Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 6. czerwca 2018 r. do 13. lipca 2018 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Żeglarskim z siedzibą przy ul. Przestrzennej 19 w Szczecinie (zw. dalej Centrum).

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z kontroli z dnia 17.08.2018 r.

I. Zakres przedmiotowy kontroli

Kontrolą objęto wykonanie wydatków (poza zagadnieniem zamówień publicznych i  prawidłowości ujęcia w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej) poniesionych przez Centrum w ramach 2. z 5. działań wyszczególnionych w budżecie zadaniowym w celu realizacji zadania edukacji wodnej i żeglarskiej oraz tworzenia warunków szkoleniowych, tj.:

• prowadzenie działalności edukacyjnej, organizowanie rejsów i obozów, w tym wynajem sali i basenu, wynagrodzenia pracowników, szkolenia bhp, opłaty portowe i klimatyczne, doposażenie jednostek, zakup biletów do muzeów parków rozrywki podczas rejsów i obozów, usługi transportowe, koszty wyżywienia itp. (zw. dalej działalnością edukacyjną), w tym:
• od maja do czerwca 2017 r. w kwocie 236 583,90 zł (tj. 22,86 % z zaplanowanych 1 035 000,00 zł na 2017 r.),
• od stycznia do kwietnia 2018 r. w kwocie 415 206,36 zł (tj. 34,56 % z zaplanowanych 1 201 254,00 zł na 2018 r.),
• prowadzenie działalności szkoleniowej ośrodka, poprzez zapewnienie wynagrodzeń osobowych i bezosobowych dla pracowników prowadzących szkolenia i kursy, utrzymanie bazy sprzętowej służącej działalności szkoleniowo – edukacyjnej, bieżące zakupy materiałów eksploatacyjnych oraz remonty (zw. dalej działalnością szkoleniową), w tym:
• od maja do czerwca 2017 r. w kwocie 13 286,48 zł (tj. 4,58 % z zaplanowanych 289 880,00 zł na 2017 r.),
• od stycznia do kwietnia 2018 r. w kwocie 22 666,17 zł (tj. 12,11 % z zaplanowanych 187 161,00 zł na 2018 r.).

II. Ocena ogólna

Centrum nie sporządzało sprawozdań merytorycznych z działalności edukacyjnej i szkoleniowej. Cele edukacyjne Centrum (określone w Programie szkolenia żeglarskiego), mimo szkolenia w sekcjach sportowych (w klasach OPTYMIST oraz klasach LASER i WINDSURFING – dyscyplinach olimpijskich) nie były ukierunkowane na osiąganie wyników sportowych, lecz głównie na wychowanie człowieka aktywnego, dbającego o prawidłowy wielopłaszczyznowy rozwój, umiejącego kreatywnie spędzać wolny czas. Akceptację odejścia od typowo sportowego - regatowego charakteru szkolenia i położenie nacisku na krzewienie wiedzy wśród najmłodszych m.in. w szkółkach żeglarskich, wyraził Zastępca Prezydenta Miasta ds. społecznych w piśmie z dnia 31.08.2017 r.

Nie monitorowano osiągnięć sportowych poszczególnych członków sekcji (gdyż reprezentowali oni głównie kluby sportowe), a ocena umiejętności i postępów uczestników dokonywana była w ustnej formie w ramach zajęć sekcji. Udział w zawodach, regatach i wyścigach stanowił jedynie metodę ewaluacji Programu szkolenia żeglarskiego w Centrum. W badanym okresie członkowie sekcji startujący w regatach zdobyli m.in. pierwsze i siódme miejsce w Regatach o XLVIII Puchar Dnia Dziecka, drugie, trzecie i piąte miejsce w klasie Open II od 8,01 m w Regatach o Puchar Magnolii oraz trzecie, piąte i szóste miejsce w klasie Laser Radial w Regatach Wiosennych.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości w realizacji wydatków w ramach działalności edukacyjnej i szkoleniowej, dotyczące głownie:

