Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 29 maja do 26 czerwca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Pogotowiu Opiekuńczym w Szczecinie przy ul. Łabędziej 4, zwanym dalej Pogotowiem, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za okres 2006 r. (bez procedur ustawy – Prawo Zamówień Publicznych).

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 sierpnia 2007 r.

 Pogotowie Opiekuńcze prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej, nad którą nadzór sprawuje Prezydent Miasta Szczecin przy pomocy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie oraz Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin. W 2006 r. Pogotowie uzyskało dochody w wysokości 24.026,82zł, w tym dochody własne stanowiły 18.996,55zł. Wydatki budżetowe placówki wyniosły 3.173.278,35zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 18.830,26zł.

W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na ustaleniu w regulaminie wynagradzania pracowników Pogotowia dodatków i uprawnień nieprzewidzianych w obowiązujących przepisach prawa. Kontrola wykazała ponadto nieprawidłowości natury formalnej polegające m.in. na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości i nie aktualizowaniu regulaminów i instrukcji, a także uchybienia w prowadzonej gospodarce magazynowej i zasadach odpłatności za posiłki spożywane przez pracowników.  

Kontrola wykazała, że w 2006r. wypłacono pracownikom Pogotowia dodatki za wykonywanie dodatkowych zadań na łączną kwotę 3.900zł, mimo iż przepisy prawne dotyczące wynagradzania pracowników jednostek pomocy społecznej nie przewidują tego rodzaju dodatków. Przyczyną powyższego było zawarcie w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników Pogotowia zapisów umożliwiających przyznawanie pracownikom dodatków za wykonywanie dodatkowych zadań za innego nieobecnego pracownika lub za inne nagłe, nieprzewidziane zadania wymagające pozostania na stanowisku poza obowiązującymi godzinami pracy. Regulamin uprawniał dodatkowo pracowników zatrudnionych na stanowisku kucharza lub pomocy kuchennej do korzystania z wyżywienia w czasie wykonywania pracy i w okresie prowadzenia żywienia w placówce, po pokryciu wyłącznie kosztów podatku dochodowego. Stwierdzono również, że nie uregulowano zasad korzystania pracowników Pogotowia z posiłków. Ustalono bowiem, że wychowawcy korzystający z tych posiłków pokrywali jedynie koszty zużycia surowców. W opinii kontroli wskazane byłoby ustalenie dla wszystkich pracowników Pogotowia opłat za posiłki, uwzględniających zarówno koszty bezpośrednie jak i pośrednie (zużycie mediów).

 

W wyniku kontroli 10 akt osobowych (20% zatrudnionych pracowników) stwierdzono uchybienia polegające na wypłaceniu niższego od należnego dodatku za wysługę lat za 2006r. (samodzielny referent) - 1 przypadek, nieujęciu na liście płac dodatku funkcyjnego opiekuna stażu (nauczyciel) – 1 przypadek. Skutkiem powyższego było niewypłacenie należnego wynagrodzenia za 2006 r. w łącznej wysokości 235zł. Stwierdzono również 2 przypadki wypłacenia części wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 419,47zł (starsza księgowa), mimo przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim przez cały okres, za który przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze oraz 5 przypadków wypłacenia wysługi lat pomniejszonej za okres zwolnienia lekarskiego (starsza księgowa, referent). Powyższe było niezgodne z § 7 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych, wg któregododatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Ustalono ponadto, że w aktach osobowych nauczyciela znajdowała się informacja dotycząca przyznanego dodatku motywacyjnego w kwocie 70zł, podczas gdy informacja przekazana do księgowości wskazywała, iż wysokość dodatku wynosi 80zł.

