przejdź do głównego menu przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  • logo Unii Europejskiej - link do strony Zespołu Funduszy Pomocowych
  • logo Miasta Szczecin - link do oficajnej strony Szczecina

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/28/07

Prawidłowość gospodarowania mieniem.

Zespół Szkół Specjalnych nr 12, ul. Wielkopolska 14 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

W październiku 2007 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych nr 12 w Szczecinie (zw. dalej ZSS nr 12 lub jednostką) oraz w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGN), w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem w ZSS nr 12.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z brakiem uregulowania stanu prawnego władania przez ZSS nr 12 budynkiem szkoły i terenu przyległego do budynku szkoły oraz uchybienia dot. obowiązków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczających kwotę 3.000 zł.
Ustalono, że ZSS nr 12 użytkował budynek szkoły oraz część gruntu oznaczonego jako działka nr 29/15 z obrębu 1020 Szczecin - Śródmieście, nie posiadając tytułu prawnego w postaci trwałego zarządu lub innej formy władania terenem (umowy obligacyjnej dopuszczonej uchwałą Rady Miasta nr LXIII/1169/06 z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej). Ustanowienie trwałego zarządu następowało - zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t Dz. U. z 2004 r., Nr 261, poz. 2603 ze zm.) - na wniosek jednostki organizacyjnej. Do dnia zakończenia kontroli jednostka nie wystąpiła w powyższym zakresie ze stosownym wnioskiem.
Ustalono, że na skutek dokonanego podziału geodezyjnego działek w obrębie ewidencji gruntów 1020 Szczecin - Śródmieście, jednostka nie posiadała dostępu m.in. do wejścia do węzła cieplnego, dojazdu do kuchni oraz dostępu do elewacji budynku. Pomimo pism wydziału nadzorującego nad ZSS nr 12 tj. Wydziału Oświaty (pisma z dnia 03.04.2002 r., 21.09.2006 r.) a także stanowiska Prezydenta Miasta z dnia 7-9.11.2006 r. wskazującego na konieczność podjęcia działań zmierzajacych do uregulowania ww. kwestii, WGN do dnia zakończenia kontroli nie podjął skutecznych działań w powyższym zakresie. Według wyjaśnień kontrolowanego przyczyną niepodjęcia działań, była zgodność rzeczywistego stanu prawnego ze stanem prawnym wynikajacym z dokumentów. Z dokumentacji kontrolowanego wynika natomiast, że w 2003 r. opracowano koncepcję podziału działek 29/7 (własność - Gmina Miasto Szczecin) oraz 29/11 (własność - Uniwersytet Szczeciński) zmierzającą finalnie do prawnej zamiany gruntów faktycznie użytkowanych przez ww. podmioty. Dokonano również geodezyjnego podziału działki 29/7 na działkę 29/15 (w zamierzeniach przynależna do budynku ZSS nr 12) oraz 131 przeznaczona do zamiany (decyzja z dnia 29.07.2003 r. - BGM/I/AM/7415/II/181/03), po czym zaniechano działań zmierzających do całościowej realizacji koncepcji zamiany.
Ustalono, że Dyrektor ZSS nr 12 pismem z dnia 08.10.2007 r. (ZSS12/3-30­301/42/07) przedłożyła alternatywną koncepcję zagospodarowania działek znajdujących się w sasiedztwie szkoły proponujac m.in. podział działki 131 i przyłączenie do działki 29/15 fragmentu działki 131 obejmującego teren zagospodarowany obecnie skwerem i przyziemnym murem. W ocenie kontroli argumentem przemawiającym za zaproponowaną przez Dyrektora ZSS nr 12 koncepcją jest zarówno historyczność podziału tego terenu czego dowodem są zachowane elementy małej architektury, jak i dokonany decyzją Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 18.03.2003 r. wpis tak wyznaczonego obszaru do rejestru zabytków.
Ustalono, że jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej
i piorunochronnej - zgodnie z art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.). Zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego każdorazowo dokonywano
w książce obiektu budowlanego. Ustalono, że pomimo zapisów protokołu kontroli 5-letniej stanu technicznego budynku i jego otoczenia z dnia 22.06.2007 r. o wykonaniu wszystkich zaleceń z poprzedniego przeglądu (z dnia 24.06.2002 r.), zalecenia w zakresie oczyszczenia elewacji, naprawy muru oporowego i poręczy zejścia w obrębie węzła cieplnego oraz miejscowo podłogi pomieszczenia strychowego - nie zostały wykonane. Opis zalecenia dot. wymiany okienek pomieszczenia strychowego był z kolei na tyle nieprecyzyjny (pomieszczenie zawierało zarówno okna ścienne jak i połaciowe), że uniemożliwiał stwierdzenie jego wykonania.
W zakresie kontroli przestrzegania przepisów zarządzenia Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłączonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych stwierdzono, że w 7 na 15 zbadanych przypadkach jednostka nie posiadała dokumentacji wskazującej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej. Zakupów powyższych (mebli, sprzętu komputerowego) dokonywano ponadto u tych samych wykonawców. Ustalono również, że sporządzone na okoliczność innych zakupów notatki służbowe, nie zawierały wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszało przepis §9 ust. 4 pkt 2 ww. zarządzenia PM. Umowy zawarte z wykonawcami zawierały z kolei wskazanie kursu euro według średniego kursu obowiazującego na dzień podpisania (sporządzenia) umowy podczas gdy dla celów ustalenia wartości progowej zamówienia (6.000 euro, obecnie - 14.000 euro) koniecznym jest stosowanie kursu określonego w wydanym na podstawie upoważnienia z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 ze zm.) rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiacego podstawę przeliczania wartości zamówień. Zakup kserokopiarki (24.12.2006 r.) nastąpił natomiast - w ocenie kontroli - na podstawie ofert nie spełniających kryterium porównywalności w zakresie używalności (sprzęt fabrycznie nowy lub regenerowany), okresu udzielonej gwarancji oraz innych elementów wpływających na jego funkcjonalność. ZSS nr 12 dokonał wyboru oferty najtańszej, jednak brak porównania ofert pod względem jakości oferowanego wyposażenia naruszyło zasadę uzyskiwania jak najlepszych efektów do poniesionych nakładów (art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
Kontrola wykazała również, że wpisy rozchodu z protokołu likwidacyjnego nr 1/2007 dokonano w poszczególnych księgach inwentarzowych z co najmniej 6-miesięcznym opóźnieniem, co naruszyło zasadę rzetelności (tj. odzwierciedlania przez zapisy księgi stanu rzeczywistego majątku jednostki) prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.).
Ustalono również, że jednostka nie posiadała wewnętrznej instrukcji określajacej zasady przeprowadzania inwentaryzacji majątku szkoły oraz kasacji i likwidacji środków wyposażenia, co pozostało jednak bez wpływu na fakt przeprowadzenia w latach 2006-2007 inwentaryzacji i likwidacji mienia oraz ich należytego udokumentowania. Oględziny stanu inwentarza w 3 pomieszczeniach szkolnych (porównanie wybranych pozycji z arkusza spisu inwentaryzacyjnego ze stanem rzeczywistym oraz sposobu oznaczenia przedmiotu) nie wykazały nieprawidłowości.
 