• zrealizowania wydatków po obowiązujących terminach płatności na kwotę ogółem 104 124,84 zł,
• niedokonania formalnego ustalenia klucza podziałowego kosztów /wydatków wspólnych dla kilku działalności Centrum,
• nieujęcia w rejestrze zakupu towarów i usług 19. faktur zakupów służących sprzedaży opodatkowanej, wskutek czego nie obniżono podatku należnego VAT o kwotę 653,38 zł,
• braku nadzoru nad zakupem i dystrybucją paliwa do jednostek pływających na potrzeby zajęć sekcji i szkoleń,
• nieprzestrzegania obowiązujących terminów dokonania rozliczeń pobranych przez pracowników zaliczek na zakupy i podróże służbowe,
• nieobjęcia czynnościami kontrolnymi dowodów księgowych, o których mowa w art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). (zw. dalej uor).

 Stwierdzone nieprawidłowości wynikały głównie ze specyfiki działalności Centrum, tj. realizacji większości zadań przez pracowników pionu edukacyjnego (kapitanów i instruktorów) poza godzinami pracy administracji, co zakłócało płynny przepływ informacji i dokumentów dot. wydatkowania środków budżetowych.

III. Ocena szczegółowa

W wyniku kontroli stwierdzono, że nie dokonano formalnego ustalenia klucza podziałowego kosztów/wydatków wspólnych, obciążających jednocześnie więcej niż jedną z prowadzonych działalności, tak jak w przypadku:

• dostawy i zużycia energii elektrycznej, wody i gazu, wywozu nieczystości płynnych i śmieci (w praktyce ww. koszty dzielono wg miejsc powstania pomiędzy 4. z 5. działań wyszczególnionych w budżecie zadaniowym - z pominięciem działalności szkoleniowej),
• utrzymania sprzętu pływającego (w praktyce, poza kosztami związanymi z utrzymaniem jachtu żaglowego Dar Szczecina na potrzeby reprezentacyjne, ujmowane były w działalności edukacyjnej),
• wynagrodzenia instruktora żeglarstwa ujętego w pionie szkoleniowym, który realizował też zadania z działalności edukacyjnej (w praktyce w całości obciążano nimi działalność szkoleniową). 

Ustalono, że bezzasadnie obciążono działalność edukacyjną wydatkami dotyczącymi innych działalności, w tym:

• kwotą 550,00 zł z tytułu udostępnienia basenu na SDS w maju 2017 r. na potrzeby organizacji The Tall Ships Races,
• kwotą 125,37 zł za zakup paliwa do motorówki na potrzeby obsługi kursów motorowodnych,
• kwotą 1 700,00 zł za przeprowadzenie szkoleń na sternika motorowodnego,
• kwotą 500,00 zł za najem dwóch samochodów w celu zapewnienia transportu na targi IKONTAKT 2017 w Schwedt w celu organizacji pokazu żeglarskiego,
• kwotą 39,20 zł z tytułu składek na Fundusz Pracy, które nie wynikały ze wskazanej listy płac.

Stwierdzono ponadto, że wydatki Centrum realizowane były po obowiązującym terminie płatności, czym naruszono art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Nieterminowo uregulowano zobowiązania:

• w łącznej kwocie 18 618,52 zł, związane z działalnością edukacyjną od maja do czerwca 2017 r.,
• w łącznej kwocie 85 506,32 zł od stycznia do kwietnia 2018 r., w tym 82 041,74 zł związane z działalnością edukacyjną i 3 464,58 zł związane z działalnością szkoleniową.

Ujawniono bowiem 22. przypadki przeterminowanych płatności za faktury zakupu na łączną kwotę brutto 46 326,04 zł (opóźnienie wynosiło od 1 do 27 dni, a w jednym przypadku w ogóle nie potwierdzono dokonania płatności) Potencjalne odsetki ustawoweod ww. przedterminowych płatności na dzień 16.07.2018 r. wyniosły łącznie 100,01 zł. W jednym przypadku Centrum uregulowało zobowiązanie z tytułu odsetek od nieterminowej płatności w kwocie 1,11 zł.

