Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 07.05.2018 r. do dnia 21.06.2018 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie w zakresie realizacjiwniosków o zamianę lokali mieszkalnych.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.07.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zakładzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK) w zakresie realizacji wniosków o zamianę lokali mieszkalnych, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na: 

• nieprawidłowym wyrażaniu zgody na dokonanie zamiany lokalu socjalnego na inny lokal socjalny, pomimo iż wnioskodawca nie spełnił żadnego z kryteriówkwalifikującychdo zamiany,
• obligatoryjnym wymaganiu od wnioskodawców załączania zaświadczenia o osiągniętym dochodzie, pomimo żespełnienie kryterium dochodowego nie dotyczyło wszystkich osób ubiegających się o zamianę lokalu,
• rozpoznawaniu wniosków pomimo braku obligatoryjnych załączników.

W pozostałym zakresie ustalono, że ZBiLK realizował ww. wnioski w sposób prawidłowy, w szczególności:

• przyjmował, rejestrował oraz ewidencjonował składane wnioski,
• przestrzegał zasad oraz kryteriów kwalifikujących do zamiany,
• odmawiał wyrażenia zgody na zamianę lokalu w przypadku zaistnienia negatywnych przesłanek, w szczególności stwierdzenia prac wykonanych niezgodnie z przepisami prawa budowlanego.

W celu poprawy warunków zamieszkiwania Gmina, zgodnie z § 24 Uchwały Nr XVIII/507/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin [z uwzględnieniem zmian wprowadzonych: uchwałą nr XXIII/668/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 października 2012 r., uchwałą XXXVII/1099/14 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 stycznia 2014 r.]zw. dalej uchwała w sprawie zasad wynajmowania lokali - mogła wyrazić zgodę na zamianę. W odniesieniu do lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin warunkiem było zachowanie minimalnej powierzchni pokoi 5 m² na osobę.

Zgodnie z § 36 ust. 6 pkt 20 regulaminu organizacyjnego ZBiLK stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 15 Dyrektora ZBiLK z dnia 19 lutego 2018 r. do zadań Działu Gospodarowania Lokalami Mieszkalnymi (DGLM) należało ewidencjonowanie i prowadzenie spraw związanych z zamianą lokali.

Kontrolą objęto prawidłowość realizacji 29. z 224 (tj. 13%) losowo wybranych wniosków najemców o dokonanie zamiany z urzędu lokalu mieszkalnego albo socjalnego na inny lokal mieszkalny albo socjalny złożonych w 2017 r. Liczbę złożonych wniosków w okresie od dnia 01.01.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. ustalono na podstawie wydruku z rejestru „Wnioski o zamianę” prowadzonego w programie Excel.

W 2017 r. ZBiLK dokonał łącznie 146 zamian lokali mieszkalnych. Na dzień 31.12.2017 r. na dokonanie zamiany lokalu oczekiwało 528 wnioskodawców.

W toku kontroli ustalono, że w 1 przypadku (znak sprawy: ZBiLK.DGLM.5144.252.17) nieprawidłowo wyrażono zgodę na dokonanie zamiany lokalu socjalnego na inny lokal socjalny, pomimo iż wnioskodawca nie spełnił żadnego z kryteriów kwalifikujących do zamiany określonych w § 26 ust. 2 uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali. Według ww. przepisu Gmina na wniosek najemcy może dokonać zamiany z urzędu lokalu socjalnego na inny lokal socjalny po spełnieniu jednego z poniższych kryteriów: wśród członków gospodarstwa domowego nastąpiło trwałe kalectwo oznaczone znacznym stopniem niepełnosprawności, związanym z niezdolnością do samodzielnego poruszania się, a lokal jest niedostosowany do potrzeb tej osoby; w wyniku zawarcia małżeństwa, urodzenia lub przysposobienia dziecka lokal zajmowany przestanie zapewniać minimalną normę powierzchni pokoi (5 m² na osobę).Pismem z dnia25 czerwca 2018 r. ZBiLK poinformował wnioskodawcę o ponownej weryfikacji i negatywnym rozpatrzeniu wniosku.

Uwagi kontroli dotyczą również praktyki stosownej przez ZBiLK w zakresie wymagania od wnioskodawców obligatoryjnego załączenia do wniosku o zamianę zaświadczenia o dochodzie (wzór wniosku - 3 miesiące poprzedzające miesiąc złożenia wniosku – wszystkie osoby pełnoletnie, mieszkania komunalne), co pozostawało w sprzeczności  z § 3 ust. 4 pkt 1 uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokalu. Według ww. przepisu spełnienie kryterium dochodowego nie dotyczy osób, które ubiegają się o zamianę lokalu (z wyłączeniem wnioskodawców ubiegających się o zamianę lokali socjalnych w stosunku do których weryfikowane są dochody zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego [Dz.U. z 2018 r. poz. 1234]oraz wnioskodawcy ubiegający się o zamianę na lokal z zasobu Towarzystwa Budownictwa Społecznego w stosunku do których weryfikowane są dochody zgodnie z ustawą z dnia 26 października 1995 r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego Dz.U. z 2018 r. 1020). Według udzielonych przez Panią w toku kontroli wyjaśnień „Jeden wzór wniosku oraz załączników został wprowadzony, po to aby wnioskodawca nie był zdezorientowany jaki wniosek ma złożyć oraz, które załączniki są niezbędne do rozpatrzenia wniosku. Jednocześnie wymagane do wniosku załączniki o dochodach pozwalają na realną ocenę możliwości opłacania czynszu i ewentualnej wpłaty kaucji lub remontu lokalu pomimo, że w niektórych przypadkach nie są one wymagane przepisami prawa”. W ocenie kontroli nieuprawnione jest obligatoryjne wymaganie od wszystkich wnioskodawców załączania zaświadczenia o dochodach, w sytuacji gdy zamiana lokalu mieszkalnego nie jest uzależniona od spełnienia kryterium dochodowego. Powyższe narusza również zasadę minimalizacji danych osobowych określoną w art. 5 ust. 1 pkt c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE Dz.Urz. UE seria L nr 119/59, według której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).W ocenie kontroli wzór wniosku o zamianę powinien zawierać wyraźne wskazanie, których wnioskodawców dotyczy obligatoryjne załączenie zaświadczenie o dochodach. W powyższym zakresie kontrola zauważa również nieuprawnione różnicowanie wnioskodawców (w niektórych przypadkach w aktach spraw brak był zaświadczeń o dochodach albo zaświadczenia w kserokopiach, które nie skutkowało wezwaniem do uzupełnienia braków lub odmową dokonania zamiany).

