Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 11.08.2022 r. do 05.10.2022 r. (z przerwą w dniach 05.09.2022 – 27.09.2022 r.) przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w Szczecinie przy pl. O. Jakuba Wujka 6 (zw. dalej Ośrodkiem)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 05.10.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.11.2022 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalność Ośrodka Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w Szczecinie (zw. dalej Ośrodkiem) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2021. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• prowadzeniu narastająco ewidencji pomocniczej wydatków na paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz księgi pomocniczej wartości niematerialnych i prawnych w arkuszach Excel zamiast w posiadanym systemie finansowo - księgowym,
• nieuzgodnieniu na dzień 31.12.2021 r. wartości niematerialnych i prawnych według ksiąg rachunkowych z księgą inwentarzową prowadzoną w ww. arkuszu Excel oraz konta 130 w celu zachowania „czystości obrotów”,
• nieuprawnionym ujęciu w księgach rachunkowych 2021 r. faktur wydatkowych dotyczących 2020 r.,
• wykonaniu płatności bez stosownych dowodów źródłowych,
• braku dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku i niesporządzeniu notatek służbowych z udzielenia zamówienia do 130.000 zł netto,
• błędnym naliczeniu odpłatności za usługi świadczone przez Ośrodek,
• odstąpieniu od naliczenia wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a w przypadku składek ZUS, nieprzekazaniu do Gminy naliczonego wynagrodzenia i zaliczeniu na poczet zmniejszenia zobowiązania Ośrodka,
• niesporządzeniu stosownych korekt deklaracji ZUS za 3 miesiące (przed ich przekazaniem do ZUS w wersji elektronicznej) i podatku dochodowego od osób fizycznych (w zakresie wynagrodzenia płatnika oraz podatku od 2. umów zleceń),
• zatrudnieniu na stanowisku głównego księgowego pracownika, który nie posiadał ustawowej 3-letniej praktyki w księgowości,
• błędnym i/lub nieprecyzyjnym określaniu w dokumentacji pracowniczej wynagrodzenia i jego składników,
• nieprawidłowym naliczeniu wynagrodzeń (dodatków za wieloletnią pracę i dodatku funkcyjnego za okres zwolnienia lekarskiego oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego),
• niezałączeniu do dokumentacji pracowniczej informacji o nagrodach przyznanych pracownikom,
• niedostosowaniu zapisów zasad (polityki) rachunkowości do organizacji i potrzeb Ośrodka.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań, w tym także zobowiązań publicznoprawnych,
• zgodności wartości środków trwałych według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych, ewidencjonowania tych środków oraz dokumentowania zmian w stanie majątku.

W ocenie kontroli, niewątpliwy wpływ na nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli miała fluktuacja kadr na stanowiskach administracyjnych Ośrodka, w tym na stanowisku głównego księgowego (zmiana od 06.05.2021 r.), księgowej i stanowisku ds. płac i kadr. Pracownicy zatrudnieni przed 2021 r. wykonywali powierzone czynności ze zróżnicowaną starannością, nie stosując się do przepisów obowiązujących w zakresie naliczania wynagrodzeń oraz prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej. Z kolei pracownicy zatrudnieni w 2021 r. wykonywali pracę bieżącą bazując niejednokrotnie na błędnych wzorcach.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane przez Ośrodek w 2021 r. wyniosły ogółem 155.234 zł. Na ww. dochody składały się dochody z tytułu odpłatności za pobyt w Ośrodku, zaewidencjonowane w § 0830 w kwocie ogółem 153.554 zł oraz dochody z tytułu darowizn, zaewidencjonowane w § 0960 w kwocie ogółem 1.680 zł.

Kontroli poddano dochody z tytułu odpłatności za usługi świadczone przez Ośrodek w grudniu 2021 r. dla 38. podopiecznych w kwocie ogółem 17.093,88 zł, co stanowiło 11% dochodów zrealizowanych ogółem. W toku kontroli sprawdzono zgodność naliczonych opłat z decyzjami wydanymi przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie (zw. dalej MOPR).