Nieterminowo regulowano też zobowiązania publiczno – prawne, w tym:

• zaliczki na podatek dochodowy należne: za grudzień 2017 r. w kwocie 5 050,00 zł oraz za marzec 2018 r. w kwocie 4 735,00 zł, które odprowadzono odpowiednio 24.01.2018 r. i 23.04.2018 r., tj. 2 i 3 dni po terminie określonym w art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.), tj. w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W oparciu o art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.) powyższe nie skutkowało obowiązkiem zapłaty odsetek. Przy tym, mimo opóźnień w zapłacie, dokonano naliczenia i potrącenia wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego za ww. miesiące, odpowiednio w kwocie 71,00 zł i 43,00 zł.
• składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy: za styczeń 2018 r. w łącznej kwocie 23 153,60 zł i za marzec 2018 r. w łącznej kwocie 24 860,20 zł odprowadzone odpowiednio 06.02.2018 r. i 06.04.2018 r., tj. 1 dzień po terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.). W oparciu o art. 23 ust. 1a ww. ustawy powyższe nie skutkowało obowiązkiem zapłaty odsetek. Stanowiło natomiast okoliczność wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, określone w art. 14 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1458), jako nieopłacenie w terminie przez jednostkę sektora finansów publicznych składek na ubezpieczenia społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne i składek na Fundusz Pracy.

Stwierdzono też, że w 19. przypadkach nie dokonano prawidłowej ewidencji podatku VAT naliczonego od zakupów towarów i usług służących sprzedaży opodatkowanej (ujęto w kosztach 2017 r. w kwocie brutto), a w konsekwencji nie obniżono kwoty podatku należnego o łączną kwotę 653,38 zł. Powyższe dotyczyło: zakupu materiałów i narzędzi do remontu jachtu ZRYW, zakupu paliwa do jachtu Magnolia na rejs oraz organizacji Pucharu Dnia Dziecka w 2017 roku (zakupu nagród i artykułów spożywczych). Faktur zakupu nie ujęto w rejestrze zakupu towarów i usług, mimo, że wpłynęły do Centrum w dniach: 05.06.2018 r. oraz 08.06.2017 r. tj. w terminie umożliwiającym odliczenie podatku od towarów i usług. Generalnie możliwość odliczenia podatku naliczonego jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, gdyż w art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 poz. 1221 ze zm.), ustanowiono, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Żaden przepis ustawy o VAT nie obliguje podatnika do dokonywania odliczeń, jednak zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych Centrum powinno oszczędnie gospodarować środkami. 

Ustalono, że nie sprawowano skutecznego nadzoru nad zakupem i dystrybucją paliwa do żaglówek, motorówek i pontonów na potrzeby zajęć sekcji i szkoleń. Potwierdzenie zatankowania poszczególnych jednostek dokonywane było jednoosobowo wyłącznie przez pracownika uprzednio dokonującego zakupu paliwa. Przy tym nie było możliwości odczytu ilości zatankowanego ani zużytego paliwa w poszczególnych jednostkach. Powyższe było niezgodne ze standardem C-11 Nadzór z grupy Mechanizmy kontroli,o którym mowa w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84), wg którego należało prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Ponadto stwarzało ryzyko występowania nadużyć.

Ustalono, że w 2. przypadkach przy naliczaniu wysokości diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej błędnie określono moment jej rozpoczęcia i zakończenia. W przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 35/1164/2017 z 26.05.2017 r. pozostało to bez wpływu na wysokość diety, natomiast w przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 36/1164/2017 z 02.06.2017 r. dietę zawyżono o 1,95 zł.