Stwierdzono też niezgodności prowadzonej ewidencji syntetycznej na koncie 011 – „Środki trwałe” z ewidencją analityczną na kartotekach środków trwałych, prowadzonych przez główną księgową, o kwotę 268,95zł (wg stanu na dzień 31.12.06r.) i ewidencji na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” z ewidencją analityczną w księgach inwentarzowych, prowadzonych przez starszą księgową, o kwotę 4.897,64zł (wg stanu na dzień 31.12.05r.), które spowodowane były przede wszystkim nieujęciem w kartotekach środków trwałych kasacji drukarki oraz zaewidencjonowaniem zakupu środka trwałego (kserokopiarka) w księdze inwentarzowej.

 W toku kontroli stwierdzono również uchybienia w ewidencji dotyczącej gospodarki magazynowej. Ustalono bowiem, że w miesiącach luty i kwiecień stany magazynu żywnościowego według ewidencji w księdze głównej, a w miesiącach listopad i grudzień także stany magazynu odzieżowego były niezgodne ze stanami wynikającymi z zestawień kartotek magazynowych, podczas gdy wg art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a art. 24 ust. 1 - 2 uor stanowił, iż dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

            Ustalono ponadto, że nie zaktualizowano zapisów umów o użytkowanie terenu, zawartych przez Pogotowie w 2004r., dotyczących wysokości opłat za użytkowanie 1 m². Według powyższych umów stawka została określona w kwocie 2 zł/m², natomiast wysokość wnoszonych opłat wynosiła 2,5zł, tak jak to zostało określone m.in. w umowach zawartych w 2006r. Główna księgowa nie naliczyła z kolei i nie ujęła w ewidencji odsetek od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy, co było niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm. (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Kontrola wykazała, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 3 na 11 badanych przypadkach nie dokonano analizy rynku, a w 8 przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku lub notatki uzasadniającej niezastosowanie uregulowań poniższego zarządzenia. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 - 5 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (obecnie zarządzenie nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przestrzegać następujących zasad: przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku, a następnie każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku lub uzasadnienie niezastosowania powyższych uregulowań.

Zastrzeżenia kontroli dotyczą także wewnętrznej kontroli finansowej. Ustalono bowiem, że 10 raportów kasowych (na 10 skontrolowanych) nie zostało podpisanych przez osobę sprawdzającą, a dekretacja wszystkich skontrolowanych dokumentów księgowych nie zawierała daty ani podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo 7 wyciągów bankowych (na 17 skontrolowanych) i 1 raport kasowy (na 10) nie zostało w ogóle zadekretowanych, a 3 wyciągi zadekretowane zostały jedynie częściowo. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Stwierdzono ponadto, że 19 faktur (na 27 badanych) nie zostało zaewidencjonowanych na koncie 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, mimo iż wg załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Kontrola wykazała także, iż 2 (na 27 skontrolowanych) faktury na łączną kwotę 11.858,13zł zatwierdzono do wypłaty z środków budżetowych, a mimo to wydatek dokonany został z środków rachunku dochodów własnych. Natomiast 8 na 27 faktur o łącznej wartości 28.983,97zł zostało zatwierdzonych do wypłaty z środków paragrafu innego niż paragraf, z którego rzeczywiście został poniesiony wydatek. W 10 przypadkach zaksięgowano ponadto dokument w sposób inny niż wskazywała na to dokonana dekretacja.    

            Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Kontrola wykazała, że Pani Dyrektor nie zaktualizowała dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. W dokumentacji nie określono bowiem roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, nie opisano metod wyceny aktywów, pasywów i ustalania wyniku finansowego ani sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zakładowy plan kont określał jedynie wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać ww. elementy. W zakładowym planie kont nie ujęto ponadto kont 020 – „Wartości niematerialne i prawne”, 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 700 – „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, 996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych”, mimo że konta te zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Naruszyło to postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, wg którego podane konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. 

