Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18 grudnia 2025 r. do 29 stycznia 2026 r. przeprowadził kontrolę w IV Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie, przy ul. Św. Kingi 4 (zw. dalej IVLO), w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 5 lutego 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 marca 2026 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

- zatrudnieniu w 2022 r. na stanowisku referenta osoby podlegającej bezpośrednio służbowo dyrektorowi szkoły, która była z nim spokrewniona w stopniu pierwszym w linii prostej

- braku dokumentów źródłowych stanowiących podstawę do naliczania opłat eksploatacyjnych za użyczenie sal lekcyjnych,

- niezgodności sprawozdań Rb-28S, Rb-34S z ewidencją księgową na łączną kwotę 10.011,98 zł,

- nieprawidłowym naliczeniu stawki najmu sali lekcyjnej uszczuplającej dochód o 1.728,00 zł netto,

- nieprzeprowadzaniu analizy rynku dotyczącej udzielenia zamówienia dotyczącego zakupu: klimatyzatora, wentylacji mechanicznej, materiałów budowlanych,

- braku podpisów głównego księgowego na umowach z dostawcami,

- nieprzeprowadzeniu przetargu na najem powierzchni,

- braku chronologii w ciągłości numeracji faktur sprzedaży,

- braku w dokumentacji pracowniczej głównej księgowej oświadczenia o niekaralności,

- braku oświadczenia potwierdzającego zapoznawanie się trzech pośród sześciu kontrolowanych pracowników z regulaminem wynagradzania,

- braku aktualizacji danych osobowych pracowników administracyjnych w załączniku nr 6 Polityki Rachunkowości dotyczących Mapowania Stanowisk do ról biznesowych

- nieujęciu dowodów sprzedażowych w wykazie dowodów finansowo - księgowych wymienionych w części 3 zał. nr 6 do Polityki Rachunkowości z 2021 r.,

- niezaewidencjonowaniu czterech środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, oraz nienadawaniu im numerów inwentarzowych,

- nieprowadzeniu ewidencji analitycznej środków trwałych w formie elektronicznej,

- nieprzekazywaniu do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontrolach zewnętrznych.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S), dochody w IVLO w 2024 r. wyniosły ogółem 1.314,04 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80120 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie 1.308,04 zł,
• rozdz. 85395 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 6,00 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 poz. 1483 ze zm.), zwanej dalej uofp za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 79.170,27 zł i zostały wykazane w rozdz. 80120 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 0690 – „Wpływy z różnych opłat” w kwocie 770,00 zł,
• § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 70 001,79 zł,
• § 0950 – „Wpływy z tyt. kar i odszkodowań” w kwocie 6.398,48 zł,
• §0970 – „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 2.000,00 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2024 r. analizie poddano:

- umowy najmu zawarte przez IVLO, obowiązujące w trakcie 2024 r.

- dochody z tytułu najmu pomieszczeń w kwocie 53.281,17 zł uzyskane od dwóch najemców, stanowiące 76,12 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych.

            W wyniku kontroli 27 umów najmu obowiązujących w 2024 r. stwierdzono, że w umowie o numerze 16/U/2023 dot. najmu sali 133, dyrektor ustalił  czynsz najmu w wysokości niższej niż stawka cennikowa wynikająca z Zarządzenia nr 5/2023 Dyrektora IVLO im. Bolesława Prusa w Szczecinie z dnia 14.09.2023 r., w sprawie wynajmu pomieszczeń w IVLO w Szczecinie( Zarządzenie nr 5/2023 Dyrektora IV LO im. Bolesława Prusa w Szczecinie z dnia 14.09.2023 r., w sprawie  wynajmu pomieszczeń IV LO w Szczecinie), zwanego dalej zarządzeniem 5/2023, co skutkowało zaniżeniem należności o 1.728,00 zł netto + VAT i uszczupleniem dochodów IVLO o tę wartość.

