedmiotowym przypadku może świadczyć o braku stosownego nadzoru nad wykonywaniem czynności służbowych przez podległych pracowników (tym bardziej w przypadku kiedy ówczesny kierownik SDS nie przekazał umowy do podpisu zastępcy dyrektora MOSRiR).

Kontrola nie wykazała uchybień w sposobie naliczania płatności za usługi hotelowe, najem lokali użytkowych oraz usługi gastronomiczne.

Płatności były naliczane zgodnie z cennikiem ustalanym w zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin oraz zgodnie z zawartymi umowami.

2. Wydatki i zobowiązania

Udział wydatków wykonanych przez Hotel we wszystkich wydatkach rozdziału 92604 poniesionych przez MOSRiR wyniósł 3,5% - zarówno w 2022 r., jak i w okresie I-V 2023 r. (tj. 1.065.606,58 zł w 2022 r. i 598.031,78 zł po  5 miesiącach 2023 r.). 

Według kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań Rb-Z zarówno na dzień 31.12.2022 r., jak i na dzień 31.03.2023 r., nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 472 pozycje wydatkowe wygenerowane z ewidencji księgowej MOSRiR dla obiektu 52 – Hotel SDS za okres od 01.04. do 31.12.2022 r. w łącznej kwocie 138.743,94 zł, co stanowiło 13% wydatków budżetowych Hotelu za 2022 r.,
• 255 pozycji wydatkowych wygenerowanych z ewidencji księgowej MOSRiR dla obiektu 52 – Hotel SDS za okres od 01.01. do 31.05.2023 r. w łącznej kwocie 149.896,64 zł, co stanowiło 25% wydatków budżetowych Hotelu za 2022 r.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie sposobu opisywania, dekretowania, zatwierdzania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

1. w jednym przypadku wydatek na kwotę 231,25 zł został błędnie zaewidencjonowany w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, zamiast w § 4220 – zakup środków żywności i niezgodnie z prawidłowym wskazaniem paragrafu klasyfikacji budżetowej w MKP. Powyższe miało wpływ na sporządzane przez jednostkę sprawozdania budżetowe. Nie miało wprawdzie wpływu na końcową wielkość poniesionych wydatków, rzutowało jednak na wartość wydatków wykazaną w obu ww. paragrafach i naruszało art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe,
2. w jednym przypadku, jako wydatek Hotelu na kwotę 3.498 zł ujęta została płatność za badania okresowe zbiorników ciśnieniowych dotycząca innego obiektu - SDS przy ul. Wąskiej. W ewidencji księgowej wydatków dot. Hotelu nie zostały ponadto ujęte 2 faktury: w 2022 r. w § 4260-10-52-01 za zakup energii elektrycznej na kwotę 758,69 zł i w 2023 r. w § 4210-10-52-04 za zakup materiałów biurowych na kwotę 62,44 zł. Należy dodać, że ww. wydatki zostały ujęte w prawidłowo wskazanych paragrafach a jedynie nie zostały przypisane do właściwego obiektu (tu: Hotel SDS), co  pozostało bez wpływu na sporządzane przez jednostkę sprawozdania budżetowe, zniekształciło jednak informację o wielkości wydatków Hotelu na wewnętrzne potrzeby zarządzania finansami MOSRiR. 
3. w przypadku 5 faktur z 2022 r. i jednej z 2023 r. wystąpiła niezgodność w zakresie wskazań paragrafu klasyfikacji budżetowej w MKP a paragrafem, w którym został ujęty wydatek,
4. w przypadku 4 faktur z 2022 r. i 10 faktur z 2023 r. wystąpiła niezgodność w zakresie kwot dotyczących Hotelu, wskazanych w MKP, a  kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. W 2022 r. zaksięgowano łącznie o 333,49 zł mniej a w okresie I-V 2023 r. o 5.280,20 zł mniej, niż wynikało z MKP.Przy czym należy dodać, że wydatki z ww. punktu 3 i 4 zostały zaewidencjonowane prawidłowo,błędy dotyczyły wyłącznie zapisów w MKP i pozostały bez wpływu na sporządzane przez jednostkę sprawozdania budżetowe.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w MOSRiR za kontrolę kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych był główny księgowy.

Do wszystkich skontrolowanych dowodów księgowych dołączone były dokumenty MKP podpisane przez upoważnione osoby.

Dowody księgowe były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i zaakceptowane do wypłaty.

Zasady płatności służbowymi kartami płatniczymi regulowało Zarządzenie Dyrektora Nr 6/2010, podpisane przez ówczesnego Dyrektora MOSRiR.

Zastępca kierownika SDS ds. hotelu dysponował służbową kartą płatniczą na podstawie umowy o jej korzystanie, zawartej z Dyrektorem MOSRiR w dniu 17.05.2021 r.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi MOSRiR:

1. Ewidencjonować wydatki zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów.
2. Prawidłowo kwalifikować i ewidencjonować wydatki w podziale na obiekty MOSRiR.
3. Dołożyć staranności w celu rzetelnego sporządzania dokumentów MKP.
4. Zawierać umowy przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
5. Zwiększyć nadzór nad wykonywaniem czynności przez podległych pracowników w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.