W toku kontroli prawidłowości naliczenia odpłatności za usługi świadczone przez Ośrodek dla 38. podopiecznych w grudniu 2021 r., stwierdzono 5 przypadków błędnego naliczenia w zakresie:

• odpłatności za wyżywienie (1 przypadek) – zastosowano błędną stawkę 3,75 zł zamiast 4 zł,
• odpłatności za transport (3 przypadki) – błędy rachunkowe,
• odpłatności za usługę rehabilitacyjną (1 przypadek) – błąd rachunkowy.

Ośrodek nie uzyskiwał dochodów z najmu, a podstawowym źródłem dochodów były opłaty wnoszone przez podopiecznych tytułem pobytu w Ośrodku (usługi rehabilitacyjne, transport, wyżywienie). Wysokość opłat ustalonych dla poszczególnych podopiecznych określona była każdorazowo w decyzji wydanej przez MOPR.

1.2. Należności

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., należności krótkoterminowe Ośrodka wyniosły ogółem 54.233,01 zł.

Na ww. należności Ośrodka składały się jedynie należności z tytułu odpłatności za pobyt, zaewidencjonowane w § 0830 – Wpływy z usług.

W sprawozdaniu kwartalnym Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2021 r. wykazano należności w kwocie ogółem 54.233,01 zł, w tym należności wymagalne w kwocie 33.755,57 zł oraz pozostałe należności w kwocie 20.477,44 zł dotyczące usług świadczonych w grudniu 2021 r., płatnych w styczniu 2022 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Ośrodek nie wykonywał czynności dotyczących windykacji należności z tytułu nieuregulowanych opłat za posiłki i usługi świadczone w jednostce. Windykacja należności Ośrodka prowadzona była przez MOPR w trybie art. 104 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.). Ośrodek informował uczestników o wysokości opłat należnych za dany miesiąc oraz monitorował terminowość ich uiszczania, a w przypadku powstania zaległości, Ośrodek zgłaszał je do Sekcji ds. Windykacji Należności w Dziale Finansowo – Księgowym MOPR, gdzie prowadzone były dalsze czynności windykacyjne.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli znajdowała się korespondencja prowadzona z MOPR, potwierdzająca monitorowanie należności.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 296.901,04 zł, tj. 13,4% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 2.214.084,25 zł, wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31.12.2021 r.

Kontrolę 44. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej. W toku kontroli, Ośrodek nie przedstawił wydruków z ewidencji księgowej w zakresie budżetu, pozwalających na analizę kwot zaewidencjonowanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Kontroli sposobu ewidencji wydatków dokonano na podstawie wskazań dekretacyjnych oraz wydruków zestawienia obrotów i sald dla poszczególnych kont księgowych (w tym konta 130), sporządzonych przez głównego księgowego w toku kontroli oraz dowodów potwierdzających wykonanie płatności.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień do kwoty 130.000 zł netto stwierdzono, że:

1. W 3. przypadkach na kwotę łączną dokonanych wydatków 12.323,58 zł, nie przedstawiono dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku oraz nie sporządzono notatki służbowej, o której mowa w § 13 pkt 3 Zarządzenia Nr Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, ze zm. (zmiana wprowadzona w § 1 pkt 3 lit. b Zarządzenia Nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin), według którego zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130.000 zł netto, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.
2. W 1. przypadku (wydatek w kwocie 6.150 zł) Ośrodek przedstawił korespondencję e-mail w zakresie analizy rynku, jednakże bez notatki służbowej, która nie została sporządzona.

W toku kontroli stwierdzono, że żadna z umów dotyczących wydatkowania środków, nie zawierała parafowania pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego Ośrodka, w tym zgodności z planem finansowym. Kontrola ta wymieniona została w pkt 3.1.3 „”Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do „Polityki rachunkowości” (Polityka rachunkowości Ośrodka dostępna w wersji elektronicznej w systemie https://gdz.cdiap.pl/opracowana została w ramach przedsięwzięcia „Standardy Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin”, a następnie wprowadzona zarządzeniem nr 4/2021 z dnia 22.04.2021 r. kierownika Ośrodka (zmieniona zarządzeniem nr 17/2021 z dnia 31.12.2021 r., które nie zostało wprowadzone do ww. systemu), zw. dalej polityką rachunkowości, jako jeden z etapów kontroli zarządczej, który powinien być realizowany przez głównego księgowego. Żadna z umów nie zawierała ponadto potwierdzenia wykonania kontroli pod względem formalno – prawnym, jednakże umowa na obsługę prawną jednostki zawarta została dopiero w 2022 r.