W zawartej umowie odstąpiono od przetargu powołując się na niewłaściwy przepis tj. § 4 ust. 3 pkt. 2 Uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zw. dalej Uchwałą nr LXIII/1169/06, wgktórego można odstąpić od przeprowadzenia przetargu gdy umowa najmu będzie zawarta na okres nie dłuższy niż jeden miesiąc, podczas gdy umowę zawarto  od 2.10.2023 r. - do 30.06.2024 r. (okres 9 miesięcy). Ponadto umowa została zawarta z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, w związku z powyższym nie nastąpiły okoliczności przewidziane w § 4 ust. 3 pkt. 1 Uchwały nr LXIII/1169/06 wg którego kierownik jednostki może odstąpić od przeprowadzenia przetargu, gdy w wynajmowanej lub wydzierżawianej nieruchomości będzie prowadzona działalność charytatywna, opiekuńcza, wychowawcza, oświatowa, lecznicza lub sportowo-turystyczna nie mająca charakteru działalności komercyjnej.

W toku kontroli ustalono, że w umowie najmu o numerze 21/N/2024, stawka, na podstawie której najemca płacił za każdą godzinę najmu sali gimnastycznej w terminie: 6-14 sierpnia 2024 r., nie była podana w cenniku opłat, stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia 5/2023. Niepodanie stawki w cenniku za najem sali gimnastycznej było spowodowane pominięciem sali w przetargu pisemnym nieograniczonym nr 1/2023 na wynajem powierzchni użytkowych w IVLO, co było niezgodne z § 4 ust. 1 Uchwały nr LXIII/1169/06.

Na podstawie przedłożonych faktur sprzedażowych za najem powierzchni ustalono, że nie została zachowana chronologia numeracji dokumentów, co było niezgodne z art.106e ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług(Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), który wskazuje na nadawanie kolejnego numeru w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

W związku z zakończeniem umowy nr 13/N/2023 z dniem 31.08.2024 r. na najem powierzchni holu na parterze szkoły, zawarto z najemcą kolejną umowę nr 18/N/2024 na okres od 01.09.2024 r. – 31.08.2025 r. Najemca nie zgłosił jednak chęci przedłużenia umowy w formie dokumentu, który stanowiłby potwierdzenie zgłoszenia, co było niezgodne z § 4 ust. 5 Uchwały  nr LXIII1169/06. W konsekwencji powyższego, umowę najmu powierzchni holu na parterze szkoły zawarto z pominięciem przeprowadzenia procedury przetargowej, co było niezgodne z § 4 ust. 1 Uchwały nr LXIII1169/06.

 Wszystkie faktury za najem wystawione w 2024 r., zostały uregulowane w terminach ich wymagalności.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. jednostka nie wykazała należności na dzień 31.12.2024 r.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., nie wykazano należności netto.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), nie wykazano należności wymagalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

   Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w IVLO w wysokości 7.464.383,00 zł, zrealizowane zostały w 99,99%, tj. w kwocie 7.406 673,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 7.327.502,00 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2024 r. wykazano wydatki w kwocie 79.170,27 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 59 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na  kwotę ogółem 414.058,71 zł, co stanowiło 5,65% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 7 406.673,00 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 7.341.883,00 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 122.500,00 zł. Kontrolą objęto wszystkie umowy zawarte z dostawcami materiałów i wyposażenia, zakupu usług remontowych, zakupu usług pozostałych których wartość zamówienia była wyższa niż 6.000,00 zł. Ponadto kontroli poddano wydatki poniesione w okresie od 02.01.24 r. – 31.12.24 r., dotyczące opłat związanych z używaniem użyczonych sal lekcyjnych przez Parafię Rzymskokatolicką pw. Przemienienia Pańskiego przy ul. Św. Kingi 3 w Szczecinie. W wyniku zawarcia dwóch umów: nr 14/N/2023 dot. okresu od 1.09.2023 r. do 21.06.2024 r., oraz nr 19/N/2024 dot. okresu od 1.09.2024 r. do 27.06.2025 r., w okresie poddanym kontroli, zostały poniesione wydatki za użyczenie sal lekcyjnych w wysokości 39.325,00 zł za 2.527,00 godzin użyczenia.

