Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 11 – 19 kwietnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 3 w Szczecinie, zwanym dalej PP nr 3, w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/14/07 podpisanym w dniu 4 maja 2007 r.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja dotycząca przyjętych w PP nr 3 zasad rachunkowości nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie ujęto w niej bowiem informacji o roku obrotowym, okresach sprawozdawczych, o sporządzanych sprawozdaniach. Naruszyło to postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 1 uor w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości. Odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację ww. dokumentacji, ponosi kierownik jednostki, o czym stanowi art. 10 ust. 2 ww. ustawy.Obowiązująca dokumentacja składała się z nieokreślonej liczby instrukcji i wewnętrznych unormowań, bazujących na nieaktualnej podstawie prawnej, ponadto nie wszystkie dokumenty posiadały datę wprowadzenia ich w życie.

Stwierdzono, iż funkcjonująca w PP nr 3 Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych, będąca załącznikiem do przyjętej polityki rachunkowości nie zawierała zasad sprawdzania i kwalifikowania dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor. Nie informowała ponadto o osobach upoważnionych do kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz nie zawierała podpisów osób upoważnionych do tej kontroli. Taka informacja dałaby jasny obraz przebiegu kontroli dokumentów finansowo – księgowych pod kątem odpowiedzialności pracowników za poszczególne jej etapy.

W toku kontroli ustalono, iż Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji była niewystarczająca, ponieważ nie zawierała informacji o odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych za sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, wzorów arkuszy spisu z natury, obowiązków kierownika jednostki w zakresie prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji oraz określenia roli Głównego Księgowego w sprawnym przeprowadzeniu inwentaryzacji.

            W toku kontroli stwierdzono, że większość istniejących instrukcji i procedur nie posiadała daty wprowadzenia ich w życie. Na podstawie takiego dokumentu trudno stwierdzić z jakim dniem zaczął obowiązywać i czy przyjęta podstawa prawna była aktualna w danym okresie. Na dokumentach brakuje również podpisów pracowników, którzy powinni się z danym dokumentem zapoznać i przyjąć do stosowania.

W toku kontroli ustalono, że tylko w dwóch na cztery skontrolowane teczki z aktami osobowymi pracowników PP nr 3, znajdował się aktualny zakres obowiązków. Takiego zakresu w ogóle nie posiadał kierownik administracyjno - gospodarczy, natomiast starszy intendent - w zakresie obowiązków nie posiadał prowadzenia kasy, pobierał zaś dodatek kasjerski w wysokości 20%. Obowiązek sporządzania aktualnych zakresów czynności spoczywał na Dyrektorze PP nr 3, o czym stanowił § 28 ust.1 lit.c obowiązującego Statutu Przedszkola z Oddziałami Integracyjnymi Nr 3 „Pentliczek”, wg którego szczegółowy zakres obowiązków pracowników administracyjno – obsługowych ustala Dyrektor Przedszkola.

            Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków PP nr 3 w 2006 r. w §§ 4210, 4220, 4260, 4270, 4300 - łącznie 24 faktury na kwotę 85.510,44 zł, to jest 5,8% ogólnych wydatków budżetowych wykazała, że wszystkie 24 skontrolowane faktury nie miały naniesionej daty oraz podpisu stwierdzającego dokonanie kontroli pod względem formalno-rachunkowym. W 5. przypadkach dowody nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, a na trzech brakowało dekretacji, co było niezgodne z Instrukcją obiegu dokumentów finansowo – księgowych, będącą załącznikiem nr 2 do wewnętrznych przepisów odnośnie zasad rachunkowości obowiązujących od 01.01.1995 r. Według ww. instrukcji wszystkie dokumenty przed zaksięgowaniem powinny być skontrolowane w sposób formalny, rachunkowy i merytoryczny. Ponadto obowiązek stwierdzenia formalno – rachunkowej prawidłowości dokumentu dotyczącego danej operacji gospodarczej nałożył Dyrektor PP nr 3 na Głównego Księgowego w punkcie 5 Instrukcji w sprawie gospodarowania środkami finansowymi, stanowiącej załącznik do zakładowego planu kont. Naruszony został również art.21 ust.1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

            Stwierdzono ponadto, że w przypadku faktury nr 4/2006 z dnia 9.02.2006 r. za prace remontowe oraz faktury nr 107116 z dnia 8.02.2006 r. za zakup komputera, monitora, notebooka, oprogramowania oraz akcesoriów komputerowych, potwierdzających wydatki remontowe oraz zakup sprzętu komputerowego na kwoty powyżej 3 tys. zł, nie została dokonana analiza rynku oraz nie sporządzono stosownych notatek służbowych. Było to niezgodne z Zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r., które w § 9 ust. 4. pkt 1, 2, 3 Załącznika nr 1 postanawia, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy na podstawie faksów) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. W przypadku faktury nr 34/2006 z dnia 15.11.2006 r. za wykonanie remontu części dachu wraz z naprawą i oczyszczeniem rynien uzasadniona była nagła potrzeba wykonania remontu i Zarządzeniem Prezydenta nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. w § 9 ust.4. pkt 4 Załącznika nr 1 Dyrektor PP nr 3 został zwolniony z obowiązku dokonania analizy rynku z racji pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, jednak zgodnie z punktem 5 powinien był sporządzić notatkę służbową uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2, notatka powinna ponadto zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, czego Dyrektor PP nr 3 nie uczynił.

W instrukcji udzielania zamówień publicznych, która została zaktualizowana i wprowadzona w trakcie trwania niniejszej kontroli stwierdzono niedociągnięcie polegające na nie ujęciu informacji na temat komisji przetargowej, które zgodnie z przepisem § 7 ust. 6 Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7.07.2006 r. Dyrektor PP nr 3 powinien ująć w ww. dokumentacji wraz z: organizacją, trybem pracy oraz zakresem czynności członków komisji przetargowej.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor PP nr 3 wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PP nr 3 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.      opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości na bazie aktualnie obowiązujących przepisów,

2.      uzupełnić instrukcję obiegu dokumentów i przestrzegać uregulowań w niej zawartych, w tym dokonywać pełnej kontroli dowodów księgowych, szczególnie za zgodność formalno – rachunkową,

3.      uzupełnić instrukcję inwentaryzacyjną,

4.      sporządzić aktualne procedury kontroli finansowej,

5.      sporządzane dokumenty wewnętrzne (instrukcje, zarządzenia, itp.) opatrywać datą ich przyjęcia (wprowadzenia w życie),

6.      sporządzić i zaktualizować zakresy obowiązków pracowników,

7.      opracować i bezwzględnie stosować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 371/06.