Kontrola umów wykazała ponadto, że umowa dotycząca wydania karty paliwowej zawarta została przez ówczesnego głównego księgowego, a pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał ówczesny kierownik Ośrodka.

Z 44. dowodów wydatkowych poddanych kontroli, 2. faktury na kwotę ogółem 4.378,21 zł dotyczące 2020 r. ujęte zostały w księgach rachunkowych 2021 r. gdy tymczasem, w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie dowody dotyczące operacji gospodarczych, które dotyczą danego roku obrachunkowego. Na powyższe wskazano w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zw. dalej uor, według któregow księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dokumentów źródłowych stanowiących podstawę do zapłaty w kwocie 10.686 zł tytułem trwałego zarządu oraz pierwszej raty odpisu na ZFŚS w kwocie 32.555,46 zł, zawierających potwierdzenie dokonania stosownych kontroli i akceptacji, a według art. 20 ust. 2 uor, podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe).

Kontrola wykazała, że w przypadku 6. faktur dotyczących zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na fakturach nie zamieszczono informacji o wprowadzeniu środków do inwentarza Ośrodka i/lub wystawionych dowodach OT (w ramach opisu merytorycznego lub jako załącznik do faktury), mimo iż czynności te zostały wykonane. Brak w opisie merytorycznym faktur ww. elementów nie pozwalał na bezpośrednie powiązanie zapisów księgi rachunkowej z zapisami w księdze inwentarzowej, stanowiącej księgę pomocniczą w rozumieniu art. 17 ust. 1 pkt 1 uor.

Faktury poddane kontroli zawierały adnotacje dotyczące wpływu dowodów do Ośrodka. Na obowiązek odnotowywania daty wpływu dowodu księgowego wskazano m.in. w pkt 3.2 „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości oraz w pkt 3.2.1 i pkt 4.13 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, gdzie czynność polegająca na rejestracji dowodu finansowo – księgowego przypisana została do pracownika sekretariatu/kancelarii.

Płatności z tytułu dokonanych zakupów regulowane były terminowo.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., zobowiązania Ośrodka (bez ZFŚS) wyniosły ogółem 140.564,59 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 17.653,02 zł,
• wobec budżetów 14.543 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 42.089,97 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 65.710,83 zł,
• z pozostałych tytułów w kwocie 567,77 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, zobowiązania także wyniosły 140.564,59 zł.

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2021 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2021 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Termin płatności wszystkich zobowiązań stanowiących saldo na dzień 31.12.2021 r. przypadał na 2022 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 9. z 39. pracowników zatrudnionych w 2021 r. (23% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 412.356,62 zł (27,4% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.506.302,97 zł zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 25.043,08 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2020 r., wypłaconego w 2021 r. (26,2% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 95.478,13 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Kontrola akt osobowych głównego księgowego wykazała, że pracownik pełniący tę funkcję w trakcie kontroli (od dnia 01.05.2022 r.), nie spełniał wymogów wymienionym w art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zw. dalej uofp, według którego głównym księgowym może być osoba, która m.in. ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości. Pracownik posiadał ukończone studia podyplomowena Wydziale Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego, na kierunku rachunkowość, jednakże jego praktyka w księgowości na dzień objęcia funkcji głównego księgowego wyniosła jedynie 9 miesięcy (zatrudnienie na stanowisku starszej księgowej w okresie od 01.08.2021 r. do 31.04.2022 r.). W dokumentacji pracowniczej znajdowały się dokumenty potwierdzające przebieg pracy zawodowej głównego księgowego, w tym m.in. zakresy czynności, jednakże żaden z tych dokumentów nie zawierał zapisów dotyczących praktyki w księgowości, pozwalających na zaliczenie okresu pracy do ww. ustawowej 3-letniej praktyki. W świetle powyższego, nie można także zgodzić się z opinią prawną uzyskaną przez kierownika Ośrodka w powyższej kwestii, według której pracownik spełniał wszystkie ustawowe kryteria.