W wyniku kontroli stwierdzono sprzeczność postanowień umowy użyczenia obowiązującej od 1.09.2023 r. do 21.06.2024 r. W § 2 ust 3 ww. umowy określono, że biorący w użyczenie (IVLO) był zwolniony z wszelkich opłat związanych z przedmiotem używania, w tym z kosztów energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków, wywozu śmieci, ogrzewania i sprzątania, natomiast w § 2 ust. 4 umowy określono, że użyczający (parafia) obciąży biorącego w użyczenie kosztami użytkowania na podstawie dokumentu finansowego. W ocenie kontroli powyższa  sprzeczność postanowień umowy była spowodowana brakiem wcześniejszej weryfikacji postanowień umowy pod względem prawnym.

Kontrola wykazała ponadto, że w okresie od 1.09.2023 r. do 21.06.2024 r. pomiędzy stronami ustalono ustnie stawkę kosztów użytkowania w wysokości 13 zł/h, za użyczenie sal lekcyjnych. W IVLO nie udokumentowano sposobu wyliczenia kosztów eksploatacyjnych za wodę, gaz i prąd zawartych w ww. stawce. Według  wyjaśnień dyrektora, stawka w wysokości 13 zł na cały okres umowy, została ustalona na podstawie udostępnionych przez parafię do wglądu faktur, których kserokopii jednostka nie posiadała i nie zostały przedłożone do kontroli.

W umowie użyczenia sal lekcyjnych zawartej na kolejny rok szkolny określono stawkę kosztów użytkowania w wysokości 19 zł/h. W tym przypadku jednostka również nie posiadała dokumentów źródłowych, w oparciu o które została ustalona kwota kosztów użytkowania za godzinę użyczenia sali lekcyjnej.

Osobą odpowiedzialną był dyrektor jednostki oraz kierownik gospodarczy.

            W wyniku analizy 15 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty 130.000,00 zł netto, dotyczących materiałów i wyposażenia, zakupu usług remontowych, zakupu usług pozostałych - na potrzeby IVLO, stwierdzono, że przed zakupem wentylacji mechanicznej oraz klimatyzatora na kwotę 6.014,70 zł brutto, oraz materiałów budowlanych na kwotę brutto 8.111,20 zł brutto, dokonano wyboru dostawców bez przeprowadzenia uprzedniej analizy rynku, co było niezgodne z § 13 ust. 1 pkt. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta(Zarządzenie nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto szczecin ustawy Praw zamówień publicznych oraz regulaminu Pracy komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.), zwanego dalej zarządzeniem nr 657/20, wg którego komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Osobą odpowiedzialną był kierownik gospodarczy.

            Na 15 poddanych kontroli umowach dotyczących zamówień publicznych, nie było podpisu głównego księgowego, co było niezgodne z pkt. 3.1.3. zał. nr 2 Polityki Rachunkowości z 2021 r., wg którego celem tego etapu jest niedopuszczenie do poniesienia wydatku, który nie znajduje pokrycia w planie finansowym jednostki budżetowej. Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jest ustawowo (uofp) narzuconym etapem kontroli zarządczej, w którym następuje stwierdzenie czy skutek operacji gospodarczej i finansowej - wydatek mieści się w planie finansowym.

Pośród 59 kontrolowanych faktur wydatkowych, 22 faktury (w tym 9 dotyczących zamówień publicznych), nie zawierały daty wpływu do jednostki, co miało znaczenie w przypadku kwalifikacji dowodu do właściwego okresu sprawozdawczego i wynikało z pkt. 3.2. zał. nr 2 do Polityki Rachunkowości z 2021 r., wg którego dowody księgowe dot. miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca, którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do jednostki: do 5-go dnia następnego miesiąca (dla sprawozdań miesięcznych) i do 20 stycznia roku następnego dla sprawozdań rocznych). Potwierdzeniem wpływu dowodu księgowego jest pieczęć z data przyjęcia („Wpłynęło”) do jednostki. Po tej dacie dokumenty ujmuje się w księgach w dacie otrzymania.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 552.025,59 zł.

