Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

W listopadzie 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w VI Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie, ul. Jagiellońska 41, zw. dalej VI LO, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem oraz zawierania umów z osobami fizycznymi, instytucjami oraz stowarzyszeniami.

 

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości zwiazane głównie z niestosowaniem procedury przetargowej na wynajem pomieszczeń szkoły oraz uchybienia dot. obowiazków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczajacych kwotę 3.000 zł.

Ustalono, że jednostka posiadała aktualne przeglady kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej, co wyczerpuje dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u. Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego odnotowano każdorazowo w ksiażce obiektu budowlanego (za wyjątkiem wpisów z przeprowadzonych w 2007 r. kontroli instalacji elektrycznej oraz sprawności uziomów w budynku sali gimnastycznej przy ul. Jagiellońskiej 62), co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2007 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u.

W toku kontroli stwierdzono, że w 6 na 8 przypadków zawarcie umów najmu nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stwierdzono ponadto, że w żadnym przypadku Dyrektor VI LO nie uzyskał zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu (dzierżawy) w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2 ww. uchwały według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji gdy w wynajmowanej lub wydzierżawianej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. oświatowa lub sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.

Niedociągnięcia dotyczyły też nieprzestrzegania niektórych postanowień zarzadzenia Prezydenta Miasta w sprawie udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w przypadku zakupu sprzętu komputerowego na łączną kwotę 9.000 zł (2 faktury na 10 jednostek + 10 monitorów), jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej na zakup sprzętu o żądanych parametrach (sprzęt używany), bądź dokumentacji wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w powyższym zakresie. Ustalono również, że sporządzane na okoliczność innych zakupów notatki służbowe, nie zawierały - w 9 na 10 przypadków - wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszyło przepis § 9 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta z dnia 15.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych. W przypadku zakupu sprzętu sportowego (faktury z dnia 30.08.2007 i 18.10.2007 r.) jak i zlecenia usługi remontowej (faktura z dnia 04.08.2008 r.) zebrane w ramach analizy rynku oferty wykonawców nie spełniały z kolei kryterium porównywalności w odniesieniu do zakresu oferowanego sprzętu (usługi), co uniemożliwiało poprawne dokonanie wyboru wykonawcy, który zapewni korzystną cenę przedmiotu zamówienia, a tym samym przeprowadzona analiza rynku nie spełniała wymogów ww. zarządzenia. W przypadku ww. sprzętu sportowego analizę rynku przeprowadzono ponadto w oparciu o oferty z 06.12.2006 i 21.12.2006 r. (dot. wykonawców z którymi nie zawarto umów), podczas gdy zakupu dokonano w dniach: 30.08.2007 r. i 18.10.2007 r., co naruszyło zasadę dokonania analizy rynku w oparciu o oferty zebrane bezpośrednio przed zawarciem umowy (§ 9 ust. 4 pkt 1 zarządzenia) w związku z pośrednio stosowaną zasadą ustalania wartości szacunkowej zamówienia w maksymalnym terminie 3 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania (art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych – j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 233, poz. 1655 ze zm.). Dane zawarte w notatkach służbowych dokumentujących analizę rynku przy zakupie sprzętu sportowego, wskazywały ponadto na brak analizy cen oferowanego asortymentu. Oferowane przez poszczególnych wykonawców ceny zostały ustalone bez porównania rodzaju i ilości sprzętu (dla przykładu różnica cenowa podana w notatce z dnia 07.08.2007 r. pomiędzy dwoma oferentami wyniosła 101.688,10 zł, przy cenie zakupu – 15.115,28 zł.).

Kontrola wykazała, że w dniu 03.08.2007 r. dokonano zapłaty z tytułu umowy na wykonanie wewnętrznej instalacji hydrantowej (umowa nr 01/06/07 z dnia 26.06.2007 r.) przed formalnym odebraniem przedmiotu umowy tj. podpisaniem protokołu odbioru (w dniu 30.08.2007 r.) co naruszyło postanowienie §10 umowy nakładającego na inwestora obowiązek zapłaty wynagrodzenia po podpisaniu przez obie strony protokołu odbioru robót a także było działaniem nieracjonalnym biorąc pod uwagę możliwość wykonania robót przez wykonawcę w sposób wadliwy.
W dwóch przypadkach stwierdzono również sprzeczność zapisów dokumentów księgowych (faktur VAT) z zapisami umów oraz pomiędzy zapisami umów i protokołami odbiorczymi dot. zakresu zrealizowanego zamówienia (rodzaju wykonanych usług).

Oględziny stanu inwentarza w 8 pomieszczeniach szkolnych (porównanie wybranych pozycji protokołów przyjęcia sprzętu komputerowego i audiowizualnego ze stanem rzeczywistym) nie wykazały nieprawidłowości. Zastrzeżenia dotyczą natomiast niewłaściwego sposobu oznaczenia inwentarzowego urządzeń wyposażenia szkolnego. Stosowany w VI LO system oznaczenia (znakowania sprzętu) poprzez odwołanie się do numeru protokołu przyjęcia np. PP/35/07 nie stanowi wystarczającego zabezpieczenia przed możliwością błędnych ustaleń – w trakcie spisu inwentaryzacyjnego - w zakresie ilości sprzętu pozostającego w faktycznym użytkowaniu jednostki (np. w sytuacji przyjęcia kilku sztuk jednakoworodzajowego sprzętu w ramach tego samego protokołu).

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi VI LO aby:

1.      przestrzegał postanowień uchwały w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej oraz uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali,

2.      przestrzegał właściwych przepisów dot. obowiazku dokumentowania przeprowadzanej analizy rynku oraz wskazywania w notatkach służbowych elementów wymienionych w zarzadzeniu Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy (obecnie zarzadzenie nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.) a także dokonywał wyboru wykonawcy na podstawie porównywalnych ofert zebranych w wyniku analizy rynku. Analizę rynku opierał na ofertach uzyskanych bezpośrednio przed zakupem towaru (zleceniem usługi),

3.      przestrzegał obowiązku dokonywania wpisów w książkach obiektów budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4.      przestrzegał postanowień zawartych umów w zakresie terminowości zapłaty wynagrodzenia (zakaz przelewu umówionego wynagrodzenia przed formalnym odbiorem robót),

5.      wzmocnił nadzór nad pracownikami VI LO odpowiedzialnymi za przygotowywanie projektów umów oraz stwierdzaniem ich wykonania pod względem merytorycznym, w celu wyeliminowania występujących sprzeczności pomiędzy zapisami dokumentów księgowych (faktur VAT), umów i protokołów odbiorczych,

6.      wprowadził właściwy sposób oznaczania (identyfikowania) urządzeń wyposażenia szkolnego, eliminującego możliwość błędnych ustaleń w zakresie ilości inwentaryzowanego sprzętu.