W toku kontroli akt osobowych stwierdzono ponadto, że:

1. W aktach osobowych pracowników nie było informacji o nagrodach przyznanych w 2021 r., a według § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, część B akt osobowych obejmuje m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.
2. W dokumentacji pracowniczej pracownika zatrudnionego na stanowisku opiekun kwalifikowany brak było stosownej dokumentacji potwierdzającej posiadane kwalifikacje. Według wymagań na ww. stanowisku określonych w obowiązującym w Ośrodku „Regulaminie wynagradzania pracowników” (zw. dalej regulaminem wynagradzania), pracownik powinien posiadać dyplom w zawodzie. W dokumentacji znajdowały się różnorodne zaświadczenia o ukończonych kursach, jednakże żadne z nich nie miało rangi dyplomu, co kierownik Ośrodka potwierdził w swoich wyjaśnieniach, uzasadniając jednocześnie zatrudnienie pracownika wypracowanym stażem pracy oraz wcześniejszą pracą w pomocy społecznej.

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku starszej księgowej przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4.000 zł tj. w kwocie niezgodnej z obowiązującym regulaminem wynagradzania według którego maksymalne wynagrodzenie w kategorii VII, tj. kategorii określonej dla tego stanowiska, wynosiło 3.800 zł. Według wyjaśnień kierownika Ośrodka, na wynagrodzenie w kwocie 4.000 zł składało się wynagrodzenie starszej księgowej w kwocie 3.800 zł oraz wynagrodzenie inspektora RODO w kwocie 200 zł. Powyższe nie wynikało jednak z dokumentacji pracowniczej.
2. Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku starszy terapeuta został przyznany i wypłacony od kwietnia do grudnia 2021 r. dodatek funkcyjny w kwocie miesięcznej 600 zł, co było niezgodne z § 9 ust. 2 regulaminu wynagradzania, według którego dodatek taki przysługiwał jedynie na stanowisku głównego księgowego. Według wyjaśnień kierownika Ośrodka, dodatek funkcyjny został błędnie nazwany, a prawidłowa nazwa to „dodatek specjalny”. Składnik wynagrodzenia w postaci dodatku specjalnego mógł być przyznany na podstawie § 10 regulaminu wynagradzania. Należy jednak zaznaczyć, że przyznanie takiego dodatku powinno być potwierdzone na piśmie, w którym należy zawrzeć wyraźne określenie okoliczności uzasadniających jego przyznanie.
3. Dodatki za wieloletnią pracę naliczane pracownikom podlegały zmniejszeniu z tytułu chorobowego, a według § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1960),dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. W przypadku jednego pracownika dodatki pomniejszone zostały o kwotę 329,86 zł, a w przypadku drugiego o kwotę 714 zł.
4. Dodatek funkcyjny ówczesnego głównego księgowego za maj został pomniejszony z tytułu chorobowego o kwotę 256,67 zł, a zgodnie z zapisami § 9 ust. 3 regulaminu wynagradzania, dodatek funkcyjny jest wypłacany w pełnej wysokości za okresy nieobecności spowodowane m.in. chorobą.
5. W przypadku 6. pracowników, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 r. naliczone zostało w oparciu o nieprawidłową kwotę bazową. Do podstawy naliczenia wliczone zostały jednorazowe nagrody wypłacone w listopadzie 2020 r., a według art. 4 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1872), wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Według § 6 pkt 1 i 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie oraz nagród z zakładowego funduszu nagród. W wyniku powyższego, pracownikom nadpłacono wynagrodzenie w kwocie ogółem 187,56 zł.
6. W wyniku błędu, wynagrodzenie zasadnicze jednego z pracowników naliczone zostało w czerwcu 2021 r. w zaniżonej wysokości.

W pozostałym zakresie akta osobowe prowadzone były zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej.

Obowiązki głównego księgowego zgodnie z zakresem wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp wpisane były do „Zakresu czynności” pracownika.

Listy płac zawierały stosowne podpisy potwierdzające przeprowadzone kontrole oraz akceptacje głównego księgowego i kierownika Ośrodka.

4. Podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 107.242 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie 16 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy (po uwzględnieniu wypłaconych świadczeń) naliczone zostały w kwocie ogółem 580.457,51 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 34,37 zł).