Na zobowiązania budżetowe w kwocie łącznej 552.025,59 zł, wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. składały się zobowiązania z tytułu:

- § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników w kwocie 1.289,80 zł,

- § 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 68.836,61 zł,

- § 4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli w kwocie 338.121,85 zł,

- § 4790 – wynagrodzenia  osobowe nauczycieli w kwocie 7.145,31 zł,

- § 4110 – składki ZUS w kwocie 70.930,10 zł,

- § 4120 – składki ZUS w kwocie 5.912,53 zł,

- § 4140 – wpłaty na Państwowy Fundusz Rehab. Osób Niepełnospr. w kwocie 822,00 zł,

- § 4260 – faktury za energię elektryczną i cieplną w kwocie ogółem 54.454,17 zł,

- § 4280 – badania profilaktyczne w kwocie 360,00 zł.

- § 4300 – zakup usług pozostałych w kwocie1.944,37 zł,

- § 4360 – Opłaty z tyt. zakupu usług telekom. w kwocie 334,26 zł,

- § 4710 – PPK w kwocie 1.874,59 zł,

W sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., nie wykazano zobowiązań.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2024 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S, RB-34S i Rb-Z za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 7 z 69 pracowników zatrudnionych w IVLO w 2024 r., tj. 11% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 531.017,50 zł, tj. 10,34% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 5.136. 463,41 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 4010, § 4740, § 4750 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 30 129,50 zł, tj. 10,38% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 290.266,36 zł zaewidencjonowanej na § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S.

W wyniku kontroli akt osobowychpracownikówustalono, że w 2022 r. dyrektor zatrudnił na stanowisku referenta osobę spokrewnioną z dyrektorem w stopniu pierwszym w linii prostej, tworząc tym samym stosunek bezpośredniej podległości służbowej. Powyższe było niezgodne z art. 26 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz. U. z 2024 r. poz. 1135), który stanowi, że osoby pozostające ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia włącznie nie mogą być zatrudnione w gminnych jednostkach budżetowych, jeżeli powstałby między tymi osobami stosunek bezpośredniej podległości służbowej. Zgodnie z przedłożonym do kontroli obowiązującym schematem organizacyjnym w 2024 r., referent podlegał dyrektorowi bezpośrednio służbowo od początku trwania umowy o pracę podpisanej w dniu 3.10.2022 r. W związku z powyższym, dyrektor ustalał temu pracownikowi wysokość wynagrodzenia i przyznawał nagrody oraz awansował ze stanowiska referenta na specjalistę, co w ocenie kontroli nie zapewniało standardu bezstronności i obiektywizmu.

W trakcie trwania kontroli w dniu 21.01.2026 r., dyrektor wypowiedział w/w pracownikowi umowę o pracę zachowując 3-miesięczny okres wypowiedzenia, który upłynie w dniu 30.04.2026 r.

Osobą odpowiedzialną był dyrektor IVLO.

W dokumentacji pracowniczej głównego księgowego nie  było dokumentu powierzenia obowiązków przez dyrektora szkoły, co było niezgodne z art. 54 ust. 1 uofp, wg którego: głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

- prowadzenia rachunkowości jednostki;

- wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

- dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Osobą odpowiedzialną był dyrektor IVLO.

W dokumentacji pracowniczej głównego księgowego nie stwierdzono również oświadczenia o niekaralności. Wg art. 54 ust. 2 pkt. 3 uofp, głównym księgowym może być osoba, która nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe. W ocenie kontroli, osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego, powinna udokumentować niekaralność w formie oświadczenia lub zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

W toku kontroli ustalono, że z dniem 31.01.2021 r. główna księgowa przeszła na emeryturę, natomiast dnia 1.02.2021 r. podpisała nową umowę na czas określony, co obligowało dyrektora jako kierownika jednostki do powierzenia  obowiązków głównej księgowej, a także  do dostarczenia przez główną księgową dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego lub złożenia oświadczenia o niekaralności                                                                                        

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto brak oświadczeń potwierdzających zapoznanie się trzech pośród sześciu kontrolowanych pracowników z regulaminem wynagradzania, co było niezgodne z obowiązującym w 2024 r. § 1 Regulaminu wynagradzania, wg którego każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy zostaje zapoznany z regulaminem wynagradzania, a oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem zostaje włączone do akt osobowych.

