Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Rzemieślniczych
ul. Chmielewskiego 19 w Szczecinie (zwanym dalej ZSR), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu w 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 14 lutego 2007 r. Ocena, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 lutego 2007 r.

            Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające głównie na niedostosowaniu dokumentacji dotyczącej przyjętych w ZSR procedur kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa. Stwierdzono, iż w obowiązujących w ZSR „Instrukcjach kontrolnych” wprowadzonych przez Dyrektora ZSR Zarządzeniem nr 179/2003 (jako Dyrektora ówczesnego Ośrodka Dokształcania Zawodowego i Szkoły Rzemiosł w Szczecinie - obecnie ZSR) z dnia 2.09.2003 r., nie uwzględniono szczegółowego sposobu, trybu dokonywania kontroli finansowej oraz komórek (osób) odpowiedzialnych za badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:

- procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych,

- zaciągania zobowiązań finansowych,

- dokonywania wydatków ze środków publicznych,

- udzielania zamówień publicznych,

- zwrotu środków publicznych, a wg art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, kontrola finansowa obejmuje ww. procedury. Ww. instrukcja nie uwzględniała ponadto art. 47 ust. 3 uofp, który stanowi, iż procedury kontroli finansowej ustala kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp. Wg wyjaśnień złożonych przez Dyrektora ZSR w dniu 9.02.2007 r., w chwili obecnej opracowywana jest forma pisemna  ww. procedur kontroli finansowej.

            Kontrola pozytywnie oceniła funkcjonującą w ZSR politykę rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że przyjęta przez Dyrektora ZSR dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości opracowana została zgodnie z art. 10 ustawy
z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Uwaga kontroli dotyczy jednak faktu, iż zmiany na dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości nanoszone były ołówkiem.

            Stwierdzono ponadto, iż schemat organizacyjny dołączony do instrukcji kontrolnych, które zostały wprowadzone zarządzeniem Dyrektora ZSR z dnia 2.09.2003 r. w sprawie do użytku wewnętrznego „Instrukcji kontrolnych” - nie był aktualny.

            Kontrola dokumentów dotyczących wydatków ZSR za 2006 r. na kwotę 122.765,68 zł (5,31% ogółu wydatków - 2.312.211,34 zł) nie wykazała uchybień. Dowody księgowe były bowiem kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, a ewidencja księgowa była prowadzona prawidłowo, przejrzyście i starannie.

            Stwierdzono ponadto, że do 3. spośród 4. skontrolowanych faktur (tj. faktury VAT za zakup komputerów na kwotę 6 165,00 zł, za zakup okien na kwotę 10 320,10 zł oraz za wymianę węzła ciepłowniczego na kwotę 10 672,00 zł) dołączono notatki służbowe z przedstawienia analizy rynku (zwane dalej notatkami). Do faktury VAT za zakup usług kominiarskich na kwotę 3050 zł nie dołączono notatki, co było niezgodne z przepisami § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta według, których każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której zostanie udokumentowany fakt dokonania analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

           Główna księgowa zatrudniona od dnia 1.12.1999 r., spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 pkt 4 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor ZSR wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego.

 

W związku z poczynionymi ustaleniami Prezydent zalecił: