Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w Radzie Osiedla Płonia, Śmierdnica, Jezierzyce, z siedzibą przy ul. Pyrzyckiej 28 w Szczecinie (zw. RO lub jednostką) w zakresie gospodarki finansowej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.08.2023 r.

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Płonia - Śmierdnica - Jezierzyce (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO,
• nadawaniu uchwałom RO numeracji niezgodnej ze schematem wskazanym w Statucie stanowiącym Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/783/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Płonia - Śmierdnica – Jezierzyce,
• braku bieżącej publikacji na stronie internetowej RO podjętych uchwał oraz informacji z działalności rady w tym protokołów z posiedzeń.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2022 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

Plan wydatków budżetowych RO na 2022 r. wyniósł 7.731 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXXIV/970/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2022 r. ze zm.), co stanowiło 1,66% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie 466.371 zł. Wykonanie wydatków RO za 2022 r. wyniosło 7.730,00 zł (1,7% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie 455.025 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2022 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na łączną kwotę 23.299,99 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na łączną kwotę 23.299.99 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na łączną kwotę 7.730,28 zł.

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono, że w opisach wszystkich 6 dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z §10 ust. 1 pkt 2 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), wg którego opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z zasadami wskazanymi radom osiedli przez WGK w piśmie w sprawie budżetu na 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania RO oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli” tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej Rady.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że jako osoba pobierająca diety, Przewodniczący RO złożył stosowne oświadczenie, czym wypełniono zapisy §12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Plan rzeczowo – finansowy na 2022 r. w kwocie ogółem 7.730,23 zł, przyjęty uchwałą RO nr 69/2022 z dnia 9.02.2022 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2022 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2022 r.”W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym obszarze.

Sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2022 r. przekazane zostało do WGK w dniu 31.01.2022 r. czyli w terminie wskazanym w § 13 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (termin do dnia 15.02.2022 r.).

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2022 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Numery uchwał RO nadane zostały niezgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07. Rok natomiast wskazywany był w numerach uchwał nadanych przez RO jako cztery cyfry.

Na stronie internetowej RO (http://plonia.osiedla.szczecin.pl) w zakładce: Dokumenty RO/Uchwały, w kolumnie Tytuł, nie były publikowane tytuły uchwał a jedynie powielany był ich numer z pierwszej kolumny.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO nie były na bieżąco publikowane podjęte uchwały, informacje o działalności rady w tym protokoły z posiedzeń. Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Do dnia zakończenia kontroli dokonano aktualizacji strony internetowej i uzupełniono brakujące treści.

Kontrola terminowości przekazywania uchwał do WGK wykazała, że uchwały dotyczące gospodarki finansowej przekazane zostały w terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący przekazuje uchwały organów Osiedla w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Nadawanie uchwałom numeracji zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu.
3. Bieżącą aktualizację strony internetowej RO.