Stwierdzono, że w Centrum nie przestrzegano obowiązującego terminu dokonania faktycznego rozliczenia:

• udzielonych zaliczek tj. dokonania zwrotu niewydatkowanej kwoty przez pracownika bądź wypłaty nadpłaconej przez pracownika kwoty po formalnym rozliczeniu zaliczki (złożeniu kompletu dokumentów). Zgodnie z instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 19/2015 Dyrektora Centrum z 31.12.2015 r., zaliczki te podlegały rozliczeniu wg terminu określonego we wniosku lecz nie później niż do końca miesiąca, w którym zaliczkę pobrano),
• zaliczek pobranych w celu odbycia podróży służbowej przez pracowników Centrum (po złożeniu rachunku kosztów podróży). Zgodnie z ww. instrukcją, zaliczki na podróż służbową podlegały rozliczeniu w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży.

Rozliczenia zaliczek pobieranych przez pracowników na pokrycie wydatków na rzecz Centrum należało dokonywać w terminach określonych w procedurach wewnętrznych jednostki. Pracownik poświadczając pobranie zaliczki, potwierdzał swoje zobowiązanie do dokonania rozliczenia (złożenia dokumentów i oraz wpłaty niewykorzystanej kwoty) we wskazanym przez pracodawcę terminie. Jednakże niedokonanie przez pracownika rozliczenia w wyznaczonym terminie dawało pracodawcy możliwość potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia pracownika, według zasad wskazanych w art. 87 i 87¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).

Ustalono przy tym, że w Centrum nie uregulowano:

• terminu rozliczenia wydatków poniesionych przez pracowników na rzecz Centrum z własnych środków, tj. terminu dokonania zwrotu na konto bankowe pracownika bądź wypłaty z kasy po dostarczeniu i akceptacji dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (skutkowało to m.in. dokonaniem podwójnej wypłaty kwoty 168,75 zł - z kasy wg dowodu wypłaty nr KW64/05/17/02 z 19.05.2017 r. i przelewem wg wyciągu bankowego nr 02/2017 z 26.05.2017 r., dot. rozliczenia zakupionego ze środków prywatnych pracownika paliwa do motorówki - na podstawie faktury nr 014672-2017-149 z 24.04.2017 r.).
• terminu wypłaty diety z tytułu odbycia podróży służbowej (wskutek powyższego wypłaty należnej pracownikowi diety dokonano przelewem w dniu 15.11.2017 r. wg wyciągu bankowego nr 223/2017, tj. ponad 6 miesięcy po rozliczeniu i ujęciu w ewidencji księgowej rachunku kosztów podroży zagranicznej do polecenia wyjazdu służbowego nr 30/1164/2017 z 10.05.2017 r.).

W zakresie terminu wypłaty należności z tytułu podróży służbowych czy rozliczenia wydatków poniesionych przez pracowników na rzecz Centrum, w aktualnym stanie prawnym również brak jest określenia wprost terminu bądź okresu, w jakim pracodawca powinien tego dokonać. Mając jednak na względzie zasady współżycia społecznego oraz treść art. 455 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych czy poniesionych wydatków były wypłacane bez zbędnej zwłoki, a termin ten powinien zostać określony w akcie prawa wewnętrznego.

Ustalono też nieprawidłowości w zakresie kontroli dowodów księgowych, polegające na braku potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym 265. (z 412. poddanych kontroli) dowodów księgowych i formalno – rachunkowym 23 dowodów księgowych oraz braku wskazania sposobu ujęcia wszystkich faktur zakupu z 2017 roku oraz wszystkich wyciągów bankowych z 2017 i 2018 roku w księgach rachunkowych. Powyższym naruszono art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Wg głównego księgowego Centrum przyczyną powyższego były zmiany personalne dokonane w dziale księgowości w 2017 r., które znacznie utrudniły pracę i możliwość bieżącego drukowania i uzupełniania dekretów dokumentów.

Stwierdzono, że przyjmowano do rozliczenia rachunki kosztów podróży niepodpisane przez pracownika przedkładającego i dowody bez zatwierdzenia do wypłaty przez Dyrektora Centrum. Przy tym, na dokumentach dot. rozliczenia zaliczki bądź rachunku kosztów podróży służbowej z reguły nie umieszczano informacji o dacie i formie (gotówkowej czy bezgotówkowej) wpłaty niewydatkowanych środków bądź zwrotu środków pracownikowi oraz o formie i dacie dokonania zapłaty na fakturach zakupu z 2017 roku w miejscu do tego przewidzianym na pieczęci dekretacyjnej. Powyższe było niezgodne ze standardem C-14 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, wg którego powinny istnieć mechanizmy kontroli zapewniające rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych oraz zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione.

W badanym okresie działalność edukacyjna Centrum, wg udostępnionej do kontroli dokumentacji, obejmowała głównie:

• przygotowanie sprzętu pływającego do sezonu żeglarskiego 2017 i 2018, w tym roboty naprawcze i remontowe,
• prowadzenie zajęć 14 sekcji (na dzień 31. marca 2018 r. uczestniczyło w nich 213 członków),
• prowadzenia zajęć teoretycznych i praktycznych z wykorzystaniem jachtów kabinowych, DZ, OPTYMIST oraz organizacji rejsów na jachtach kabinowych oraz morskich w ramach realizacji PROGRAMU EDUKACJI WODNEJ I ŻEGLARSKIEJ MIASTA SZCZECIN w 18. szkolnych kołach edukacji morskiej (ok. 250 uczniów), zgodnie z zawartym w dniu 18.04.2018 r. porozumieniem nr CŻ/D/7/2018[1],
• prowadzenie (od kwietnia 2018 r.) zajęć szkoleniowych dla 10. oddziałów sportowych o profilu żeglarskim w 5. szczecińskich szkołach SP11, SP37, ZS2 (G24), ZSO4 i ZS5 (G-43), zgodnie z wnioskiem Wydziału Oświaty z dnia 11.04.2018 r. w sprawie organizacji zajęć szkolenia żeglarskiego w Centrum wraz z transportem dzieci na przystań i z powrotem, zgodnie z zawartymi w dniu 01.09.2017 r. porozumieniami nr: CŻ/E/260/2017, CŻ/E/261/2017, CŻ/E/262 /2017, CŻ/E/263/2017, CŻ/E/264/2017, 
• dowozu dzieci SP 12, na zajęcia sportowe (organizowane poza Centrum),
• organizacji dla 4. dzieci półkolonii zimowej w okresie od 21.01.2018 r. do 26.01.2018 r.,
• organizacji wakacyjnego obozu skipperowego dla 21 osób w 2017 r. i półkolonii zimowej dla 4 osób w 2018 r. 
• organizacji regat wiosennych w terminie od 14.04.2018 r. do 15.04.2018 r., w których brało udział 26. członków sekcji Centrum na 57 ogółu startujących (np. w klasie Laser Radial członkowie Centrum zajęli 3, 5, 6, 8 i 10 miejsce na 10 startujących, a w klasie Optymist OPP A – 7, 12 i 13 miejsce – na 14 startujących),
• organizacji Regat o XLVIII Puchar Dnia Dziecka, w terminie od 03.06.2017 r. do 04.06.2017 r., w których udział wzięło 8. członków sekcji Centrum na 32. ogółu startujących (zajęli 1, 7, 19, 23, 24, 27, 30 i 31 miejsce),
• organizacji Regat o Puchar Magnolii w terminie od 10.06.2017 r. do 11.06.2017 r., w których udział wzięły załogi 4. jachtów Centrum na 25. startujących (zajęli 10 miejsce w klasie Open I do 8 m oraz 2,3 i 5 miejsce w klasie Open II od 8,01 m),
• organizacji Regat Szczecin Fair Play o Puchar Pomorza Zachodniego
  w klasie Laser4,7, Standard, Radial oraz Wojewódzkiej Olimpiady Młodzieżyw terminie od 16.06.2017 r. do 18.06.2017 r. 
• współorganizacji Międzyszkolnych Mistrzostw Szczecina Szkół Podstawowych i Gimnazjów w Żeglarstwie 24.05.2017 r.,
• organizacji zajęć okazjonalnych poza terenem Centrum (w 2018 roku (do kwietnia) zorganizowano 9 ww. zajęć łącznie dla 114 uczestników)
• organizacji rejsów, w tym dla 6. uczestników do Ueckermünde jachtem ZRYW w okresie od 29.05.2017 r. do 31.05.2017 r. i jachtem MAGNOLIA w terminie od 05.06.2017 r. do 07.06.2017 r., do Christianse jachtem URTICA w terminie od 01.06.2017 r. do 04.06.2017 r. oraz rejs taklowniczy jachtem DAR SZCZECINA dla 5 uczestników od 28.054.2018 r.
•  