W toku kontroli rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdzono, że podatek wykazany w deklaracji rocznej PIT-4R był niezgodny ze stanem faktycznym, w tym:

1. według deklaracji PIT-4R podatek za lipiec 2021 r. wyniósł 6.343 zł i w tej wysokości został przekazany do Urzędu Skarbowego, a według dokumentacji księgowej wyniósł 6.351 zł; w deklaracji nie wykazano podatku w kwocie 8 zł tytułem umowy zlecenia (rach. nr 7/2021),
2. Według deklaracji podatek za wrzesień wyniósł 6.040 zł i w tej wysokości został przekazany do Urzędu Skarbowego, a według dokumentacji księgowej wyniósł 6.048 zł; w deklaracji nie wykazano podatku w kwocie 8 zł tytułem umowy zlecenia (rachunek nr 9/2021).

Ośrodek nie skorzystał ponadto z prawa do naliczenia wynagrodzenia płatnika i potrącenia z kwoty należnej z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., wynagrodzenie płatnika nie było naliczane od stycznia do listopada 2021 r., natomiast wynagrodzenie w kwocie 16 zł naliczone i wykazane w deklaracji rocznej PIT – 4R nie zostało jednak uwzględnione w kwocie do zapłaty. Według § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154), płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.

 Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała, że w dokumentacji Ośrodka nie było korekt deklaracji ZUS P DRA: za kwiecień na kwotę in+ 1.848,21 zł, za październik na kwotę in+ 0,01 zł oraz za grudzień na kwotę in+ 35,93 zł. Tym samym, korekty deklaracji nie podlegały stosownym kontrolom i akceptacji Kierownika Ośrodka. Uzgodnienie rozliczeń z ZUS było możliwe dopiero po wygenerowaniu na potrzeby kontroli ze strony www.zus.plrozliczenia rocznego za 2021 r.

W toku kontroli rozliczeń z ZUS stwierdzono ponadto, że Ośrodek wprawdzie skorzystał z prawa do naliczenia wynagrodzenia płatnika na mocy § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 153 z 1998 r., poz. 1005), według którego wynagrodzenie przysługujące płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą wynosi 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń, jednakże wynagrodzenie naliczone w kwocie ogółem 34,37 zł nie zostało przekazane do Gminy, tylko zaewidencjonowane zostało na zmniejszenie kwoty składek przekazanych do ZUS. Działanie takie było niezgodne z art. 11 ust. 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2021 r. zostały uregulowane zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Płatności z tytułu składek ZUS za 2021 r. zostały uregulowane zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), według którego płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych.

W Ośrodku nie występowała sprzedaż podlegająca podatkowi VAT. Według plików JPK_V7 za 2021 r., kwota podatku VAT do zapłaty wyniosła 0 zł.

5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2021 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 117.692 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 155.234 zł i było wyższe od planu po zmianach o 37.542 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 2.215.351 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r.
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 2.214.084,25 zł i było niższe od planu po zmianach o 1.266,75 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że żaden z wydruków sporządzonych przez głównego księgowego z systemu Arisco, tj. systemu finansowo – księgowego użytkowanego do dnia 31.12.2021 r., nie prezentował danych w sposób pozwalający na porównanie wydatków zrealizowanych na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej według ewidencji księgowej z kwotami tych wydatków wykazanymi w sprawozdaniu RB-28S. Według wyjaśnień głównego księgowego Ośrodka, w związku z brakiem możliwości wygenerowania z użytkowanego systemu zestawienia wydatków w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej, ówcześni główni księgowi prowadzili dokumentację pomocniczą w arkuszach Excel, narastająco i w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej. Na potwierdzenie powyższego, główny księgowy przedstawił wydruki Excel wygenerowane z dokumentacji pozostawionej przez ówczesnych głównych księgowych, które były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S. Powyższe nie wypełniało jednak zapisów § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.).

W 2021 r. za powyższy zakres odpowiedzialne były dwie osoby zatrudnione ówcześnie na stanowisku głównego księgowego. Należy jednak zaznaczyć, że pracownik zamykający rok obrotowy 2021 r. był zmuszony bazować na ewidencji prowadzonej przez poprzednika w celu wypełnienia obowiązków sprawozdawczych.