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił:
 
Dyrektorowi ZSS nr 12:
  1. wystąpić do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarzadu,
  2. podjąć działania w celu wykonania niezrealizowanych zaleceń z kontroli ogólnobudowlanej z dnia 24.06.2002 r.,
  3. przestrzegać przepisów dot. obowiazku dokumentowania przeprowadzanej analizy rynku oraz wskazywania w notatkach służbowych elementów wymienionych w zarządzeniu Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy (obecnie zarządzenie nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r.)
    a także dokonywać wyboru wykonawcy na podstawie porównywalnych ofert zebranych w wyniku analizy rynku,
  4. wprowadzić do stosowania instrukcję określającą zasady przeprowadzania inwentaryzacji majatku szkoły oraz kasacji i likwidacji środków wyposażenia.
 
Dyrektorowi WGN:
 
  1. rozważyć możliwość przeprowadzenia regulacji działek zgodnie z wnioskiem Dyrektora ZSS nr 12 z dnia 08.10.2007 r.
  2. podjać niezbędne działania zmierzajace do uregulowania sprawy dostępu do budynku ZSS nr 12 z poziomu działki 29/11 (docelowo - zamiana, alternatywnie - ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego).

udostępnił:
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:
2007/12/18
odpowiedzialny/a:
Janusz Kwidziński
wprowadził/a:
Janusz Kwidziński
dnia:
2007/12/18 09:09:09
historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2007/12/18 09:09:09 Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli