Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w I Liceum Ogólnokształcącym im. Marii Skłodowskiej-Curie al. Piastów 12 (zwanym dalej I LO), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu w 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 stycznia 2007 r. Ocena, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lutego 2007 r.

 

            W dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, stwierdzono niedociągnięcie polegające na nie ujęciu w Zarządzeniu Dyrektora Nr 4/2005 z dnia 15 września 2005 r., dotyczącego określenia procedur odnoszących się do zamówień publicznych w I LO, informacji na temat komisji przetargowej, które zgodnie z przepisem § 7 ust. 6 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie Zarządzenie Nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r.) powinien być ujęty w ww. dokumentacji wraz z: organizacją, trybem pracy oraz zakresem czynności członków komisji przetargowej.

            Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków I LO za 2006 r. w § 4210, 4240, 4260, 4270, 4300 i 6050 - łącznie 19 faktur na kwotę 201 040,80zł, to jest 5,23% ogólnych wydatków budżetowych, wykazała pewne uchybienia. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane faktury nie miały naniesionej daty kontroli pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym, co było niezgodne z „Regulaminem kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych I LO”, stanowiących załącznik Nr 1 do zarządzenie Dyrektora I LO Nr 5/2006 r. w sprawie wprowadzenia w życie regulaminu kontroli wewnętrznej wraz  z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w I LO. W ww. regulaminie, osoby wykonujące kontrolę pełną w trybie kontroli drugiego stopnia: potwierdzają fakt przeprowadzonej kontroli adnotacją „sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym” (data i podpis) – w stosunku do dokumentów sporządzanych w szkole oraz wpływających bezpośrednio z zewnątrz od dostawców towarów i usług, następnie przekazują dokumenty do ogniwa ostatecznego”.

           Stwierdzono ponadto, że na 4 skontrolowane faktury, do których powinny być dołączone notatki służbowe z przedstawienia analizy rynku (zwane dalej notatkami), tylko do 1. faktury dołączono prawidłową notatkę. Do 2. faktur, tj. - faktury VAT nr 33/09/2006 za wykonanie robót dekarskich na kwotę 3660 zł oraz faktury VAT nr 39/2006 za wykonanie robót elektrycznych na kwotę 3660 zł, nie dołączono notatki. Jedna notatka dotycząca zakupu krzeseł i stolików za kwotę 4 031,86 zł posiadała informację o analizie rynku, bez wyszczególnienia danych dotyczących wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Było to niezgodne z § 2 Zarządzenia Dyrektora I LO Nr 4/2005 z dnia 15.09.2005 r. w sprawie określenia procedur dotyczących zamówień publicznych w I LO oraz § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin (obecnie Nr 371/06), które stanowią, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.

         Kontrola ponadto wykazała, iż w aktach osobowych głównej księgowej nie było zapytania o karalność. Z wyjaśnień pobranych od specjalisty odpowiedzialnego za akta osobowe, wynika, że w trakcie niniejszej kontroli stosowne zapytanie zostało wysłane do Sądu Okręgowego w Szczecinie.

            Kontrola pozytywnie oceniła funkcjonującą w I LO politykę rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że przyjęta przez Dyrektora I LO dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości opracowana została zgodnie z art. 10 ustawy
z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.).

         Dokumentacja opisująca procedury wewnętrznej kontroli finansowej została opisana w wydanym przez Dyrektora I LO Zarządzeniu Nr 1 z dnia 7.01.2005 r. i była zgodna z art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), gdyż zawierała zasady: przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor I LO wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w I LO nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z poczynionymi ustaleniami Prezydent zalecił:

1.      Uzupełnić Zarządzenie dotyczące zamówień publicznych oraz akta osobowe głównej księgowej.

2.      Dokonywać kontroli dokumentów zgodnie z zarządzeniem Dyrektora I LO Nr 5/2006 r. w sprawie wprowadzenia w życie regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w I LO.

3.      Sporządzać notatki służbowe zgodnie z § 2 Zarządzenia Dyrektora
Nr 4/2005 z dnia 15.09.2005 r. w sprawie określenia procedur dotyczących zamówień publicznych w I LO oraz § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin (obecnie Nr 371/06).