W dokumentacji sporządzonej wraz z bilansem za 2021 r. nie było specyfikacji zobowiązań i należności jednostki na dzień 31.12.2021 r.

Dochody zrealizowane na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej według ewidencji księgowej były zgodne z kwotami tych dochodów wykazanymi w sprawozdaniu RB-27S.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Kontroli poddano zgodność wartości majątku według ksiąg inwentarzowych z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2021 r.

W zarządzeniu nr 15/2021 z dnia 29.12.2021 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Ośrodku kierownik Ośrodka nie wskazał zespołu spisowego do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Obszar dotyczący weryfikacji został pominięty także w zakresie odpowiedzialności za jej wykonanie, ponieważ zgodnie z zapisami § 3 i 5 zarządzenia, Komisja Inwentaryzacyjna powołana przez kierownika ponosiła odpowiedzialność jedynie w zakresie spisu z natury.

W toku kontroli zgodności wartości majątku według ksiąg inwentarzowych z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych stwierdzono niezgodność w zakresie wartości niematerialnych i prawnych (zw. dalej wnip). Według księgi inwentarzowej wnip, wartość ogółem wyniosła 43.523,52 zł, a według księgi rachunkowej (konto 020) wyniosła 43.170,31 zł (różnica 353,21 zł). Na dzień zakończenia kontroli stwierdzona różnica nie została wyjaśniona.

Sporządzona została dokumentacja potwierdzająca wykonanie czynności inwentaryzacyjnych.

Wartości środków trwałych według ksiąg inwentarzowych, środków pieniężnych wynikających z ostatniego raportu kasowego oraz wyciągów bankowych za 2021 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W ocenie kontroli nie można uznać, że księgi rachunkowe Ośrodka prowadzone były rzetelnie w zakresie ewidencji budżetowej, tj. zgodnie z opisem zawartym w art. 24 ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przypadku Ośrodka, księgi rachunkowe prowadzone w programie Arisco nie stanowiły rzetelnego źródła informacji w zakresie ewidencji wydatków na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Kwoty obrotów na poszczególnych paragrafach wykazane na wydrukach sporządzonych z ww. programu nie odzwierciedlały kwot wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S. Nie można uznać, że ewidencja pomocnicza prowadzona w tym zakresie w arkuszu Excel wypełniała ww. zapisy uor., mimo iż była zgodna z danymi wykazanymi w tymże sprawozdaniu.

Kontrola wykazała, że w arkuszu Excel prowadzona była także księga pomocnicza wartości niematerialnych i prawnych. W tym przypadku również nie można uznać, że ewidencja ta prowadzona była rzetelnie, biorąc pod uwagę niezgodność księgi rachunkowej z tymże zestawieniem na kwotę 353,21 zł, występującą na dzień 31.12.2021 r. Według art. 16 ust. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

 Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r. do konta 130 – Rachunek bieżący jednostki, obroty konta 130 wyniosły 2.370.564,20 zł, a według sprawozdań Rb-27S i Rb-28S wyniosły 2.369.38,25 zł (różnica 1.245,95 zł). W świetle powyższego, obroty konta 130 nie odzwierciedlały kwoty osiągniętych dochodów i zrealizowanych wydatków jednostki zgodnie z metodą kasową, a powyższa kwota różnicy dotyczyła zwrotu niewykorzystanych środków, do którego nie wykonano zapisu technicznego (korekta obrotów). Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II ppkt 17 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Na obowiązek zachowania zasady czystości obrotów konta 130 wskazano także w opisie do konta, zawartym w „Części obligatoryjnej”, stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości Ośrodka.

W toku kontroli stwierdzono ponadto 2 przypadki uregulowania płatności bez stosownego dowodu księgowego, w tym opłata w kwocie 10.686 zł tytułem trwałego zarządu oraz odpis na ZFŚS w kwocie 32.555,46 zł wykonany tylko jako przepływ finansowy (bank – bank), a według art. 20 ust. 2 uor, podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe).

W 2021 r. za powyższy zakres odpowiedzialne były dwie osoby zatrudnione ówcześnie na stanowisku głównego księgowego.

