Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w czerwcu 2024 r. przeprowadził w Liceum Ogólnokształcącym nr III przy ul. Pomorskiej 150 w Szczecinie (zw. dalej LO nr III lub jednostką) kontrolę w zakresie  gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.07.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w LO III w zakresie gospodarowania mieniem wykazała nieprawidłowości polegające na:

−   nieinwentaryzowaniu - wbrew przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) (zw. dalej uor) - przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,

−   nieprzekazywaniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06 ze zm.).

II. Oceny cząstkowe

1. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie w latach 2021 - 2023.

Zarządzeniem nr 5/2021 z dnia 15.06.2021 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.05.2021 r. (zw. dalej  zarządzeniem nr 5/2021) ówczesny Dyrektor zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji pełnej. Inwentaryzacją objęto środki trwałe, pozostałe środki trwałe (wyposażenie), zbiory biblioteczne, środki pieniężne w kasie, środki pieniężne na rachunkach bankowych, czeki gotówkowe, materiały (magazyny: gospodarczy i żywnościowy). Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 90 kolejno ponumerowanych arkuszy spisu z natury na których spisano majątek o łącznej wartości 715.023,37 zł oraz zestawienie arkuszy spisu z natury inwentaryzacji.

LO III na dzień zakończenia kontroli było zarządcą nieruchomości zlokalizowanej przy ul. Pomorskiej 150 w Szczecinie.

Kontrola wykazała, że LO III co najmniej od 2021 r. do końca 2023 r. nie inwentaryzowało gruntów, których było zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Decyzją nr GNG-I-Ni/7224/155/95 z dnia 05.06.1995 r. wydaną z upoważnienia ówczesnego Kierownika Urzędu Rejonowego w Szczecinie przez Zastępcę Kierownika Oddziału Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji oddano w zarząd Kuratorium Oświaty – III Liceum Ogólnokształcącemu w Szczecinie z przeznaczeniem na cele oświaty nieruchomość skarbu Państwa położoną w Szczecinie przy ul. Pomorskiej 150, stanowiącą zabudowaną działkę nr 3/3 o powierzchni 2ha 07a 56m² z obrębu ewidencji gruntów 33 Szczecin – Dąbie, na czas nieoznaczony. Ww. decyzja została zmieniona decyzją nr WMiRSPN-V.6844.31.2017.MN z dnia 21 kwietnia 2017 r. w zakresie usunięcia wyrazów „kuratorium oświaty”.

W toku kontroli jednostka wystąpiła do Wydziału Zarządzania i Obrotu Nieruchomościami Urzędu Miasta Szczecin o podanie wartości ww. gruntu i zobowiązała się ujawnioną różnicę między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych, a także zobowiązała się do inwentaryzowania go zgodnie z przepisami uor.

Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisów z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

Kontrahenci związani z LO III umowami najmu nie byli zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych w związku z czym brak było obowiązku dokonywania na koniec roku budżetowego potwierdzenia sald należności.

2. Najem powierzchni użytkowych.

W jednostce w okresie 01.01.2022 r. – 31.12.2023 r. obowiązywały łącznie 2 umowy najmu powierzchni. Obie ww. umowy zawarto z tym samym najemcą (spółka cywilna a ich przedmiotem w obu przypadkach był najem  wydzielonej części korytarza o powierzchni 1,3 m² w budynku zarządzanym przez LO III przy ul. Pomorskiej 150 z przeznaczeniem na postawienie automatów do sprzedaży napojów gorących, zimnych i przekąsek.

W zarządzanym przez LO III budynku znajdował się ponadto lokal mieszkalny o powierzchni użytkowej 46,00 m². W dniu 01.11.2014 r. ówczesny Dyrektor LO III zawarł z osobą fizyczną umowę, której przedmiotem był najem ww. lokalu mieszkalnego. Przedmiotowa umowa została zawarta po wyroku sądu z dnia 08.07.2014 r., który orzekł, że najemca wstąpił w stosunek najmu ww. lokalu mieszkalnego po zmarłym najemcy.

Kontrola wykazała, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 tejże uchwały (z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.), według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych umów najmu powierzchni precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• zawarcie umów najmu powierzchni następowało na zasadzie kontynuacji, co było zgodne z § 4 ust. 5 lit. a uchwały nr LXIII/1169/06 (w brzmieniu nadanym uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r.), według którego kierownik jednostki może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców, dzierżawców, biorących do używania, którzy przed zakończeniem trwania umowy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy celów, o których mowa w § 3 ust. 3,
• w okresie objętym kontrolą czynsz aktualizowany był każdorazowo w przypadku zmiany wysokości wskaźnika przeliczeniowego kosztu odtworzenia 1m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych oraz w związku ze zmianą cen poszczególnych mediów (np. woda, CO).

3. Książka obiektu budowlanego.

LO III było zarządcą 1 budynku zlokalizowanego przy ul. Pomorskiej 150 w Szczecinie. Kontrolą objęto sposób prowadzenia książki ww. obiektu budowlanego

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektu budowlanego w lutym 2022 r. została założona książka obiektu budowlanego. Na dzień zakończenia kontroli zawierała ona wszystkie informacje/wpisy wymagane obowiązującym na dzień jej założenia (kontrolą objęto sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego do dnia 31.12.2022 r., wskazać należy, że od dnia 01.01.2023 r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15.12.2022 r.

w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego Dz. U. z 2022 r., poz. 2778). Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. Nr 120 poz.1134), w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Należy zwrócić uwagę na nowelizację prawa budowlanego, która z dniem 1 stycznia 2023 r. wprowadziła możliwość prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie „Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego” – c-KOB. Jak wynika z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557) książkę obiektu budowlanego w formie papierowej można założyć jedynie do dnia 31 grudnia 2023 r. Ponadto według art. 6 ust. 3 ww. ustawy zarządca obiektu budowlanego, który założył książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej w terminie do dnia 31 grudnia 2026 r. zakłada dla tego obiektu książkę obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie c-KOB. W ocenie kontroli rozważyć należy zatem założenie nowej książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Inwentaryzacje przeprowadzać zgodnie z przepisami uor (w tymart. 26 ust. 1 pkt 3 uor).
2. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.