Wydatki działalności edukacyjnej poniesione w 2017 roku (od maja do czerwca):

• w kwocie 137 281,60 zł (tj. 58,03 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły wynagrodzeń i pochodnychod wynagrodzeń wypłaconych 19. pracownikom pionu edukacyjnego, w tym wicedyrektorowi ds. sportu i rekreacji, głównemu specjaliście ds. rekrutacji i organizacji wypoczynku, 3. kapitanom jachtu o dł. do 21 m, 11. instruktorom żeglarstwa (łącznie 9,5 etatu), instruktorowi kajakarstwa (1/3 etatu), kierowcy autobusu robotnikowi do prac lekkich,
• w kwocie 37 177,19 zł (tj. 15,71 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły utrzymania, doposażenia i remontów jachtów żaglowych DAR SZCZECINA, MAGNOLIA, ZRYW i URTICA, w tym m.in. usługi serwisowe kampusów na ww. jachtach, atestacja 22. kamizelek pneumatycznych na jachty DAR SZCZECINA i ZRYW, naprawy szkutnicze na jachcie ZRYW, zakup wyświetlacza i telefon satelitarnego do jachtu ZRYW i stopera fałowego do jachtu DAR SZCZECINA,
• w kwocie 13 787,89 zł (tj. 5.83 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły zakupu, doposażenia, napraw i remontów, pozostałych jednostek i innego sprzętu, w tym zakup 6 szt. pędników dla sekcji windsurfing, zakup 7 szt. wózków i 5 szt. bloczków do optymistów na potrzeby Szczecińskich Kół Edukacji Morskiej, zakup pontonu,
• w kwocie 10 471,13 zł (tj. 4,43 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły opłat za dostawę i zużycie prądu, gazu i wody oraz wywozu nieczystości z terenu Centrum (w części 50 % wydatków dot. obiektu Przestrzenna 21, dzielonych pomiędzy działalność edukacyjną i zw. z utrzymaniem mariny),
• w kwocie 8 418,18 zł (tj. 3.56 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły zakupu sztormiaków dla instruktorów,
• w kwocie 8 391,10 zł (tj. 3,55 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły udziału instruktora i 10. członków sekcji w regatach klasy Laser Berlin Wansee-Jugendwettfahren 2017 w terminie od 05.05.2017 r. do 07.05.2017 oraz organizacji Regat Pucharu Dnia Dziecka Regat Pucharu Magnolii i Regat Fair Play klasy Laser,
• w kwocie 6 538,56 zł (tj. 2,76 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły organizacji obozu - rejsu do Ueckermüde jachtem ZRYW w okresie od 29.05.2017 r. do 31.05.2017 r., organizacji zielonej szkoły dla grupy z zewnątrz w okresie od 31.05.2017 r. do 02.06.2017 r. oraz  ubezpieczenia uczestników obozu skipperowego w okresie od 25.06.207 r. do 01.07.2017 r.
• w kwocie 3 961,80 zł (tj. 1,67 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły utrzymania (zakupu paliwa, wymiany opon, zakupu nawigacji, przeglądów i odczytu kart, opłat) pojazdu dostawczego (busa) marki FORD TRANSIT o nr rej. ZS5549S służącego do przewozu dzieci,
• w kwocie 3 178,23 zł (tj. 1,34 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły zakupu paliwa do sprzętu pływającego na zajęcia sekcji,
• w kwocie 2 182,54 zł (tj. 0,92 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły organizacji rejsów, w tym rejsu SKEM do w Ueckermünde jachtem ZRYW w terminie do 29.05.2017 r. do 31.05.2017 r., rejsu SKEM jachtem MAGNOLIA w terminie od 05.06.2017 r. do 07.06.2017 r., rejs do Christianse jachtem URTICA w terminie od 01.06.2017 r. do 06.06.2017 r.,
• w kwocie 13 613,86 zł (tj. 2,19 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły pozostałych wydatków, w tym serwisu kotłowni gazowej (w części 50 % wydatków obiektu Przestrzenna 21), organizacji uroczystego rozpoczęcia sezonu 2017 r., opłat pocztowych.