W Ośrodku prowadzone były pozostałe księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor.

W toku kontroli stwierdzono, że obroty kasowe Ośrodka wyniosły w 2021 r. zero zł, podobnie jak w bieżącym roku, co główny księgowy potwierdził w wyjaśnieniach udzielonych w takcie kontroli.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obligatoryjne i nieobligatoryjne elementy polityki rachunkowości Ośrodka oraz obowiązujące w jednostce procedury dotyczące organizacji oraz wynagradzania pracowników.

Według zapisów § 5 Zarządzenia nr 4/2021 kierownika Ośrodka z dnia 22.04.2021 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości, zarządzenie wraz z załącznikami dostępne było w wersji papierowej na stanowisku głównego księgowego oraz w wersji elektronicznej na stronie https://gdz.cdiap.pl/. Wersja polityki rachunkowości obowiązująca w 2021 r. pobrana została przez kontrolującego z ww. strony.

Kontrola procedur obowiązujących w jednostce wykazała, że jednostka nie dostosowała do swoich potrzeb obligatoryjnych i nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości. Stwierdzono m.in., że:

1. Zapis dotyczący inwentarza żywego pozostawiony został jako dotyczący Ośrodka – pkt 4.1 „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości.
2. W pkt 5.3 „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości powołano się na nieaktualne w 2021 r. zarządzenie nr 5/17 ówczesnego kierownika Ośrodka. W tym samym pkt nie wskazano ponadto modułu Progman do naliczania wynagrodzeń, wykorzystywanego od listopada 2021 r. Ponadto jednostka nie przedstawiła rejestru zmian wersji systemu informatycznego zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt 5.3 ppkt 2 ww. części.
3. W „Procedurze obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, wskazane były stanowiska, które nie funkcjonują w Ośrodku, w tym wymiarowiec, księgowy kontysta, archiwista, likwidator zobowiązań.
4. W „Mapowaniu stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach” stanowiącym załącznik nr 6 do polityki rachunkowości nie zaktualizowano danych zatrudnionych pracowników.
5. Inne, w tym: brak wskazania dow. WB oraz stosowanego w Ośrodku dowodu „Polecenie przelewu” i „Dyspozycja płatności” w wykazie dowodów finansowo – księgowych - pkt 3 „Mapowania stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach” stanowiącego załącznik nr 6 do polityki rachunkowości.

Według pkt 2.2 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, jednostka dokonała wyboru wariantu I opracowania instrukcji, co według zapisów instrukcji, podyktowane było adekwatnością przyjętych rozwiązań we wzorcowej instrukcji inwentaryzacyjnej dla potrzeb jednostki. Według pkt 5 ppkt 1 przyjętej instrukcji, spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania o układzie przyjętym zwyczajowo (druki akcydensowe, wydruki komputerowe). W ocenie kontroli, druki np. akcydensowe stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero w momencie ich ponumerowania. Instrukcja nie zawierała ponadto wskazania pracownika odpowiedzialnego za wycenę oraz wzorów dokumentów, w tym oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, protokołu z weryfikacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych i protokołu ich rozliczenia.

Według pkt 2.2 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, jednostka dokonała wyboru wariantu I opracowania instrukcji, co według zapisów instrukcji podyktowane było adekwatnością przyjętych rozwiązań we wzorcowej instrukcji kasowej dla potrzeb jednostki. W pkt 3.2 instrukcji zawarto zapis o wydzielonym pomieszczeniu kasowym oraz sposobie przechowywania wartości pieniężnych, co nie było zgodne ze stanem faktycznym, ponieważ m.in. kasa nie posiadała wydzielonego pomieszczenia.

Według pkt 3.1 ppkt 1 ww. „Instrukcji kasowej”, kasjer zawiera ponadto z kierownikiem jednostki umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki. W ocenie kontroli, skoro kierownik jednostki przyjął zapisy wzorcowe instrukcji, powinien zawrzeć wymienioną umowę i przyjąć ww. oświadczenie, co w przypadku jednostki nie zostało zrobione.

Polityka rachunkowości Ośrodka wypełniała pozostałe postanowienia art. 10 uor.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy kierownik wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r.,

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W dokumentacji za 2021 r. nie było informacji o niewystępowaniu transakcji podejrzanych za I półrocze 2021 r.

 Kierownik złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w Ośrodku przez organa kontroli zewnętrznej. Według oświadczenia kierownika i księgi kontroli Ośrodka, w 2021 r. w jednostce nie została przeprowadzona żadna kontrola zewnętrzna.

Według bankowej karty wzorów podpisów, osobą uprawnioną do dysponowania rachunkiem był kierownik Ośrodka (administrator bez możliwości zmiany własnych uprawnień), a osobami do dysponowania środkami na rachunku - główny księgowy i księgowa, przy czym dyspozycje płatnicze realizowane były dwuosobowo, w dowolnym powiązaniu.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Kierownikowi Ośrodka:

1. Ewidencjonowanie obrotów konta 130 w sposób pozwalający na zachowanie „czystości obrotów”, a wydatków na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w sposób pozwalający na ustalenie zgodności ewidencji księgowej ze sprawozdawczością budżetową.
2. Odstąpienie od prowadzenia pomocniczej ewidencji wydatków na paragrafach klasyfikacji budżetowej w arkuszu Excel na rzecz ewidencji prowadzonej w nowym systemie finansowo – księgowym.
3. Ujmowanie w danym roku obrotowym wszystkich operacji gospodarczych dotyczących tego roku.
4. Uzgodnienie stanu rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych, sporządzenie stosownych korekt deklaracji i/lub uzupełnienie brakujących.
5. Uzgodnienie wnip z księgą rachunkową, w tym wyjaśnienie różnicy w kwocie 353,21 zł oraz bieżące prowadzenie księgi inwentarzowej wnip w aktualnie posiadanym systemie informatycznym.
6. Skorygowanie nieprawidłowo naliczonych odpłatności za pobyt podopiecznych w Ośrodku.
7. Podjęcie działań mających na celu rozwiązanie kwestii zatrudnienia głównego księgowego spełniającego wymogi uofp.
8. Ponowne przeliczenie wynagrodzeń pracowników w zakresie wynagrodzenia za wieloletnią pracę i dodatku funkcyjnego w miesiącach korzystania przez pracowników ze zwolnień lekarskich oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego, sporządzenie stosownych korekt i wypłatę wynagrodzeń, a w przypadku nadpłat, podjęcie działań w celu ich odzyskania.
9. Stosowanie się do zapisów regulaminu wynagradzania obowiązującego w jednostce, w zakresie wykształcenia wymaganego w przypadku pracowników przyjmowanych do pracy.
10. Określanie wynagrodzenia i jego składników w dokumentacji pracowniczej w sposób precyzyjny i zgodny z regulaminem wynagradzania.
11. Realizacja płatności wyłącznie na podstawie sprawdzonych i zaakceptowanych dowodów źródłowych, wymienionych w art. 20 ust. 2 uor.
12. Korzystanie z prawa do naliczania wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS oraz ewidencjonowanie tego wynagrodzenia jako dochody budżetowe.
13. Zawieranie wszelkich umów jedynie przez kierownika Ośrodka posiadającego stosowne pełnomocnictwo.
14. Rozważenie kwestii likwidacji kasy Ośrodka i wprowadzenie ewentualnych zmian w obowiązujących procedurach w zakresie obrotu gotówkowego; w przypadku utrzymania kasy, zawarcie z pracownikiem prowadzącym kasę stosownej umowy, według wzoru wskazanego w „Instrukcji kasowej” oraz dostosowanie zapisów instrukcji do potrzeb jednostki.
15. Wprowadzenie do opisu faktur dotyczących zakupu środków trwałych i wnip, informacji dotyczących ewidencji majątku w księgach inwentarzowych.
16. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
17. Przeprowadzanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin.
18. Poddawanie umów kontrolom przewidzianym zapisami „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” i potwierdzanie tego faktu stosownym podpisem.
19. Sporządzanie informacji o niewystępowaniu transakcji podejrzanych za okresy półroczne.
20. Przegląd polityki rachunkowości celem aktualizacji, uzupełnienia i dostosowania zapisów do potrzeb i organizacji pracy Ośrodka.