Na umowach o pracę u czterech pośród sześciu kontrolowanych pracowników, nie określono kategorii zaszeregowania. W ocenie kontrolującej brak ten stanowi naruszenie postanowień zakładowego regulaminu wynagradzania oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, które wiążą wysokość płacy zasadniczej z konkretnym przedziałem zaszeregowania. Taka praktyka uniemożliwia obiektywną weryfikację poprawności ustalenia stawek wynagrodzenia w relacji do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji. Niewskazanie kategorii w dokumentacji źródłowej prowadzi do nietransparentnego kształtowania składników płacowych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników był specjalista ds. kadr.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C. W aktach osobowych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 407.991,00 zł (zapłacony w kwocie 407.991,00 zł).

 Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 1.997.581,46 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

  W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa([1]  Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.)

 W 2024 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz. U. z 2026 r. poz. 119).

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych( Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2024 r.

Według rocznego sprawozdania Rb27-S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 2.000,00 zł i nie uległ zmianie na dzień 1.01.2024 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2024 r wyniosło 1314,04 zł i było niższe od planu po zmianach o 686,00 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

- Plan wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 7.389 848,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r. o 2.506.211,00 zł (plan na 1.01.2024 r. w kwocie 4.883.637,00 zł).

- Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2024 r. wynosiło 7.327.502,00 zł i było mniejsze od planu o 62.346,00 zł.

Według sprawozdań Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów
 i wydatków na dzień 31.12.2024 r. wyniósł łącznie 122.500,00 zł i zmniejszył się z porównaniem z planem na dzień 1.01.2024 r. o 39.000,00 zł. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2024 r. wynosiło łącznie 79.170,27 zł i było mniejsze od ww. planu o 43.329,73 zł.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2024 r. z ewidencja księgową.

W toku kontroli porównano zgodność danych wykazanych w:

- sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-01-Rachunek bieżący jednostki - wydatki stwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-01 były wyższe o 9.891,00,00 zł. Obroty konta wynosiły 7.337. 393,00 zł, natomiast wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wynosiło 7.327.502,00 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi w toku kontroli, jako przyczynę uchybienia podano zaniechanie sporządzania zapisów technicznych, co doprowadziło do niespójności obrotów konta 130 z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S.

Wg opisu do konta 130, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mającej siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej( Dz. U. z 2020 r., poz. 342), konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzania sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów.

- sprawozdaniu Rb-34S z ewidencja księgowa konta 132-WW – rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd) stwierdzono, że obroty na koncie 132-WW były wyższe o 120,98 zł. Obroty konta 132-WW wynosiły 79.291,25 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S wynosiło 79.170,27 zł.

Jako przyczynę rozbieżności główna księgowa podała brak korekty obrotów, co zawyżyło obroty na koncie 132, pozostało jednak bez wpływu na prawidłowość kwot wykazanych w sprawozdaniach. Brak dokonania korekty zapisów doprowadził do sztucznego zawyżenia obrotów na koncie 132-WW, co pozostawało bez wpływu na saldo końcowe wykazane w sprawozdaniu. Należy jednak podkreślić, że zachowanie czystości obrotów (analogicznie jak w przypadku konta 130) jest warunkiem niezbędnym dla zapewnienia przejrzystości ewidencji

i rzetelnego odzwierciedlenia operacji na środkach pieniężnych.

Osobą odpowiedzialną w IVLO za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej była główna księgowa.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę obowiązków wynikających z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości( Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwana dalej uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 26.07.2024 r. Sprawdzono również, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych IVLO przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 2/2024 z dnia 19.06.2024 r., dyrektora szkoły w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z art. 26 i 27 uor. Inwentaryzację przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury drogą elektroniczna w dniach 26.06 – 05.07.2024 r.,

- w drodze spisu z natury druków ścisłego zarachowania – czeków, oraz gotówki w kasie z dnia 30.08.2024 r.,

- w drodze spisu z natury druków ścisłego zarachowania – czeków, oraz gotówki w kasie z dnia 30.12.2024 r.,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2024 r.