Wydatki działalności edukacyjnej poniesione w 2018 roku (do kwietnia):

• w kwocie 327 402,04 zł (tj. 78,85 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń wypłaconych 19. pracownikom pionu edukacyjnego,
• w kwocie 34 843,24 zł (tj. 8,39 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły opłat za dostawę i zużycie prądu, gazu i wody oraz wywozu nieczystości z terenu Centrum (w części 50 % wydatków dot. obiektu Przestrzenna 21),
• w kwocie 26 591,53 zł (tj. 6,40 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły utrzymania, doposażenia i remontów jachtów żaglowych DAR SZCZECINA, MAGNOLIA, ZRYW i URTICA, w tym m.in. naprawa kokpitu i wału napędowego oraz montaż fragmentów planek na jachcie MAGNOLIA, naprawa steru jachtu ZRYW, wykonanie elementów drewnianych do jachtu DAR SZCZECINA,
• w kwocie 10 189,07 zł (tj. 2,45 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły utrzymania (m.in. zakupu paliwa, napraw, przeglądów i odczytu kart) pojazdu dostawczego (busa) marki FORD TRANSIT o nr rej. ZS5549S służącego do przewozu dzieci,
• w kwocie 7 345,00 zł (tj. 1,77 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły opłat za wynajem sali gimnastycznej i basenu na potrzeby szkółki żeglarskiej,
• w kwocie 3 453,52 zł (tj. 0,83 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły doposażenia i remontów pozostałych jachtów i sprzętu pływającego,
• w kwocie 1 740,42 zł (tj. 0,42 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły opłat za udział kapitana jachtu i 2. Instruktorów żeglarstwa w konferencji Polskiego Związku Żeglarskiego,
• w kwocie 1 012,21 zł (tj. 0,24 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły organizacji Regat Wiosennych w terminie od 14.04.2018 r. do 15.04.2018  r.,
• w kwocie 409,99 zł (tj. 0,10 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły zakupu paliwa do sprzętu pływającego na zajęcia sekcji,
• w kwocie 805,36 zł (tj. 0,19 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły organizacji półkolonii zimowej w terminie od 22.01.2018 r. do 26.01.2018 r.,
• w kwocie 1 413,88 zł (tj. 0,34 % ogółu wydatków działalności edukacyjnej), dotyczyły pozostałych wydatków, w tym serwis kotłowni gazowej (w części 50 % wydatków obiektu Przestrzenna 21), zakup obuwia roboczego, ręczników, wody i mydła dla instruktorów.