Kontrola wykazała, ponadto że w 3 przypadkach (znaki spraw: ZBiLK.DGLM.5144.86.2017, ZBiLK.DGLM.5144.204.2017, ZBiLK.DGLM. 5144.263.17) akta nie zawierały obligatoryjnych załączników, których obowiązek załączenia wynikał ze wzoru wniosku o zamianę, w tym protokołów stanu technicznego lokalu, zdjęć lokalu, zaświadczeń o osiągniętych dochodach. Pismami z dnia 25 czerwca 2018 r. ZBiLK wezwał wnioskodawców do dostarczenia wymaganych załączników.

W toku kontroli ustalono również uchybienia o mniejszej istotności, niemające wpływu na prawidłowość realizacji wniosków o zamianę, w tym:

• w 1 przypadku (znak:ZBiLK.DGLM.5144.215.2017)nałożono na wnioskodawcę obowiązek dostarczenia zaświadczenia lekarskiego wydanego przez lekarza specjalistę, w związku ze złożeniem wnioskiem o zamianę na lokal przystosowany dla osoby niepełnosprawnej nie wskazując specjalizacji lekarza, a także okoliczności jaka ma zostać stwierdzona tym zaświadczeniem. Powyższe mogło skutkować dostarczeniem przez wnioskodawcę zaświadczenia wydanego przez lekarza z jakąkolwiek specjalizacją oraz na okoliczność nieistotną dla rozpatrzenia wniosku,
• w 1 przypadku (znak: ZBiLK.DGLM.5144.192.17) ostateczne stanowisko w sprawie wniosku o zamianę nie zostało przekazane wnioskodawcy w formie pisemnej (w notatce służbowej sporządzonej z rozmowy telefonicznej wskazano, że wnioskodawczyni nie oczekuje odpowiedzi e-mailem). W ocenie kontroli ZBiLK powinien dysponować niewątpliwym dowodem rozpatrzenia sprawy, które zostało przekazane wnioskodawcy.

W pozostałym zakresie ustalono m.in., że:

• przyjmowano, rejestrowano oraz ewidencjonowano składane wnioski o zamianę,
• dokonywano zamiany lokalu na inny lokal po spełnieniu przez wnioskodawcę kryteriów oraz przesłanek określonych w uchwale w sprawie zasad wynajmowania lokali,
• każdorazowo przed skierowaniem do zawarcia umowy najmu lokalu dokonywano sprawdzenia czy wnioskodawca posiada tytuł prawny do innego lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych,
• w przypadku zamiany lokalu socjalnego oraz z zasobu towarzystwa budownictwa społecznego badano spełnienie przez wnioskodawcę kryterium dochodowego,
• na wniosek najemcy pozostającego w szczególnie trudnej sytuacji zdrowotnej, społecznej lub rodzinnej, który nie spełniał warunków określonych w § 26 ust. 1 lub 2 uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali kierowano wniosek o zamianę do zaopiniowania przez Społeczną Komisję Mieszkaniową,
• odmawiano udzielenia zgody na zamianę lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy w sytuacji stwierdzenia w lokalu zgłoszonym do zamiany prac wykonanych niezgodnie z przepisami prawa budowlanego,
• w przypadku wniosków o zamianę na lokal o mniejszej powierzchni użytkowej niż ówcześnie zajmowany, każdorazowo kierowano wnioskodawców do zawarcia umowy najmu na lokal mniejszy, o  co najmniej 10 m²lub mniejszy o jeden pokój,
• lokale do których kierowano zapewniały minimalną powierzchnię pokoi 5m² na osobę,
• wyrażenie zgody na zamianę następowało każdorazowo wyłącznie w stosunku do wnioskodawców mających zawartą umowę najmu na czas nieoznaczony, a w przypadku lokali socjalnych na czas oznaczony,
• w przypadku stwierdzenia braków w złożonych wnioskach wzywano wnioskodawców do ich uzupełnienia,
• realizacją wniosków zajmowali się upoważnieni pracownicy.

W związku z stwierdzonymi w toku kontroli uchybieniami Dyrektor ZBiLK zobowiązał się do wprowadzenia do dnia 15 lipca 2018 r. karty informacyjnej każdorazowo sporządzanej oraz dołączanej do akt przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za prowadzoną sprawę.

II. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZBiLK:

1. Wyrażanie zgody na zamianę lokalu po spełnieniu przez wnioskodawcę kryteriów określonych w uchwale w sprawie zasad wynajmowania lokali.
2. Każdorazowe wnikliwe weryfikowanie wniosków pod kątem ich kompletności.
3. Dostosowanie stosowanego wzoru wniosku o zamianę w zakresie załączania zaświadczenia o dochodach.
4. Przekazywanie wnioskodawcy ostatecznego stanowiska w sprawie w formie pisemnej.