Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 17.04. – 14.05.2008 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 45 ul. Benesza 75 w Szczecinie, zw. dalej SP nr 45, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2007 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/6/08 podpisanym w dniu 26 maja 2008 r.

W toku badania funkcjonującego w SP nr 45 systemu rachunkowości stwierdzono, że szkoła nie spełniała wszystkich wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości nie zawierała załącznika nr 6 - zabezpieczenie mienia będącego własnością szkoły, w tym miejscu znajdował się załącznik nr 6 – opis systemu ochrony danych i zbiorów. Przyjęty plan kont wprawdzie umożliwiał sporządzanie sprawozdań, jednak nie odnosił się do wzorca podanego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. o szczegółowych zasadach rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020.). Obowiązujący plan kont nie zawierał konta 980 – plan finansowy wydatków budżetowych, w budżecie nie prowadzono ewidencji na kontach zespołu 7, nie była prowadzona analityka m.in. do kont: 130, 221 i kont przychodowych zespołu 7 rachunku dochodów własnych. W § 11 ust. 2 ww. rozporządzenia uregulowano, że plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Według § 12 ust.1 pkt 1 ww. rozporządzenia, ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont. Przyjęta w ewidencji klasyfikacja budżetowa nie pokrywała się z klasyfikacją wydatków ujętych w planie finansowym zakładu i jego realizacji przedstawionej w sprawozdaniu Rb-28S. Dokonywano wydatków finansowych z przekroczeniem upoważnienia, które dawało możliwość zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym szkoły. Do kwietnia wydano 1.400 zł w §4350 pomimo braku przyznanych środków w planie finansowym. Praktykowane było samowolne dokonywanie przesunięć między paragrafami, tak aby wydatki przedstawione w sprawozdaniu Rb-28S odpowiadały wydatkom zatwierdzonym w planie finansowym.

Ustalenia kontroli świadczą o tym, że księgi rachunkowe nie były prowadzone na bieżąco, ponieważ ewidencja pobranych zaliczek na zakup żywności odbywała się na podstawie jednego zbiorczego dowodu PK wystawianego na koniec miesiąca. Nie dokonywano rozliczeń poszczególnych zaliczek pobieranych w trakcie miesiąca, nie ewidencjonowano również faktur za zakupiony towar mimo, że zakupy odbywały się codziennie. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.24 ust.5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W toku kontroli stwierdzono, że nie prowadzono z należytą szczegółowością obligatoryjnych elementów ksiąg rachunkowych, nie sporządzano comiesięcznych zestawień obrotów i sald, a na koniec roku nie sporządzono zestawienia sald ksiąg pomocniczych, podczas gdy według art.13 ust.1 uor, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Natomiast według art.18 ust.1 uor, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1) symbole lub nazwy kont, 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego, a według ust.2 ww. artykułu co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

W wyniku kontroli ustalono, że karty kontowe i karty wydatków nie były oznaczone nazwą jednostki, co było niezgodne z art.13 ust.4 uor, według którego księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Stwierdzono dokonywanie skreśleń zapisów oraz poprawek korektorem w dzienniku co było niezgodne z art.25 ust.1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Kontrola wydatków budżetowych za 2007r. wykazała, że na 24 skontrolowane faktury na łączną kwotę 118.585,45 zł, w 1 przypadku ewidencji dokonano na niewłaściwym paragrafie (faktura za wodę i ścieki z § 4260 - zakup energii - na kwotę 1.609,41 zł). Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o klasyfikacji, do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków.

Kontrola wydatków z rachunku dochodów własnych za 2007r. na łączną kwotę 59.489,03 zł (21,8% wszystkich wydatków tego okresu) wykazała, że na 11 skontrolowanych faktur w 2 przypadkach ewidencji dokonano na niewłaściwym paragrafie (1 faktura za urządzenie wielofunkcyjne i akcesoria komputerowe z § 4210 - materiały i wyposażenie - na kwotę 1.931,01 zł, 1 faktura za położenie terakoty z § 4300 - zakup usług pozostałych - na kwotę 7.448,10 zł) - według Rozp. MF o klasyfikacji do księgowania akcesoriów komputerowych służy §4750, a do księgowania usług remontowych §4270. W 1 przypadku nie została sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku (faktura z § 4210 - materiały i wyposażenie - na kwotę 3.180,03 zł) co było niezgodne
z Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. i nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r., które w § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Kontrola ustaliła, że w SP nr 45 nie stosowano dokumentów OT i LT w celu przyjęcia środka trwałego na stan i likwidacji środka trwałego. Było to niezgodne z obowiązującą instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, według której, w punkcie 7 opisującym dowody dotyczące środków trwałych, przyjęcie środka trwałego potwierdza się dokumentem OT a likwidację środka dokumentem LT.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono, że w obowiązującym aneksie do Regulaminu Pracy przywołana została nieaktualna podstawa prawna. Nie było informacji o dacie wejścia w życie dokumentu oraz daty jego podpisania. W roku 2007 obowiązywały: Kodeks Pracy - (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 ze zm.), Ustawa o związkach zawodowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz.854 ze zm.), Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.674 ze zm.), Rozporządzenie MPiPS w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz.281) zmieniony 5.12.2007 r. przez Rozporządzenie MPiPS zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 227, poz.1678).

W ocenie kontroli niecelowe było wyposażenie stanowiska głównego księgowego w komputer oraz program finansowo – księgowy, gdy praktykowana jest ewidencja ręczna. Przy tak znacznej liczbie i różnorodności zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce, zasadne jest wykorzystanie posiadanego potencjału sprzętowego do prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej za pomocą komputera.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniany był obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w SP nr 45 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.       uzupełnić załączniki do obowiązującej dokumentacji opisującej zasady rachunkowości,

2.       dostosować zakładowy plan kont do obowiązujących przepisów, wprowadzić do stosowania konto 980, konta zespołu 7 do ewidencji dochodów budżetowych oraz klasyfikacji budżetowej do kont: 130, 221 i kont zespołu 7,

3.       działać w ramach upoważnienia związanego z wydatkowaniem przyznanych środków budżetowych,

4.       przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor,

5.       ewidencjonować wydatki na właściwych celowo paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji,

6.       sporządzać notatki służbowe dot. wydatków przekraczających 3 tys. zł jednoznacznie identyfikujące dokonany wydatek,

7.       prowadzić bieżącą kontrolę finansową i ewidencję wydatków na żywność,

8.       stosować dokumenty OT i LT w gospodarce środkami trwałymi,

9.       zaktualizować regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych,

10.   zaktualizować i uzupełnić obowiązujący aneks do Regulaminu Pracy,

11.   uzupełnić akta osobowe pracowników o brakujące dokumenty,

12.   dokonać zwrotu nieodprowadzonej do budżetu kwoty 407,89 zł,

13.   opracować procedury kontroli finansowej,

14.   uzupełnić istniejące procedury i instrukcje pod kątem dat.