Ustalono również, że ewidencja analityczna dochodów budżetowych na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie obejmowała § 097 – Wpływy z różnych dochodów, a ewidencja należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzona była na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych” (odsetki bankowe) i 225 – „Rozrachunki z budżetami” (dochód płatnika). Kwoty potrącone z tytułu korzystania pracowników z posiłków ewidencjonowane były natomiast jako zmniejszenie kosztów. Ww. było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego ewidencja na koncie 130 powinna zapewniać podział środków według klasyfikacji budżetowej, do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, a do ewidencji sprzedaży produktów (wyrobów gotowych i półfabrykatów oraz robót i usług) własnej działalności na rzecz obcych jednostek oraz działalności finansowo wyodrębnionej własnej jednostki służy konto 700 – „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”.

Stwierdzono też, że Pani Dyrektor nie zaktualizowała dokumentacji Pogotowia dotyczącej obiegu i kontroli dokumentów księgowych, kontroli wewnętrznej i procedur kontroli finansowej oraz inwentaryzacji składników majątkowych. Podstawę prawną powyższej dokumentacji stanowiła m.in. ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) oraz akty wykonawcze do tej ustawy, a także uchylone już przepisy prawa, podczas gdy w okresie objętym kontrolą powyższe zagadnienia regulowała ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz akty wykonawcze do tej ustawy. W powyższej dokumentacji nie określono ponadto osoby (stanowiska) odpowiedzialnej za kontrolę funkcjonalną pod względem merytorycznym, mimo że wg standardów kontroli finansowej zaleca się aby kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń były rozdzielone pomiędzy różne osoby.

Na stanowisku kierownika zespołu gospodarczego została zatrudniona osoba nie posiadająca wykształcenia wyższego, które wg załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych wymagane jest na tym stanowisku. Według wyjaśnień Pani Dyrektor pracownik objął to stanowisko warunkowo i zobowiązany został do terminowego ukończenia studiów wyższych.

Kontrola wykazała, że główna księgowa sporządziła roczne sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych, na drukach Rb-28 dla państwowych jednostek budżetowych, mimo że wg § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej - Dz. U. Nr 170, poz. 1426 (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. – Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego obowiązani są do sporządzania i przekazywania m.in. sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego.

Stwierdzono ponadto, że wpływy z darowizny i zapisu zasądzonego na rzecz Pogotowia oraz wydatki inwestycyjne ujęte prawidłowo w sprawozdaniach w § 096 – „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” i w § 605 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” ewidencjonowane były odpowiednio na koncie 130 w § 083 - „Wpływy z usług” i § 608 – „Wydatki na zakupy inwestycyjne zakładów budżetowych”.

Projekty planów finansowych i plany finansowe rachunku dochodów własnych Pogotowia nie zawierały z kolei daty sporządzenia dokumentów, a dodatkowo nie były potwierdzone datą wpływu przez Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta. Zakładowy Plan Kont, regulamin wynagradzania pracowników Pogotowia, regulamin premiowania oraz regulamin przyznawania nagród dla pracowników nie będących nauczycielami nie zawierały natomiast dat wejścia w życie regulaminów, skutkiem czego był brak możliwości określenia okresu obowiązywania ww. dokumentów. Dodatkowo podstawę prawną ww. regulaminu przyznawania nagród stanowiły nieobowiązujące w Pogotowiu przepisy. W aktach osobowych pracowników nie było informacji dotyczących przyznanych nagród, mimo że według § 5 ust. 2 ww. regulaminu przyznawania nagród odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody powinien być przekazywany do akt osobowych pracownika.

            Stwierdzono także, że nie było podpisów, potwierdzających zaopiniowanie wykazu, przyznanych nauczycielom Pogotowia nagród, przez Radę Pedagogiczną i Związki Zawodowe, co niezgodne było z § 32 ust. 3 załącznika do uchwały nr XLVII/911/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 13 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r., wg którego przyznanie nauczycielowi nagrody dyrektora szkoły lub placówki wymaga zaopiniowania przez ww. organy.

Kontrola wykazała ponadto, że Pani Dyrektor wywiązywała się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor Pogotowia:

1.      Skierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych oraz stanowiskach urzędniczych.

7.       Uregulowanie zapisów umów o użytkowanie terenu dotyczących wysokości opłaty.