Wydatki działalności szkoleniowej poniesione w 2017 r. (od maja do czerwca):

• w kwocie 9 252,25zł (tj. 69,64 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły wynagrodzenia i pochodnych od wynagrodzenia wypłaconego instruktorowi żeglarstwa – przypisanemu do pionu szkoleniowego, któremu w szczegółowym zakresie zadań poza merytorycznym koordynowaniem szkolenia żeglarskiego w Centrum, powierzono również prowadzenie zajęć doraźnych i w zastępstwie z członkami sekcji żeglarskich oraz okazjonalnych dla grup odwiedzających przystań, prowadzenie prac bosmańskich przy łódkach, przeprowadzenie przeglądu sprzętu pływającego, prowadzenie zajęć z klasami żeglarskimi G14.
• w kwocie 2 226,68 zł (tj. 16,76 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły zakupu podręczników na kurs na patent żeglarza jachtowego przeprowadzony w terminie od 27.05.2017 r. do 24.06.2017 r. i opłaty za przeprowadzenie szkolenia na patent sternika motorowodnego przez podmiot zewnętrzny,
• w kwocie 1 682,18 zł (tj. 12,66 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły zakupu 4. kamizelek asekuracyjnych na potrzeby kursów na sternika morskiego i zakupu zasilacza do komputera,
• w kwocie 125,37 zł (tj. 0,94 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły zakupu paliwa do motorówki na potrzeby kursów motorowodnych.

Wydatki działalności szkoleniowej poniesione w 2018 roku (do kwietnia):

• w kwocie 20 883,64 zł (tj. 92,14 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły wynagrodzenia i pochodnych od wynagrodzenia wypłaconych instruktorowi żeglarstwa,
• w kwocie 1 244,00 zł (tj. 8,30 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły zakupu podręczników na kurs motorowodny i zlecenie przeprowadzenia szkolenia na patent sternika motorowodnego przez podmiot zewnętrzny,
• w kwocie 538,53 zł (tj. 2,38 % ogółu wydatków działalności szkoleniowej), dotyczyły zakupu paliwa do sprzętu pływającego na szkolenie motorowodne w dniu 10.04.2018 r. i kurs manewrowy na jachcie URTICA w terminie od 07.04.2018 r. do 05.05.2018 r.

W badanym okresie Centrum zobowiązane było do udostępniania na rzecz klubu sportowego (reprezentowanego przez prezesa, będącego jednocześnie pracownikiem Centrum) sprzętu oraz bazy szkoleniowej na treningi i zawody. Nie przedstawiono dokumentacji potwierdzającej udostępniania sprzętu i bazy w ww. okresie.

IV. Zalecenia i wnioski

Przedstawiając powyższe oceny, stosownie do § 43 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. ustalenie i stosowanie stałych kluczy podziałowych kosztów/wydatków wspólnych dla więcej niż dwóch działalności Centrum,
2.  sporządzenie korekty deklaracji VAT- 7 za czerwiec 2017 r. o nieujęte w niej zakupy towarów i usług służące sprzedaży opodatkowanej,
3. wdrożenie mechanizmów zapewniających skuteczny nadzór nad zakupem i dystrybucją paliwa do jednostek pływających,
4. realizację płatności w obowiązujących terminach, a w wyjątkowych przypadkach wnioskowanie do kontrahenta o prolongatę terminu,
5. wpłatę do urzędu skarbowego nienależnie potrąconego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego w łącznej kwocie 114, 00 zł,
6. wzmocnienie nadzoru nad prawidłowością naliczania diet i terminowością rozliczania kosztów zagranicznych podróży służbowych,
7. ustalenie terminu zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników na rzecz Centrum z własnych środków oraz rozliczenia kosztów podróży służbowych w przypadku niepobrania zaliczki na pokrycie jej kosztów,
8. dokonywanie faktycznego (kasowego) rozliczenia udzielonych zaliczek w terminach wskazanych w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych,
9. obejmowania czynnościami kontrolnymi i autoryzacją wszystkich dowodów księgowych.