W toku kontroli ustalono, że cztery środki trwałe zakupione w 2024 r., nie były zaewidencjonowane na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” oraz nie nadano im numerów inwentarzowych, co było niezgodne z pkt. 5.1.2.1. zał. nr 2 Polityki rachunkowości, wg którego konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011. Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywana działalnością jednostki, niepodlegających ujęciu na kontach 013.

Ustalono, że nie prowadzono ewidencji „środków trwałych” w postaci elektronicznej, co było niezgodne z pkt. 5.1.3.2. zał. nr 2 Polityki Rachunkowości, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzone są jako: odrębne kartoteki prowadzone w systemie informatycznym służącym do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Osobą odpowiedzialną był dyrektor IVLO oraz główna księgowa.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji w dniu 26.07.2024 r. wynosiła ogółem 4967 067,10zł i była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano obowiązującą w 2024 r. w IVLO Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6),

 W toku analizy dokumentacji finansowo-księgowej stwierdzono że w części 3 zał. nr 6 do Polityki Rachunkowości z 2021 r., stanowiącej wykaz dowodów finansowo-księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez IVLO za najem).

W toku kontroli stwierdzono, że nie zaktualizowano danych osobowych pracowników wymienionych w zał. nr 6 Polityki rachunkowości dotyczących Mapowania Stanowisk do ról biznesowych.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2024 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 63 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2024 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

            Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2024 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Należny podatek VAT został odprowadzany terminowo.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy kierownik jednostki  wywiązał się z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora IVLO w dniu 18.12.2025 r. stwierdzono, że w 2024 r. w IVLO została przeprowadzona kontrola przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie w dniu 8.07.2024 r.

Informacji o kontroli Kuratorium Oświaty przeprowadzonej w dniu 8.07.2024 r. nie przekazano do WKiAW. Powyższe było niezgodne z § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

            Ustalono, że w jednostce sporządzono i przekazano do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacje o niewystępowaniu  transakcji podejrzanych w związku z wymogami ustalonymi w Zarządzeniu nr 307/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W toku kontroli ustalono, że autoryzacja przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej została każdorazowo dokonana dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi IVLO:

1. Nie zatrudniać osób spokrewnionych w pierwszej linii zgodnie z art. 26 ustawy o pracownikach samorządowych.
2. Dokumentować oraz dokonywać analizy kosztów eksploatacyjnych w przypadku umów użyczenia.
3. Poddawać projekty umów rodzących skutki finansowe uprzedniej weryfikacji formalno-prawnej, celem potwierdzenia prawidłowości ich zapisów.
4. Każdorazowo przeprowadzać analizę rynku przed udzieleniem zamówienia.
5. Potwierdzać kontrasygnatą głównego księgowego umowy wydatkowe.
6. Oddawać w najem nieruchomości będące w zarządzie jednostki w drodze przetargu, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z uchwałą nr LXIII1169/06.
7. Stosować stawki najmu pomieszczeń zgodnie z obowiązującymi cennikami.
8. Nadawać wszystkim fakturom sprzedaży numery wg kolejności wystawienia.
9. Zaktualizować dane osobowe pracowników dotyczących mapowania stanowisk do ról biznesowych w zał. nr 6 Polityki Rachunkowości.
10. Uzupełnić akta osobowe głównego księgowego o dokument powierzenia obowiązków oraz zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego
11. Uzupełnić oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem wynagradzania w aktach osobowych poszczególnych pracowników.
12. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
13. Dokonać aktualizacji obowiązującej polityki rachunkowości w zakresie wykazu dowodów finansowo – księgowych (faktury sprzedaży), a także stosowanych zasad ich kontroli, akceptacji i opisywania.
14. Oznaczać wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.
15. Prowadzić ewidencję analityczną „środków trwałych” w formie elektronicznej, wprowadzać do ewidencji  „pozostałe środki trwałe”, nadawać środkom trwałym numery inwentarzowe.
16. Przekazywać do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.